Hoe vat je de strategie van een organisatie met meer dan 3.000 medewerkers, 10.000 studenten en een complexe omgeving met vele stakeholders samen tot een handzaam en werkbaar geheel? Het is de opdracht die Mark van Vuuren en het schrijfteam van Shaping2030 op hun bordje hebben liggen. Vorige week zonderde het schrijfteam zich af om de eerste versie te schrijven.
Met zes teamleden heeft de universitair hoofddocent organisatiecommunicatie zich een paar dagen ‘opgesloten’ in Boekelo. Even los uit het dagelijkse ritme om zich te kunnen vastbijten in de opdracht. “Nee, dit zijn geen dingen die je in splendid isolation kan bedenken hoor”, lacht Mark als hij aan het eind van een drukke schrijfdag terugblikt op de voortgang. “Je krijgt dan misschien wel een strak en eenvoudig verhaal, maar dat is geen doel: je wilt juist zoveel mogelijk mensen uit de gemeenschap betrekken.”
Grote opbrengst
In de afgelopen maanden werd er op vele plekken onderzoek gedaan en gebrainstormd hoe de strategie van de Universiteit Twente voor de komende jaren moet luiden. “En niet alleen van binnen de universiteit, ook daar buiten heeft een hele ring aan partners meegedacht over onze strategie. Want één van de dingen die we constateren, is dat we het niet alleen kunnen. Ze houden ons een spiegel voor, maar werken ook samen met ons aan het bereiken van onze doelen.”
Maximaal tien pagina’s mag het document worden. Mark: “Het zou veel makkelijker zijn om dat in 160 pagina’s te doen, er zijn genoeg voorbeelden van organisaties die dat doen. Maar we willen het kort en bondig houden. Het gaat er juist om de meest in het oog springende en verrassende elementen er uit te lichten. Tegelijkertijd moet het ook niet een soort snoepwinkel zijn waar je naar hartenlust de leukste dingen kan shoppen."
Rijk proces
Honderd mensen bevragen betekent vaak evenzoveel meningen. En dat dat een heel breed spectrum aan opvattingen en meningen oplevert, mag duidelijk zijn. “Het hele strategieproces is een heel rijk proces omdat iedereen wel een mening heeft en mee wil denken. Dat helpt. Die veelheid aan gedachten, meningen en overtuigingen is niet per se eenstemmig, daar zitten wel lastige tegenstrijdigheden in. Je wilt recht doen aan wat iedereen inbrengt en dat is moeilijk. Op een gegeven moment voelde ik wel dat het in de gesprekken zoveel kanten op ging, dat ik zei: ik weet niet of deze puzzel wel te leggen is.”
Puzzel
Uiteindelijk moest de puzzel er eind vorige week wel liggen: “In verschillende tracks hebben groepen collega’s de diverse thema’s uitgewerkt. We hebben hen gevraagd wat volgens hen de hoofdgedachte is: wat moet er zeker in en wat is cruciaal? Daarmee hebben zij de hoekstukjes en de randen van de puzzel gelegd. De andere puzzelstukjes worden deze week bij elkaar gevoegd.”
Lees hier de verhalen die de verschillende working groups hebben opgeleverd.
Over hoe het strategiedocument er uit komt te zien, wil Mark nog niet te veel loslaten. “Maar ik vind het wel belangrijk dat we in gedachten houden dat de tekst die we nu opleveren niet het einde van de tegenspraak is, maar juist het begin van een conversatie. We bikken niet de weg naar 2030 in steen, maar leggen met een zekere krachtigheid op tafel wat we graag willen.”
Proces
De eerste versie van het strategiedocument is op 30 september in het College van Bestuur besproken. In de komende periode buigen diverse gremia zich er over:
- Raad van Toezicht – 3 oktober
- Universitaire Commissie Innovatie (UCI) – 7 oktober
- Universitaire Commissie Onderwijs (UCOW) – 8 oktober
- Universitaire Commissie Bedrijfsvoering (UCB) – 8 oktober
- Universitaire Commissie Onderzoek (UCOZ) – 15 oktober
