Binnen de UT krijgt organisatieontwikkeling en de ontwikkeling van professionals veel aandacht. We vinden het belangrijk dat jij weet hoe je kan bijdragen aan onze gezamenlijke doelstelling, daarover afspraken maakt en dat je erkenning krijgt voor geleverde prestaties.  

De UT hanteert de Jaargesprekscyclus als instrument om afspraken met individuele medewerkers te maken, de voortgang ervan te volgen, tijdig bij te kunnen sturen en uiteindelijk de behaalde resultaten te kunnen evalueren.

In deze leidraad leggen we uit wat de jaargesprekscyclus inhoudt en hoe jij je als medewerker kunt voorbereiden op de gesprekken.

Wat gebeurt er in de jaargesprekscyclus?

In de jaargesprekscyclus worden afspraken tussen leidinggevende en medewerker vastgelegd en gevolgd. Dit gebeurt tweemaal per jaar aan de hand van het jaargesprek en het voortgangsgesprek.

Het jaargesprek 

Eens per kalenderjaar voeren leidinggevenden en medewerkers samen het jaargesprek. Dit is een tweezijdig gesprek dat bestaat uit twee delen:

1. Terugblikken op gemaakte afspraken in het afgelopen jaar

We evalueren de resultaten en ontwikkeling van het voorgaande jaar. In de evaluatie geeft de leidinggevende een oordeel over de behaalde resultaten van de medewerker. Er wordt gemeten met een 5 puntschaal. Het totale oordeel over het functioneren kan verschillen van ruim boven de verwachting tot ruim onder de verwachting.

 2. Afspraken maken voor het komende jaar

We maken voor het komende jaar afspraken over werkresultaten, gedrag en professionele ontwikkeling. Kaders daarbij zijn het UFO-functieprofiel en de bijbehorende competenties.

Voor het vastleggen en evalueren van de resultaatafspraken gebruiken we AFAS.

Het voortgangsgesprek 

Halverwege het jaar voeren we het voortgangsgesprek.(optioneel) Leidinggevende en medewerker maken dan de balans op over de voortgang van de afspraken. In dit gesprek wordt bekeken hoever het staat met de gemaakte afspraken uit het jaargesprek en bespreken leidinggevende en medewerker of deze afspraken bijstelling behoeven.

Wat voor soort afspraken worden er gemaakt?

In AFAS leggen we afspraken vast over:

  • Resultaten
  • Gedrag en competentieontwikkeling
  • Loopbaanontwikkeling
  • Overig  

Welke onderwerpen kunnen aan bod komen in het jaargesprek?

De inhoud van een jaargesprek wordt bepaald door de afspraken van het voorgaande jaar en de wensen en ambities van de medewerker, maar ook door nieuwe ontwikkelingen in de organisatie, het team of vakgebied.

De volgende onderwerpen kunnen bijvoorbeeld aan bod komen:

Resultaatafspraken:

  • In de jaargesprekscyclus brengen we verbinding aan tussen organisatiedoelen en de individuele afspraken. Denk aan de strategie
  • shaping 2030, onze UT kernwaarden (ondernemend, inclusief, open) en (team) doelstellingen.
  • De resultaatgebieden die van toepassing zijn op de medewerker vanuit het toegewezen UFO-profiel.
  • Projecten of samenhangende werkzaamheden zoals die in de functie van jou als medewerker aan de orde zijn.

Gedragsafspraken:

  • Competenties zoals die in de functie van belang zijn, de ontwikkeling hiervan en het bespreken van feedback.

Loopbaanontwikkelingsafspraken:

  • Wensen t.a.v. taken, opleiding of loopbaan. Waar wil je het komende jaar meer tijd aanbesteden/ wat is goed om te  ontwikkelen en hoe kun je dat realiseren?

Overige afspraken en Welzijn:

  • Ingevolge Covid:
    - Sociale isolatie
    - Toekomstonzekerheid bij tijdelijke contracten
    - Werkdruk (digitaal onderwijs, ondersteuning)
    - Thuisonderwijs
    - Mantelzorg
    - Werkomstandigheden (work-lifebalance, thuisfaciliteiten)
  • Duurzame inzetbaarheid: afspraken over bijvoorbeeld werken in deeltijd, combinatie werk en privé, maatwerk om te komen tot een 
    goede afstemming van bedrijfstijd en arbeidstijd; geleidelijk faciliteren van de overgang naar pensionering door o.a. het afstemmen van individuele werktijden; afspraken over vak- en/of functiegerichte opleidingen/trainingen, coaching, loopbaanadvies/oriëntatiemogelijkheden, functieroulatie etc.
  • Arbeidsomstandigheden, werkdruk en werkstress, veiligheids- en gezondheidsaspecten op de werkplek.
  • Pagina welzijn
  • Betrokkenheid aan medezeggenschap
  • Nevenwerkzaamheden

HOE BEREID JE HET JAARGESPREK VOOR?

Door vooraf het formulier in AFAS in te vullen, bereid je je jaargesprek voor. Geef aan of het - vorig jaar afgesproken -  resultaat bereikt is en op welke wijze. Je evalueert tijdens het gesprek met elkaar de inhoud van het resultaat en de totstandkoming daarvan. De feedback die je hebt gekregen verwerk je tevens in het formulier. Na het invullen van het AFAS formulier verstuur je deze als concept aan je leidinggevende. (zie werkwijze AFAS)

Maak je afspraken SMART

Probeer altijd eerst te concretiseren welk eindresultaat er ligt als de afspraak is afgerond. Stel jezelf steeds de vraag “waaraan zie ik dat het eindresultaat goed is?” en “waaraan zie ik dat ik succesvol ben?”.

Als check beoordeel je of je de resultaatafspraak SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) hebt geformuleerd.

Feedback ophalen

In de voorbereiding van je gesprek is het zinvol feedback te vragen. Bijvoorbeeld door een klant, een opdrachtgever en collega’s te benaderen. Dit doe je in afstemming met je leidinggevende. Dat kan op twee manieren:

1. Wil je feedback ophalen op alle competenties van je functie dan kun je kiezen voor het digitale feedbackinstrument van UFO.

  • open het UFO indelingsinstrument en log in met username ut en wachtwoord utufo
  • kies voor het tabblad ‘Feedback instrument’
  • lees voor een goed gebruik eerst de gebruikersinstructie.

2. Je kunt ook kiezen voor het feedbackformulier.

Hoe wordt de jaargesprekscyclus afgerond?

Met de ondertekening op het jaargesprek geeft de medewerker aan kennisgenomen te hebben van de inhoud en dat de verslaglegging een correcte weergave is van het gesprek. Je kunt relevante documenten toevoegen aan je jaargesprek. Het verslag wordt opgeslagen in AFAS. Er gaat een exemplaar naar het digitaal personeelsdossier in AFAS.