Mijn eerste 100 dagen op de UT

Tijdlijn

• Voor je eerste dag

  • Onze groene campus en Enschede

    Onze grote campus inspireert je om verder te kijken dan je eigen vakgebied. Allerlei disciplines liggen binnen handbereik. Laat je inspireren door onze multidisciplinaire aanpak zowel bij wetenschappelijke als maatschappelijke innovatietrajecten.

    Net naast de Duitse grens vind je het hart van Oost-Nederland. Enschede is een relatief rustige, veilige en prettige stad om in te wonen, werken én studeren. Hier heb je alle ruimte om jezelf te zijn. Lees meer over Enschede.

  • Werkgeversvideo

    Ben je benieuwd naar de UT? Bekijk onze werkgeversvideo. In deze korte video krijg je een kijkje achter de schermen. Ontmoet onze collegas, ontdek onze werksfeer en leer meer over de projecten waar we aan werken.

    Flourish, share, and shape your world with a job that matters.

  • Way of working

    Om een maximale impact op de samenleving te kunnen hebben, moeten we een ondernemend, inclusief en open ecosysteem worden met een kenmerkende stijl van werken. Om je wegwijs te maken in onze gezamenlijke strategie, afspraken en werkwijze hebben we de belangrijkste punten over onze way of working voor je verzameld, zoals een goede werk-privé balans en veiligheid en gezondheid.
• Eerste dag

  • Medewerkerskaart

    Als medewerker van de UT ontvang je van ons een medewerkerskaart. Je kunt je kaart laten printen en ophalen bij de Campus Security Desk in de Spiegel. Voor meer informatie bekijk de aparte pagina over de medewerkerskaart.

    Gebruik je medewerkerskaart om gratis koffie te halen bij de medewerkerskoffieautomaten in alle gebouwen, om te sporten bij het Sportcentrum of voor de toegang tot het gebouw.

  • ICT-account en faciliteiten

    Bij indiensttreding wordt automatisch voor jou een ICT-account aangemaakt. Met dit account krijg je toegang tot allerlei ICT- voorzieningen. 
    
    Handige links:
         Contactinformatie Service Desk ICT
         Informatie over printen
         Informatie over Wifi

  • Persoonlijke informatie (myhr.utwente.nl) - AFAS

    De UT werkt sinds 2021 met het HR- en payroll systeem AFAS. Een plek waar je persoonlijke HR zaken kunt regelen zoals verlofaanvraag of ziekmelding. Je logt in via de medewerkersportal naar MyHR (Afas online) of via myhr.utwente.nl. Je logt in met je UT e-mailadres en wachtwoord.
    Let op, we maken gebruik van Multi Factor Authentification (MFA). Ga naar utwente.nl/lisa voor meer uitleg hierover. Als je eerder tijdens je werkdag bent ingelogd in een andere applicatie met MFA, dan is deze extra stap niet nodig voor MyHR/Afas. Meer informatie vind je op utwente.nl/afas

    Het is belangrijk je persoonlijke gegevens hierin actueel te houden. Controleer en maak je gegevens compleet bij in ieder geval de volgende categorieën.
         Mijn dossier > Mijn persoonlijke gegevens > Contactpersonen.
         Mijn dossier > Mijn contract > Werkplekken.
         Mijn dossier > Mijn contract > Nevenwerkzaamheden.
         Mijn dossier > Mijn contract  > Rooster
         Reiskosten & Thuiswerken  > vul de juiste informatie in
         Mijn dossier > Instituten > Werk je voor een Instituut, activeer dan één of meerdere instituten via 'Mijn UT instituut labels’. 
    Je wordt dan uitgenodigd voor evenementen die door jouw instituut worden georganiseerd en je ontvangt relevant nieuws van uw instituut.

    Je loonstroken, vakantiedagen en ziekmelding op je mobiel en nog veel meer!
    Download de AFAS Pocket app.
    Let op: gebruik de sleutel: ESFM8H om een activatiecode per e-mail te ontvangen. Je kunt alleen inloggen met je persoonlijke e-mailadres!

  • Plattegrond

    Bekijk de plattegrond goed zodat je de weg weet. Op zoek naar de weg in de gebouwen? Download de MazeMap app en zoek naar de UT.
    
    Voor contactgegevens verwijzen we je door naar www.utwente.nl/contact/

  • Toegang tot gebouwen

    In AFAS (myhr.utwente.nl) vul je bij 'workplace' je gebouw en kamernummer in. Voor het daar ingevulde gebouw ben je automatisch geautoriseerd met je medewerkerskaart op kantoordagen. Overig rechten per afdeling kunnen worden aangevraagd via de access/authorisation pagina.

