UT Studentenbanen

We bakenen het onderscheid tussen student-assistenten en student oproepkrachten strikter af, omdat de CAO dit voorschrijft. Er is sprake van werkzaamheden als student-assistent, wanneer de werkzaamheden een bijdrage leveren aan het wetenschappelijk onderwijs en/of onderzoek. Een andere voorwaarde is dat de student-assistent te werk wordt gesteld binnen één van de faculteiten van de UT. De student-assistent kan niet ingezet worden binnen één van de diensten van de UT. Open dagen en voorlichtingsactiviteiten zijn geen student-assistentschappen. 

Er is sprake van werkzaamheden als student oproepkracht , wanneer de werkzaamheden een algemeen karakter hebben en geen bijdrage leveren aan wetenschappelijk onderwijs en/of onderzoek. Dit betreft onder meer werkzaamheden als voorlichter bij Open Dagen, begeleider van meeloopdagen, receptionist, medewerker Servicedesk, assistent op- en afbouw tentamens Sportcentrum. Inzet van een student oproepkracht wordt verzorgd door Driessen. Dit geldt zowel voor de verwerking van de oproepovereenkomst als de salarisverwerking. Werving en selectie blijven in beheer van UT. 

Een student kan tegelijkertijd een contract als student-assistent en als student-oproepkracht hebben. Dit geldt echter niet voor een student uit een niet-EER land. Deze student kan werkzaam zijn bij één werkgever. Student uit een niet EER land kan dus alleen werkzaam zijn als student-assistent (werkgever UT) of als student oproepkracht (werkgever Driessen), voor maximaal 16 uren per week. 

Door gewijzigde wet- en regelgeving zijn we als onderwijsinstelling niet meer goed in staat op de huidige manier de flexibele studentenbanen binnen UT-Flex adequaat te organiseren. De UT hecht echter veel waarde aan de inzet van studenten en wil deze graag blijven faciliteren. Daarom heeft de UT besloten de huidige UT Flex-constructie te vervangen door UT Studentenbanen. 

Nee, de werkwijze van inzetten student-assistenten is anders dan de werkwijze van inzetten van student-oproepkrachten:

Inzet van een student-assistent is voorbehouden aan faculteiten en loopt via MyHR. Salarisverwerking gaat via AFAS.  

Inzet van een student-oproepkracht wordt verzorgd door Driessen. Dit geldt zowel voor de verwerking van de oproepovereenkomst als de salarisverwerking. Werving en selectie blijven in beheer van de UT. 

Je bepaalt vooraf voor hoeveel uren per week en hoe lang een student ingezet wordt. De student hoeft geen uren te declareren en deze hoeven niet goedgekeurd te worden. De student heeft voortaan een vast aantal uren per week voor een bepaalde periode en is verzekerd van een correcte en tijdige verwerking van het salaris.

Je registreert een klus en selecteert de student(en) die voor jou aan de slag gaan via de portal van Mijn Driessen. Let op! Alleen als je zeker weet dat een student ingezet gaat worden, registreer jij de klus en student in de portak van Mijn Driessen 

Nee, dat kan niet.

Ja, een student kan tegelijkertijd werkzaamheden verrichten als student-assistent en als student-oproepkracht. Let op ! Dit geldt echter niet voor een student uit een niet-EER land. Deze student kan alleen werkzaam zijn als student-assistent of als student-oproepkracht voor maximaal 16 uren per week.

De Regeling Arbeidsvoorwaarden UT Studentenbanen is opgenomen in het Personeelshandboek van de UT: www.utwente.nl/personeelshandboek: onder Regelingen.

