Na drie jaar gebruik van Proactis moeten we helaas constateren dat dit systeem nog niet volledig gebruikt wordt, ondanks de verplichting die is opgenomen in het inkoopbeleid en alle acties die ondernomen zijn door het verbeterteam P2P. Op advies van de projectgroep Building block 12 (betere administratieve processen) wordt daarom nu de volgende stap bij de invoering van Proactis genomen. Dit houdt in dat we strenger gaan handhaven bij het gebruik van Proactis voor het plaatsen van bestellingen.
Maatregelen in aanloop naar het verplicht stellen van Proactis
We voeren de volgende maatregelen in om ervoor te kunnen zorgen dat Proactis gebruikt wordt.
- Inkoop monitort het aantal facturen met een inkoopordernummer in Proactis en rapporteert dit maandelijks aan de directeuren van faculteiten en diensten. Deze gegevens worden ook opgenomen in de managementrapportages voor het College van Bestuur.
- Tegelijkertijd informeert Inkoop onze leveranciers over het nieuwe beleid en de bijbehorende maatregelen om hen alvast te laten wennen aan het verplicht vermelden van een inkoopordernummer op facturen:
- Vanaf 1 maart 2025 vertragen we de verwerking van facturen zonder inkoopordernummer.
- Vanaf 1 april 2025 nemen we facturen zonder inkoopordernummer niet meer in behandeling.
Belang van Proactis voor financiële grip
Inkoop heeft drie jaar geleden het inkoop- en factuurverwerkingssysteem Proactis geïmplementeerd, waarmee wij inkooporders en facturen digitaal kunnen verwerken. Dit systeem stelt ons niet alleen in staat om de verwerking van inkooporders en facturen te versnellen maar biedt ons ook de mogelijkheid om grip te krijgen en te houden op onze uitgaven. In de huidige financiële situatie van onze organisatie is dit inzicht essentieel.
Schakel Inkoop in voor vragen en advies
Op de website van Inkoop vind je informatie over bestellen via Proactis en welke bestellingen hier wel of niet onder vallen. Heb je vragen, dan kun je contact opnemen met de Front Office inkoop. Te bereiken op 053-489 7676 of procurement@utwente.nl.
Onderdeel van UT building blocks
Het nemen van deze maatregelen en het strenger handhaven op het gebruik van Proactis is onderdeel van het Cluster: Effective support processes. Kijk voor meer informatie op de dossierpagina Towards Financial Resilience. Over de financiële situatie en de integrale aanpak die de UT helpt financieel gezond te worden en te blijven.
