UT Travel Unit (UTTU)

When you are required to travel in or outside the Netherlands because of your position, this qualifies as a business trip. A business trip is undertaken in consultation with the budget holder. If your business trip has been approved, the UT will pay for the necessary costs for travel and accommodation. More information on the conditions to be met is available in the Regulations on declaring expenses University of Twente. Costs can be declared via Unit4, see the explanation below under 'practical matters travel expenses'. 

You can book hotel reservations yourself or have them booked by your secretary/ office manager. In most cases your secretary requires your creditcard details. Creditcard details are only requested for guarantee. Another way is to request your advance via Unit4 or claim the costs afterwards. The request for a hotel booking may only be forwarded to the Travel Unit if you do not have a credit card. In that case you pay the invoice always at the accommodation. We only use Booking.com for hotel reservations.

Use Unit4 (myfin.utwente.nl) to:

• Arrange travel for ITC staff & ITC PhD students
• Declare your expenses (all UT)

If you will be taking an international business trip, make sure to apply for the UT's collective travel insurance in a timely manner. To do so, use the 'International registration and travel insurance' web application.

AirGo is the online booking tool of VCK Travel for travel arrangers of UT. 

You can always reach VCK Travel, including weekends and on public holidays. Outside regular office hours, your call will be automatically forwarded to VCK Travel’s 24×7 service. The employees, who speak both Dutch and English, will be happy to assist you.

VCK Travel Amsterdam: 0031 (0)88-1201911

When it comes to baggage, air travellers are faced with countless regulations. What is the maximum weight I can take? Does this cover my carry-on baggage or does it only apply to check-in baggage? Are my laptop, iPad and handbag included? Is there an excess charge for check-in baggage? And what about liquids? These are all questions we’ll be pleased to answer for you.

Airlines are free to set their own restrictions regarding matters such as maximum weight allowance, the cost of excess baggage, and additional charges for check-in baggage. See the link below for a clear overview of all this information per airline in alphabetical order. There is also indicated how the online check in is arranged and what the transport conditions are.

Regulations for carry-on baggage

The following regulations apply to all airlines:

• Liquids, creams and sprays can only be carried in small quantities (max. 100ml). They should be packed together in a transparent, resealable plastic bag (1 bag per person). These restrictions do not apply to baby food, medicines or special dietary requirements needed for use during the flight
• Tax-free liquids (such as drinks and perfumes bought at an EU airport) must be packed and sealed. If you buy these items outside the EU, you need to check them in. If you do not, they will be confiscated by customs at Schiphol
• If you bring carry-on baggage: on the plane you can stow your carry-on baggage in the overhead baggage compartments or under the seat in front of you

Regulations for check-in baggage

The following are the most important general regulations:

• If you wish to carry more than the maximum weight allowance, you will need to pay an excess baggage surcharge. Depending on your destination and the airline in question, the surcharge may be based on weight or on the number of items of baggage
• If you wish to take any hazardous materials with you, you must report this to the airline in advance. The airline can then transport them as dangerous goods, specially packed, labelled and with specific transport documents
• Some airlines (e.g., KLM and Transavia) apply a surcharge for carry-on baggage or check-in (hold) baggage. Depending on your destination and the airline in question, you may be charged a surcharge for each item of baggage

Prohibited items

Certain items and objects are not allowed on board, either in carry-on baggage or in check-in baggage. These include objects with a sharp point, hazardous liquids and firearms. For more details, see the EU List of Prohibited Objects.

List of prohibited items (made by the EU)

AirGo-M is an app for customers of VCK Travel. Wherever you are in the world as a business traveller, with AirGo-M you have 24x7 access to your travel details and the data goes with you. Find your flights, hotel reservations and car rentals automatically in the app.Are there changes to your flight schedule? You will automatically receive a notification if there are changes to your flight’s schedule or in the event of a cancellation. AirGo-M is free available in the Apple App Store (iOS) and in Google Play (Android). To download the AirGo-M app please link below. 

BAGGAGE

Bringing baggage is generally free when travelling by train. However, in most cases baggage is not included in the tickets for European and North American flights. With KLM and partners baggage is free of charge if you have a higher flying blue card (silver, gold or platinum). In all other cases baggage has to be paid.

SEATS

For a lot of airlines seats have to be paid if booked in advance. With check-in you can book the seats for free.

VISA

VISA and passport information

For visa and passport information, please use the following link: https://klm.traveldoc.aero/. You can use this link for all nationalities and destinations. Also check the validity of your passport. Some countries require validity of at least 6 months.

Applying for VISA

For visa applications we use CIBT Visas. You can view or mail yourself the necessary application pack with all the information you need to apply for visa. Do NOT use the red button with START ORDER! (You will be asked for payment details!) After collecting the necessary documentation, please ask us the complete the CIBT order form. We will send it to you digitally, so you can send the whole package including your passport to CIBT.

Please note that the rules and necessary documents can change daily, so always check for the latest information. Please take sufficient time for your visa application (standard advice is 1 month in advance)! 

ETA / e-VISA

More and more countries have the possibility for E-visa or other Electronic Travel Authorisation (ETA) (like Australia, USA and Canada). Please check carefully if you can use the e-visa or that you need an other type of visa. This depends also on your nationality. Please find below the links to the official pages to apply for E(S)TA or E-visa:

ETA:

• Australia - ETA
• Canada - ETA  
• USA - ESTA
• New Zealand (as of 1 October 2019) - NZeTA

E-VISA

• Ethiopia
• India
• Kenya
• Turkey
• Vietnam

If you know of more countries that allow e-visa, please inform us. We will add them to this page.

• KLM Airlines
• Delta Airlines
• Lufthansa
• United Airlines
• British Airways
• Transavia
• Ryanair
• Easyjet
• Vueling
• Eurowings

• UT Travel Unit +31 (0)53 - 489 4718  
• VCK Amsterdam: +31 (0)88 129 1901 (in case of absence of the TU or outside office hours)
• UT's collective travel insurance: e-mail: insurance-fin@utwente.nl 
• Emergency Hienfeld Insurance +31 (0) 10 289 3536 (only for emergencies when on destination, general policy number UT = DL246775)
• Travel Health Clinic +31 (0)88 - 291 4900 (only for vaccinations) 

TRAVEL

• VCK Travel (our Travel Agency) and VCK Travel info (the useful links from our Travel Agency)
• Rome2Rio to find the best connections between 2 destinations
• CIBT visas (for more information, check Travel Information on this page)
• Taxi van Huisman (taxi to airport)

Nieuws van de Travel Unit 21 - 29 april 2023

Onderwerpen: 

• Vakantie 
• Verhuizing
• Telefonische bereikbaarheid
• Open Dag vrijdag 2 juni 

Vakantie 

De tweede week van de meivakantie zijn wij gesloten i.v.m. vakantie. We zijn afwezig vanaf vrijdagmiddag 29 april vanaf 16:00 uur en terug op maandag 8 mei. Voor noodgevallen en dringende zaken die niet kunnen wachten kunnen jullie contact opnemen met VCK Travel; tel.nr +31(0)88 1201901 of e-mail outofoffice@vcktravel.nl. 

Verhuizing

Een nieuw hoofdstuk is aangebroken. We zijn verhuisd! Ons nieuwe adres is Langezijds kamer 2112. Afgelopen maandagochtend begon feestelijk voor ons, we werden verrast door muziek en dans in de lobby onder het genot van een koffie met wat lekkers. Wat is het pand mooi geworden. We kijken uit over een prachtige binnentuin én het O&O plein. We zijn druk bezig met dozen uitpakken, installeren en onze weg vinden. Wij vragen jullie begrip dat het wellicht wat langer kan duren voordat jullie een reactie van ons ontvangen. 

Telefonische bereikbaarheid

I.v.m. de grote stroom aan boekingen hebben wij hebben telefonische spreekuren ingevoerd op werkdagen tussen 10:00 en 11:30 uur. Wij vragen jullie vriendelijk deze tijden aan te houden, zodat wij de overige tijd kunnen besteden aan het afhandelen van e-mails en het boeken van alle reisaanvragen.

Nogmaals het verzoek om geen oude versies van het Travel Request Form te gebruiken. De meest recente versie is altijd terug te vinden op onze website. Travel Request UT-Mar22.docx (live.com). Wij nemen de aanvraag pas in behandeling bij een volledig ingevuld formulier.

Open dag ITC - vrijdag 2 juni 2023

Op 2 juni organiseert het ITC een open dag. Jullie ontvangen uiteraard nog een uitnodiging met meer details. Wij verheugen ons erop jullie te mogen ontvangen op onze nieuwe werkplek. 

Veel groeten vanuit Langezijds, 

Wendy, Helen en Marieke

Nieuws van de UT Travel Unit – 20 (2023 – 02 – 07)

Onderwerpen:

• Op tijd boeken
• Nieuwe collega
• Train Zone map
• Aanbesteding
• Low Cost boekingen
• Travel Request Formulier
• Verhuizing Campus 

Hallo allemaal,

We zijn al weer even op weg in het nieuwe jaar en dat merken we! De tijd vliegt hier voorbij, het is heel druk met reisaanvragen en alles wat daar bij komt kijken. We willen nog even de nadruk leggen op het op tijd aanvragen van dienstreizen. Liefst minimaal 2 weken van te voren. We snappen dat dat niet altijd kan en dat er altijd uitzonderingen zijn, maar we willen het nog wel even benoemen.