Via UT Studentenbanen heb je de mogelijkheid een tijdelijk contract aan te laten maken voor een student. Dit contract kan onbeperkt worden verlengd door een plus contract aan te maken of een nieuw contract aan te maken. Aanvragen gaan via MyHR. Het proces ziet er nagenoeg gelijk uit als het indiensttredingsproces voor reguliere medewerkers. De student krijgt telkens een tijdelijke arbeidsovereenkomst met een vast aantal uren per week. De tijdelijke arbeidsovereenkomst kan 4 weken of langer duren. Je bepaalt voorafgaand aan de inzet van een student een vast aantal uren per week voor de duur van de tijdelijke arbeidsovereenkomst. Het is belangrijk dat je voor een periode het aantal in te zetten studenten en uren zorgvuldig inschat en goede afspraken maakt om te voorkomen dat student-assistenten in tijdnood komen.

Wil je een student voor meer uren inzetten? Dat kan als je een verkeerde inschatting hebt gemaakt. Je maakt dan een nieuwe arbeidsovereenkomst aan voor de extra (vaste) uren. De student ontvangt dan een nieuwe tijdelijke arbeidsovereenkomst naast de eerder afgesloten arbeidsovereenkomst.  

Het terugbrengen van het aantal uren is niet mogelijk: een eenmaal overeengekomen arbeidsovereenkomst kan niet worden opengebroken, tenzij er sprake is van wederzijds goed vinden en beide partijen akkoord gaan of als de student zich niet aan de afspraken houd of niet op komt dagen op afgesproken tijden. Als de student-assistent toch voor minder uren wordt ingezet, ontvangt de student-assistent wel het salaris voor de vaste uren die in de arbeidsovereenkomst zijn opgenomen.

Een contract voor één dag is niet mogelijk. De minimale duur voor een student-assistent is 4 weken of één maand. De omvang is minimaal één uur per week. 

De student-assistent krijgt meer zekerheid, doordat de omvang van de arbeidsovereenkomst vast staat. Nieuwe tijdelijke arbeidsovereenkomsten met een vaste omvang kunnen elkaar opvolgen en overlappen. De student-assistent hoeft geen uren te registreren en is verzekerd van een vast maandelijks inkomen gedurende de werkzaamheden.  

Met een medewerker van de UT maak je een afspraak over de omvang en duur van de werkzaamheden. Let op dat je gedurende de werkzaamheden wekelijks beschikbaar bent of spreek af hoe je weken waarin je niet kan werken compenseert. Vervolgens dient de medewerker de aanvraag in bij HR.  

HR beoordeelt of je aan de slag kunt. De eerste keer wordt aan je gevraagd om je persoonlijke gegevens in MyHR te registreren en te controleren. Na registratie van deze gegevens krijg je een arbeidsovereenkomst aangeboden. Je hoeft niet langer de gewerkte uren te registreren en je ontvangt gedurende de klus elke maand een vast salaris.  

Het salaris is afhankelijk van het studiefase en wordt bepaald door een koppeling met het studentensysteem Osiris. Maandelijks wordt het salaris verhoogd met toeslagen zoals vakantie uren, vakantie-uitkering, eindejaarsuitkering en transitievergoeding (zie de Regeling Arbeidsvoorwaarden UT Studentenbanen). De transitievergoeding wordt per maand betaald over het salaris dat in die maand is verdiend. Het maakt hier niet uit of er sprake is van één of meerdere contracten. Het salaris wordt berekend per uur, middels een omrekenfactor wordt het aantal FTE bepaald per maand.

Het aantal FTE maal het uurloon vormt het salaris. Hieronder volgt een voorbeeld berekening:

De student-assistent ontvangt maandelijks het salaris op basis van de vaste uren. Er hoeven geen uren geregistreerd of op tijd goedgekeurd te worden. Het salaris staat vast gedurende de periode van de werkzaamheden en wordt maandelijks rond de 24^e uitbetaald.

De CAO staat toe dat student-assistenten die ten behoeve van onderwijs en/of onderzoek werkzaam zijn, een onbeperkt aantal tijdelijke arbeidsovereenkomsten kunnen krijgen. Daardoor is het mogelijk deze groep op basis van telkens een kortdurende vaste urenovereenkomst in te zetten. 

In dat geval kan een nieuwe tijdelijke arbeidsovereenkomst worden aangegaan boven de bestaande overeenkomst.

