Mijn eerste 100 dagen op de UT

Tijdlijn

• Eerste dag

  • Computer en telefoon

    In afstemming met je leidinggevende, kun je over het algemeen zelfstandig via selfservice.utwente.nl apparatuur bestellen. Neem hierover contact op met je leidinggevende. Op deze portal vind je ook informatie over je huidige apparaten en de kosten die je zou moeten betalen als je UT verlaat en je apparaten wilt houden.

  • ICT-account

    Bij indiensttreding wordt automatisch voor jou een ICT-account aangemaakt, waarmee je toegang krijgt tot allerlei ICT- voorzieningen. 
    
    Handige links:
         Contactinformatie Service Desk ICT
         Informatie over printen
         Informatie over Wifi

  • Materiaal voor thuiswerken

    We vinden het belangrijk dat je een ergonomische werkplek hebt. Op de campus en thuis. Beoordeel of je thuiswerkplek voldoet en bestel zelf, in afstemming met je leidinggevende, via selfservice.utwente.nl je benodigde faciliteiten zoals een stoel, een voetensteunt, een scherm, microfoon voor colleges, etc. 

    Een combinatie van fysiek en digitaal samenwerken is onze nieuwe manier van werken. Op onze 'Hybride Werken pagina' geven we je concrete handvaten, relevante workshops, tips en tricks om hybride werken in de praktijk te brengen.

  • Medewerkerskaart

    Als medewerker van de UT ontvang je van ons een medewerkerskaart. Je kunt je kaart laten printen en ophalen bij de Campus Security Desk in de Spiegel. Voor meer informatie bekijk de aparte pagina over de medewerkerskaart.

    ps. Gebruik je medewerkerskaart om gratis koffie te halen bij de medewerkerskoffieautomaten in alle gebouwen. Of probeer de Starbucks op het O&O plein (betaald)!

  • Persoonlijke informatie (myhr.utwente.nl) - AFAS

    De UT werkt sinds 2021 met het HR- en payroll systeem AFAS. Een plek waar je persoonlijke HR zaken kunt regelen zoals verlofaanvraag of ziekmelding. Je logt in via de medewerkersportal naar MyHR (Afas online) of via myhr.utwente.nl. Je logt in met je UT e-mailadres en wachtwoord.
    Let op, we maken gebruik van Multi Factor Authentification (MFA). Ga naar utwente.nl/lisa voor meer uitleg hierover. Als je eerder tijdens je werkdag bent ingelogd in een andere applicatie met MFA, dan is deze extra stap niet nodig voor MyHR/Afas. Meer informatie vind je op utwente.nl/afas

    Het is belangrijk je persoonlijke gegevens hierin actueel te houden. Controleer en maak je gegevens compleet bij in ieder geval de volgende categorieën.
         Mijn dossier > Mijn persoonlijke gegevens > Contactpersonen.
         Mijn dossier > Mijn contract > Werkplekken.
         Mijn dossier > Mijn contract  > Rooster
         Reiskosten & Thuiswerken  > vul de juiste informatie in
         Mijn dossier > Instituten > Werk je voor een Instituut, activeer dan één of meerdere instituten via 'Mijn UT instituut labels’. 
    Je wordt dan uitgenodigd voor evenementen die door jouw instituut worden georganiseerd en je ontvangt relevant nieuws van uw instituut.

    Je loonstroken op je mobiel en nog veel meer!
    Download de AFAS Pocket app.
    Let op: gebruik de sleutel: ESFM8H om een activatiecode per e-mail te ontvangen. Je kunt alleen inloggen met je persoonlijke e-mailadres!

  • Plattegrond

    Bekijk de plattegrond goed zodat je de weg weet. 
    
    Voor contactgegevens verwijzen we je door naar www.utwente.nl/contact/

  • Way of working

    Bij de Universiteit Twente hebben we een ambitieuze missie waarin we als technische universiteit de mens centraal stellen. We geloven hierin en stellen duidelijke prioriteiten in onderwijs, onderzoek en innovatie aan de hand van de vraag: How can we contribute to the development of a fair, sustainable and digital society between now and 2030? 

    Om een maximale impact op de samenleving te kunnen hebben, moeten we een ondernemend, inclusief en open ecosysteem worden met een kenmerkende stijl van werken. Om je wegwijs te maken in onze gezamenlijke strategie, afspraken en werkwijze hebben we de belangrijkste punten voor je verzameld. 
• Eerste week

  • Afkortingenlijst UT

    Nieuwe medewerkers krijgen te maken met veel afkortingen op de UT. Hiervoor is een handige afkortingenlijst gemaakt: Abreviation-list.

