Beoordelingsvoorschrift

Beoordelingsvoorschrift UT 1996

Onderaan dit document staat een toelichting.

Definities

Artikel 1

Dit voorschrift verstaat onder:

a. algemeen gezichtspunt: aspect van het arbeidsgedrag dat van belang is voor het oordeel over de functievervulling en toepasbaar is op een veelheid van functies.

b. beoordelaar: functionaris die door de beoordelingsautoriteit is aangewezen om de beoordeling op te maken.

c. beoordeling: oordeel over de functievervulling door het personeelslid dat volgens dit voorschrift tot stand komt.

d. beoordelingsadviseur: de personeelsadviseur die belast is met het toezicht op een juiste interpretatie en hantering van dit voorschrift.

e. beoordelingsautoriteit: de door het bevoegd gezag als zodanig aangewezen functionaris.

f. beoordelingslijst: het formulier waarop de beoordeling wordt vastgelegd.

g. bevoegd gezag: het College van Bestuur van de Universiteit Twente.

h. functie: samenstel van werkzaamheden waarmee het personeelslid, krachtens hem door of vanwege het bevoegd gezag gegeven opdracht, gedurende het beoordelingstijdvak in feite was belast.

i. functiebestanddeel: het samenstel van werkzaamheden dat naar aard en/of gerichtheid een te onderscheiden eenheid in de functie vormt.

j. functievervulling: het totaal van prestaties en gedragingen van het personeelslid tijdens de uitoefening van zijn functie.

k. functioneringsgesprek: gesprek als bedoeld in artikel 3.2, lid 3 van het Rechtspositiereglement wetenschappelijk onderwijs en onderzoek.

l. informant: degene die de beoordelaars feitelijke inlichtingen verstrekt over de functievervulling door het personeelslid.

m. personeelslid: degene op wie artikel 3.2 van het Rechtspositiereglement Wetenschappelijk Onderwijs en Onderzoek van toepassing is.

n. vertrouwenspersoon: een al dan niet uit de universiteitsgemeenschap afkomstige persoon die door het bestuur van een faculteit, op voordracht van de gezamenlijke hoogleraren van de betreffende faculteit, als zodanig is benoemd voor een periode van vier jaar.

Beoordelingstijdvak

Artikel 2

1. Een beoordeling heeft betrekking op een tijdvak dat tenminste zes maanden en ten hoogste twee jaar omvat.

2. In het beoordelingstijdvak moet tenminste één functioneringsgesprek zijn gevoerd.

3. Het beoordelingstijdvak strekt zich niet uit over een periode waarover reeds een beoordeling is vastgesteld.

Beoordelingsmoment

Artikel 3

Een beoordeling wordt opgemaakt:

a. als het voornemen bestaat het personeelslid vaste dienst te verlenen;

b. als het voornemen bestaat het personeelslid een "bevordering" te geven;

c. als het onthouden van een "periodieke verhoging" wordt overwogen;

d. op verzoek van de directe chef en/of de beoordelingsautoriteit;

e. op verzoek van het betrokken personeelslid, echter in beginsel niet meer
dan eenmaal per twee jaar.

Beoordelaars/informanten

Artikel 4

1. Onverminderd het bepaalde in lid 2, geschiedt de aanwijzing als beoordelaar door de beoordelingsautoriteit op grond van (mede)verantwoordelijkheid voor het functioneren van het te beoordelen personeelslid.

2. De beoordelingsautoriteit wijst in ieder geval als beoordelaar aan:

· voor het ondersteunend- en beheerspersoneel: de direct hiërarchische chef;

· voor het (overig) wetenschappelijk personeel: de hoogleraar in overeenstemming met wie men werkzaam is c.q. onder wiens toezicht men werkzaam is, en/of de Universitair Hoofddocent onder wiens supervisie gewerkt wordt dan wel de (hoogleraar) projectleider;

· voor het overig wetenschappelijk personeel werkzaam buiten de faculteit: de

direct hiërarchische chef.

3. Het personeelslid wordt uiterlijk 2 weken voor het opmaken van de voorlopige beoordeling - als bedoeld in artikel 6 - in kennis gesteld van het voornemen om over hem een beoordeling op te maken.

4. Het personeelslid en de beoordelaars kunnen ieder maximaal drie informanten aanwijzen.
Het is mogelijk gezamenlijk informanten aan te wijzen. De beoordelaars horen de aangewezen informanten.