    Let op! Elk gebouw gaat elke dag op specifieke tijden open en dicht, dus je moet je kaart registreren als je buiten die uren in of uit dat gebouw wilt komen!

  • Afkortingenlijst UT

    De UT maakt veel gebruik van afkortingen. Hiervoor is een handige afkortingenlijst gemaakt: Abreviation-list.

    Bekijk ook de pagina over vertaling van gangbare ondewijs termen 
• Eerste week

  • Slagboompas Campus Universiteit Twente

    De slagboompasjes zijn in beginsel alleen voor UT-medewerkers waarvan de auto op eigen naam en adres geregistreerd staat, met een postcode op de campus of het gebied ten noorden daarvan. Meer informatie vind je via de Service Portal pagina Barrier Pass

  • Service Portal nieuws en events

    Bij News and events vind je het centrale interne communicatiekanaal waar je alle interne nieuwsberichten en events bij elkaar kunt vinden. Op basis van je profielgegevens ontvang je automatisch de voor jou relevante berichten in de portal. (nieuws voor UT en je eigen eenheid ontvang je automatisch.) Daarnaast kun je je abonneren op nieuws en evenementen op basis van onderwerp, gebouw, afzender en doelgroep. Ga naar je persoonlijke instellingen (door te klikken op je profielfoto) en stel je persoonlijke voorkeuren in zodat je goed op de hoogte blijft. We adviseren je om je te abonneren op de afzender 'HR', zodat je geen belangrijk nieuws mist.

    Heb je zelf een bericht dat je graag wilt delen? Je kunt de redactie bereiken via: staff-news@utwente.nl.
    Lees er meer over op de Submit news and events pagina. 

  • Introductie nieuwe medewerkers

    Regelmatig wordt voor nieuwe medewerkers een introductiebijeenkomst georganiseerd. Elke nieuwe medewerker ziet in AFAS in de takenlijst een uitnodiging voor de eerstvolgende bijeenkomst na indiensttreding. Voor een snelle start en om wegwijs te raken, raden we deze bijeenkomst aan. Tijdens deze introductie komen o.a. de volgende onderwerpen aan bod: 
         - Missie, visie en strategie van de UT.
         - UT als organisatie en als werkgever.

    Meer informatie vind je op het HR Service Portal. 

    Introductie voor docenten
    Ben je docent of coördinator en op zoek naar directe ondersteuning bij je onderwijs of wil je je professionaliseren? Onze collega’s van het Centre of Expertise in Learning and Teaching (CELT), helpen je verder.

  • Jouw openbare profiel

    Alle medewerkers hebben een openbaar profiel op personen.utwente.nl (Engelse versie op people.utwente.nl). Een deel van je profiel wordt automatisch ingesteld, maar je moet nog wat aanvullende gegevens invullen:
         Activeer je profielfoto
         Functietitel invullen
         Extra telefoonnummers: secretaressetelefoon of uw mobiele telefoonnummer
         Vul je werkdagen in
         Optioneel: overige velden zoals; over mij (biografie/CV), onderzoeksintroductie, social media profielen en onderzoeksprofielen zoals Google Scholar, etc.
         Optioneel: vul je privacy settings aan voor je profiel (tabblad autorisatie)

    Inloggen: gebruik het menu aan de linkerkant om naar 'mijn profiel' te gaan. Voor documentatie en meer informatie zie www.utwente.nl/peoplepages.

    Vergeet ook niet om je werkgever te veranderen op jouw LinkedIn profiel!

    Voor onderzoekers: Controleer je Pure-profiel en stel zichtbaarheid in
    Voor alle UT-onderzoekers is een Pure-account aangemaakt. Standaard staat je profiel ingesteld op niet-zichtbaar. Dit betekent dat je profiel niet wordt weergegeven op het publieke portaal (University of Twente Research Information). Om de zichtbaarheid van je profiel in te schakelen, volg je de stapsgewijze instructies op de pagina van het Pure Research Information System.

  • Verlof, collectieve sluitingsdagen en feestdagen

    Je hebt elk jaar recht op vakantie. We gaan ervan uit dat je je jaarlijkse vakantie-uren opneemt om voldoende te kunnen uitrusten en te herstellen van je werk. Als dat niet helemaal lukt, kun je met je leidinggevende afspraken maken over een andere tijd voor verlof, en (een deel van) je bovenwettelijke vakantie-uren inzetten in het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden.

    Je moet verlof aanvragen via MyHR/Afas, onder "Mijn verlof" of via de Afas Pocket-app. Hier kun je precies zien hoeveel verlofuren je nog hebt. Je leidinggevende keurt het verlof vervolgens goed of af. Je kunt verschillende verlofaanvragen indienen, zoals regulier verlof, bijzonder verlof, geboorteverlof en ouderschapsverlof.

