Woon-werkverkeer, tijdelijke huisvesting en verhuizing

Nee, op één werkdag krijg je ofwel de thuiswerkvergoeding ofwel de reiskostenvergoeding. Op één werkdag mogen nooit beide vergoedingen worden verstrekt. Dat betekent ook dat als je van de NS Businesscard gebruik maakt voor je woon-werkverkeer je deze niet mag gebruiken op een dag die je als thuiswerkdag hebt aangemerkt.

Vul dus je thuiswerkpatroon zo in dat het gemiddeld genomen overeenkomt met de werkelijkheid. Een keer een dag thuiswerken of op de UT , anders dan je thuiswerkpatroon, is niet erg. Je vergoedingen blijven gewoon doorlopen. Bij een structurele wijziging dien je je thuiswerkpatroon wel te wijzigen.

Er wordt gewerkt met vaste vergoedingen voor thuiswerken en woon-werkverkeer. De vaste vergoeding hoeft niet te worden aangepast als incidenteel op een thuiswerkdag toch op kantoor wordt gewerkt, of andersom. Wanneer je structureel meer gaat thuiswerken of naar de UT gaat, dan moet je je thuiswerkpatroon aanpassen. De aangepaste vergoedingen gaan dan in per volgende maand. Bij ziekte en vakantie hoef je niets aan te passen. Bij ziekte lopen de vergoedingen nog 6 weken door en stoppen dan. Ook tijdens je vakantie lopen de vergoedingen door.

De vaste vergoedingen worden berekend op basis van 214 werkbare dagen o.b.v. fulltime. Hier zit al correctie in van vakantie, ziekte (gemiddeld ziekteverzuim) en feestdagen. Daarom hoef je bij incidentele wijzigingen in je patroon en bij vakantie of ziekte ook niets aan te passen. De reisafstand wordt bepaald door de afstand tussen je woonadres en je standplaats (snelste route). Je standplaats is voor de Campus altijd Drienerlolaan 5. Heb je een standplaats buiten Enschede (bijvoorbeeld Amsterdam VU) dan vul je bij je adresgegevens in MyHR de afwijkende standplaats in. De enkelereisafstand waarover de reiskostenvergoeding wordt berekend is gemaximeerd tot 75 kilometer. Aan de hand van de volgende 2 voorbeelden wordt uitgelegd hoe de reiskostenvergoeding wordt berekend:

Voorbeeld fulltimer

Werkdagen: 5 dagen per week:
2 dagen thuis
3 dagen op de UT
Enkele reisafstand huisadres-UT: 20 kilometer

Reiskostenvergoeding
3/5e van 214 dagen = 129 dagen
129 dagen x (40 kilometer x € 0,10)/12 =                             € 43,- p/m netto

Thuiswerkvergoeding
2/5e van 214 dagen = 86 dagen
(86 dagen x € 2)/12 =                                                            € 14,33 p/m netto

Medewerker ontvangt in totaal per maand:                          € 57,33 p/m netto

Keuze fiscale uitruil:
Boven op de vergoeding van € 0,10 per kilometer, kun je nog een bedrag van € 0,13 per kilometer fiscaal uitruilen. Fiscale uitruil met de eindejaarsuitkering levert je een nettovoordeel op, afhankelijk van het dan geldende belastingtarief. Stel het belastingtarief is 40%. In bovenstaand voorbeeld betaal je dan geen belasting over: 129 dagen * 40 * € 0,13 = €670,80. Dit levert dan netto op: 40% * € 670,80 = € 268,32 per jaar.

Het totale nettovoordeel voor het betreffende kalenderjaar ontvang je in de maand november omdat dit verrekend wordt met de eindejaarsuitkering. De keuze voor fiscale uitruil met de eindejaarsuitkering dien je wel vast te leggen in MyHR.