5. De beoordelingsautoriteit kan bepalen dat andere functionarissen, dan in de voorgaande leden bedoeld, als informanten en/of beoordelaars optreden.

6. De beoordelingsautoriteit kan niet tevens als beoordelaar optreden. Wanneer deze beoordelaar is, wijst het bevoegd gezag een andere beoordelingsautoriteit aan.

Beoordelingslijst

Artikel 5

Het bevoegd gezag stelt het model vast van de beoordelingslijst.

Opmaken voorlopige beoordeling

Artikel 6

1. In aanwezigheid van een beoordelingsadviseur maken de beoordelaars een voorlopige beoordeling op. Hiertoe leggen zij het oordeel over de functievervulling vast op de beoordelingslijst.

2. De beoordelaars maken de voorlopige beoordeling op ten aanzien van algemene gezichtspunten en/of functiebestanddelen.

3. Bij het opmaken van de voorlopige beoordeling gaan de beoordelaars uit van de door of vanwege het bevoegd gezag opgedragen werkzaamheden en de daaraan verbonden eisen. Eisen waarvan het personeelslid buiten zijn schuld geen kennis droeg, blijven daarbij buiten beschouwing.

4. Als de feitelijk te verrichten werkzaamheden afwijken van de werkzaamheden als bedoeld in lid 3, dan vermelden de beoordelaars deze op de beoordelingslijst.

5. Het personeelslid ontvangt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 2 weken voordat het beoordelingsgesprek - als bedoeld in artikel 7 - plaatsvindt, een afschrift van de voorlopige beoordeling.

Beoordelingsgesprek

Artikel 7

1. De beoordelaars bespreken de voorlopige beoordeling met het personeelslid, in aanwezigheid van de beoordelingsadviseur.

2. Het beoordelingsgesprek kan voor de beoordelaars aanleiding zijn de voorlopige beoordeling bij te stellen.

3. Zo spoedig mogelijk na het beoordelingsgesprek, leggen de beoordelaars een samenvatting van dit gesprek vast op de beoordelingslijst. Eventuele afspraken die naar aanleiding van het beoordelingsgesprek tussen de beoordelaars en het personeelslid zijn gemaakt, worden eveneens op de beoordelingslijst vastgelegd.

4. De beoordelaars ondertekenen de voorlopige beoordeling. Ook de beoordelingsadviseur ondertekent de voorlopige beoordeling, tenzij hij van mening is dat deze niet voldoende door argumenten wordt gestaafd en/of dat de beoordelaars dit voorschrift onjuist hebben gehanteerd. In dat geval maakt de beoordelingsadviseur daarvan schriftelijk en met redenen omkleed melding aan de beoordelingsautoriteit.

5. Het personeelslid is verplicht om, zo spoedig mogelijk nadat de samenvatting van het beoordelingsgesprek op de beoordelingslijst is vastgelegd, de voorlopige beoordeling voor gezien te tekenen.

6. Het personeelslid ontvangt een afschrift van de door hem voor gezien getekende voorlopige beoordeling.

Beoordeling hoogleraren

Artikel 8

1. Een beoordeling van een hoogleraar wordt opgemaakt:

a.

op verzoek van de betrokken hoogleraar echter in beginsel niet vaker dan eenmaal per twee jaar;

b.

op verzoek van het faculteitsbestuur en/of de rector-magnificus;

c.

als een wijziging in de rechtspositie van de betrokken hoogleraar wordt overwogen; doch in ieder geval om de zes jaar.

2. De voorlopige beoordeling wordt opgemaakt in aanwezigheid van de beoordelingsadviseur door:

· de vertrouwenspersoon van de faculteit, indien benoemd, en

· de faculteitsdecaan en

· een ad hoc, door het faculteitsbestuur, na overleg met de betrokken hoogleraar, te benoemen deskundige van buiten de faculteit ingeval een bevordering wordt overwogen. In overige gevallen is de aanwezigheid van de deskundige facultatief. De deskundige dient op het vakgebied van de betrokken hoogleraar werkzaam te zijn.

3. De rector-magnificus fungeert als beoordelingsautoriteit terzake van beoordelingen van hoogleraren.

4.

Artikel 3 en artikel 4 lid 1, 2 en 4 van dit voorschrift zijn niet van toepassing op de beoordelingen van hoogleraren.