    Bekijk ook de pagina over vertaling van gangbare ondewijs termen 

  • Arbeidspatroon

    Wijzigt je arbeidspatroon? Ook dit kan je zelf regelen via MyHR/Afas. Het vullen van het arbeidspatroon is van belang voor een correcte berekening van je verlofuren. Via MyHR/Afas “change working pattern” kun je het arbeidspatroon aanpassen. 

    Lees meer over Arbeidsduur, werktijden en werkdagen 

  • Cybersafety

    Als medewerker wil je veilig online werken en hect je waarde aan jouw gegevens, jouw privacy en die van anderen. Ga naar de website cybersecurity om te zien wat er door de UT geregeld is en wat je zelf kunt doen. Je vindt er informatie over relevante wetgeving, UT-beleid, uitleg over beveiligingsincidenten, hoe je die kunt melden en tips om jezelf te beschermen.

    Binnenkort nodigen we je uit voor een basistraining Privacy en Informatiebeveiliging die vindt je op je cyber security opleidingsplatform. Daarnaast staan nog meer boeiende trainingen op dit platform.

    Vanaf 25 maart 2024 starten we met trainingen gericht op privacy- en security awareness. Deze trainingen zijn verplicht en van essentieel belang om de informatiebeveiliging van de Universiteit Twente te vergroten en onze gevoelige informatie en data te beschermen. We verwachten dat elke medewerker deelneemt aan deze trainingen.

  • Expedition Education (beginnende docenten)

    Deze online cursus is bedoeld om je op weg te helpen met je nieuwe baan in het onderwijs bij de Universiteit Twente. Aan het einde van deze cursus ken je de weg in de wereld van het onderwijs aan de Universiteit Twente. We bieden 8 korte modules (30 minuten) over verschillende onderwerpen met betrekking tot het onderwijs aan de Universiteit Twente zoals de UT-visie op onderwijs, het ontwerpen van een cursus of het opzetten van de toetsing.

    Meer informatie op www.canvas.utwente.nl

  • Introductie nieuwe medewerkers

    Regelmatig wordt voor nieuwe medewerkers een introductiebijeenkomst georganiseerd. Elke nieuwe medewerker ziet in AFAS in de takenlijst een uitnodiging voor de eerstvolgende bijeenkomst na indiensttreding. Voor een snelle start en om wegwijs te raken, raden we deze bijeenkomst aan. Tijdens deze introductie komen o.a. de volgende onderwerpen aan bod: 
         - Missie, visie en strategie van de UT.
         - UT als organisatie en als werkgever.

    Meer informatie vind je op het HR Service Portal. 

    Introductie voor docenten
    Ben je docent of coördinator en op zoek naar directe ondersteuning bij je onderwijs of wil je je professionaliseren? Onze collega’s van het Centre of Expertise in Learning and Teaching (CELT), helpen je verder.

  • Service Portal

    Bij News and events vind je het centrale interne communicatiekanaal waar je alle interne nieuwsberichten en events bij elkaar kunt vinden. Op basis van je profielgegevens ontvang je automatisch de voor jou relevante berichten in de portal. (nieuws voor UT en je eigen eenheid ontvang je automatisch.) Daarnaast kun je je abonneren op nieuws en evenementen op basis van onderwerp, gebouw, afzender en doelgroep. Ga naar je persoonlijke instellingen (door te klikken op je profielfoto) en stel je persoonlijke voorkeuren in zodat je goed op de hoogte blijft. 

    Heb je zelf een bericht dat je graag wilt delen? Je kunt de redactie bereiken via: staff-news@utwente.nl.
    Lees er meer over op de Submit news and events pagina. 

  • Jouw openbare UT profiel (personen.utwente.nl)

    Alle medewerkers hebben een openbaar profiel op personen.utwente.nl (Engelse versie op people.utwente.nl). Een deel van je profiel wordt automatisch ingesteld, maar je moet nog wat aanvullende gegevens invullen:
         Activeer je profielfoto
         Functietitel invullen
         Extra telefoonnummers: secretaressetelefoon of uw mobiele telefoonnummer
         Vul je werkdagen in
         Optioneel: overige velden zoals; over mij (biografie/CV), onderzoeksintroductie, social media profielen en onderzoeksprofielen zoals Google Scholar, etc.
         Optioneel: vul je privacy settings aan voor je profiel (tabblad autorisatie)

    Inloggen: gebruik het menu aan de linkerkant om naar 'mijn profiel' te gaan. Voor documentatie en meer informatie zie www.utwente.nl/peoplepages.