Voorbeeld parttimer

Werkdagen: 3 dagen per week:
1 dag thuis
2 dagen op de UT
Enkelereisafstand huisadres-UT: 5 kilometer

Reiskostenvergoeding                                         

2/5e van 214 dagen = 85,6 dagen
85,6 dagen x (10 kilometer x € 0,10)/12 =                            € 7,13 p/m netto

Thuiswerkvergoeding                                     

1/5e van 214 dagen = 42,8 dagen
(42,8 dagen x € 2)/12 =                                                         € 7,13 p/m netto

Medewerker ontvangt in totaal per maand:                          € 14,27 p/m netto

Keuze fiscale uitruil:
Boven op de vergoeding van € 0,10 per kilometer, kun je nog een bedrag van € 0,13 per kilometer fiscaal uitruilen. Fiscale uitruil met de eindejaarsuitkering levert je een nettovoordeel op, afhankelijk van het dan geldende belastingtarief. Stel het belastingtarief is 40%. In bovenstaand voorbeeld betaal je dan geen belasting over: 85,6 dagen * 10 * € 0,13 = € 111,28. Dit levert dan netto op: 40% * € 111,28 = € 44,52 per jaar.

Het totale netto-voordeel voor het betreffende kalenderjaar ontvang je in de maand november omdat dit verrekend wordt met de eindejaarsuitkering. De keuze voor fiscale uitruil met de eindejaarsuitkering dien je wel vast te leggen in MyHR.

Bij je adresgegevens staat standaard Drienerlolaan 5 ingevuld als jouw standplaats. Dit adres is altijd je standplaats als je op de Campus werkt en dit mag je niet wijzigen. Alleen bij een afwijkende standplaats (anders dan Enschede, bijvoorbeeld Amsterdam of Leeuwarden) dan vul je het adres van die standplaats in.

In MyHR kun je 1 keer een aanpassing doen in dezelfde maand (voor de 15^de van de maand). Maak je na de 15de een wijziging dan gaat deze wijziging pas de maand erna in. Klopt er volgens jou iets niet geef dit dan aan via AskHR.

Heb je een tijdelijk contract dat is ingegaan voor 1 januari 2022 dan lopen de afspraken die daarin staan nog door tot aan de einddatum van je tijdelijke contract. Wordt je contract verlengd of omgezet naar een vast contract dan gelden per die datum de afspraken uit de op dat moment geldende regeling ‘tegemoetkomingen in de verhuiskosten, tijdelijke huisvesting en woon-werkverkeer’.

Nee, dat kan niet en dat is ook niet nodig, omdat we werken met vaste vergoedingen. Belangrijk is dat jouw thuiswerk- en reispatroon gemiddeld gezien overeenkomt met de werkelijkheid. Ga je dus structureel meer of minder naar kantoor dan pas je dat aan en dan krijg je per eerst volgende maand de nieuwe vaste vergoedingen. Werk je incidenteel op een thuiswerkdag toch op kantoor of andersom, dan hoef je niets aan te passen. Hier wordt in de berekening van de vaste vergoedingen al rekening mee gehouden.

Je geeft dit aan in MYHR. Heb je al een eerste klasse NSBC kaart voor je dienstreizen, dan wordt deze zo snel mogelijk omgezet. Zelf dien je dan nog de wijziging door te voeren door deze op te halen  bij de NS-kaartautomaat.  Ben je nieuw in dienst, dan krijg je zo snel mogelijk een tweede klasse NSBC. Totdat je deze binnen hebt kun je je tweede klasse reizen declareren via ASK HR/declaraties.

Als je een tweede klasse NS Businesscard hebt omdat je voor je woon-werkverkeer tweede klasse reist, mag je voor je dienstreis nog wel eerste klasse reizen. Je kunt voor je dienstreis een tijdelijke klassewissel uitvoeren. Dit doe je via de NS app, website of kaartautomaat. Op de website van de NS lees je hoe dit werkt.

Het is belangrijk dat jouw gegevens m.b.t. reizen voor woon-werkverkeer en thuiswerken correct en naar waarheid zijn ingevuld in MyHR. Standaard staan jouw gegevens op “reizen met OV” en staan al je werkdagen als thuiswerkdag geregistreerd. Als je dus 1 of meerdere dagen op de UT werkt, dan dien je je gegevens dus aan te passen om zo de correcte thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding woon-werkverkeer te verkrijgen.

Dat is afhankelijk van het belastingtarief. Stel: voor jou is het belastingtarief 36,97% (voor 2024 geldt dit voor een belastbaar inkomen tot € 75.518). Je enkele reisafstand is 20 kilometer en je reist 3 dagen per week voor je woon-werkverkeer.