Vaststellen beoordeling

Artikel 9

1. Nadat het personeelslid de voorlopige beoordeling voor gezien heeft getekend, leggen de beoordelaars deze zo spoedig mogelijk ter vaststelling voor aan de beoordelingsautoriteit.

2. Als de voorlopige beoordeling naar het oordeel van de beoordelingsautoriteit op een zorgvuldige wijze tot stand is gekomen en het personeelslid maakt geen gebruik van de in artikel 10 bedoelde mogelijkheid tot het indienen van bedenkingen, dan stelt de beoordelingsautoriteit de beoordeling vast.

3. Het personeelslid ontvangt een afschrift van de vastgestelde beoordeling.

Bedenkingen

Artikel 10

1. Het personeelslid kan binnen 6 weken na ontvangst van het afschrift van de voorlopige beoordeling - als bedoeld in artikel 7 lid 6 - schriftelijk en gemotiveerd bedenkingen indienen bij de beoordelingsautoriteit.

2. Het personeelslid dat bedenkingen heeft ingediend, krijgt de gelegenheid om deze mondeling bij de beoordelingsautoriteit toe te lichten. Deze kan bepalen dat ook andere personen bij dit gesprek aanwezig zijn.

3. De beoordelingsautoriteit neemt binnen 6 weken na ontvangst van de bedenkingen een beslissing. Hij beslist na overleg met de beoordelaars en de beoordelingsadviseur.

4. De beoordelingsautoriteit deelt het personeelslid schriftelijk mee of hij wijzigingen, en zo ja welke, in de voorlopige beoordeling heeft aangebracht. Daarbij vermeldt hij de redenen waarom hij niet, of niet volledig, aan de bedenkingen is tegemoetgekomen. Vervolgens stelt de beoordelingsautoriteit de beoordeling vast.

5. De beoordelingsautoriteit kan, na overleg met de beoordelaars en de beoordelingsadviseur, besluiten de voorlopige beoordeling niet vast te stellen, onder gelijktijdige bepaling wanneer een nieuwe beoordeling wordt opgemaakt en over welk tijdvak. Als deze situatie zich voordoet, dan stelt de beoordelingsautoriteit het personeelslid hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk en met redenen omkleed in kennis.

Bezwaren

Artikel 11

1. Als het personeelslid het niet eens is met het besluit van de beoordelingsautoriteit als bedoeld in artikel 10 lid 4, dan kan hij binnen 6 weken na de dag waarop het desbetreffende besluit aan hem bekend is gemaakt, een bezwaarschrift indienen bij het bevoegd gezag. Het bevoegd gezag bevestigt schriftelijk de ontvangst van het bezwaarschrift.

2. Als de bezwaren tegen het besluit van de beoordelingsautoriteit naar het oordeel van het bevoegd gezag kennelijk geheel gegrond zijn, dan stelt het de beoordeling binnen 6 weken na ontvangst van het bezwaarschrift dienovereenkomstig vast. Het bevoegd gezag stelt het personeelslid, de beoordelingsautoriteit en de beoordelaars hiervan schriftelijk in kennis.

3. In andere gevallen dan bedoeld in het vorige lid, legt het bevoegd gezag het bezwaarschrift voor advies voor aan een adviescommissie. Het personeelslid wordt hiervan schriftelijk in kennis gesteld.

4. Als het bevoegd gezag het bezwaarschrift voorlegt aan de in lid 3 genoemde adviescommissie, dan stelt het de beoordeling binnen 10 weken na ontvangst van het bezwaarschrift, al dan niet gewijzigd, vast.

5. De adviescommissie bestaat uit twee door het bevoegd gezag aangewezen functionarissen die niet bij de beoordeling betrokken waren. Daarnaast bestaat de commissie uit een externe voorzitter die door het bevoegd gezag is aangewezen, in overleg met de leden van de centrales van verenigingen van ambtenaren die zitting hebben in het Overlegorgaan Personeelszaken Universiteit Twente (OPUT).

6. Een secretaris en een personeelsadviseur, beiden aangewezen door het bevoegd gezag, staan de adviescommissie bij.

7. Het bevoegd gezag stelt het personeelslid schriftelijk in kennis van de samenstelling van de adviescommissie, alsmede van de namen van de secretaris en de personeelsadviseur.