  • Ontvang een op het lijf geschreven training aanbod!

    De GoodScan van GoodHabitz helpt je jouw groeikansen beter te leren kennen en laat je zien welke trainingen jou op het lijf geschreven zijn. Succes en veel plezier!

  • Slagboompas Campus Universiteit Twente

    De slagboompasjes zijn in beginsel alleen voor UT-medewerkers waarvan de auto op eigen naam en adres geregistreerd staat, met een postcode op de campus of het gebied ten noorden daarvan. Meer informatie vind je via de Service Portal pagina Barrier Pass

  • Toegang gebouwen

    In AFAS (myhr.utwente.nl) vul je bij 'workplace' je gebouw en kamernummer in. Voor het daar ingevulde gebouw ben je automatisch geautoriseerd met je medewerkerskaart op kantoordagen. Overig rechten per afdeling kunnen worden aangevraagd via de access/authorisation pagina.
    Let op! Elk gebouw gaat elke dag op specifieke tijden open en dicht, dus je moet je kaart registreren als je buiten die uren in of uit dat gebouw wilt komen!
• Eerste maand

  • Gedragscodes en vertrouwenspersonen

    Binnen de UT gelden gedragscodes voor medewerkers, waaronder de internetgebruik en gedragscode (on) gewenst gedrag. Meer informatie gedragscodes.

    De vertrouwenspersoon geeft advies aan en ondersteunt individuele medewerkers die geconfronteerd worden met ongewenst gedrag zoals agressie, discriminatie, geweld, (seksuele) intimidatie, pesten of stalking. Als medewerker kun je ook bij de vertrouwenspersoon terecht als je te maken hebt met een conflict in de werksituatie dat aan ongewenst gedrag is gerelateerd of daaruit voortvloeit. 

  • Nevenwerkzaamheden

    Nevenwerkzaamheden worden positief gewaardeerd binnen de UT. Je hebt echter toestemming nodig voor het uitvoeren ervan. Registratie en toestemming is via Via MyHR/Afas, personal details, “ancillaryactivities”.
    
    

  • Persoonlijke ontwikkeling en wellbeing

    De UT gelooft sterk in het werven, ontwikkelen en uitdagen van talentvolle medewerkers. Een breed scala aan cursussen, trainingen en coaching is speciaal ontwikkeld voor wetenschappers en ondersteunend personeel.

    Bekijk ook ons (externe) trainingsaanbod bij GoodHabitz.
    Test bijvoorbeeld of je Engels op niveau is! Of ontdek in welke teamrol jij het beste uit de verf komt. 

    Bij de Universiteit Twente hechten we grote waarde aan het welzijn van onze medewerkers en studenten en streven we ernaar een gezonde en ondersteunende werkomgeving te creëren. Wij geloven dat het welzijn essentieel is voor jouw persoonlijke groei en werkplezier. Daarom hebben we verschillende initiatieven, activiteiten en tools ontwikkelt voor jou als UT medewerker o.a. de Well-Being Weeks. 

    Op de website Well-Being voor Medewerkers kan je overzicht vinden van verschillende initiatieven ter bevordering van jouw fysieke en mentale welzijn. Daarnaast kan je hier ook een lijst met contactpersonen vinden. Wil je graag op de hoogte gehouden worden over well-being bij de UT? Schrijf je dan in voor de Well-Being Weeks nieuwsbrief. Heb je vragen of een goed idee over well-being bij de UT? Neem dan gerust contact op met wellbeing-hr@utwente.nl.  

  • Salaris en brugdagen

    Je salaris wordt rond de 24ste van de maand uitbetaald. De universiteit heeft collectieve sluitingsdagen ook wel brugdagen genoemd. Dit zijn dagen waarop alle medewerkers verplicht vrij zijn. Een overzicht van de salarisbetalingen en brugdagen vind je op de HR Serivce Portal onder Salaris en Beloning & Feest en verlof dagen. 