Nieuwe collega!

Wij hebben goed nieuws! We hebben een hele leuke collega gevonden die ons team komt versterken!

Ze zal 15 maart beginnen en hieronder stelt ze zichzelf even aan jullie voor:

Hallo!
Mijn naam is Marieke Leushuis – Engelbertink, woonachtig in Borne samen met Wouter en onze twee zonen, Jack en Maxim. Na mijn toeristische opleiding ben ik tien jaar werkzaam geweest voor diverse touroperators op verschillende Europese bestemmingen. Eerst als reisleidster en tenslotte als teamleidster. Bij terugkomst in Nederland ging ik aan de slag bij het ITC International Hotel; als Reservations Officer en Front Office Receptionist. Daarom ben ik al enigszins bekend met de faculteit ITC. Na vijf jaar ga ik de Servicedesk in gebouw De Horst verlaten om aan een nieuwe uitdaging als Travel Coördinator te beginnen! De rode draad in mijn werkende leven kenmerkt zich vooral door als eerste aanspreekpunt te fungeren en een optimale service te bieden; doorgaans in een hectische en multiculturele omgeving. Gastvrijheid en oog voor detail staan bij mij voorop. Vrije tijd besteed ik graag samen met familie en vrienden. Daarnaast ben ik dol op schilderen, natuur en cultuur, reizen en paardrijden. Ik kijk er naar uit iedereen te ontmoeten en verheug me op de samenwerking! 

Groeten Marieke

We kijken er naar uit om met Marieke samen te werken!

Launch Train Map

Mochten jullie het nog niet gezien hebben dan willen we jullie wijzen op het artikel over de Train Map die op 30 januari geplaatst is. Het advies is om binnen 800km met de trein te reizen.

Engels: https://www.utwente.nl/en/sustainability/sustainability-news/2023/1/452323/ut-launches-new-train-map-to-encourage-sustainable-travel

Nederlands: https://www.utwente.nl/nl/duurzaamheid/duurzaamheids-nieuws/2023/1/452323/ut-lanceert-nieuwe-train-map-om-duurzaam-reizen-te-stimuleren

Aanbesteding We zijn bijna zover om de inschrijvingen te gaan beoordelen. De deadline voor het inschrijven is 10 februari. Daarna hebben we een kleine 2 weken voor het beoordelen. De gunning zal dan 24 februari zijn. Hieronder staat de planning.

 Low Cost boekingen 

Helaas hebben we nog geen update gekregen over het boeken van Low Cost boekingen via Airgo (uiteraard wel om gevraagd). Dit moet nog steeds via de Travel Unit. Zodra we meer weten laten we het jullie ook weten.

Travel Request Formulier 

We zien dat veel mensen nog steeds het oude formulier gebruiken. Graag altijd het Travel Request Form van onze website gebruiken, zie link: 

Travel Request UT-Mar22.docx (live.com)

Verhuizing Campus 

Bijna is het zover! Dan komen we de Campus onveilig maken 😉 De verhuizing staat gepland voor de week van 24 april. We hebben er zin in en hopen jullie dan ook vaker “live” te zien!

Werkdagen 

Nog even een update over onze werkdagen:

• Helen:                  maandag, dinsdag, woensdag, vrijdag
• Wendy:               maandag, dinsdag, woensdag, donderdag
• Marieke:             maandag, dinsdag, vrijdag

Met vriendelijke groet,

Wendy, Marieke en Helen

UT Travel Unit

053-4894718

travelunit@utwente.nl

Nieuws van de UT Travel Unit – 19 (2022 – 12 – 08)

Onderwerpen:

• Reflectie afgelopen jaar
• Aanbesteding
• Afscheid Ginie
• Vacature

Hallo allemaal,

Het jaar is bijna ten einde. Het was een bijzonder jaar, met in het begin van het jaar nog niet zoveel boekingen, maar vanaf maart werd het steeds drukker door het loslaten van de Corona regels. Het werd zelfs erg druk, doordat de reiswereld er eigenlijk nog niet aan toe was om weer op volle sterkte te vliegen. Nog steeds merken we dat er nog bestemmingen zijn waarop er minder aanbod is, en dat er een serieus personeelstekort in de reisbranche is. Daardoor namen de boekingen veel meer tijd in beslag en ook kregen we veelvuldig wijzigingen en annuleringen, wat ook een veel hogere werkdruk met zich meebracht.

 De pandemie van de afgelopen jaren heeft er ook voor gezorgd dat we tot 2x toe het contract met VCK Travel een jaar hebben verlengd. Dit doen we niet nog een keer, dus we zijn al een paar maanden bezig met een nieuwe aanbesteding. Deze is nu uitgezet en in maart 2023 zal duidelijk zijn wie die aanbesteding heeft gewonnen. Daarover horen jullie dan meer.

 Wat ook gaat wijzigen het komende jaar is de bezetting op de Travel Unit. Hieronder de aankondiging van het afscheid van Ginie.

 En dan is het zover, ik neem afscheid van de Travel Unit. Na meer dan 30 jaar reizen te hebben geboekt (eerste jaren in de hoedanigheid van Project Secretaresse bij het ITC en later als Travel Coordinator bij de UT Travel Unit), ga ik de “reiswereld” verlaten. Ik blijf bij de UT werken, maar dan als Project Support Officer bij het Faculteitsbureau van het ITC. De laatste 2,5 jaar deed ik dit al part-time, maar vanaf begin januari ga ik dit full-time doen. Het is tijd voor nieuwe uitdagingen.Ik wil jullie allemaal bedanken voor de prettige samenwerking en hoop jullie in de toekomst nog tegen te komen, maar dan in een andere hoedanigheid. Met onze verhuizing naar de Campus volgend jaar is dit een stuk makkelijker. Ik zal het werk en de contacten met iedereen ongetwijfeld af en toe missen, maar ik laat jullie achter in de capabele handen van Wendy en Helen en mijn vervang(st)er (waar op dit moment een vacature voor is).

Ginie Gerrits

De vacature voor de functie is hier te vinden: https://utwentecareers.nl/en/vacancies/956/travel-coordinator/ . De deadline voor de interne vacature is 14 december.

Wij (Helen en Wendy) willen Ginie ontzettend bedanken voor haar altijd tomeloze inzet, hulp en fijne samenwerking al die jaren en zullen haar heel erg gaan missen!!! Uiteraard wensen wij Ginie ook heel veel plezier in haar nieuwe job! Gelukkig gaat ze niet weg bij de UT en blijft ze dichtbij ons.We hopen natuurlijk dat we er een leuke collega bij krijgen! Dus: Wie heeft ervaring in de reiswereld en lijkt het leuk om ons team te versterken? Aarzel niet en solliciteer!Wij zijn benieuwd wie ons gaat verrassen!

Rest ons niets anders dan jullie allemaal hele prettige feestdagen te wensen en een heel goed begin van het nieuwe jaar!

Met vriendelijke groet,

 Wendy, Helen en Ginie

UT Travel Unit

053-4894718

travelunit@utwente.nl

 Werkdagen:

Wendy:                maandag, dinsdag, donderdag, vrijdag

Helen:                   maandag, dinsdag, woensdag, vrijdag

?

Nieuws van de UT Travel Unit – 18 (2022 – 10 – 03)

IMPORTANT - Low-Cost Airlines Special with focus on hand luggage

Dear all,

In July we sent below-mentioned information on how to book hand luggage only with LOW-COST Airlines!

At this moment there is a big problem with the financial handling of lowcost bookings in AIRGO, this will take up to the first quarter of 2023!

The problem is that for LOW-COST AIRLINES SEATS CAN NOT BE BOOKED, THEY ARE BLOCKED!

This means you can only book with CHECKED BAGGAGE (which will then automatically include hand luggage). This can result to more costs.

If you have a low-cost booking and the passenger only requires hand luggage please contact us. We have to make these bookings directly via the website of the airline then.

This will take more of our time as you might understand. We do our utmost to help everybody as soon as possible! Please try to be patient if it takes a little longer, if a booking is really urgent just let us know.

Nieuws van de UT Travel Unit – 17 (2022 – 07 – 22)

Low-Cost Airlines Special with focus on hand luggage

Each low-cost airline has its own rules regarding hand luggage. Many only allow a small under-seat bag instead of a normal cabin bag.

Always check what your traveller needs. For short trips, most do not want to check in their luggage but want to take their belongings with them in the cabin.

Below you will find the information per low-cost airline. If you click (with Ctrl+Click) on the picture of the name of the airline, the page with the information for that airline is linked.

We ask you to book these options at the same time as booking the flights. If you want to add it afterwards, it has to be done via the website of the low-cost airline and payment has to be done by credit card, which is very time-consuming, also with the administration of the credit card.