8. Het bevoegd gezag behandelt bezwaren tegen het besluit van de beoordelingsautoriteit als bedoeld in artikel 10 lid 5, zoveel mogelijk overeenkomstig het gestelde in de leden 1 tot en met 7.

Bezwarenprocedure

Artikel 12

1. In gevallen als bedoeld in artikel 11 lid 3, zendt het bevoegd gezag het besluit van de beoordelingsautoriteit en de door het personeelslid op schrift gestelde bezwaren, alsmede alle verdere stukken die voor de beoordeling van de zaak van belang kunnen zijn, binnen 1 week na ontvangst van het bezwaarschrift aan de adviescommissie. Belanghebbenden kunnen tot tien dagen voor het horen nadere stukken indienen.

2. De adviescommissie houdt binnen 4 weken nadat zij de bescheiden als bedoeld in lid 1 heeft ontvangen, een hoorzitting. Hiervoor roept zij in ieder geval het personeelslid en de beoordelaars op. De adviescommissie stelt het personeelslid in de gelegenheid zijn oordeel en inzichten m.b.t. de beoordeling ter kennis van de commissie te brengen en deze mondeling dan wel schriftelijk nader toe te lichten.

3. Het personeelslid is bevoegd zich bij de behandeling van zijn zaak voor de adviescommissie door een raadsman te laten bijstaan.

4. Voorafgaand aan de hoorzitting, legt het bevoegd gezag alle op de zaak betrekking hebbende stukken gedurende tenminste 1 week voor belanghebbenden ter inzage.

5. De adviescommissie stelt het personeelslid, de beoordelaars en de beoordelingsautoriteit schriftelijk dan wel mondeling in de gelegenheid te reageren op hetgeen een ieder naar voren heeft gebracht.

6. De adviescommissie informeert het personeelslid en de beoordelaars tijdig over de namen, de plaats en de datum waarop personen worden gehoord. Het personeelslid en/of zijn raadsman, alsmede de beoordelaars zijn gerechtigd bij deze verhoren aanwezig te zijn. Het horen van personen buiten de aanwezigheid van het personeelslid en de beoordelaars om, geschiedt slechts met schriftelijke toestemming van het personeelslid en de beoordelaars.

7. Ieder personeelslid is verplicht aan een oproep van de adviescommissie gevolg te geven en desgevraagd alle verlangde inlichtingen naar waarheid en zonder voorbehoud te verstrekken. Van het horen wordt proces-verbaal opgemaakt. Degene die is gehoord ondertekent het gedateerde proces-verbaal.

8. De zittingen van de adviescommissie zijn niet openbaar.

9. De adviescommissie zendt haar advies, samen met de processen-verbaal, binnen 3 weken na de hoorzitting met redenen omkleed en door de voorzitter ondertekend aan het bevoegd gezag. Als de commissie er niet in slaagt binnen deze termijn advies uit te brengen, dan kan het bevoegd gezag die termijn met ten hoogste 4 weken verlengen. Het bevoegd gezag informeert het personeelslid, de beoordelaars en de beoordelingsautoriteit schriftelijk over een eventuele verlenging.

10.

Het personeelslid, de beoordelaars en de beoordelingsautoriteit ontvangen een afschrift van het
door de adviescommissie uitgebrachte advies.

Beslissing college van bestuur

Artikel 13

1.

Binnen 2 weken na ontvangst van het in artikel 12 lid 9 bedoelde advies, neemt het bevoegd gezag een beslissing op het bezwaarschrift.

2.

Het bevoegd gezag stelt het personeelslid van de beslissing in kennis door toezending of uitreiking. Als de beslissing op het bezwaarschrift afwijkt van het advies van de adviescommissie, dan vermeldt het bevoegd gezag de reden voor de afwijking in de beslissing. Het besluit heeft de vorm van een voor beroep vatbare beslissing en vermeldt de bevoegde rechter en de beroepstermijn.

3.

De adviescommissie, beoordelaars, beoordelingsautoriteit en de beoordelingsadviseur ontvangen ter informatie een afschrift van de aan het personeelslid gezonden bescheiden.

Overgangsbepalingen

Artikel 14

1.

Op het tijdstip van inwerkingtreding van dit voorschrift vervalt het "Beoordelingsvoorschrift Universiteit Twente 1994".

2.

Beoordelingen die zijn opgemaakt vóór de in artikel 15 lid 3 genoemde datum, worden afgehandeld op basis van het "Beoordelingsvoorschrift Universiteit Twente 1994".