Nee. Als de student-assistent op de vaste werkdag/tijd verhinderd is, door bijvoorbeeld deelname aan een tentamen, dan kan de student-assistent deze uren in overleg met de leidinggevende op een ander moment inhalen. 

Nee, de uren hoeven niet langer voor de 10^e van elke maand gedeclareerd en goedgekeurd te worden. De student-assistent ontvangt maandelijks het salaris voor de vaste uren die in de arbeidsovereenkomst(en) zijn opgenomen.  

Ja, studenten uit non EER-landen kunnen ingezet worden als student-assistent. De geldende spelregels blijven gehandhaafd: in bezit zijn van een geldige tewerkstellingsvergunning, maximaal 16 uur per week, arbeidsovereenkomst voor minimaal 3 maanden. De student moet over de gehele periode van de arbeidsovereenkomst beschikken over een Nederlandse (basis-) zorgverzekering.

Belangrijk om te weten bij het inzetten van een student uit een non EER-land:                    De aanvraagprocedure voor de tewerkstellingsvergunning moet minimaal  6 weken          voor de start van de werkzaamheden in gang worden gezet, zodat de student op tijd kan starten met de werkzaamheden. De student kan pas werken nadat de tewerkstellingsvergunning is verkregen. HR Services voert de procedure voor de tewerkstellingsvergunning uit tot het einde van het academische jaar of tot de geldigheidsdatum van de verblijfsvergunning van de student.

Ja, het maximale aantal uren is afhankelijk van het aantal ECTS en/of het academische jaar (zie de Regeling Arbeidsvoorwaarden Studentenbanen). Een student die de bachelor elders heeft gedaan en de MSc aan de UT doet, wordt geacht de bachelor 3e jaar te hebben afgerond. Het maximum aantal uren geldt voor de totale hoeveelheid werk.  

Hoewel elke afdeling vrij in het opzetten van een urenregistratie adviseren wij een dergelijke registratie niet op te zetten, omdat je de omvang van de inzet vooraf bepaalt. Daarbij past niet dat uren achteraf worden verrekend.  
Bijvoorbeeld bij het bepalen van de arbeidsomvang van een student-assistent voor een module van 10 weken kan vooraf rekening worden gehouden met een vakantieperiode van twee weken die binnen de module valt. Als de student effectief 8 weken 6 uur per week werkt, wordt de arbeidsomvang vastgesteld op (8 weken x 6 uur)/10 weken = 4,8 uur gemiddeld per week. Zoals voor alle reguliere medewerkers geldt wordt ervan uitgegaan dat de student-assistent de effectieve weken daadwerkelijk werkt.  
Als een student-assistent voor een langere periode wordt ingezet, komt het voor dat deze bepaalde uren vrij wil hebben en op een ander moment wil compenseren. Anders dan voor reguliere medewerkers geldt, hoeft een student-assistent geen verlof aan te vragen dat vervolgens moet worden goedgekeurd. Je mag wel van de student verwachten dat hij/zij over afwezigheid op een ingeplande werkdag een afspraak maakt met een coördinator. Je kan de student bijvoorbeeld vragen de dagen waarop hij/zij niet werkt en waarop deze worden ingehaald te melden, in de agenda of een andere zelfregistratie te zetten. Dit is vergelijkbaar met reguliere medewerkers. Uitgangspunt is dat student-assistenten volgens een vast werkpatroon werken en niet zelf kunnen bepalen wanneer zij werken. 

Een student-assistent die ziek is meldt dit bij zijn leidinggevende en via de mail bij studentjobs@utwente.nl, zoals dit ook geldt voor regulier personeel. HR-Services treedt op als casemanager.  
De afdeling draagt de loonkosten tot het einde van de tijdelijke arbeidsovereenkomst. Een student-assistent die ziek uit dienst gaat heeft mogelijk recht op een ziektewetuitkering.  

Feedback geven, het functioneren bespreken en kans geven tot verbetering zijn belangrijk. Als de duur van de arbeidsovereenkomst kort is en de student-assistent functioneert onvoldoende kan er voor worden gekozen de student-assistent niet meer in te zetten.  