Book upfront or extra legroom seats. This will add speedy boarding, dedicated bag-drop, a small under-seat cabin bag and a large cabin bag.

In AirGo you can add an extra cabin bag of 8 kg and priority boarding with the option Baggage after selecting the fare for EUR 15 extra.

Book Priority Boarding! This allows you to board with Priority and bring 2 Cabin bags (one small under-seat bag and an additional cabin bag of max 10 kg.

With Transavia, you can still bring a large cabin bag. Currently, there is no need to book additional cabin luggage.

Choose seats in Space One or Space Plus category! This allows Priority Boarding and 2 items of hand luggage in the cabin (under-seat bag + cabin bag)

At this moment it is not possible to book extra hand luggage and speedy boarding via AirGo. If you book the Go fare, check in 1 piece of luggage is included, but not the speedy boarding/extra hand luggage.

Nieuws van de UT Travel Unit – 16 (2022 – 06 – 30)

 Hallo allemaal,

Even een belangrijke mededeling met betrekking tot het boeking in Airgo!

In de laatste update van Airgo (afgelopen zondag) is de manier van reizigers selecteren aangepast. Het artikel op de support site is hierop aangepast. De link naar dit artikel staat hieronder. De support site is ook te vinden in AirGo zelf. Klik op je naam/profiel rechtsboven en vervolgens op AirGo Support in het menu.

https://vcktravel.atlassian.net/l/c/1RrGTFPr

How to select a traveller profile (as Travel Arranger)

Met vriendelijke groet,

Wendy, Helen en Ginie
UT Travel Unit
053-4894718

travelunit@utwente.nl

Werkdagen:
Wendy:           maandag, dinsdag, donderdag, vrijdag
Helen:             maandag, dinsdag, woensdag, vrijdag
Ginie:              maandag, woensdag, donderdagmiddag

Nieuws van de UT Travel Unit – 15 (2022 – 06 – 24)

Beste allemaal,

Een update van onze kant. Nog steeds zijn we ontzettend druk. De werkzaamheden zijn nog steeds erg tijdrovend en daarnaast hebben we nu te maken met vele annuleringen door de problemen op Schiphol en ook andere luchthavens in Europa.

Ons verzoek is om zoveel mogelijk zelf via AirGo te boeken. Indien niet mogelijk, vragen we (wederom) jullie begrip en geduld.

Wendy zal komende tijd tot de vakantie de woensdagen extra gaan werken, Helen werkt al 10 uur extra voor de Travel Unit en Ginie springt ook zoveel mogelijk bij de hele week.

Maatregelen Schiphol en consequenties

Normaal gesproken krijgen we misschien 1 annulering per maand, maar momenteel kan dit oplopen tot 3-4 PER DAG. Om iedereen weer om te boeken of refund aan te vragen kost erg veel tijd. Het wordt zelfs geadviseerd om NIET TE GAAN REIZEN en JE REIS DEZE ZOMER ZO MOGELIJK UIT TE STELLEN.

Onderstaand bericht kregen we van VCK Travel.

Train Zone Map

 Wij vragen jullie aandacht voor de Train Zone Map die afgelopen week geïntroduceerd is via de Medewerkersportaal. De UT wil haar CO₂-uitstoot door vliegreizen verlagen. Daarom introduceert de UT de Train zone map: een kaart met bestemmingen waarmee reizen met de trein en het vliegtuig eenvoudig met elkaar vergeleken kunnen worden. Niet alleen de CO₂-uitstoot, maar ook de totale reisduur en het aantal overstappen kunnen worden vergeleken. Met de tool wil de UT haar medewerkers en studenten aanmoedigen om waar mogelijk de trein te kiezen in plaats van het vliegtuig. ‘Op de korte afstand (binnen 800 km) is de trein de norm’.

https://www.utwente.nl/nieuws/2022/6/680877/ut-stimuleert-treinreizen-met-train-zone-map

Daarnaast willen we jullie er nogmaals op wijzen dat internationale treinreizen geboekt kunnen worden via de persoonlijke log-in van de NS Business Card.

Mocht een reis niet te boeken zijn via NS Internationaal dan kunnen wij dit eventueel ook via https://www.happyrail.com/en reserveren. Wat ons zou helpen is dan de medewerker vast te laten kijken naar de route die hij/zij wil en deze in de mail meesturen.

Tips en tricks

Een handige site die wij vaak gebruiken om te kijken hoe je het beste naar een bepaalde bestemming kunt gaan en op welke manier is https://www.rome2rio.com/

Deze site biedt eigenlijk alle mogelijke opties aan qua vervoer en geeft daarbij de tijd weer hoe lang je er over doet per vliegtuig, trein, auto, bus etc.

Onderstaande informatie is al eerder doorgestuurd, maar blijft van belang!

Reisadviezen/COVID Regels per land

Voor reisadviezen gebruiken we de site van de Rijksoverheid: https://www.nederlandwereldwijd.nl/reizen/reisadviezen

Voor het checken van de regels met betrekking tot COVID, is de volgende site erg handig. Deze geeft informatie over de benodigde documenten zoals geldigheid van paspoort, visa, maar dus ook aan welke eisen men moet voldoen om het land binnen te mogen zoals vaccinaties, testen en dat soort zaken. https://www.traveldoc.aero/

Zomervakantie beschikbaarheid Travel Unit

Wendy heeft vakantie van 15-7 t/m 5-8 en Helen van 5-8 t/m 26-8.
Ginie zal de zomer periode aanwezig zijn maar heeft ook haar werk voor haar andere functie. Zij zal zoveel mogelijk overnemen waar mogelijk. Ginie zal in het najaar vakantie opnemen.

Met vriendelijke groet,

Wendy, Helen en Ginie
UT Travel Unit
053-4894718
travelunit@utwente.nl

Nieuws van de UT Travel Unit – 14 (2022 – 05 – 12)

Beste allemaal,

Even een korte update van onze kant. Nog steeds zijn we erg druk. Het lijkt erop dat iedereen weer graag op reis wil, maar de werkzaamheden zijn nog steeds erg tijdrovend. Indien mogelijk willen we jullie vragen om zoveel mogelijk zelf via AirGo te boeken. Indien niet mogelijk, vragen we jullie geduld.

De invoering van UNIT4 levert een aantal wijzigingen op. Afgelopen week kregen we de mededeling dat niet alleen de OFI nummers zijn gewijzigd in Work Order nummers, maar dat ook de grootboeknummers zijn gewijzigd! Dit is door FIN niet gecommuniceerd.

De nieuwe grootboeknummers voor reis en verblijf zijn:

4542 – voor medewerkers (was 3211)
4544 – voor gasten (was 3213)

In verband met deze wijziging is er ook een nieuwe versie van de Travel Request Form (zie bijlage).

Daarnaast willen we jullie er nogmaals op wijzen dat internationale treinreizen geboekt kunnen worden via de persoonlijke log-in van de NS Business Card.

Onderstaande informatie is al eerder doorgestuurd, maar blijft van belang!

Reisadviezen/COVID Regels per land

Voor reisadviezen gebruiken we de site van de Rijksoverheid: https://www.nederlandwereldwijd.nl/reizen/reisadviezen

Voor het checken van de regels met betrekking tot COVID, is de volgende site erg handig. Deze geeft informatie over de benodigde documenten zoals geldigheid van paspoort, visa, maar dus ook aan welke eisen men moet voldoen om het land binnen te mogen zoals vaccinaties, testen en dat soort zaken. https://www.traveldoc.aero/

Reminder - Beperkte beschikbaarheid Travel Unit van 16-20 Mei 2022

In verband met afwezigheid van zowel Wendy als Ginie in deze week vragen we jullie geduld in de week van 16 t/m 20 mei. Er is die week maar 1 persoon per dag aanwezig. Helen is aanwezig op maandag t/m donderdag en Wendy is er weer op vrijdag.

Met vriendelijke groet,

Wendy, Helen en Ginie
UT Travel Unit
053-4894718
travelunit@utwente.nl

Nieuws van de UT Travel Unit – 13 (2022 – 04 – 20)

Beste allemaal,

Nu het reizen weer aardig op gang komt, is het tijd voor een nieuwe nieuwsbrief.

Het is fijn om weer contact met jullie te hebben. Op dit moment wordt er behoorlijk veel beroep op ons gedaan. Dit vinden we fijn, maar het levert soms vertraging op. Ook wij hebben wat opstartproblemen, waardoor het langer kan duren dat je aanvraag wordt verwerkt. We vragen hiervoor je begrip. Er worden nog steeds erg veel vluchten, congressen en andere afspraken geannuleerd, waardoor er extra werkdruk bij ons ontstaat.

In het geval van hotel boekingen, geven wij daarom ook de voorkeur aan het niet vooruit betalen van hotels, aangezien dit extra veel werk oplevert. Staf kan een voorschot aanvragen voor de reis, indien nodig. (Houd er wel rekening mee om dit tijdig aan te vragen i.v.m. met de introductie van Unit4).

 We willen jullie dan ook vragen om met name de simpele reizen zelf te boeken via Airgo/Cytric, als dat mogelijk is.

