In de afgelopen periode hebben we intensieve gesprekken binnen de gehele organisatie gevoerd over de financiële situatie van de UT. Er zijn verschillende factoren, waarover we eerder berichten, die maken dat er een stevige opgave ligt om onze financiële positie op orde te houden. Dit is niet per se een onoverkomelijke opdracht, maar wel één die de inspanning van ons allemaal vraagt. Het betekent dat we verschillende maatregelen moeten nemen en scherpe keuzes moeten maken, nu en in de nabije toekomst.
MAATREGELEN EN SCHERPE KEUZES
Zo wordt er kritisch gekeken naar vacatures. Er is geen sprake van een algehele vacaturestop, maar er moet wel stringent worden afgewogen in hoeverre de invulling van vacatures absoluut noodzakelijk is op dit moment. Zogeheten uitbreidingsvacatures zijn in ieder geval niet de bedoeling. Dit kan betekenen dat een collega die vertrekt niet vervangen wordt en dat er afgewogen wordt door de leidinggevende in overleg met het team, welke werkzaamheden er dan in het team komen te vervallen. Dit geldt met name voor de functies gefinancierd vanuit de eerste geldstroom, en minder voor financiële verplichtingen in projecten of specifieke programma’s zoals de sectorplannen. Ook naar externe inhuur en het vervolg op aflopende contracten wordt nauwkeurig gekeken.
In de afgelopen week zijn de leidinggevenden binnen onze organisatie geïnformeerd over de meer specifieke aanpak daarvoor. Op die manier kunnen zij met hun medewerkers op een persoonlijke manier in gesprek gaan over wat deze werkwijze precies voor hen betekent. Mocht je vragen hebben of eventuele zorgen, deel deze dan met je leidinggevende of met HR zodat deze realistisch, eerlijk en transparant je situatie met je kunnen bespreken.
Daarnaast letten we met elkaar ook op de kleinere uitgaven. Ook deze geven tezamen een substantiële mogelijkheid voor besparingen. Dat maakt dat we vanaf nu zo min mogelijk catering bestellen bij vergaderingen. Ook wordt nog beter afgewogen of een reis voor het werk noodzakelijk is, of dat online deelname of niet gaan een optie is.
INZICHT IN FINANCIËN
Naast keuzes maken, vraagt grip op onze financiën ook om duidelijk inzicht. Daarom hebben we in eerdere berichten steeds gevraagd om je projecturen en vakantie-uren goed en tijdig te schrijven.
Maar ook moeten we, met elkaar, een goed beeld hebben van welke uitgaven we hebben gedaan, welke we nog in de komende periode verwachten, en welke inkomsten daar tegenover staan. Alleen als de juiste en tijdige informatie voorhanden is, kunnen de passende keuzes gemaakt worden. Deze keuzes worden integraal besproken met diensten, faculteiten en CvB, om te borgen dat onze belangrijkste taken goed vervuld (blijven) worden. Ook is het noodzakelijk om op verschillende terreinen te blijven investeren ten behoeve van onze continuïteit en weerbaarheid in de toekomst.
PROCES VOOR DE KOMENDE WEKEN
In de komende weken zullen de diensten en faculteiten er alles in het werk stellen voor een zo goed mogelijk financieel resultaat. De meest recente managementrapportage, die van de periode tot en met 31 augustus, laat zien dat het nog een flinke inspanning vraagt om binnen de financiële kaders te blijven. De eerstvolgende rapportage, die over de periode tot en met 31 oktober, kan ons meer vertellen over hoe we daar in slagen.
Tegelijkertijd werken we aan de begroting voor 2024. Deze volgt de kaders van het Spring Memorandum, de voorjaarsnota, die we voor de zomer vaststelden, en waar we nu met elkaar concrete plannen bespreken over hoe we zorgen dat we komend jaar financieel goed binnen deze kaders blijven. Zodra deze gereed is, zal deze ter instemming aan de Universiteitsraad worden voorgelegd en ter goedkeuring aan de Raad van Toezicht. Vanzelfsprekend zullen we je ook over deze vervolgstappen informeren.
TEN SLOTTE
Het is duidelijk dat we als UT de broekriem iets moeten aanhalen. Met elkaar sturen we op het maken van de juiste keuzes, zodat we niet nodeloos afbreken waar we jarenlang aan gebouwd hebben en zodat we kunnen blijven investeren in zaken die essentieel zijn voor de toekomst van de universiteit.
Als College van Bestuur zien we grote betrokkenheid van de organisatie bij dit vraagstuk. We zijn blij met iedereen die op de een of andere manier wil bijdragen. We zien ook een grote verbondenheid. Eenheden denken met elkaar mee om te zien hoe zij elkaar kunnen helpen bij het maken van de juiste afwegingen. Ze zijn bereid zo nodig zelf een stapje extra te doen om andere belangrijke taken elders toch te kunnen laten plaatsvinden. Deze ondernemende en collegiale spirit maakt dat we met vertrouwen kijken naar het gezamenlijk vinden en uitvoeren van oplossingen, ook al zal dat soms lastig zijn. We willen ook onze dank uitspreken voor ieders rol hierin.