Je woon-werkvergoeding is op jaarbasis: 3/5 * 214 * 40 * € 0,10 = € 513,60.

Het bedrag dat voor fiscale uitruil in aanmerking komt is: 3/5 * 214 * 40 * € 0,13 = € 667,68.

Aan het eind van het jaar wordt je bruto eindejaarsuitkering dan verlaagd met € 667,68 en netto krijg je € 667,68 uitgekeerd. Het verschil tussen je netto vergoeding en de vermindering van je netto-eindejaarsuitkering is wat het je netto oplevert bovenop je woon-werkvergoeding van € 513,60

Let op: dit is een voorbeeld. Belastingtarieven kunnen wijzigen. Tevens is het belastingtarief bij een hoger belastbaar inkomen ook hoger en is het belastingvoordeel dan ook groter.

Let op: Een verlaging van je brutosalaris levert een lager SV-loon op:

De fiscale uitruil voor je reiskosten woon-werkverkeer leidt tot een verlaging van je belastbaar inkomen. Dit kan invloed hebben op de hoogte van een toekomstige arbeidsongeschiktheids‐ of werkloosheidsuitkering én op de hoogte van fiscale toeslagen.

Arbeidsongeschikt

Een uitkering bij (gedeeltelijke) arbeidsongeschiktheid is gebaseerd op het gemiddelde inkomen van het jaar voorafgaande aan jouw ziekte. Als je in dat laatste jaar je eindejaarsuitkering hebt ingezet voor de fiscale uitruil, dan heeft dit gevolgen voor de hoogte van jouw uitkering.

Werkloos

Een werkloosheidsuitkering is gebaseerd op het gemiddelde inkomen van een jaar voor de ontslagdatum. Als in dat jaar de eindejaarsuitkering is ingezet voor fiscale uitruil, dan heeft dit gevolgen voor de hoogte van de uitkering.

Toeslagen en andere regelingen

Een verhoging of verlaging van het fiscale loon kan gevolgen hebben voor regelingen die hiervan worden afgeleid, zoals zorgtoeslag, huurtoeslag, en studiefinanciering. Dit kan voor je toeslagen ook een voordeel opleveren, maar het is dus raadzaam om de gevolgen van jouw keuze voor uitruil goed te bekijken. Overigens is het ook mogelijk dat veranderingen in de regelgeving tot nieuwe onvoorziene gevolgen leiden. Nadelige gevolgen zijn echter niet te verhalen op de universiteit. De verantwoordelijkheid voor de keuze ligt bij jou.

De fiscale uitruil voor je reiskosten woon-werkverkeer leidt tot een verlaging van je belastbaar inkomen. Dit kan invloed hebben op de hoogte van een toekomstige arbeidsongeschiktheids‐ of werkloosheidsuitkering én op de hoogte van fiscale toeslagen.

Arbeidsongeschikt

Een uitkering bij (gedeeltelijke) arbeidsongeschiktheid is gebaseerd op het gemiddelde inkomen van het jaar voorafgaande aan jouw ziekte. Als je in dat laatste jaar eindejaarsuitkering hebt ingezet voor de fiscale uitruil, dan heeft dit gevolgen voor de hoogte van jouw uitkering.

Werkloos
Een werkloosheidsuitkering is gebaseerd op het gemiddelde inkomen van een jaar voor de ontslagdatum. Als in dat jaar de eindejaarsuitkering is ingezet voor fiscale uitruil, dan heeft dit gevolgen voor de hoogte van de uitkering.

Toeslagen en andere regelingen

Een verhoging of verlaging van het fiscale loon kan gevolgen hebben voor veel regelingen die hiervan worden afgeleid, zoals zorgtoeslag, huurtoeslag, en studiefinanciering. Dit kan voor je toeslagen ook een voordeel opleveren, maar het is dus raadzaam om de gevolgen van jouw keuze voor uitruil goed te bekijken. Overigens is het ook mogelijk dat veranderingen in de regelgeving tot nieuwe onvoorziene gevolgen leiden. Nadelige gevolgen zijn echter niet te verhalen op de universiteit. De verantwoordelijkheid voor de keuze ligt bij jou.