We merken dat er nog steeds erg veel vragen zijn met betrekking tot Airgo/Cytric. Omdat er veel vragen zijn, en vaak ook dezelfde vragen, hebben we een korte manual gemaakt voor jullie om op te starten (zie bijlage, updated version).

Daarnaast willen we jullie er nogmaals op wijzen dat internationale treinreizen geboekt kunnen worden via de persoonlijke log-in van de NS Business Card.

Reisadviezen/COVID Regels per land

Voor reisadviezen gebruiken we de site van de Rijksoverheid: https://www.nederlandwereldwijd.nl/reizen/reisadviezen

Voor het checken van de regels met betrekking tot COVID, is de volgende site erg handig. Deze geeft informatie over de benodigde documenten zoals geldigheid van paspoort, visa, maar dus ook aan welke eisen men moet voldoen om het land binnen te mogen zoals vaccinaties, testen en dat soort zaken. 
https://www.traveldoc.aero/

Beperkte beschikbaarheid Travel Unit van 16-20 Mei 2022

In verband met afwezigheid van zowel Wendy als Ginie in deze week vragen we jullie geduld in de week van 16 t/m 20 mei. Er is die week maar 1 persoon per dag aanwezig. Helen is aanwezig op maandag t/m donderdag en Wendy is er weer op vrijdag.

Met vriendelijke groet,

Wendy, Helen en Ginie
UT Travel Unit

053-4894718
travelunit@utwente.nl

Werkdagen:
Wendy:           maandag, dinsdag tot 14:00 uur, donderdag en vrijdag tot 14:00 uur
Helen:             dinsdag, woensdag en vrijdag
Ginie:              maandag, woensdag en donderdagmiddag

Nieuws van de UT Travel Unit – 12 (2021 – 09 – 16)

Beste allemaal,

Dat is weer een hele tijd geleden dat we een nieuwsbrief hebben rond gestuurd!

Langzamerhand komt het reizen (wereldwijd) weer op gang. Hier zijn we uiteraard erg blij mee. We merken dat het voor iedereen even wennen is aan het nieuwe boekingssysteem Airgo/Cytric. Omdat er veel vragen zijn, en vaak ook dezelfde vragen, hebben we een korte manual op papier gezet voor jullie om op te starten.

Wat vragen we nu aan jullie:

·         Heb je de gegevens om in te loggen?
·         Zie je de profielen van de reizigers van jullie faculteit/dienst?

Mocht je op 1 van de bovenstaande vragen NEE antwoorden, stuur dan een mail naar travelunit@utwente.nl. Wij zullen je profiel dan bekijken en daarop de benodigde actie nemen.

Reisadviezen

Voor reisadviezen gebruiken we de site van de Rijksoverheid: https://www.nederlandwereldwijd.nl/reizen/reisadviezen

Indien een reisadvies voor een land oranje of rood is, dan is het in principe niet de bedoeling dat je naar dit land reist. Echter, er zijn uitzonderingen op deze regels. Hiervoor heeft de Universiteit een commissie ingesteld die de aanvraag zal beoordelen. Deze commissie is het IMCC.

Andere handige links om te checken zijn:

COVID-19 information:

Travel check: https://reizentijdenscorona.rijksoverheid.nl/en

World map with rules per country: https://www.iatatravelcentre.com/world.php

 IMCC

(In het engels, de nederlandse vertaling is niet compleet op de site).

For International Mobility, UT adheres to the advice of the Dutch government on international travel. All forms of International Mobility of students and staff to a destination with a travel advice code orange or red by the Ministry of Foreign Affairs, is restricted. In addition, the UT does not issue scholarships or reimburse costs related to travel to orange or red destinations.

UT recognises that in exceptional cases, when urgent necessity requires it, travel to such destinations is desired. In these cases, the UT International Mobility Covid Committee can decide on requests to allow international travel of students, PhD and staff to destinations that are coded orange due to Covid. Please note the IMCC only considers duly motivated and complete applications concerning exceptional, individual cases. 

For more information and the request form, please visit the following page IMCC Request Form

Overgang AirGo naar Cytric

Hieronder de link naar de instructiefilm en de manual

Een instructiefilmpje over het nieuwe systeem vind je hier: https://www.youtube.com/watch?v=t1DSi6segf4&feature=youtu.be

en de manual: https://www.vcktravel.nl/docs/airgo/

Met vriendelijke groet,

Wendy, Helen en Ginie
UT Travel Unit
053-4894718
travelunit@utwente.nl

Nieuws van de UT Travel Unit – 11 (2020 – 07 – 08)

-          Bezetting Travel Unit
-          Sluiting VCK Hengelo
-          Overgang AirGo naar Cytric

Bezetting Travel Unit

De vakanties zijn ook bij de Travel Unit begonnen, dus hebben we af en toe wat minder bezetting. Op de volgende dagen of dagdelen is er geen bezetting op de Travel Unit:

• Donderdagochtend 9 juli
• Donderdagochtend 16 juli
• Dinsdag 21 juli
• Donderdagochtend 23 juli
• Vrijdag 24 juli
• Dinsdag 11 augustus
• Donderdagochtend 13 augustus
• Vrijdag 14 augustus

Mocht er iets urgents zijn, dan svp bellen naar de Travel Unit (4718) en zullen we proberen dit op te lossen.

Sluiting VCK Hengelo

Begin juli kregen we het volgende bericht van VCK:

De huidige omstandigheden in de reisindustrie en de verwachting dat het herstel meerdere jaren zal duren heeft de directie van VCK Travel doen besluiten om de omvang van de onderneming vanaf het derde kwartaal aan te passen.

Als gevolg hiervan worden de activiteiten van ons kantoor in Hengelo naar andere kantoren overgeheveld.

Wij hebben een uitermate sterk team beschikbaar met veel kennis die jullie verder zal ondersteunen indien dit noodzakelijk is en waarmee de dienstverlening gewaarborgd zal zijn.

Jullie kunnen gebruik blijven maken van hetzelfde e-mailadres en telefoonnummer zoals je gewend bent voor het boeken van de reizen.

Graag willen wij benadrukken dat VCK Travel deel uit maakt van de kapitaalkrachtige VCK Groep, waardoor er geen sprake is van enig risico over het voortbestaan van VCK Travel.

Wat dit verder voor gevolgen heeft, weten we nog niet, we hopen dat jullie daar zo min mogelijk last van ondervinden.

Overgang AirGo naar Cytric

Door bovenstaande melding heeft ook de overgang van AirGo naar Cytric vertraging ondervonden. Zo gauw we hier meer informatie over hebben, dan laten we het zo snel mogelijk weten. Hieronder nogmaals de link naar de instructiefilm en de manuals

Een instructiefilmpje over het nieuwe systeem vind je hier: https://www.youtube.com/watch?v=t1DSi6segf4&feature=youtu.be 

en de manual: https://www.vcktravel.nl/docs/airgo/

Met vriendelijke groet,

Wendy, Helen en Ginie 
UT Travel Unit
053-4894718
travelunit@utwente.nl

Vakantieplanning

Wendy:           6 - 24 juli en 10 - 14 augustus
Helen:             20 juli - 14 augustus
Ginie:              17 - 21 augustus 

Werkdagen

Wendy:           maandag, dinsdag tot 14:00 uur, donderdag en vrijdag tot 14:00 uur
Helen:             dinsdag, woensdag en vrijdag
Ginie:              maandag, woensdag en donderdagmiddag

Nieuws van de UT Travel Unit – 10 (2020 – 06 – 18)

-          Corona
-          Internationale Dienstreizen
-          Overgang AirGo naar Cytric
-          Werkzaamheden Ginie

CORONA

Het is een rare tijd geweest voor ons allemaal de afgelopen maanden. We hebben heel veel vluchten moeten annuleren en vouchers aangevraagd. We hebben zo veel mogelijk geprobeerd om hier een overzicht van te maken. Met name de KLM was voor ons redelijk makkelijk te verwerken. Andere airlines waren nog wel eens wat lastiger, elke airline had en heeft zijn eigen regels. Het resultaat is dat we een overzicht hebben, wat grotendeels compleet is, maar er zal altijd wel iets door de mazen zijn geslipt. We hebben van de KLM ook niet alle vouchers ontvangen, maar daarover hebben we contact met KLM.

Zoals jullie ongetwijfeld in het nieuws hebben gehoord is er een hele discussie over vouchers en refund. Als de airline de vlucht heeft gecanceld heb je in principe recht op refund, echter kan dit heel erg lang duren, tot wel een jaar. De KLM voucher is bij een nieuwe boeking vóór 31 oktober tot 15% meer waard als de nieuwe vertrekdatum vóór 15 juni 2021 is. Alle KLM vouchers zijn geldig tot 31 december 2021 en kunnen eventueel op een andere naam worden gezet. (We hebben het over de KLM omdat het grootste deel van de vouchers van de KLM is, voor andere airlines gelden andere regels). Als er zelf is besloten om niet te gaan, dan kun je alleen een voucher krijgen, geen refund.