Slotbepalingen

Artikel 15

1. In bijzondere gevallen kan het bevoegd gezag van het gestelde in dit voorschrift afwijken.

2. In gevallen waarin dit voorschrift niet voorziet, beslist het bevoegd gezag.

3. Dit voorschrift treedt in werking op 1 september 1996 en kan worden aangehaald als "Beoordelingsvoorschrift UT 1996".

Toelichting op het Beoordelingsvoorschrift Universiteit Twente 1996

Inleiding

Met de inwerkingtreding van het Rechtspo­si­tiereglement Wetenschappelijk Onderwijs en Onderzoek (RWOO) op 1 november 1995, hebben de regels die het College van Bestuur vaststelt voor het opmaken en vaststellen van personeelsbeoordelingen een nieuwe wettelijke grondslag gekregen. Aanpassing van het in 1994 vastgestelde beoordelingsvoorschrift is om die reden noodzakelijk. Artikel 3.2 van het RWOO vormt de wettelijke grondslag van het Beoordelingsvoorschrift UT 1996. Lid 1 van dit artikel luidt: "Het instellingsbestuur stelt regels vast voor het opmaken en vaststellen van beoordelingen van personeelsleden".

Daarnaast is het beoordelingsvoorschrift, mede op voorstel van het Overlegorgaan Personeelszaken Universiteit Twente (OPUT), op de volgende punten gewijzigd:

. In het tijdvak waarover de beoordeling zich uitstrekt, moet er tenminste één functioneringsgesprek met het te beoordelen personeelslid zijn gevoerd. Hiermee wordt de kans dat een beoordeling verrassingen oplevert kleiner, en de samenhang tussen de beoordeling en het functioneringsgesprek groter.

· Tot het tijdstip waarop de beoordelingsautoriteit de beoordeling vaststelt, wordt in het nieuwe beoorde­lingsvoorschrift gesproken over een voorlopige beoordeling. Het college wil hiermee benadruk­ken dat het oordeel dat de beoordelaars bij het opmaken van de beoordeling vastleggen, een voorlopig karakter heeft. Het gesprek dat de beoorde­laars met het perso­neelslid voeren, kan voor hen aanleiding zijn om hun oordeel bij te stellen.

· Het personeelslid ontvangt uiterlijk 2 weken voordat het beoordelingsgesprek plaatsvindt, een afschrift van de voorlopige beoordeling. Deze termijn stelt het personeelslid in de gelegenheid om zich op het gesprek voor te bereiden.

· Een informant tekent de voorlopige beoordeling niet meer voor gezien. Voortaan tekent de informant alleen een verklaring, waarin de informatie die hij zelf in het kader van de beoordeling heeft ingebracht, is vastgelegd. De beoordelaars voegen de getekende verklaring toe aan de beoordelings­lijst. Op deze wijze wordt voorkomen dat de informant kennis neemt van de inhoud van de voorlopige beoordeling.

Algemeen

Zoals ook in voorgaande beoordelingsvoorschriften van de UT is vermeld, hecht het College van Bestuur eraan enige opmerkingen te maken over de relatie tussen beoordelingen en functione­ringsgesprekken. Het functioneringsgesprek is bij uitstek geschikt om ervaringen en verwachtin­gen, die binnen een organisatie leven m.b.t. de inhoud en vervulling van de functie en het functione­ren van het personeelslid, te evalueren en te bespreken. Het gesprek kan bijdragen aan een zo goed mogelijke vervulling van de huidige functie onder zo gunstig mogelijke omstandig­heden. Daarnaast kan er een goede afstem­ming plaatsvinden tussen behoeften en mogelijkheden van het personeelslid enerzijds en de eenheid waar dat personeelslid werkzaam is anderzijds. Door middel van gerichte afspraken, is het mogelijk een voor iedereen bevredigende werksituatie te realiseren. Dit vereist inzicht in de wijze waarop een personeelslid zijn functie vervult en in de verwachtin­gen en meningen die er bij het hem in dat verband le­ven (Zie de 'Leidraad Funktioneringsge­sprekken UT 1992').

