Melding onregelmatigheden

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1.1. Definities

1. In deze regeling wordt verstaan onder:

a. de universiteit: de Universiteit Twente;

b. een vermoeden van een onregelmatigheid: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot de universiteit of een onderdeel daarvan omtrent:

- een ernstig strafbaar feit;

- een grove schending van regelgeving;

- het misleiden van de voor de universiteit aangewezen accountant;

- een groot gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu, of

- het bewust achterhouden van informatie over deze feiten;

c. leidinggevende: de leidinggevende van de organisatie-eenheid waarbinnen de onregelmatigheid wordt vermoed.

2. Onder werknemer, onderscheidenlijk student wordt tevens verstaan:

a. een andere persoon die binnen de universiteit werkzaam is, zoals een gastdocent, stagiair of uitzendkracht;

b. een student die is ingeschreven aan een niet in het Centraal Register Opleiding Hoger Onderwijs vermelde opleiding van de universiteit.

Hoofdstuk 2. Interne procedure

 

Artikel 2.1. Interne melding aan leidinggevende

1. De werknemer of student die een vermoeden heeft van een onregelmatigheid, meldt dit vermoeden bij de desbetreffende leidinggevende.

2. De leidinggevende zendt de werknemer of student die een vermoeden van een onregelmatigheid heeft gemeld, een ontvangstbevestiging, waarin wordt melding gemaakt van het gemeld vermoeden van een onregelmatigheid en het ogenblik waarop de werknemer of student het vermoeden heeft gemeld.

3. De in het eerste lid bedoelde leidinggevende draagt er zorg voor dat het College van Bestuur onverwijld op de hoogte wordt gesteld van een gemeld vermoeden van een onregelmatigheid en van de datum waarop de melding is ontvangen.

4. Naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een onregelmatigheid stelt de leidinggevende onverwijld een onderzoek in.

5. In afwijking van het bepaalde in de voorgaande leden kan de werknemer of student een vermoeden van een onregelmatigheid rechtstreeks bij het College van Bestuur melden indien zwaarwegende belangen toepassing van die leden in de weg staan.

6. Indien de melding betrekking heeft op een vermoeden van een onregelmatigheid, gepleegd door het College van Bestuur dan wel door één of meer van zijn leden, vindt de melding plaats bij de Raad van Toezicht.

Artikel 2.2. Een standpunt

1. Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de interne melding wordt de werknemer of student door of namens de leidinggevende schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemeld vermoeden van een onregelmatigheid.

2. Indien het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, wordt de werknemer of student door of namens de leidinggevende hiervan in kennis gesteld en aangegeven binnen welke termijn hij of zij een standpunt tegemoet kan zien.

Hoofdstuk 3. Rechtsbescherming

Artikel 3.1.

De medewerker of student die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling een vermoeden van onregelmatigheid heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn of haar positie binnen de universiteit benadeeld als gevolg van het melden. Voor zover hij of zij te goeder trouw handelt en hij of zij geen persoonlijk gewin heeft bij de onregelmatigheid of de melding daarvan.

Hoofdstuk 4. Inwerkingtreding

Artikel 4.1. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2005.

Artikel 5.2. Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald als de Regeling melding onregelmatigheden Universiteit Twente.

Regeling melding onregelmatigheden Universiteit Twente

TOELICHTING

Het College van Bestuur vindt het -gezien de maatschappelijke ontwikkelingen- wenselijk dat er zorg voor wordt gedragen dat werknemers en studenten de mogelijkheid hebben te rapporteren over vermeende onregelmatigheden van algemene, operationele of financiële aard binnen de universiteit aan het College van Bestuur of een door dit college aangewezen functionaris en dat deze werknemers en studenten daardoor niet worden benadeeld in hun positie binnen de universiteit. Vermeende onregelmatigheden die het functioneren van leden van het College van Bestuur betreffen worden gerapporteerd aan de Raad van Toezicht.

Het ontwerp van zulk een regeling gaat hierbij. Kernbegrip is het begrip “vermoeden van een onregelmatigheid” (art. 1.1, eerste lid onder b). Het gaat hierbij om een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden omtrent een strafbaar feit, een grove schending van (interne of externe) regelgeving, het misleiden van de voor de universiteit aangewezen accountant, een groot gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu dan wel het bewust achterhouden van informatie over deze feiten. Deze feiten moeten uiteraard betrekking hebben op de universiteit of een onderdeel (faculteit, departement, instituut, opleiding, dienst, afdeling e.d.) daarvan.

De werknemer of student die een vermoeden heeft van een onregelmatigheid dient dit te melden bij de leidinggevende van de organisatie-eenheid waarbinnen de onregelmatigheid wordt vermoedt (art. 2.1, eerste lid). De leidinggevende is immers degene die verantwoordelijk is voor de gang van zaken binnen zijn of haar eenheid. De leidinggevende kan zijn de decaan, het diensthoofd, de opleidingsdirecteur, de wetenschappelijk directeur van het instituut, enz., afhankelijk van de desbetreffende organisatie-eenheid. Op deze regel zijn twee uitzonderingen. Er kunnen zwaarwegende belangen zijn die de toepassing van deze regel in de weg staan (art.2.1, vijfde lid). Hiervan is bijvoorbeeld sprake als de leidinggevende degene is ten aanzien van wie het vermoeden van een onregelmatigheid bestaat. In dit geval kan de werknemer of student de melding van het vermoeden van een onregelmatigheid rechtstreeks doen bij het College van Bestuur. Het vermoeden van een onregelmatigheid kan ook het College van Bestuur of één of meer van zijn leden betreffen. In dit geval dient de melding te worden gedaan bij de Raad van Toezicht (art. 2.1, zesde lid).

De leidinggevende, het College van Bestuur dan wel de Raad van Toezicht dient de werknemer of student die de melding heeft gedaan, een ontvangstbevestiging te zenden (artt. 2.1, tweede lid). Zij moeten ook het College van Bestuur op de hoogte stellen (artt. 2.1, derde lid). Naar aanleiding van de melding zal de leidinggevende of, in voorkomende gevallen, het College van Bestuur dan wel de Raad van Toezicht een onderzoek instellen (artt. 2.1, vierde en zesde lid).

Het onderzoek, ingesteld door de leidinggevende of, in voorkomende gevallen, College van Bestuur dan wel de Raad van Toezicht zal uitmonden in een inhoudelijk standpunt (art. 2.2, eerste en tweede lid). Indien dat standpunt hiertoe aanleiding geeft, zal moeten of kunnen worden overgegaan tot maatregelen zoals beëindiging van een gebleken ongewenste toestand of praktijk, aangifte van een strafbaar feit, een verbod tot het betreden van universitaire gebouwen of terreinen dan wel een disciplinaire sanctie, een en ander uiteraard overeenkomstig de daarvoor geldende regelingen.

De medewerker of student die heeft gerapporteerd over vermeende onregelmatigheden mag op geen enkele wijze in zijn of haar positie binnen de universiteit worden benadeeld. Uiteraard voor zover hij of zij te goeder trouw handelt en geen persoonlijk gewin heeft bij de onregelmatigheid of de melding daarvan. In de regeling is dit uitdrukkelijk vastgelegd (art. 3.1). Hij of zij kan hierop in voorkomende gevallen een beroep doen zowel in en buiten rechte.