Langzaam wordt het vliegverkeer weer opgestart, echter worden er ook nog heel veel vluchten geannuleerd, de airlines zijn ook afhankelijk van toestemming van de verschillende overheden. We kunnen niets garanderen op dit moment.

Internationale Dienstreizen (zie ook de medewerkersportal)

Sinds 15 juni heeft de Nederlandse overheid haar reisadvies aangepast voor een flink aantal landen. Ook andere landen staan steeds meer grensoverschrijdend verkeer toe.

Volgend ons reguliere beleid voor dienstreizen is het vanaf heden weer toegestaan internationaal te reizen voor de UT. Dat geldt voor landen met de status geel of groen. Je kan de status per land inzien via www.nederlandwereldwijd.nl. Ga altijd goed voorbereid op pad en houd er rekening mee dat in specifieke landen eigen maatregelen en voorschriften gelden.

Als UT hebben we onszelf ambitieuze doelen gezet om onze CO₂ footprint te verkleinen. Eén van de onderdelen is het verminderen van vliegverkeer. Voor reizen tot een maximale afstand van 800 kilometer is de trein het preferente vervoersmiddel. Daarnaast vinden we het van belang dat je een goede afweging maakt of reizen noodzakelijk is, of dat andere (online) alternatieven kunnen helpen in het samenwerken en ontmoeten met anderen in het buitenland.

Overgang AirGo naar Cytric

Vorig jaar op 27 februari hebben we al een keer gecommuniceerd dat VCK op 1 april 2019 over zou gaan naar een nieuwe versie van AirGo, Cytric geheten. Dit heeft echter heel veel vertraging opgelopen, maar het is nu eindelijk zover. We hebben begrepen dat het oude systeem al op 1 juli zal worden ontkoppeld. Je kunt er dan nog wel inkijken, maar geen reizen meer inboeken.

Een instructiefilmpje over het nieuwe systeem vind je hier:

https://www.youtube.com/watch?v=t1DSi6segf4&feature=youtu.be

en de manual:

https://www.vcktravel.nl/docs/airgo/

Zo gauw we meer informatie over de login hebben, dan horen jullie het zo snel mogelijk. We vertrouwen erop dat het nieuwe systeem makkelijker en duidelijker is dan het oude systeem qua bagage, stoelen en voorwaarden.

Werkzaamheden Ginie

Vanaf 1 juni heeft Ginie een andere parttime baan als Project Support Employee bij het Faculteitsbureau van het ITC. Ze zal nog steeds parttime bij de Travel Unit blijven. Voor het grootste deel hebben we elke dag een dubbele bezetting. Wendy zal zo veel mogelijk de coördinatie doen van de Travel Unit. We verzoeken jullie zo veel mogelijk gebruik te maken van het algemene Travel Unit telefoonnummer 053-4894718. De werktijden zijn als volgt:

Wendy:           maandag, dinsdag tot 14:00 uur, donderdag en vrijdag tot 14:00 uur
Helen:             dinsdag, woensdag en vrijdag
Ginie:              maandag, woensdag en donderdagmiddag.

Met vriendelijke groet,

Wendy, Helen en Ginie
UT Travel Unit
053-4894718
travelunit@utwente.nl

Nieuws van de UT Travel Unit – 9 (2020 – 03 – 05)

CORONA

Zoals jullie misschien wel verwachten zijn we op dit moment erg druk, niet met ons reguliere werk, maar met annuleringen. Dit is natuurlijk een hele nieuwe situatie waarbij wij vaak (nog) geen antwoord hebben op jullie vragen.

We weten nog niet wat de impact van de nieuwe maatregel voor reizen naar de VS zal zijn, maar vermoedelijk worden de meeste vluchten geannuleerd voor de komende maand en kan er refund worden aangevraagd. Dit is echter nog niet bevestigd.

Voor KLM vluchten geldt op dit moment dat er een voucher kan worden aangevraagd ter waarde van het ticket. Deze voucher is op naam en is geldig tot een jaar na uitgifte. Deze vouchers zullen door ons worden bewaard en er zal een bericht worden gestuurd naar de boeker en/of reiziger met de waarde van de voucher. Dit bericht zal nog even op zich laten wachten, dan doen we als het weer iets rustiger is.

Ook voor KLM boekingen die al eerder geannuleerd zijn, met vertrek na 4 maart, kunnen we nog een voucher aanvragen. Mocht je een dergelijk verzoek aan ons hebben gedaan, dan svp een mail aan ons sturen met desbetreffende boeking.

Voor andere maatschappijen is het niet zo flexibel. Vaak kan er wel kosteloos gewijzigd worden, maar meestal niet geannuleerd, tenzij de oorspronkelijke voorwaarden het toestaan.

Wat betreft de reis/annuleringsverzekering, daar hebben wij geen zicht op. Daarvoor verzoeken we jullie te mailen naar insurance-fin@utwente.nl.

-          annulering en reeds gemaakte kosten als gevolg van covid worden niet vergoed door de annuleringsverzekering.
-          afgesloten reisverzekeringen kunnen door de reiziger zelf worden gecanceld via de webapplicatie.

Wat vragen we van jullie: mochten jullie vragen hebben en/of reserveringen willen annuleren, stuur dan desbetreffende boeking mee. Het scheelt ons tijd en daardoor kunnen we sneller werken/reageren.

Met vriendelijke groet,

Wendy, Helen en Ginie
UT Travel Unit
053-4894718
travelunit@utwente.nl

Nieuws van de UT Travel Unit – 8 (2019-05-06)

Afgelopen vrijdag (3 mei 2019) is het volgende nieuwbericht naar buiten gebracht:

KLM start ‘gratis’ busdienst van Enschede naar Schiphol

ENSCHEDE - KLM start met een busdienst tussen Enschede en Schiphol. Reizigers die een KLM-ticket hebben gekocht, kunnen vanaf 1 juli in Enschede en Hengelo opstappen en meereizen naar de luchthaven. 

Na Maastricht en Nijmegen wordt de lijn vanaf Enschede de derde busdienst van KLM in Nederland. „Jaarlijks maken zo’n 30.000 reizigers gebruik van de busverbindingen. We zien potentie in het oosten van het land, waardoor het aantal busreizigers nog verder kan groeien”, zegt Koen van Zijl, woordvoerder van KLM.

„Het idee achter de busdienst is dat we mensen ophalen uit de regio en hen, op vertoon van hun KLM-ticket, gratis naar de hub op Schiphol brengen. De reiziger bespaart zo op brandstof, parkeren of een treinkaartje.”

Gratis koffie en WiFi

In de herkenbare KLM-blauwe touringcar is er voor de reiziger gratis koffie, thee en WiFi. Ook is er toilet aan boord. „De bussen gaan rijden op biodiesel en zijn dus zuiniger voor het milieu”, wil Van Zijl benadrukken. De bus rijdt meerdere keren per dag, onder meer om 04.30 en 12.30 uur, en vertrekt in zowel Enschede als Hengelo bij de bushaltes naast het treinstation. Tussendoor wordt alleen gestopt in Hengelo en Apeldoorn.

Instappen kan niet zo maar: de busreservering moet op het ticket staan. Dat zit als volgt: bij het boeken van het ticket op KLM.nl, dien je als reiziger Enschede of Hengelo als vertreklocatie aan te geven. Volgens KLM is de busrit gratis, al blijkt op de site van de luchtvaartmaatschappij dat je soms een paar euro extra betaalt als je in Twente opstapt.

Met name in het weekend is dit een hele goede optie om toch op tijd op Schiphol te komen.

De bus vertrekt dagelijks vanaf 1 juli vanaf Station Enschede om 04:30 en om 12:30 uur.

Vanaf Station Hengelo vertrekt de bus om 04:55 en om 12:55 uur en vanaf Station Apeldoorn om 05:55 en om 14:00 uur.

De bus vertrekt vanaf Schiphol richting Twente om 09:05 en om 21:00 uur.

Op dit moment is het niet mogelijk om dit via AirGo te boeken. Dit probleem hebben we gemeld en zal hopelijk zo spoedig mogelijk opgelost worden. Op het moment dat het wel te boeken is, zal dit zo spoedig mogelijk gecommuniceerd worden met jullie.

Tot die tijd kunnen deze boekingen via de Travel Unit worden geboekt! Svp wel duidelijk aangeven vanaf welk station moet worden geboekt.

Het is niet mogelijk om de bus achteraf bij te boeken of los te boeken!!

Nieuwe AirGo versie

De invoering van de nieuwe AirGo versie heeft vertraging opgelopen. Zo gauw we hier meer informatie over hebben, laten we het weten!

Met vriendelijke groet,

Wendy, Helen en Ginie
UT Travel Unit
+31 53 4894718
E-mail: travelunit@utwente.nl

Nieuws van de UT Travel Unit – 7 (2019-02-27)

Hallo allemaal,

Verhuizing

Wij zijn verhuisd. Vanaf nu zitten we in kamer 2-112 in het ITC gebouw aan de Hengelosestraat 99. Hieronder zie je onze nieuwe werkplek. Je bent van harte welkom om te komen kijken! 

