Voor de personeels- salarisadministratie maakt de UT gebruik van meerdere systemen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan Oracle HR, het systeem voor het jaargesprek en Verzuimsignaal. Deze veelheid zorgt ervoor dat medewerkers aangeven dat zij moeilijk vinden waar wat ingevuld moet worden. Daarbij is ook de beheersbaarheid een probleem. Om die reden willen we het aantal systemen terugdringen en het gebruik met name voor leidinggevenden en medewerkers overzichtelijker en simpeler maken. In de afgelopen periode is in een aanbestedingsproces gezocht naar een geïntegreerd HR en Payroll systeem. Na het uitvoerig beoordelen van de verschillende oplossingen, is de keuze gevallen op AFAS. De kickoff van het project was afgelopen maandag 20 januari in Leusden. Tijdens die dag konden de collega's nader kennis maken met AFAS en het toekomstige systeem. Heel 2020 wordt gebruikt om het systeem te implementeren en zorgvuldig te testen.
Binnen de universiteit streven we continu naar verbetering van onze processen en het verlagen van administratieve last. Daarbij zoveel mogelijk gebruik makend van de steeds groeiende mogelijkheden van de digitalisering. Het eindigen van de technische levensuur van het huidige HR systeem Oracle eBS geeft ons de kans om de kwaliteit van de procesuitvoering en de kwaliteit van de services aan de gebruikers te verhogen. Ook heeft de UT bij de keuze voor het nieuwe systeem nadrukkelijk de voorkeur voor één integrale oplossing.
Proces van aanbesteding
Voor het bepalen van de centrale uitgangspunten zijn meerdere klantgesprekken gevoerd en is een kernteam op inspiratietour geweest naar OLVG en InHolland. Vervolgens hebben meer dan 30 beoordelaars uit de gehele organisatie in de aanbestedingsperiode de verschillende aangeboden oplossingen beoordeeld en is er unaniem gekozen voor AFAS.
Nieuw systeem gebaseerd op best practices
Het grote verschil van het nieuwe systeem AFAS ten opzichte van de huidige HR systemen is dat het een SaaS oplossing is; een Software as a Service oplossing. Dit betekent dat wij het systeem niet hoeven aan te schaffen en dat applicatiebeheer, onderhoud en updates e.d. door AFAS wordt verzorgd. We nemen hiermee wel afscheid van de mogelijkheid om het geheel op maat voor de UT in te richten en kiezen voor meer standaardisatie, gebruik makend van de zogenaamde best practice van de leverancier. Bij een veelheid aan maatwerk lijkt een afzonderlijk systeemonderdeel wellicht beter, maar de ervaring heeft geleerd dat dit uiteindelijk onnodig complex, gebruikersonvriendelijk en duur uitpakt.
AFAS wordt momenteel geïmplementeerd door de RUG en TU Eindhoven. Ook MST en gemeente Amsterdam maken gebruik van AFAS.
Nieuw HR systeem, tweede in rij in het verbeteren van het UT systeemlandschap
Met het optimaliseren van ons HR Systeem zet de UT, na de aanbesteding van een nieuw en modern inkoopsysteem, een tweede stap in de optimalisatie van haar systeemlandschap. De komende jaren zullen drie systemen in ons bedrijfsvoering landschap vernieuwd worden. Binnenkort start ook de aanbesteding van het Finance systeem.
Het vernieuwen van het systeemlandschap heeft als doel om de administratieve last voor de UT medewerkers te verlichten en de beheersbaarheid van de systemen te verbeteren. Vereenvoudiging, toegankelijkheid en kwaliteitsverantwoordelijkheid bij de leverancier dragen daar aan bij.