Als het systeem van functioneringsgesprekken goed voldoet, dan zal de personeelsbeoordeling in het verlengde daarvan liggen en er grotendeels een afspiegeling van zijn. Er zal dan slechts in incidentele gevallen een beoordeling plaatsvinden, n.l. wanneer bepaalde rechtspositionele beslissingen aan de orde zijn (b.v. verlenen van vaste dienst, bevordering, ontslag etc.) of wanneer een personeelslid dat zelf wenst. Redenen om aan de personeelsbeoordeling een zelfstan­dige plaats toe te kennen, zijn het rechtspositi­onele karakter ervan en de beroepsmogelijkheid die eraan verbonden is.

Artikelgewijze toelichting

Artikel 1

Hoewel de meeste definities voor zich spreken, verdienen enkele ervan nog enige toelichting.

a. "algemeen gezichtspunt"

De algemene gezichtspunten hebben betrekking op de manier van werken, bezien vanuit:

· de kennis en ervaring die nodig zijn om de functie goed te vervullen;

· de zelfstandigheid, d.w.z. de ruimte die in de functie is gelaten tot zelf denken, zelf besluiten en handelen en zelf het werk organiseren en eventueel dat van anderen;

· de uitdrukkingsvaardigheid, d.w.z. het spreken en schrijven als middelen tot communica­tie bij het vervullen van de functie;

· het kontakt met de mensen met wie de functionaris in zijn werk te maken heeft;

· de zorgvuldigheid die nodig is om de werkzaamheden goed te verrichten.

c. "beoordeling"

Het beoordelen van de prestaties en gedragingen van medewerkers is voor leidinggevenden in wezen een voortdurende activiteit. Het is een onderdeel van de geregel­de begelei­ding die bestaat uit het geven van opdrach­ten, beoordelen van de uitvoering, bijsturen, bespreken van de resultaten etc. Periodiek mondt deze begeleiding uit in een functione­ringsgesprek. De beoorde­ling voegt daar, ondermeer ten behoeve van rechts­positionele maatregelen, een element aan toe.

h. "functie"

Met de beschrijving van dit begrip, wordt beoogd een duidelijk beeld te krijgen van de werkelijke situatie. De beoordeling dient plaats te vinden tegen de achtergrond van het in feite opgedra­gen werk. Dit betekent dat een personeelslid dat zijn organieke functie (zie toelichting op artikel 6 lid 3 en 4) niet geheel aan kan, en aan wie om die reden een deel van die functie nog niet of niet meer werd opgedra­gen (al dan niet gepaard gaande met het opdragen van andere, respectieve­lijk lichtere werk­zaamheden), veelal toch een goede beoordeling zal krijgen. Als op de beoorde­lings­lijst duidelijk wordt vermeld met welk werk het personeelslid tijdens het beoordelingstijdvak in feite was belast, dan is dat geen bezwaar. De combinatie van deze notities met de in de lijst vermelde oordelen geeft dan immers een duidelijk beeld van de werkelijke situatie. Een en ander geldt uiteraard ook als aan iemand moeilijker werk dan behorend tot zijn organieke functie, werd opgedragen. Dit werk geldt dan als uitgangspunt voor de beoorde­ling.

i. "functiebestanddeel"

De functiebestanddelen komen meestal overeen met de in de (organieke) functiebeschrijving neergelegde hoofdbestanddelen van de functie.

j. "functievervulling"

De prestaties en gedragingen waar het bij de functievervulling om gaat, zijn niet los te zien van allerlei omstan­digheden: men werkt niet in een "vacuüm". Vaak zijn die omstan­dighe­den niet of nauwelijks van invloed op de kwaliteit van het functioneren. Als dat echter wel het geval is, dan moet daarvan, in aansluiting op het oordeel over het functioneren, melding worden gemaakt.

Artikel 2

lid 1

Om tot een voldoende afgewogen en reëel oordeel te komen, mag het beoordelings­tijdvak niet te kort en niet te lang zijn. Als het beoordelingstijdvak te kort is, dan ontstaat er een onvolledig beeld van de functievervul­ling. Toevallige incidenten kunnen daarbij een te grote rol spelen. Ook bij een te lang beoorde­lingstijdvak kan er in de beeldvorming een verteke­ning optreden.

Het is overigens niet de bedoeling van dit artikel aan te geven dat na elke periode van maximaal twee jaar een beoorde­ling dient te worden opgemaakt.

Artikel 3

Bepaalde rechtspositionele beslissingen vereisen een formeel oordeel over het functioneren van een personeelslid. Als een dergelijke beslissing wordt overwogen, dan moet er een beoorde­ling worden opgemaakt.