Bij (vroegtijdig) uitschrijven bij UT, eindigt de arbeidsovereenkomst van rechtswege. Dit is een ontbindende voorwaarde die is opgenomen in de cao Nederlandse Universiteiten. Bij het inzetten van een student-assistent dien je bijvoorbeeld rekening te houden met een afstudeerdatum.

Met een medewerker van de UT maak je een afspraak over de omvang en duur van de werkzaamheden. Let er hierbij op dat je gedurende de werkzaamheden wekelijks beschikbaar bent of spreek af hoe je weken waarin je niet kan werken compenseert. Vervolgens dient de medewerker de aanvraag in bij HR. HR beoordeelt of je aan de slag kunt. De eerste keer wordt aan je gevraagd om je persoonlijke gegevens in MyHR te registreren. Na registratie van deze gegevens krijg je een arbeidsovereenkomst aangeboden ter ondertekening. Je hoeft niet langer de gewerkte uren te registreren en je ontvangt gedurende de klus elke maand een vast salaris.

Dit ligt eraan een EU- student kan tegelijkertijd werkzaamheden verrichten als student-assistent en als student-oproepkracht.  Dit geldt echter niet voor een student uit een niet EER land! 
Deze student kan alleen werkzaam zijn als student-assistent of als student-oproepkracht voor maximaal 16 uren per week met een TWV, omdat het niet toegestaan is om voor 2 verschillende werkgevers een tewerkstellingsvergunning aan te vragen.

Indien een student de arbeidsovereenkomst heeft ondertekend kan op verzoek van de student en leidinggevende met wederzijds goedvinden de arbeidsovereenkomst ontbonden worden. Als de student niet komt werken op afgesproken tijd zonder een bericht, is sprake van werkweigering. Studentjobs team kan de arbeidsovereenkomst verwijderen. Graag ontvangt het Studentjobs team dit verzoek voordat de einddatum van het contract is bereikt. Indien de student niet heeft gewerkt, maar wel geld uitbetaald heeft gekregen, kan het Studentjobs team dit terugvorderen. Om dit verzoek ten uitvoer te brengen moet zowel de supervisor als de student schriftelijk via studentjobs@utwente.nl laten weten dat de student niet heeft gewerkt. In de schriftelijke verklaring moet in ieder geval het volgende worden opgenomen: 

• Naam student  
• Klusnummer 
• Werkzaamheden 
• Reden einde dienstverband  
• Nieuwe einddatum dienstverband  

Indien het gaat om een verzoek voor vroegtijdige beëindiging moet uit de schriftelijke verklaring ook wederzijds goedvinden blijken. 

In het geval dat een student werk weigert, kan het Studentjobs team het contract verwijderen. Graag ontvangt het Studentjobs team dit verzoek voordat de einddatum van het contract is bereikt. 

Indien de student niet heeft gewerkt, maar wel geld uitbetaald heeft gekregen, kan het Studentjobs team dit terugvorderen. Om dit verzoek ten uitvoer te brengen moet zowel de supervisor als de student schriftelijk via studentjobs@utwente.nl laten weten dat de student niet heeft gewerkt. In de schriftelijke verklaring moet in ieder geval het volgende worden opgenomen: 

• Naam student  
• Klusnummer 
• Werkzaamheden 
• Reden einde dienstverband  
• Nieuwe einddatum dienstverband  

Indien het gaat om een verzoek voor vroegtijdige beëindiging moet uit de schriftelijke verklaring ook wederzijds goedvinden blijken. 

Indien een student meerdere banen heeft, mag de student maar bij 1 werkgever de loonheffingskorting aanzetten. Gewoonlijk is hier om de werkgever te kiezen waar de student het hoogste inkomen geniet of waar men de meeste uren werkt. Indien een student bij twee werkgevers tegelijkertijd loonheffingskorting aanzet, wordt er aan het einde van het jaar een correctie gedaan, waarbij de student een groot bedrag dient terug te betalen.   