  • Sporten op de Universiteit Twente

    Er zijn ongeveer veertig verschillende sportverenigingen. Daarnaast is het ook mogelijk om gebruik te maken van ons uitgebreide fitnesscentrum, hebben wij een ruim aanbod groepslessen die doordeweeks te volgen zijn en kan er ook vrij gesport worden door bijvoorbeeld te zwemmen in ons buiten- en binnenzwembad. 

  • Thuiswerkvergoeding en Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer

    Om de juiste thuiswerkvergoeding en reiskosten woon-werkverkeer te krijgen is het belangrijk dat je de juiste gegevens invult bij je thuiswerkpatroon en de keuze of je voor je woon-werkverkeer gebruik maakt van het openbaar vervoer of met een ander vervoersmiddel. Vul de juiste gegevens in MyHR in bij commuting expenses/working from home.

    Voor informatie over dienstreizen bekijk de informatie van de UT travel unit.

  • Zorgverzekering MENZIS

    Vanaf 2023 is collectiviteitskorting op de basisverzekering in Nederland afgeschaft. Wel krijg je nog steeds 15% korting op de aanvullende verzekeringen. Ook kun je (alleen als medewerker van de UT) profiteren van 3 extra fysiobehandelingen bovenop de aanvullende verzekering (collectiviteitsnummer 58908 en 20340).

  • WebHare (CMS)

    Deze website bevat documentatie over WebHare en is bedoeld voor UT-medewerkers die net beginnen. Naast de functies in WebHare delen we ook best practices, UT-beleid/standaarden, Nederlandse en EU-regelgeving die van toepassing is op websites en meer.

  • Nabestaandenverzekering (Anw hiaatverzekering)

    De UT heeft sinds het verval van de ANW-compensatie per 1 mei 2018 uit het ABP nabestaandenpensioen een overeenkomst gesloten met verzekeraar elipsLife. De verzekering biedt extra inkomen voor de nabestaande bij overlijden. Indien gewenst kun je je vrijwillig aanmelden voor deze verzekering. Vraag je de verzekering binnen één maand na indiensttreding of binnen één maand na het aangaan van een partnerrelatie aan dan wordt je geaccepteerd zonder medische voorwaarden. Kijk voor meer informatie over o.a. de dekking en de premie op de UT website bij “verzekeringen” of op de website van elipsLife.com voor de uitgebreide brochure.

  • Cultuuraanbod

    Naast jouw studie of werk je creativiteit ontdekken en of door ontwikkelen? Dat kan! Ben jij student of medewerker en in het bezit van een UnionCard of CampusCard? Dan kun jij deelnemen aan het zorgvuldig en interessant samengestelde cursusaanbod. Van schilderen, fotograferen en lassen tot koken of oriëntaalse dans, het kan allemaal. Elk kwartiel worden er culturele cursussen aangeboden, speciaal voor jou.
• Eerste kwartaal

  • ABP waardeoverdracht

    Als medewerker van de UT bouw je pensioen op bij ABP. Via www.abp.nl vind je actuele informatie over je pensioen bij ABP.
    Let op: is dit je eerste baan bij een werkgever die is aangesloten bij ABP, dan heb je zes maanden de tijd om een aantal keuzes te maken: partner aanmelden bij samenwonen; pensioen uit een andere pensioenregeling meenemen naar ABP; pensioen aanvullen.
    Met vragen over je pensioensituatie kun je terecht bij ABP klantenservice. Bovendien biedt de UT een ABP spreekuur zodat je de mogelijkheid hebt om eens te praten met een pensioenadviseur. 

  • Ambassadeurs op social media

    Bij de Universiteit Twente geloven we dat medewerkers goede ambassadeurs zijn. We moedigen jou daarom aan om (online) ambassadeur te worden en jouw ervaringen bij de UT te delen. Door jouw kennis en ervaringen te delen, vergroot je niet alleen de zichtbaarheid van onze universiteit, maar ook werk je ook aan sociale netwerk. Wil je meer weten over ambassadeurschap op sociale media? Bezoek utwente.nl/socialmedia of meld je aan voor onze online ambassadeurstool; UT-Share.

    Informeer je netwerk over je nieuwe baan!
    Gebruik een van onze UT LinkedInbanners om je LinkedIn profiel up-to-daten.

  • Bedrijfsreview

    Help andere werkzoekenden en deel jouw ervaring op LinkedIn, Indeed of Glassdoor. 

