De start van de nieuwe programmamanager organisatieverandering markeert de volgende fase van de aanpak om de UT weer financieel gezond te maken. In fase 2 worden alle verschillende verandertrajecten en organisatiewijzigingen samengevoegd tot een integrale aanpak gericht op het toekomstbestendig maken van het inhoudelijk profiel en de bedrijfsvoering van de UT. Hierbij worden de Building Blocks geclusterd rond 5 thema’s.
De twintig Building Blocks zijn in het leven geroepen om bij te dragen aan het verkrijgen van meer inhoudelijke focus en een financieel gezondere UT. De afgelopen periode hebben alle Building Blocks stappen gezet om hun opdracht te realiseren, variërend van sturing op registratie vakantiedagen tot advies over effectieve besluitvorming. Een aantal heeft substantieel meters gemaakt, enkele zijn geïmplementeerd in de staande organisatie. Het is tijd voor de volgende fase, waarin de ervaringen uit fase 1 en inzet van alle betrokkenen bijdragen aan een heldere en effectieve gezamenlijke aanpak. Onderdeel hiervan is de clustering van Building Blocks rond een vijftal thema’s, gezien de inhoudelijke samenhang van deze Building Blocks. Het betreft de volgende thema’s:
- Future proof Education
- Future proof Research & Innovation
- Towards an effective and efficient research infrastructure
- Innovation ecosystem
- Effective support processes
Enkele resultaten
Verschillende Building Blocks hebben inmiddels ook de eerste resultaten bereikt. Hierbij een eerste indruk.
BB 1: Verhogen instroom
Om de instroom te verhogen is interdisciplinair gewerkt aan snelle verbeteringen zoals veranderingen tijdens de aankomende Open Dagen op 25 en 26 oktober, optimalisatie van de wervingssites en het verbeteren van het pre-boardingproces. Tevens wordt gewerkt aan een overzicht van mogelijkheden waar je als collega zelf ook kan meehelpen om de instroom te verhogen. Hierover zullen we binnenkort meer over communiceren.
BB 2: Futureproof education
In deze Building Block wordt vanuit operationeel perspectief gewerkt aan een toekomstbestendig onderwijsaanbod. Hiervoor is allereerst de kostenstructuur van ons onderwijs in kaart gebracht en vervolgens de mogelijkheden om zonder verlies van kwaliteit en identiteit tot een doelmatiger onderwijs te komen. Op dit moment wordt met de UCOW en de UCB gesproken over deze mogelijkheden om te komen tot aanbevelingen voor het CvB en faculteiten. Deze zullen naar alle waarschijnlijkheid vanaf 2025 impact hebben op de processen waarmee we ons onderwijs zullen begroten.
BB 12: Optimalisering administratieve processen
Deze Building Block is gestart met snelle aanpassingen in processen waarvan de verbetermogelijkheden al in beeld waren. Zo is bij ET getest of een andere manier van formatiebeheer in AFAS leidt tot betere prognoses. De evaluatie hiervan wordt in oktober afgerond. Bij een positief resultaat gaan we over tot een UT brede implementatie.
BB 17: Optimaliseren verlofregistratie
Een goede slag is gemaakt in het optimaliseren van de registratie van verlofuren. Aan alle collega’s is via leidinggevenden verzocht de reguliere verlofuren op te nemen en te registreren in myhr.utwente.nl en bestaande stuwmeren te verkleinen. Een belangrijk bijdrage die je zelf kunt leveren: voor elke niet opgenomen vakantiedag moet de UT namelijk een financiële reservering aanhouden. Voor de oproep hadden 420 medewerkers geen verlofuren geregistreerd met een verlofwaarde van 623.000 euro. Middelen die we als UT niet op een andere manier in kunnen zetten. Inmiddels is het aantal collega’s dat geen verlof heeft geregistreerd, op dit moment, gedaald naar 190. Een mooie eerste stap, maar de oproep blijft; plan vooraf en registreer vooral je verlofuren in MyHR.
Prinsjesdag
De bezuinigingsplannen van de regering zijn gisteren tijdens Prinsjesdag gepresenteerd. In de komende periode wordt in kaart gebracht welke impact de plannen hebben op onze universiteit. Zie ook het eerder geplaatste bericht 'Grote zorgen over aangekondigde bezuinigingen op hoger onderwijs en wetenschap'.
Meer informatie op de topicpagina Towards financial resilience.