Afwezig op donderdagmiddag 28 februari 2019

In verband met een afdelingsuitje zijn wij donderdagmiddag vanaf 13:45 afwezig.

Mail Transavia

Naar aanleiding van de mail over een Transavia boeking kunnen we melden dat deze aan de juiste boeker gekoppeld is. Mocht je ooit een foutmelding krijgen bij een low cost boeking, laat het ons dan weten. Soms is namelijk de boeking wel gemaakt bij de airline, maar is de boeking niet afgesloten in AirGo.

 Nogmaals AirGo

 Vanaf 1 april (geen grap!) gaat VCK over op een ander reserveringssysteem, van Amadeus naar Sabre. Dit heeft als gevolg dat ook wij als Travel Unit ook over gaan op Sabre.

 Voor AirGo heeft het ook gevolgen, vanaf 1 april gaan jullie dus ook over op het nieuwe AirGo systeem!

Om alvast een idee te krijgen van het nieuwe systeem, zie hieronder de link naar de instructiefilmpjes:

https://www.vcktravel.nl/docs/airgo/videos.html

We houden jullie op de hoogte van de ontwikkelingen!

Met vriendelijke groet,

Helen, Wendy en Ginie Wendy
Travel Unit UT

Nieuws van de UT Travel Unit – 6 (2019-02-14)

Hallo allemaal,

Verhuizing

Wij gaan verhuizen! Nog niet naar de Campus, maar wel intern in het ITC-gebouw. Dit gaat gebeuren op donderdag 14 en vrijdag 15 februari. Door de uitbreiding van de Travel Unit met Helen is ons kantoor te klein geworden. Onze nieuwe kamer wordt 2-112. Door de verhuizing lopen we vertraging op in het beantwoorden van de mail en het boeken van de reizen. We zijn vrijdagochtend 15 februari verminderd bereikbaar. In de loop van de vrijdag hopen we weer tot jullie dienst te kunnen zijn. We vragen hiervoor jullie begrip. Jullie zijn van harte welkom om een keer te komen kijken in ons nieuwe kantoor!

Nieuw e-mail adres

Sinds vorige maand is ons standaard e-mail adres travelunit@utwente.nl. We vragen jullie om zo veel mogelijk dit e-mail adres te gebruiken, aangezien we alle 3 toegang hebben tot deze mailbox. Het telefoonnummer van de Travel Unit is 053-4894718.

 AirGo

Vanaf 1 april (geen grap!) gaat VCK over op een ander reserveringssysteem, van Amadeus naar Sabre. Dit heeft als gevolg dat ook wij als Travel Unit ook over gaan op Sabre.

Voor AirGo heeft het ook gevolgen, vanaf 1 april gaan jullie dus ook over op het nieuwe AirGo systeem!

Om alvast een idee te krijgen van het nieuwe systeem, zie hieronder de link naar de instructiefilmpjes:

https://www.vcktravel.nl/docs/airgo/videos.html

We houden jullie op de hoogte van de ontwikkelingen!

Travel Unit op internet (herhaling)

Wij zijn druk bezig om meer handige informatie/nuttige links op internet te zetten. Antwoord op veel gestelde vragen kan dan ook daar teruggevonden worden. Zie link hieronder:

https://www.utwente.nl/en/hr/terms-of-employment/business-travel/ut-travel-unit/

Ook visa informatie en andere tips kun je hier terugvinden. Mocht je aanvullingen/vragen hebben of bepaalde onderwerpen behandeld zien dan horen we dat graag!

News Alerts

Regelmatig krijgen wij NEWS ALERTS via de mail van VCK TRAVEL. Deze zijn te lezen via de Twitter feed van VCK. Zie hieronder in het Nederlands en in het Engels.

https://twitter.com/vcktravel
https://twitter.com/vcktravel_en

We wensen jullie allemaal alvast een goed weekend!!

Met vriendelijke groet,

Helen, Ginie en Wendy

Travel Unit UT
Faculty of Geo-Information Science and Earth Observation (ITC) of the University of Twente
Hengelosestraat 99, PO Box 217, 7500 AE Enschede, The Netherlands
Room 2-112
+31 (0)53 4894718
travelunit@utwente.nl  

Nieuws van de UT Travel Unit – 5 (2018-11-23)

Hallo allemaal,

Hier weer even een korte nieuwsbrief van de Travel Unit!

Vakantieperiode

Ginie is de komende week (26 – 30 november) een weekje weg. Woensdag middag 28 november vanaf 14.00 uur is er GEEN bezetting bij de Travel Unit. In dit geval kan er in noodgevallen gebeld worden met VCK Travel in Hengelo (074-3771188). Houdt rekening met eventuele bijkomende kosten zoals een hogere fee. Verder zullen Helen en Wendy er gewoon dagelijks zijn van minimaal 09.00 – 16.00 uur.

Travel Unit op internet

Wij zijn druk bezig om meer handige informatie/nuttige links op internet te zetten. Antwoord op veel gestelde vragen kan dan ook daar teruggevonden worden. Zie link hieronder:

https://www.utwente.nl/en/hr/terms-of-employment/business-travel/ut-travel-unit/

Ook visa informatie en andere tips kun je hier terugvinden. Mocht je aanvullingen/vragen hebben of bepaalde onderwerpen behandeld zien dan horen we dat graag!

News Alerts

Regelmatig krijgen wij NEWS ALERTS via de mail van VCK TRAVEL. Deze zijn te lezen via de Twitter feed van VCK. Zie hieronder in het Nederlands en in het Engels.

https://twitter.com/vcktravel
https://twitter.com/vcktravel_en

We wensen jullie allemaal alvast een goed weekend!!

Met vriendelijke groet,

Helen, Ginie en Wendy
Travel Unit UT

Nieuws van de UT Travel Unit – 4 (2018-07-06)

Hallo allemaal,

Nog even wat dingen op een rijtje voordat de zomervakantie begint.

Vakantieperiode

Gedurende de hele zomer is er elke dag bezetting bij de Travel Unit van 09.00 – 15.30 uur.

 Wij zullen ook als backup functioneren voor de secretaresses die op vakantie zijn en normaal gesproken de reizen zelf boeken. Reisaanvragen mogen dan door de medewerkers rechtstreeks naar ons gestuurd worden. Wel graag met een ingevuld formulier met ofinummer. Willen jullie dit zelf binnen jullie faculteit bekend maken?

Het aanvraagformulier hebben we voor de volledigheid nog even bijgevoegd.

DELTA AIRLINES/AIR FRANCE ECONOMY COMFORT SEAT

Wil een reiziger graag een stoel met meer beenruimte dan is het bij Delta en Air France belangrijk dat je voordat je vluchten gaat zoeken je in het 1^e scherm al PREMIUM ECONOMY aangeeft bij CLASS! Alleen dan zit er meteen een Economy Comfort Stoel bij. Achteraf kan dit niet!

Ook is het het belangrijk dat je een Originele Delta vlucht of Air France vlucht inboekt en geen KLM vluchtnummer waarbij de vlucht uitgevoerd wordt door Delta of Air France! De vlucht moet dus een origineel Delta/AF vluchtnummer hebben. Zie hieronder de verschillen.

En niet zo:
 

 KLM Economy Comfort stoel

 Bij de KLM werkt het anders, daar kun je gewoon het goedkoopste tarief in Economy Class nemen en dan tegen een bedrag een Economy Comfort stoel bij kopen. In de seatmap kun je meteen kijken of er een Economy Comfort stoel beschikbaar is. Meestal zijn dit de rijen 10-14.

Je kunt stoelen toevoegen via Add Air Optional Service, zie hieronder rechts boven.

Je kunt het ook aan het bedrag zien, het ligt aan de status van de KLM Frequent Flyer kaart hoeveel hij/zij moet betalen voor een Economy Comfort Stoel. Hoe hoger de status hoe meer korting je krijgt. Bij Silver 25% korting en bij Gold 50% korting op zitplaatsen. En met Platinum zijn de zitplaatsen gratis. 

 Voor de terugvlucht hetzelfde herhalen.

Bagage KLM

Voor reizigers met een silver, gold of platinum flying blue card is het niet nodig om een tarief te nemen met extra bagage. Deze mensen mogen sowieso bagage meenemen zonder bij te betalen. Dit geldt ook voor de vluchten binnen Europa!

Voor reizigers die geen kaart hebben waarbij je gratis bagage mee mag nemen is het belangrijk dat er een tarief in Airgo wordt gekozen waar bagage bij zit! Dit kun je selecteren door te kijken tussen de tarieven waar een koffer achter staat.

Je kiest eerst de vluchten die je wilt en dan zie je de tarieven onder elkaar. Zie hieronder, LIGHTTWO is zonder bagage, STANDARD en FLEX is met bagage waarbij FLEX een duurder tarief is. Dit heeft weer te maken met de voorwaarden (kosteloos te annuleren en wijzigen binnen dezelfde boekingsklasse).

Dit FLEX tarief is altijd EUR 139,- hoger dan het LIGHTTWO tarief. Tussen LIGHTTWO en STANDARD zit EUR 50,- verschil.