    Wijzigt je arbeidspatroon? Ook dit kan je zelf regelen via MyHR/Afas. Het vullen van het arbeidspatroon is van belang voor een correcte berekening van je verlofuren. Via MyHR/Afas “change working pattern” kun je het arbeidspatroon aanpassen. Lees meer over Arbeidsduur, werktijden en werkdagen 

    De universiteit heeft collectieve sluitingsdagen ook wel brugdagen genoemd. Dit zijn dagen waarop alle medewerkers verplicht vrij zijn. Deze dagen worden automatisch van jouw verlofuren afgeschreven. Een overzicht van de brugdagen vind je op de HR Service Portal onder Feest en verlof dagen. 

  • Nabestaandenverzekering (Anw hiaatverzekering)

    De UT heeft een overeenkomst met verzekeraar elipsLife. De verzekering biedt extra inkomen voor de nabestaande bij overlijden. Indien gewenst kun je je vrijwillig aanmelden voor deze verzekering. Vraag je de verzekering binnen één maand na indiensttreding of binnen één maand na het aangaan van een partnerrelatie aan dan wordt je geaccepteerd zonder dat er medische vragen worden gesteld. Kijk voor meer informatie over o.a. de dekking en de premie op de UT website bij “verzekeringen” of op de website van elipsLife.com voor de uitgebreide brochure.

  • Salaris

    Je salaris wordt rond de 24e van de maand uitbetaald. Voor meer informatie bekijk de pagina "salaris en beloning".

  • Declaraties

    Bekijk de pagina over Declaraties voor meer informatie.

  • Benodigdheden voor (thuis)werk

    In afstemming met je leidinggevende, kun je over het algemeen zelfstandig via selfservice.utwente.nl apparatuur bestellen. Neem hierover contact op met je leidinggevende. Op deze portal vind je ook informatie over je huidige apparaten en de kosten die je zou moeten betalen als je UT verlaat en je apparaten wilt houden.

    Als je thuiswerkt is het belangrijk dat je thuis een ergonomische werkplek hebt. Beoordeel of je thuiswerkplek voldoet en bestel zelf, in afstemming met je leidinggevende, via selfservice.utwente.nl je benodigde faciliteiten zoals een stoel, een voetensteunt, een scherm, microfoon voor colleges, etc. 

    Een combinatie van fysiek en digitaal samenwerken is onze nieuwe manier van werken. Op onze 'Hybride Werken pagina' geven we je concrete handvaten, relevante workshops, tips en tricks om hybride werken in de praktijk te brengen.
• Eerste maand

  • Personeelshandboek

    In het personeelshandboek vind je de regelingen, gedragscodes, rechten en plichten voor UT-medewerkers. Denk aan regelingen met betrekking tot woon-werkverkeer en verlof, en de huisregels van de UT.

  • Collectieve verzekeringen: zorgverzekering, arbeidsongeschiktheid etc.

    De UT heeft een aantal collectieve verzekeringen afgesloten voor medewerkers.

    Zorgverzekering MENZIS
    De UT heeft echter een collectieve overeenkomst met Menzis, wat jou als UT-medewerker bepaalde voordelen en kortingen biedt op de aanvullende en tandartsverzekeringen. 

    Inkomensverzekering bij arbeidsongeschiktheid
    Alle UT-medewerkers (met uitzondering van degenen die niet onder het Nederlandse sociale zekerheidsstelsel vallen) zijn bij Loyalis verzekerd tegen inkomensverlies door gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid. Deze verzekering dekt gedeeltelijk de financiële gevolgen van gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid. Elke medewerker kan op individuele basis de verzekering uitbreiden om dekking te bieden bij volledige arbeidsongeschiktheid. De premie voor deze aanvullende dekking is sterk gereduceerd en wordt ingehouden op het brutoloon van de medewerker. Als je binnen 6 maanden na aanvang van je dienstverband bij de UT de uitbreiding aanvraagt, accepteert Loyalis de aanvraag zonder dat je medische vragen hoeft te beantwoorden.

    Voor andere verzekeringen, zoals nabestaandenverzekering, reisverzekering, aansprakelijkheidsverzekering, bekijk dan de pagina over verzekeringen.

  • Persoonlijke ontwikkeling en wellbeing

    De UT gelooft sterk in het werven, ontwikkelen en uitdagen van talentvolle medewerkers. Een breed scala aan cursussen, trainingen en coaching is speciaal ontwikkeld voor wetenschappers en ondersteunend personeel.