In Nederland moet verplicht een ziektekostenverzekering worden afgesloten als je gaat werken.  

Een studentenverzekering is hier niet voldoende. Als Nederlandse burger heb je deze ziektekostenverzekering automatisch. Voor een buitenlandse student is het verplicht om in Nederland een basiszorgverzekering af te sluiten. 

Een particuliere (studenten)ziektekostenverzekering of een ziektekostenverzekering uit het land van herkomst van de student is niet voldoende. Wat gebeurt er als de buitenlandse student geen ziektekostenverzekering afsluit? Hij of zij heeft dan geen ziektekostenverzekering en kan een hoge boete krijgen.  

Menzis verzorgt de collectieve ziektekostenverzekering van de Universiteit Twente, maar het staat alle studenten natuurlijk vrij om een andere verzekeraar te kiezen. Kijk op de website van de overheid voor meer informatie over zorgverzekeringen of www.zorgwijzer.nl. 

Het inzetten van student-oproepkrachten loopt vanaf 1 september 2023 via Driessen. Zowel de student-oproepkracht als de medewerker hebben toegang tot de portal van Driessen. De student-oproepkracht registreert zich en krijgt een oproepovereenkomst voor de duur van de studie met flexibel in te zetten uren. De medewerker registreert een klus en selecteert direct de student-oproepkracht die ingezet gaat worden.

De student-oproepkracht kan langdurig incidentele en algemene werkzaamheden verrichten via Driessen. De student-oproepkracht krijgt een oproepovereenkomst. De student-oproepkracht declareert maandelijks de gewerkte uren. Er is dus geen sprake van een vast aantal uren zoals bij de student-assistent het geval is. 

Ja, studenten uit non-EER landen kunnen nog steeds ingezet worden als student-oproepkracht. De geldende spelregels blijven gehandhaafd: in bezit zijn van een geldige tewerkstellingsvergunning, maximaal 16 uur per week, arbeidsovereenkomst voor minimaal 3 maanden. De student moet over de gehele periode van de arbeidsovereenkomst beschikken over een Nederlandse (basis-) zorgverzekering.

Belangrijk om te weten bij het inzetten van een student uit een non-EER land: aanvraagprocedure voor de tewerkstellingsvergunning moet ten minste 6 weken voor de start van de werkzaamheden in gang worden gezet, zodat de student op tijd kan starten met de werkzaamheden. De student mag pas aan het werk nadat de tewerkstellingsvergunning is verkregen. Driessen voert de procedure voor de tewerkstellingsvergunning uit. Voor elke afzonderlijke arbeidsovereenkomst moet HR een tewerkstellingsvergunning aanvragen.

Driessen verzorgt het salaris van de student-oproepkracht. De hoogte van het salaris fluctueert omdat er geen vaste uren zijn overeengekomen. Het salaris wordt gebaseerd op de gewerkte uren/waarvoor is opgeroepen; dit kan elke maand verschillen. Het salaris wordt per 4 weken verwerkt.  

Ja, bij een student-oproepkracht is er sprake van flexibele uren die per 4 weken gedeclareerd en uitbetaald worden. De student-oproepkracht registreert de gewerkte uren via de portal Mijn Driessen. De student kan tot 6 weken na gewerkte uren, deze uren declareren.

De student-oproepkracht heeft, met uitzondering van de pensioenregeling, recht op minstens dezelfde arbeidsvoorwaarden als werknemers van UT in gelijke of gelijkwaardige functies. Be Frank is het pensioenfonds waarbij Driessen is aangesloten.

Ja, een oproep mag niet korter dan 3 uur duren. In de Wet Arbeidsmarkt in Balans is opgenomen dat een student-oproepkracht aanspraak kan maken op het loon over een tijdvak van 3 uur, ook als deze minder dan 3 uur heeft gewerkt.

Een student-oproepkracht moet tenminste 4 dagen van tevoren zijn opgeroepen. Is dit niet het geval? Dan is de student niet verplicht te verschijnen.

De eenheid die een student-oproepkracht inzet is verantwoordelijk voor de extra kosten.