Als je in MyHR voor je woon-werkverkeer hebt gekozen voor Openbaar Vervoer, dan wordt er zo snel mogelijk een tweede klasse NSBC aangevraagd. Deze wordt naar de UT gestuurd. Zodra de NSBC binnen is ontvang je bericht via MyHR dat je de NSBC kunt ophalen in gebouw Spiegel (vloer 5).

Nee dit kan niet en mag niet. De thuiswerkvergoeding is een tegemoetkoming in de hogere kosten voor gas, water en licht die jij hebt als je thuiswerkt in plaats van op de UT. Daarnaast geef je thuis ook meer geld uit aan koffie, thee en toiletpapier etc. Deze tegemoetkoming mag de UT dus ook alleen verstrekken als je ook daadwerkelijk thuis werkt. Als je op de UT bent dan maak je de onkosten voor thuiswerken niet. Je hebt voor de dag dat je op de UT werkt wel recht op een reiskostenvergoeding omdat je naar de UT bent gereisd.

Het is dus belangrijk dat je je correcte thuiswerkpatroon invult voor de dagen waarop je gewoonlijk thuis werkt. Incidenteel een dag extra thuiswerken of een dag extra naar de UT is niet erg. Het zijn vaste vergoedingen waarbij in de berekening al rekening gehouden wordt met kleine afwijkingen. Wijzigt je thuiswerkpatroon structureel dan dien je dit te wijzigen in myHR. De wijzigingen gaan de eerst per volgende maand in.

Twee vergoedingen op één werkdag zijn niet toegestaan. Mocht je op een thuiswerkdag alsnog naar de UT gaan of andersom dan behoudt je de vergoeding zoals geregistreerd in myHR bij je ‘home working days’.

Nee, dit is niet mogelijk. Dit hoeft ook niet, want je krijgt een vaste vergoeding die ook door blijft lopen bij bijvoorbeeld vakantie, feestdagen en ziekte (bij ziekte nog 6 weken). Wijzigt je patroon structureel, van bijvoorbeeld gemiddeld 3 dagen per week thuis werken naar 1 dag per week thuiswerken, dan pas je dat aan. De wijziging van je vergoeding gaat dan in per eerstvolgende maand.

Medewerkers die vanuit Duitsland komen met OV kunnen geen gebruik maken van de NS Businesscard. Je mag dan je treinkaartjes (tweede klasse/economy klasse) declareren via AskHR, categorie ‘claims’. Voeg je treinkaartjes toe aan het request als attachment.

Voor medewerkers woonachtig in Duitsland verandert er op het gebied van belasting niets bij thuiswerken. Wij zijn een publiekrechtelijke instelling en dan zegt het belastingverdrag tussen NL en DE (omdat wij dus een publiekrechtelijke instelling zijn) dat wij als werkgever belasting moeten inhouden.

Werk je structureel 25% of meer thuis in Duitsland, dan wijzigt jouw sociale zekerheid naar Duitsland. Dit betekent dat je voor o.a. je zorgverzekering, AOW, kinderbijslag etc. over gaat naar het Duitse systeem. Hierop kan een uitzondering gemaakt worden, waarbij je ook voor thuiswerken in Duitsland voor tussen de 25% en de 50% van je werktijd, in Nederland sociaal verzekerd kunt blijven. Hiervoor moeten wij als werkgever deze uitzondering voor je aanvragen. Wanneer dit voor jou geldt neem dan contact op met de salarisadministratie via salaris-hr@utwente.nl.

Wil je in Nederland sociaal verzekerd blijven, zorg dan dat je minimaal 76% van de tijd fysiek op de UT werkzaam bent (of minimaal 51% van de tijd indien je gebruik maakt van de uitzonderingsmaatregel). Voor een fulltimer betekent dit dus 4 dagen per week op de UT aanwezig of 3 dagen per week wanneer de uitzondering op jou van toepassing is. Zorg dan dat ook je thuiswerk- en reis-patroon hiermee overeen komt.

Je kunt met je NS Businesscard gebruik maken van alle OV vervoerders in Nederland.

Heb je een tweede klasse NS Businesscard gekregen omdat je gekozen hebt om voor je woon-werkverkeer met het OV te reizen (tweede klasse)? Dan kun je voor dienstreizen nog steeds eerste klasse reizen. Hiervoor vraag je een tijdelijke klassewissel aan. Kijk op de NS website hoe dit moet.