    Bekijk ook ons (externe) trainingsaanbod bij GoodHabitz.
    Test bijvoorbeeld of je Engels op niveau is! Of ontdek in welke teamrol jij het beste uit de verf komt. 

    Bij de Universiteit Twente hechten we grote waarde aan het welzijn van onze medewerkers en studenten en streven we ernaar een gezonde en ondersteunende werkomgeving te creëren. Wij geloven dat het welzijn essentieel is voor jouw persoonlijke groei en werkplezier. Daarom hebben we verschillende initiatieven, activiteiten en tools ontwikkelt voor jou als UT medewerker o.a. de Well-Being Weeks. 

    Op de website Well-Being voor Medewerkers kan je overzicht vinden van verschillende initiatieven ter bevordering van jouw fysieke en mentale welzijn. Daarnaast kan je hier ook een lijst met contactpersonen vinden. Wil je graag op de hoogte gehouden worden over well-being bij de UT? Schrijf je dan in voor de Well-Being Weeks nieuwsbrief. Heb je vragen of een goed idee over well-being bij de UT? Neem dan gerust contact op met wellbeing-hr@utwente.nl.  

  • Sport en cultuur op de UT

    Er zijn ongeveer veertig verschillende sportverenigingen. Daarnaast is het ook mogelijk om gebruik te maken van ons uitgebreide fitnesscentrum, hebben wij een ruim aanbod groepslessen die doordeweeks te volgen zijn en kan er ook vrij gesport worden door bijvoorbeeld te zwemmen in ons buiten- en binnenzwembad. 

    Naast jouw werk je creativiteit ontdekken en of door ontwikkelen? Dat kan! Ben jij student of medewerker en in het bezit van een UnionCard of CampusCard? Dan kun jij deelnemen aan het zorgvuldig en interessant samengestelde cursusaanbod. Van schilderen, fotograferen en lassen tot koken of oriëntaalse dans, het kan allemaal. Elk kwartiel worden er culturele cursussen aangeboden, speciaal voor jou.

  • ABP pensioen en waardeoverdracht

    Als UT-medewerker neem je deel aan de pensioenregeling bij het ABP.

    Dit biedt je extra financiële zekerheid in geval van arbeidsongeschiktheid, werkloosheid en overlijden, en een zekere inkomensvoorziening voor later, wanneer je met pensioen gaat.

    Je vindt al je actuele ABP-pensioeninformatie op www.abp.nl. Log regelmatig in op MijnABP om te bekijken hoeveel pensioen je opbouwt en wat je moet doen als je persoonlijke situatie verandert.

    Let op: als dit je eerste baan bij een werkgever die is aangesloten bij ABP, is het belangrijk om een aantal keuzes te maken, waaronder: het registreren van een partner (in verband met het nabestaandenpensioen); het overdragen van een pensioen van een andere pensioenregeling naar ABP (waardeoverdracht); het aanvullen van je pensioen; het regelen van een aanvulling wanneer je pensioengevend salaris boven de aftoppingsgrens ligt. Als je vragen hebt over je pensioensituatie, kun je contact opnemen met de ABP klantenservice.

  • Universiteitsbibliotheek

    De digitale collectie van de Universiteitsbibliotheek is altijd en overal online toegankelijk via FindUT en de databases. Daarnaast kun je boeken en artikelen aanvragen uit de fysieke collectie van de UT, maar ook bij andere bibliotheken in binnen- en buitenland. 
    Als bibliotheek ondersteunen we bij o.a. dataresearch, Open Science, Research Data Management, Copyright en online publishing. Bekijk onze website voor meer informatie, neem contact op met de informatiespecialist binnen je faculteit en wees welkom in het Learning Centre in de Vrijhof.

    Bibliotheekaccount en -pas
    Als nieuwe medewerker krijg je met je medewerkerspas automatisch een bibliotheekaccount. Via je account op FindUT kun je je lenersgegevens inzien, boeken reserveren en verlengen.

  • Eten op campus

    Er zijn verschillende plekken op de campus waar je goed kunt eten. Bekijk dit overzicht van alle kantines. En vergeet niet de Starbucks, Subway of neem een kijkje op de Boulevard.

  • Cybersafety

    Als medewerker wil je veilig online werken en hect je waarde aan jouw gegevens, jouw privacy en die van anderen. Ga naar de website cybersecurity om te zien wat er door de UT geregeld is en wat je zelf kunt doen. Je vindt er informatie over relevante wetgeving, UT-beleid, uitleg over beveiligingsincidenten, hoe je die kunt melden en tips om jezelf te beschermen.