Ook los van eventuele rechtspositionele beslissingen, kan het wenselijk zijn een gegeven oordeel langs meer formele weg vast te laten leggen. Zo kunnen bijvoorbeeld verslagen van functionerings­gesprekken aanleiding geven tot het opmaken van een beoordeling. De beoordelings­autoriteit en de directe chef en het personeelslid kunnen elk afzonderlijk of gezamenlijk het initiatief nemen om over te gaan tot een beoordeling. Ook kan er een beoordeling plaatsvinden op verzoek van het personeels­lid.

Als een beoordeling wordt opgemaakt op verzoek van de directe chef en/of de beoordelings­autoriteit, dan stellen zij het personeelslid van te voren in kennis van het doel van de beoordeling.

Een personeelslid dat zelf een beoordeling wenst, moet daartoe een gemoti­veerd verzoek bij zijn directe chef indienen. Als deze geen reden ziet om het verzoek in te willigen, dan zal hij dit schriftelijk en gemoti­veerd afwijzen. Tegen deze afwijzing kan het personeelslid, binnen 6 weken nadat zijn verzoek is afgewezen, bezwaar indienen bij het College van Bestuur. In beginsel zal een beoordeling op verzoek van het personeelslid niet vaker dan éénmaal per twee jaar geschieden. Een en ander is afhankelijk van de specifieke omstandigheden.

Artikel 4

lid 1

Om de zorgvul­dig­heid, volledig­heid en objectiviteit in de oordeelsvor­ming te bevorderen, zijn er bij een beoordeling in de regel meerdere beoordelaars betrokken. Het hangt van de organisa­tievorm van de eenheid af, wie naast de directe chef van het betrokken personeelslid het meest in aanmer­king komt om als beoordelaar op te treden. Dit kan de zgn. naast‑hogere chef zijn, maar in projekt‑ of matrixstructuren kan het wenselijk zijn daarvoor in eerste instantie anderen in te schakelen.

lid 4 en 5

Deze leden openen de mogelijkheid om informanten en/of beoordelaars aan te wijzen.

In­for­man­ten zijn die­ge­nen die in­lich­tin­gen van feitelijke aard over de functiever­vulling kunnen verstrekken. Informanten nemen echter geen deel aan het bepalen van oordelen, zoals beoorde­laars. Zij moeten uiteraard wel kennis van de functie-inhoud en zicht op het functione­ren van het betrokken personeelslid hebben.

Artikel 5

In de bijlage van deze toelichting is het model van de beoordelingslijst opgeno­men.

Artikel 6

lid 1

De beoordelings­adviseur adviseert en ondersteunt de beoordelaars bij de voorberei­ding van de beoordeling, bij de feitelijke oordeelsvorming en bij het vastleggen van dat oordeel op de beoorde­lingslijst. Hij zorgt daarbij voor een juiste toepassing van de beoordelings­methode en het beoorde­lingsvoor­schrift.

Een beoordeling moet zo objectief mogelijk verlopen. Daarom is het van groot belang de functie-eisen, argumen­ten, gezichtspun­ten e.d. duidelijk en zorgvuldig te formuleren.

lid 2

Voor de "algemene gezichtspunten" wordt verwezen naar de toelichting op artikel 1 onder a.

In overleg met de beoordelingsadviseur kiezen de beoordelaars het beoordelingsstramien (algemene gezichtspunten en/of functiebestanddelen). Bij het maken van deze keuze, is het van belang te weten welke informatie zal worden vastge­legd. Als de beoordelaars willen vaststellen of een organieke functie volledig wordt ver­vuld, dan ligt een beoordeling op functiebe­standdelen voor de hand. Bij func­ties met een meer algemene taakstelling, kan beoordelen op algemene gezichtspun­ten de voorkeur genieten.

lid 3 en 4

De werkzaamheden die het personeelslid verricht, vloeien voort uit een opdracht. Deze opdracht wordt ook wel de "organieke functie" genoemd. De exacte inhoud van een functie hoeft echter niet volledig overeen te komen met de organieke functie. In de praktijk wordt de inhoud van een functie, in meer of mindere mate, mede bepaald door invloeden en omstan­dig­heden van buiten en door de functievervul­ler zelf. In dit verband wordt dan gesproken van de "feitelijke functie".

