Arbeidsvoorwaarden

Dienstreizen

Woon-werkverkeer

Wanneer je voor je functie binnen of buiten Nederland moet reizen, dan is sprake van een dienstreis. Woon-werkverkeer, verkeer op de campus en verkeer tussen de campus en het ITC, beschouwt de UT niet als dienstreis. Ook een tijdelijke tewerkstelling elders in Nederland of het buitenland is geen dienstreis.

Toestemming

Een dienstreis maak je in overleg met jouw leidinggevende en/of de budgethouder. Heb je toestemming voor een dienstreis, dan komen de noodzakelijke reis- en verblijfkosten voor rekening van de UT. Meer informatie over de voorwaarden die je daarbij in acht moet nemen, vind je in het Declaratievoorschrift Universiteit Twente.

Binnenlandse dienstreizen

Binnenlandse dienstreizen leg je waar mogelijk af met het openbaar vervoer. Hiervoor gebruik je een NS Business Card van de UT. Is reizen per openbaar vervoer niet mogelijk of doelmatig, dan mag je per auto reizen. In dat geval heb je recht op een onbelaste vergoeding van € 0,19 per kilometer. Reis je met één of meer collega’s samen per auto, dan heeft alleen degene wiens auto wordt gebruikt recht op deze vergoeding.

Buitenlandse dienstreizen

Vliegtickets voor buitenlandse dienstreizen boek je via de zakelijke reisagent van de UT; VCK Travel.

Boeken

Simpele vluchten kunnen worden geboekt door het secretariaat van je faculteit of dienst. Dit verloopt via AirGo, de online boekingstool van VCK. Hotelboekingen kunnen worden gemaakt via AirGo, maar alleen met eigen creditcard. Internationale treinreizen zijn te boeken via de log-in van de eigen NS Business Card op Mijn NS Zakelijk.

Voor complexe dienstreizen (combinatiereizen, groepsreizen, speciale bestemmingen, aanpassingen van boekingen etc.) kun je contact opnemen met de Travel Unit van de Universiteit Twente.

Ook voor het maken van hotelreserveringen, treinreizen die niet te boeken zijn via de log-in van de NS Business Card, afwezigheid secretariaat en advies en/of problemen bij het gebruik van AirGo kun je gebruik maken van de dienstverlening van de UT Travel Unit. De UT Travel Unit kan ook adviseren bij de aanvraag van visa.

In noodgevallen buiten kantooruren kan contact worden opgenomen met VCK Travel op telefoonnummer 074-3771188. Hieraan zijn echter wel kosten verbonden.

Aanmelden voor collectieve reisverzekering

Ga je op dienstreis naar het buitenland, dan is het belangrijk dat je je tijdig aanmeldt voor de collectieve reisverzekering van de UT. Hiervoor maak je gebruik van de webapplicatie Registratie buitenland en reisverzekering.

Voor langere tijd werken in het buitenland

Werk je voor een langere tijd in het buitenland (meer dan 10 weken) dan wordt dit niet gezien als een dienstreis, maar als “tewerkstelling in het buitenland”. Het is dan, naast het aanmelden voor de collectieve reisverzekering, belangrijk dat je een aantal zaken regelt o.a. op het gebied van sociale zekerheid en zorgverzekering. Ga hiervoor naar de webapplicatie “outgoing staff”.

Praktische informatie

Reisdeclaratie, normvergoeding en voorschot kosten dienstreizen
Declaratievoorschrift Universiteit Twente
Wat moet ik regelen als ik voor langer dan 10 weken naar het buitenland ga?