    Binnenkort nodigen we je uit voor een basistraining Privacy en Informatiebeveiliging die vindt je op je cyber security opleidingsplatform. Daarnaast staan nog meer boeiende trainingen op dit platform.

    Vanaf 25 maart 2024 starten we met trainingen gericht op privacy- en security awareness. Deze trainingen zijn verplicht en van essentieel belang om de informatiebeveiliging van de Universiteit Twente te vergroten en onze gevoelige informatie en data te beschermen. We verwachten dat elke medewerker deelneemt aan deze trainingen.

  • Keuzemodel arbeidsvoorwaarden

    Alle medewerkers van de UT kunnen gebruikmaken van het keuzemodel arbeidsvoorwaarden. Via dit keuzemodel kun je bepaalde arbeidsvoorwaarden ruilen tegen andere arbeidsvoorwaarden. Zo kun je zelf een pakket samenstellen dat aansluit op jouw persoonlijke situatie. Het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden is opgenomen MyHR/Afas, Optional Model for Employee Conditions. Je kunt tot begin december keuzes maken en je hoeft niet alles in één keer te kiezen. Let op: als je wilt ruilen met de eindejaarsbonus, moet je dit vóór november aangeven.

  • Vertouwenspersoon en integriteit

    De vertrouwenspersoon geeft advies aan en ondersteunt individuele medewerkers die geconfronteerd worden met ongewenst gedrag zoals agressie, discriminatie, geweld, (seksuele) intimidatie, pesten of stalking. Als medewerker kun je ook bij de vertrouwenspersoon terecht als je te maken hebt met een conflict in de werksituatie dat aan ongewenst gedrag is gerelateerd of daaruit voortvloeit. 

    Binnen de Universiteit Twente geldt voor alle medewerkers een eigen verantwoordelijkheid voor de instandhouding van de (wetenschappelijke) integriteit.
• Eerste kwartaal

  • Ambassadeurs op social media

    Bij de Universiteit Twente geloven we dat medewerkers goede ambassadeurs zijn. We moedigen jou daarom aan om (online) ambassadeur te worden en jouw ervaringen bij de UT te delen. Door jouw kennis en ervaringen te delen, vergroot je niet alleen de zichtbaarheid van onze universiteit, maar ook werk je ook aan sociale netwerk. Wil je meer weten over ambassadeurschap op sociale media? Bezoek utwente.nl/socialmedia of meld je aan voor onze online ambassadeurstool; UT-Share.

    Informeer je netwerk over je nieuwe baan!
    Gebruik een van onze UT LinkedInbanners om je LinkedIn profiel up-to-daten.

  • Loopbaanontwikkeling

    De GoodScan van GoodHabitz helpt je jouw groeikansen beter te leren kennen en laat je zien welke trainingen jou op het lijf geschreven zijn. Succes en veel plezier!

    Wil je jezelf oriënteren op waar je nu staat en hoe je je verder kunt ontwikkelen? Bekijk ons Career Development Centre.

    Expedition Education
    Deze online cursus is bedoeld om je op weg te helpen met je nieuwe baan in het onderwijs bij de Universiteit Twente. Aan het einde van deze cursus ken je de weg in de wereld van het onderwijs aan de Universiteit Twente. We bieden 8 korte modules (30 minuten) over verschillende onderwerpen met betrekking tot het onderwijs aan de Universiteit Twente zoals de UT-visie op onderwijs, het ontwerpen van een cursus of het opzetten van de toetsing.

    Meer informatie op www.canvas.utwente.nl

  • Personeelsvereniging UT Kring

    Vergeet je niet aan te melden bij personeelsvereniging UT Kring, voor leuke uitstapjes zoals zeevissen, Dutch design week, kerstmarkt bezoek en Turkse kookworkshops.

  • Video Services

    In de Spiegel op de tweede verdieping tref je het videoteam van Universiteit Twente. Van studioshoots tot evenementen met meerdere camera's, videobewerking tot 2D- en 3D-animatie, van filmen op locatie tot livestreaming vanuit onze professionele studio. Bovendien beschikt het Videoteam over een Do-It-Yourself studio, een Do-It-Yourself Podcast studio en een Lightboard.

    Wil je meer ontdekken over de mogelijkheden? We nodigen je uit om verder te kijken op onze website www.utwente.nl/video. Daar vind je gedetailleerde informatie over onze diensten en projecten.

  • Sociale veiligheid

    Sociale veiligheid is fundamenteel voor iedereen die bij de UT werkt, studeert of hier op bezoek is. Respect, integriteit, eerlijkheid, en rekening houden met anderen wordt verwacht op onze campus en binnen onze organisatie.