Wijzigbaar ticket LUFTHANSA

Als je bij Lufthansa een wijzigbaar ticket wilt dan moet je het CLASSIC tarief kiezen. Hier zit tevens ook meteen de bagage bij in.

Het volgende nogmaals om onder jullie aandacht te brengen:

KLM tarieven zonder bagage naar VS en Canada

Voor vliegen in de Economy Class naar/van Noord-Amerika en Canada biedt KLM vanaf 7 december 2017 drie ticketopties: Light, Standard en Standard +. Deze opties gelden voor reizen vanaf 10 april 2018. Elke ticketoptie heeft zijn eigen services en voorwaarden en zijn eigen tarief. Hierdoor bent u in de gelegenheid om uw reis nóg beter af te stemmen op uw persoonlijke wensen.

In de tabel hieronder hebben wij alle services en voorwaarden van Light, Standard en Standard + overzichtelijk bijeengebracht. Naast een keuze uit één van de drie opties, is het ook nog steeds mogelijk om zelf uw ticket samen te stellen door extra services bij te kopen. Bijvoorbeeld Economy Comfort voor meer beenruimte of een à la carte-maaltijd. Dat kan meteen bij boeking of op een later moment.

Light, Standard en Standard + zijn ook van toepassing op vluchten van Air France. Delta Air Lines en Alitalia, de joint venture partners van KLM en Air France, introduceren een vergelijkbare tarievenstructuur.

We wensen jullie allemaal een fijne zomer en voor nu alvast een goed weekend!!

Met vriendelijke groet,

Helen, Ginie en Wendy
Travel Unit UT

Nieuwsbrief van de UT Travel Unit – 3 (2018-03-29)
 

Hallo allemaal,

We willen jullie nog bedanken voor de aanwezigheid op de Travel Arrangers Dag op 1 februari. Wij vonden het in ieder geval erg geslaagd en voor herhaling vatbaat.

De Travel Unit sluit vandaag (donderdag 29 maart) vroeg, vanaf 14:30 uur zijn we niet meer bereikbaar. Nieuwe reizen en/of wijzigingen kunnen worden geregeld via VCK in Hengelo (hengelo@vcktravel.nl, tel.nr 074-3771188). Hiervoor zal wel de hogere fee in rekening worden gebracht. Dinsdag 3 april zijn we er weer.

Deze nieuwsbrief is wat korter. Mocht je onderwerpen hebben waar je graag iets meer van wilt weten, dan horen we het graag!

KLM tarieven zonder bagage naar VS en Canada

 Voor vliegen in de Economy Class naar/van Noord-Amerika en Canada biedt KLM vanaf 7 december 2017 drie ticketopties: Light, Standard en Standard +. Deze opties gelden voor reizen vanaf 10 april 2018. Elke ticketoptie heeft zijn eigen services en voorwaarden en zijn eigen tarief. Hierdoor bent u in de gelegenheid om uw reis nóg beter af te stemmen op uw persoonlijke wensen.

In de tabel hieronder hebben wij alle services en voorwaarden van Light, Standard en Standard + overzichtelijk bijeengebracht. Naast een keuze uit één van de drie opties, is het ook nog steeds mogelijk om zelf uw ticket samen te stellen door extra services bij te kopen. Bijvoorbeeld Economy Comfort voor meer beenruimte of een à la carte-maaltijd. Dat kan meteen bij boeking of op een later moment.

Light, Standard en Standard + zijn ook van toepassing op vluchten van Air France. Delta Air Lines en Alitalia, de joint venture partners van KLM en Air France, introduceren een vergelijkbare tarievenstructuur.

Voor reizigers met een silver, gold of platinum flying blue card is het niet nodig om een tarief te nemen met extra bagage. Deze mensen mogen sowieso bagage meenemen zonder bij te betalen. Dit geldt ook voor de vluchten binnen Europa!

Hotels

Voor het boeken van hotels via VCK-AirGo is een (eigen) credit card nodig. Als Travel Unit boeken we voornamelijk via booking.com. We hebben daar een speciale login voor, zodat we kunnen profiteren van 10% genius korting als dat door het hotel worden aangeboden. Door gebruik te maken van 1 aanbieder, hebben we meer informatie over waar de medewerkers van de UT zich bevinden in het geval van calamiteiten

Vaak wordt er gevraagd naar betaling vooraf, zodat de medewerker niet hoeft te betalen. Dit zijn vaak de reserveringen die dan niet meer gecanceld kunnen worden, dus als een reis niet doorgaat, krijg je niets terug. Onze voorkeur gaat uit naar boekingen die tot kort voor aankomst te annuleren zijn. De medewerker kan dan een voorschot aanvragen om het hotel ter plekke te betalen

We wensen jullie allemaal een vrolijk pasen!

Met vriendelijke groet,

Wendy, Helen en Ginie

Nieuws van de UT Travel Unit – 2 (2017-12-20)

Onderwerpen

-          Openingstijden deze week
-          Hotels
-          Visa
-          Tips en Tricks – AirGo
-          Travel Arrangers dag – reminder

Openingstijden deze week

We zijn aanwezig tot vrijdagmiddag 14:00 uur. Daarna gaan we genieten van een welverdiende vakantie. Indien er na deze tijd nog een boeking gemaakt moet worden, dan svp contact opnemen met VCK Travel in Hengelo (074-3771188, hengelo@vcktravel.nl). Ze zullen dan wel een hogere fee hanteren. Vanaf 2 januari zijn we weer aanwezig.

In geval van problemen in de tussenliggende periode, dan ook contact opnemen met VCK Travel, dit kan ook telefonisch buiten kantooruren op bovenstaand telefoonnummer. Deze is dan doorgeschakeld naar de 24 uurs dienst.

Hotels

Hotels boeken doen we voornamelijk via booking.com. We hebben daar een speciale login voor, zodat we kunnen profiteren van 10% genius korting als dat door het hotel worden aangeboden. Door gebruik te maken van 1 aanbieder, hebben we meer informatie over waar de medewerkers van de UT zich bevinden in het geval van calamiteiten. In een volgende nieuwsbrief komen we hier nog op terug.

Vaak wordt er gevraagd naar betaling vooraf, zodat de medewerker niet hoeft te betalen. Dit zijn vaak de reserveringen die dan niet meer gecanceld kunnen worden, dus als een reis niet doorgaat, krijg je niets terug. Onze voorkeur gaat uit naar boekingen die tot kort voor aankomst te annuleren zijn. De medewerker kan dan een voorschot aanvragen om het hotel ter plekke te betalen.

Visa

Visa vragen we aan via www.CIBTvisas.nl. Op deze website kun je alle informatie opvragen met betrekking tot de documenten die je nodig hebt voor een visum.

Gebruik de invulvelden en vervolgens kun je het e-mail pakket naar jezelf of de medewerker sturen. Zie afbeelding hieronder:

Gebruik niet de rode START ONLINE AAVRAAG button. Dan moet je namelijk ook gegevens invullen voor de betaling. Aan de hand van het aanvraagpakket weet je dan welke documenten je moet verzamelen voor de visumaanvraag. Let op, de informatie kan per week veranderen!

Het CIBTvisas orderformulier hoef je niet in te vullen, dat doen wij dan digitaal.

Ook is de Ambassade Registratie overbodig, dit kan heel makkelijk zelf gedaan worden via onderstaande link. Dit bespaart EUR 21.50 aan kosten.

https://informatieservice.nederlandwereldwijd.nl/

Tips en Tricks - AirGo

Mocht je een fout ontdekken in je net geboekte reis, dan kun je het ticket laten voiden. Dit kan alleen op de dag dat het ticket is uitgegeven. Je betaalt dan alleen de service fee. Let op, dit kan niet bij een low cost boeking, dus met Easyjet, Transavia, RyanAir, Vueling etc.

Zoek je een low cost reis, gebruik dan altijd search by fare.
Kies vervolgens de middelste optie WEB SEARCH:

Je ziet dan de low cost opties voor je reis.

Travel Arrangers dag - reminder

Om jullie te bedanken voor jullie geduld en ook voor teambuilding organiseren we een middag voor alle Travel Arrangers. Deze middag zal zijn op donderdag 1 februari, van 14:00 – 16:30. De precieze invulling van deze middag volgt nog, maar het zal in ieder geval informatief en gezellig zijn.

We vragen jullie om je hiervoor aan te melden, indien mogelijk voor donderdag 21 december 16:00 uur, zodat we een indicatie hebben met hoeveel personen we zijn! Aanmelden kan via g.gerrits@utwente.nl.

Graag horen we welk onderwerp jullie meer informatie willen hebben, dit kunnen we dan behandelen in een nieuwe nieuwsbrief!

We wensen jullie allemaal fijne feestdagen en een heel goed en gezond 2018.