  • Universiteitsbibliotheek

    De digitale collectie van de Universiteitsbibliotheek is altijd en overal online toegankelijk via FindUT en de databases. Daarnaast kun je boeken en artikelen aanvragen uit de fysieke collectie van de UT, maar ook bij andere bibliotheken in binnen- en buitenland. 
    Als bibliotheek ondersteunen we bij o.a. dataresearch, Open Science, Research Data Management, Copyright en online publishing. Bekijk onze website voor meer informatie, neem contact op met de informatiespecialist binnen je faculteit en wees welkom in het Learning Centre in de Vrijhof.

    Bibliotheekaccount en -pas
    Als nieuwe medewerker krijg je met je medewerkerspas automatisch een bibliotheekaccount. Via je account op FindUT kun je je lenersgegevens inzien, boeken reserveren en verlengen.

  • Personeelsvereniging UT Kring

    Vergeet je niet aan te melden bij personeelsvereniging UT Kring, voor leuke uitstapjes zoals zeevissen, Dutch design week, kerstmarkt bezoek en Turkse kookworkshops.

  • Inkomensverzekering bij arbeidsongeschiktheid

    In aanvulling op de Wet “Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen” (WIA) en het Arbeidsongeschiktheidspensioen (AOP) heeft de UT voor alle medewerkers bij Loyalis een verzekering afgesloten tegen inkomensverlies bij gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid. De premie hiervoor wordt geheel voor jou betaald uit de Arbeidsvoorwaardengelden. Voor volledige arbeidsongeschiktheid heeft de UT bij Loyalis een raamcontract afgesloten. Desgewenst kun je binnen zes maanden na je indiensttreding bij de UT zonder medische selectie en tegen een gereduceerde premie een verzekering afsluiten tegen inkomensverlies bij volledige arbeidsongeschiktheid. Kijk voor meer informatie over dekking, premie en aanmelding op www.loyalis.nl, en selecteer bij ‘werkgever’: Universiteit Twente.

  • Keuzemodel arbeidsvoorwaarden

    Alle medewerkers van de UT kunnen gebruikmaken van het keuzemodel arbeidsvoorwaarden. Via dit keuzemodel kun je bepaalde arbeidsvoorwaarden ruilen tegen andere arbeidsvoorwaarden. Zo kun je zelf een pakket samenstellen dat aansluit op jouw persoonlijke situatie. Het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden is opgenomen MyHR/Afas, Optional Model for Employee Conditions. Je kunt het gehele kalenderjaar door keuzes maken. 

  • Verlof

    Verlof aanvragen doe je via MyHR/Afas. Je kunt een verlofaanvraag indienen via MyHR/Afas, “leave portal” of via de AFAS Pocket app. Hier zie je hoeveel verlof je hebt en kun je verschillende verlofaanvragen doen, zoals regulier verlof, bijzonder verlof en geboorte- en ouderschapsverlof. Werk je parttime, dan is het voor een juiste verlofberekening van belang dat de dagen waarop je werkt goed geregistreerd staan. Via MyHR/Afas, personal details, “change working pattern” kun je het arbeidspatroon aanpassen.

  • Video Services

    In de Spiegel op de tweede verdieping tref je het videoteam van Universiteit Twente. Van studioshoots tot evenementen met meerdere camera's, videobewerking tot 2D- en 3D-animatie, van filmen op locatie tot livestreaming vanuit onze professionele studio. Bovendien beschikt het Videoteam over een Do-It-Yourself studio, een Do-It-Yourself Podcast studio en een Lightboard.

    Wil je meer ontdekken over de mogelijkheden? We nodigen je uit om verder te kijken op onze website www.utwente.nl/video. Daar vind je gedetailleerde informatie over onze diensten en projecten.

  • Ziekte

    Wanneer je als gevolg van ziekte of een ongeval verzuimt van je werk, heb je recht op (gedeeltelijke) loondoorbetaling. Daarvoor wordt wel van je verwacht dat je aan een aantal zaken voldoet. Deze zijn uitgewerkt in de procedure verzuimmelding voor medewerkers. Zowel jij als jouw leidinggevende hebben een belangrijke rol om er voor te zorgen dat je weer snel en gezond terug kunt keren in het werkproces.
    Meld je afwezigheid altijd voor 9:00 persoonlijk bij je leidinggevende & via de AFAS Pocket app!

    Let op: gebruik de sleutel: ESFM8H om een activatiecode per e-mail te ontvangen. Je kunt alleen inloggen met je persoonlijke e-mailadres!