Bij het opmaken van de beoordeling moet worden aange­geven of de feitelijke functie nog steeds wordt gezien als een uitwer­king van de organieke functie of dat er sprake is van een nieuwe functie. Als dat het geval is, dan worden de omstandigheden/rede­nen die tot het ontstaan van deze nieuwe functie hebben geleid, op de beoordelingslijst vermeld. In combinatie met de in de lijst vermelde oordelen, ontstaat zo een duidelijk beeld van de werkelijke situatie.

Naast de functie-inhoud, spelen ook de eisen die aan de functievervulling worden gesteld een belangrijke rol bij de oordeelsvorming over de werkresultaten en de wijze waarop deze zijn bereikt. Functie-eisen kunnen bij het opmaken van een beoordeling alleen als "meetlat" worden gebruikt, als het perso­neelslid van die eisen op de hoogte was. Functie-eisen waarvan het perso­neelslid buiten zijn schuld geen kennis had, moeten bij het opmaken van een beoorde­ling buiten beschou­wing blijven.

Artikel 7

lid 1

In het beoordelingsgesprek kan het personeelslid zijn mening geven over het oordeel van de beoordelaars. Het is goed als de eerste beoordelaar het gesprek voert. Hij is meestal het beste in staat om de beoordeling aan de hand van feiten te motiveren. Ook wordt voorkomen dat de eerste beoordelaar, naar zijn gevoelen of in de ogen van het betrokken personeelslid, buiten spel wordt gezet. Als de eerste beoordelaar het gesprek niet voert, dan woont hij het beoordelingsge­sprek wel bij.

lid 3

Om latere misverstanden te voorkomen, worden de hoofdza­ken uit het beoordelingsgesprek in het kort vastgelegd op de beoordelingslijst:

· de voornaamste punten die de beoordelaar(s) ter sprake bracht(en);

· de eventueel door het personeelslid te kennen gegeven zienswijze;

· eventuele aanwijzingen en afspraken met het oog op de functievervulling

in de naaste toekomst.

De samenvatting kan direkt na het beoordelingsgesprek op de beoordelingslijst worden aangete­kend. In gecompliceerde gevallen kan het beter zijn enige tijd in te ruimen om de juiste formulering vast te leggen.

lid 5

De verplichting om de voorlopige beoordeling voor gezien te tekenen, laat voor het beoordeelde personeelslid de mogelijk­heid open om bedenkingen en bezwaren tegen de beoordeling in te dienen.

Artikel 8

Op grond van artikel 3.2 van het RWOO moet in een beoordelingsvoorschrift geregeld zijn op welke wijze de beoordeling van hooglera­ren verloopt.

Met uitzondering van een beperkt aantal onderdelen, is dit beoordelingsvoorschrift ook van toepassing op de beoordeling van hoogleraren. De uitzonderingen betreffen het beoordelingsmo­ment en de aan te wijzen beoorde­laars/informanten. Zij houden verband met de specifieke functie die een hoogleraar bekleedt.

Artikel 9

lid 1

In de bijlage van deze toelichting is een lijst opgenomen van functionarissen die optreden als beoordelingsautoriteit.

Artikel 10

Het personeelslid kan bedenkingen hebben tegen de inhoud van de voorlopige beoorde­ling. Hij kan die bedenkingen binnen 6 weken schriftelijk ter kennis brengen van de beoordelingsau­to­riteit. In de bijlage van deze toelichting is een lijst opgenomen met daarop de functionarissen die als beoorde­lingsautoriteit optreden.

Artikel 11

Als het personeelslid het niet eens is met de beslissing van de beoordelingsau­toriteit, dan kan hij binnen 6 weken bezwaar aantekenen bij het College van Bestuur. Het college vraagt in de meeste gevallen een advies over de zaak bij een aparte commissie. Binnen 10 weken ontvangt het personeelslid dan uitslag op zijn bezwaar.

Artikel 12

lid 2

Als het personeelslid zonder geldige redenen geen gevolg geeft aan de oproe­p van de advies­commissie, dan kan de commissie de bezwaren ongegrond verklaren.

lid 8

Vanwege het vertrouwelijke karakter van hetgeen besproken wordt, zijn de zittingen van de commissie niet openbaar.

Artikel 13

Als het personeelslid het niet eens is met de beslissing van het College van Bestuur, dan kan hij binnen 6 weken na ontvangst van deze beslissing beroep aantekenen bij de sector bestuursrecht van de Arrondisse­ments­recht­bank.