Dienstreizen

Declaratie Dienstreizen

Heb je tijdens een dienstreis kosten gemaakt die voor vergoeding in aanmerking komen, dan kun je deze na afloop declareren. Vergoeding vindt als regel plaats op basis van originele facturen. Als de decaan of directeur meent dat - gezien de omstandigheden - redelijkerwijs niet van jou kan worden verwacht dat je bewijsstukken overlegt, dan kan hij besluiten dat je mag volstaan met een schriftelijke opgave van gemaakte kosten.

Voor dienstreizen naar landen in Afrika, Azië, Midden- en Zuid Amerika en Oost-Europese landen (niet zijnde EU landen), hanteert de UT een afwijkende vergoedingssystematiek. Maak je een dienstreis naar een van deze landen? Dan heb je recht op een normvergoeding voor verblijfkosten, met uitzondering van de kosten van overnachtingen. Voor overnachtingen geldt ook voor deze bestemmingen de regel dat alleen werkelijke kosten worden vergoed, op basis van originele facturen.

Let op: Het is mogelijk dat het declareren van normvergoedingen voor een specifiek project niet is toegestaan vanwege subsidievoorschriften. In dat geval geldt de reguliere vergoedingssystematiek en vergoedt de UT alleen kosten die je aantoonbaar hebt gemaakt.

Je kunt een reisdeclaratie indienen tot zes maanden na het einde van een dienstreis. Daarna vervalt de aanspraak op vergoeding van gemaakte kosten. Reis- en verblijfkosten van dienstreizen kun je declareren via het daarvoor bestemde declaratiesysteem voor medewerkers, te vinden via de Medewerkersportal.

Normvergoeding

De UT hanteert voor dienstreizen naar landen in Afrika, Azië, Midden- en Zuid Amerika en Oost-Europese landen (niet zijnde EU landen) een afwijkende vergoedingssystematiek. Maak je een dienstreis naar een van deze landen? Dan heb je recht op een normvergoeding voor verblijfkosten, met uitzondering van de kosten van overnachtingen. Voor overnachtingen geldt ook voor deze bestemmingen de regel dat alleen werkelijke kosten worden vergoed, op basis van originele facturen.

De normvergoeding is opgebouwd uit diverse componenten. Elke component wordt uitgedrukt in een percentage van het bedrag voor overige kosten dat voor de bestemming is opgenomen in de  Tarieflijst logies- en overige kosten bij dienstreizen buitenland van het Rijk. De componenten met bijbehorende percentages vind je hieronder.

Componenten

  • Urencomponent (kleine uitgaven): voor ieder uur dat de dienstreis duurt 1,5 % van het bedrag voor overige kosten.
  • Ontbijtvergoeding :voor iedere periode van 6.00 uur tot 8.00 uur die binnen de dienstreis valt 12% van bedrag voor overige kosten.
  • Lunchvergoeding: voor iedere periode van 12.00 uur tot 24.00 uur die binnen de dienstreis valt 20% van het bedrag voor overige kosten.
  • Dinervergoeding: voor iedere periode van 18.00 uur tot 21.00 uur die binnen de dienstreis valt 32% van het bedrag voor overige kosten.

Het is mogelijk dat het declareren van normvergoedingen voor een specifiek project niet is toegestaan vanwege subsidievoorschriften. In dat geval geldt de reguliere vergoedingssystematiek en vergoedt de UT alleen kosten die je aantoonbaar hebt gemaakt.

Voorschot kosten dienstreis

Moet je tijdens een dienstreis naar verwachting meer dan € 200 betalen voor reis- en verblijfkosten, dan kun je voor deze kosten een voorschot aanvragen. Hierbij maak je gebruik van de webapplicatie voorschotaanvraag.