Met vriendelijke groet,

Wendy, Helen en Ginie
UT Travel Unit
053-4894718

Onderwerpen

-          Openingstijden deze week

-          Hotels

-          Visa

-          Tips en Tricks – AirGo

-          Travel Arrangers dag – reminder

Openingstijden deze week

We zijn aanwezig tot vrijdagmiddag 14:00 uur. Daarna gaan we genieten van een welverdiende vakantie. Indien er na deze tijd nog een boeking gemaakt moet worden, dan svp contact opnemen met VCK Travel in Hengelo (074-3771188, hengelo@vcktravel.nl). Ze zullen dan wel een hogere fee hanteren. Vanaf 2 januari zijn we weer aanwezig.

In geval van problemen in de tussenliggende periode, dan ook contact opnemen met VCK Travel, dit kan ook telefonisch buiten kantooruren op bovenstaand telefoonnummer. Deze is dan doorgeschakeld naar de 24 uurs dienst.

Hotels

Hotels boeken doen we voornamelijk via booking.com. We hebben daar een speciale login voor, zodat we kunnen profiteren van 10% genius korting als dat door het hotel worden aangeboden. Door gebruik te maken van 1 aanbieder, hebben we meer informatie over waar de medewerkers van de UT zich bevinden in het geval van calamiteiten. In een volgende nieuwsbrief komen we hier nog op terug.

Vaak wordt er gevraagd naar betaling vooraf, zodat de medewerker niet hoeft te betalen. Dit zijn vaak de reserveringen die dan niet meer gecanceld kunnen worden, dus als een reis niet doorgaat, krijg je niets terug. Onze voorkeur gaat uit naar boekingen die tot kort voor aankomst te annuleren zijn. De medewerker kan dan een voorschot aanvragen om het hotel ter plekke te betalen.

Visa

Visa vragen we aan via www.CIBTvisas.nl. Op deze website kun je alle informatie opvragen met betrekking tot de documenten die je nodig hebt voor een visum.

Gebruik de invulvelden en vervolgens kun je het e-mail pakket naar jezelf of de medewerker sturen. Zie afbeelding hieronder:

Gebruik niet de rode START ONLINE AAVRAAG button. Dan moet je namelijk ook gegevens invullen voor de betaling. Aan de hand van het aanvraagpakket weet je dan welke documenten je moet verzamelen voor de visumaanvraag. Let op, de informatie kan per week veranderen!

Het CIBTvisas orderformulier hoef je niet in te vullen, dat doen wij dan digitaal.

Ook is de Ambassade Registratie overbodig, dit kan heel makkelijk zelf gedaan worden via onderstaande link. Dit bespaart EUR 21.50 aan kosten.

https://informatieservice.nederlandwereldwijd.nl/

Tips en Tricks - AirGo

Mocht je een fout ontdekken in je net geboekte reis, dan kun je het ticket laten voiden. Dit kan alleen op de dag dat het ticket is uitgegeven. Je betaalt dan alleen de service fee. Let op, dit kan niet bij een low cost boeking, dus met Easyjet, Transavia, RyanAir, Vueling etc.

Zoek je een low cost reis, gebruik dan altijd search by fare.

Kies vervolgens de middelste optie WEB SEARCH:

Je ziet dan de low cost opties voor je reis.

Travel Arrangers dag - reminder

Om jullie te bedanken voor jullie geduld en ook voor teambuilding organiseren we een middag voor alle Travel Arrangers. Deze middag zal zijn op donderdag 1 februari, van 14:00 – 16:30. De precieze invulling van deze middag volgt nog, maar het zal in ieder geval informatief en gezellig zijn.

We vragen jullie om je hiervoor aan te melden, indien mogelijk voor donderdag 21 december 16:00 uur, zodat we een indicatie hebben met hoeveel personen we zijn! Aanmelden kan via g.gerrits@utwente.nl.

Graag horen we welk onderwerp jullie meer informatie willen hebben, dit kunnen we dan behandelen in een nieuwe nieuwsbrief!

We wensen jullie allemaal fijne feestdagen en een heel goed en gezond 2018.

Met vriendelijke groet,

Wendy, Helen en Ginie

UT Travel Unit

053-4894718

Nieuws van de UT Travel Unit – 1 (14-12-2017) 

Onderwerpen in deze nieuwsbrief

-          Waarom
-          Introductie nieuwe medewerkster Travel Unit
-          Treinreizen
-          Nieuws uit de markt
-          Travel Arrangers dag

Waarom

Als Travel Unit vinden we het belangrijk om jullie op de hoogte te stellen van de enerverende wereld van het reizen. De reiswereld is erg onderhevig aan wijzigingen en om ook jullie werk wat makkelijker te maken, denken wij dat het goed is om jullie op de hoogte te houden. Ook zullen we in deze en de komende nieuwsbrieven de vragen beantwoorden die we geregeld van jullie krijgen. Het plan bestond al langer, maar was niet uit te voeren door de drukte van het afgelopen jaar.

Mochten jullie onderwerpen hebben waar je vragen over hebt, of graag wat meer uitleg over wilt, laat het ons dan weten. We zullen dit dan toelichten in een volgende nieuwsbrief.

Mocht je geen prijs stellen op deze informatie, laat het dan ook weten. We halen je dan van de e-mail lijst af. Mocht je nog mensen weten die deze nieuwsbrief niet hebben ontvangen en dat wel graag willen, ook dan horen we het graag.

Voor de mensen die deze mail krijgen via hun secretariaatsmail, maar op persoonlijke titel op de mailing lijst willen, geef het dan door, we zullen je naam dan toevoegen.

Introductie Helen

Zoals een aantal van jullie al weten, hebben we sinds 1 november een nieuwe collega. Hieronder stelt ze zich voor:

Mijn naam is Helen Youssef-Murad. Ik woon in Hengelo, samen met mijn man en onze 2 kinderen, een zoon (Elian, 10 jaar) en een dochter (Eva, 5 jaar).

Van 2004 tot 2010 ben ik ook werkzaam geweest bij de Travel Unit, helaas kwam daar een eind aan door de reorganisatie en kreeg ik een ander functie als project secretaresse bij de afdeling FEZ.

Toen de Travel Unit een vacature had, heb ik meteen gesolliciteerd en ben blij dat ik nu weer een functie heb waar mijn hart ligt.

Ik heb er zin in en ik verheug me erop om met jullie samen te werken.

Helen werkt op dinsdag, woensdag en vrijdag. Wendy is er op maandag en donderdag de hele dag en dinsdag- en vrijdagochtend. Het algemene (UT) telefoonnummer van de Travel Unit is 053-4894718.

Treinreizen

 Door de UT is 2,5 jaar geleden besloten om de medewerkers de mogelijkheid te geven om zelf internationale treintickets te boeken via de login van de NS Business Card. Alles wat te boeken is op de website van www.nsinternational.nl is ook te boeken via de eigen login van de NS Business card. Ook kan men dan voor meerdere collega’s tegelijk boeken.

Treinreizen die niet via NS International geboekt kunnen worden, kunnen via de Travel Unit worden geboekt. Wij doen dat via de Treinreiswinkel. Naast de administratie fee van EUR 9,50 komt er 1,5% bij de prijs op in verband met betaling via Credit Card.

Treinreizen binnen Nederland voor gasten kunnen worden geboekt via AirGo!

Nieuws uit de Markt

KLM tarieven zonder bagage naar VS en Canada

Voor vliegen in de Economy Class naar/van Noord-Amerika en Canada biedt KLM vanaf 7 december 2017 drie ticketopties: Light, Standard en Standard +. Deze opties gelden voor reizen vanaf 10 april 2018. Elke ticketoptie heeft zijn eigen services en voorwaarden en zijn eigen tarief. Hierdoor bent u in de gelegenheid om uw reis nóg beter af te stemmen op uw persoonlijke wensen.

In de tabel hieronder hebben wij alle services en voorwaarden van Light, Standard en Standard + overzichtelijk bijeengebracht. Naast een keuze uit één van de drie opties, is het ook nog steeds mogelijk om zelf uw ticket samen te stellen door extra services bij te kopen. Bijvoorbeeld Economy Comfort voor meer beenruimte of een à la carte-maaltijd. Dat kan meteen bij boeking of op een later moment.

Light, Standard en Standard + zijn ook van toepassing op vluchten van Air France. Delta Air Lines en Alitalia, de joint venture partners van KLM en Air France, introduceren een vergelijkbare tarievenstructuur.

 Voor reizigers met een silver, gold of platinum flying blue card is het niet nodig om een tarief te nemen met extra bagage. Deze mensen mogen sowieso bagage meenemen zonder bij te betalen. Dit geldt ook voor de vluchten binnen Europa!

Travel Arrangers dag

Om jullie te bedanken voor jullie geduld en ook voor teambuilding organiseren we een middag voor alle Travel Arrangers. Deze middag zal zijn op donderdag 1 februari, van 14:00 – 16:30. De precieze invulling van deze middag volgt nog, maar het zal in ieder geval informatief en gezellig zijn.

We vragen jullie om je hiervoor aan te melden, indien mogelijk voor donderdag 21 december, zodat we een indicatie hebben met hoeveel personen we zijn! Aanmelden kan via g.gerrits@utwente.nl.

Tot de volgende nieuwsbrief!

Met vriendelijke groet,

Wendy, Helen en Ginie
UT Travel Unit