Service Portal

Jaargesprek voor medewerkers

Binnen de UT krijgt organisatieontwikkeling en de ontwikkeling van professionals veel aandacht. We vinden het belangrijk dat jij weet hoe je kan bijdragen aan onze gezamenlijke doelstelling, daarover afspraken maakt en dat je erkenning krijgt voor geleverde prestaties.  

De UT hanteert de Jaargesprekscyclus als instrument om afspraken met individuele medewerkers te maken, de voortgang ervan te volgen, tijdig bij te kunnen sturen en uiteindelijk de behaalde resultaten te kunnen evalueren.

Op deze pagina bieden we je de handvatten om je jaargesprekscyclus goed te doorlopen. Hieronder vind je bijvoorbeeld een leidraad met daarin een beschrijving van de cyclus, maar ook eventueel handige links ter voorbereiding van je gesprekken.

Uitlegvideo jaargesprek

Jaargesprek

Let op: voor het beste resultaat bekijk je de video’s in de webbrowser Chrome  of Mozilla Firefox of safari en in full screen. (Dus niet in Internet Explorer). Klik hier voor de gratis download.

Voor alle werknemers

  • Tips & Trucs

    Afsluiten applicatie:

    Sluit het jaargesprek altijd af met de knop "FORMULIER AFSLUITEN" onderaan het scherm om het jaargesprek meteen vrij te geven voor de ander; het jaargesprek wordt na 4 uur inactiviteit automatisch vrijgegeven.

    Bewerken afspraken

     In de applicatie kunnen de afspraken zowel door de leidinggevende als de medewerker worden vastgelegd. Het formulier wordt geblokkeerd als LG en MDW gelijktijdig aan het formulier willen werken. Deze blokkering wordt pas opgeheven als de bewerker de applicatie netjes heeft afgesloten, zie ‘Afsluiten applicatie’

    Accorderen afspraken

    Zodra de medewerker de afspraken heeft vastgelegd kunnen deze geaccordeerd worden door de MDW. Wordt er daarna nog iets gewijzigd door LG of MDW dan verdwijnt het vinkje en moeten de afspraken opnieuw geaccordeerd worden door de MDW en LG.
    Hebben beiden LG en MDW de afspraken geaccordeerd in de planningsfase dan ga je automatisch door naar de Voortgang.

    Vullen afspraken LG en MDW

    In het formulier is niet te onderscheiden welke tekst door LG of MDW is ingevoerd. Wil je dit onderscheidt duidelijk maken, spreek dan met je leidinggevende af hoe je invoert. De LG kan bijvoorbeeld een kleurtje gebruiken om zijn/haar tekst te markeren.

    Tijdens jaargesprek Planningsfase

    Om het jaargesprek soepel te laten verlopen kun je het formulier printen en meenemen naar je gesprek om te bespreken.

    Evaluatie huidige afspraken en planning volgende jaarcyclus

    In het evaluatiegesprek worden de afspraken geëvalueerd en ook de planningsafspraken voor de komende periode besproken.
    Maak een nieuw formulier aan waarin je de afspraken voor de komende periode vastlegt.

 Voor wetenschappelijk personeel (WP)

  • Leidraad jaargesprekcyclus voor WP

    Binnen de UT krijgt organisatieontwikkeling en de ontwikkeling van professionals veel aandacht. We vinden het belangrijk dat jij weet hoe je kan bijdragen aan onze gezamenlijke doelstelling, daarover afspraken maakt en dat je erkenning krijgt voor geleverde prestaties.  

    De UT hanteert de Jaargesprekscyclus als instrument om afspraken met individuele medewerkers te maken, de voortgang ervan te volgen, tijdig bij te kunnen sturen en uiteindelijk de behaalde resultaten te kunnen evalueren.

    In deze leidraad leggen we uit wat de jaargesprekscyclus inhoudt en hoe jij je als medewerker kunt voorbereiden op de gesprekken.

    WAT GEBEURT ER IN DE JAARGESPREKSCYCLUS?

    In de jaargesprekscyclus worden afspraken tussen leidinggevende en medewerker vastgelegd en gevolgd. Dit gebeurt tweemaal per jaar aan de hand van het jaargesprek en het voortgangsgesprek.

    HET JAARGESPREK 

    Eens per kalenderjaar voeren leidinggevenden en medewerkers samen het jaargesprek. Dit is een tweezijdig gesprek dat bestaat uit twee delen:

    1. Terugblikken op gemaakte afspraken in het afgelopen jaar

    We evalueren de resultaten en ontwikkeling van het voorgaande jaar. In de evaluatie geeft de leidinggevende een oordeel over de behaalde resultaten van de medewerker. Er wordt gemeten met een 5 puntschaal. Het totale oordeel over het functioneren kan verschillen van ruim boven de verwachting tot ruim onder de verwachting.

     2. Afspraken maken voor het komende jaar

    We maken voor het komende jaar afspraken over werkresultaten, gedrag en professionele ontwikkeling. Kaders daarbij zijn het UFO-functieprofiel en de bijbehorende competenties.

    Voor het vastleggen en evalueren van de resultaatafspraken gebruiken we AFAS.

    HET VOORTGANGSGESPREK 

    Halverwege het jaar voeren we het voortgangsgesprek.(optioneel) Leidinggevende en medewerker maken dan de balans op over de voortgang van de afspraken. In dit gesprek wordt bekeken hoever het staat met de gemaakte afspraken uit het jaargesprek en bespreken leidinggevende en medewerker of deze afspraken bijstelling behoeven.

    Wat voor soort afspraken worden er gemaakt?

    In AFAS leggen we afspraken vast over:

    • Resultaten
    • Gedrag en competentieontwikkeling
    • Loopbaanontwikkeling
    • Overig  

    Welke onderwerpen kunnen aan bod komen in het jaargesprek?

    De inhoud van een jaargesprek wordt bepaald door de afspraken van het voorgaande jaar en de wensen en ambities van de medewerker, maar ook door nieuwe ontwikkelingen in de organisatie, het team of vakgebied.

    De volgende onderwerpen kunnen bijvoorbeeld aan bod komen:

    Resultaatafspraken

    • In de jaargesprekscyclus brengen we verbinding aan tussen organisatiedoelen en de individuele afspraken. Denk aan de strategie
    • Shaping 2030, onze UT kernwaarden (ondernemend, inclusief, open) en (team) doelstellingen.
    • De resultaatgebieden die van toepassing zijn op de medewerker vanuit het toegewezen UFO-profiel.
    • Projecten of samenhangende werkzaamheden zoals die in de functie van jou als medewerker aan de orde zijn.

    Gedragsafspraken

    • Competenties zoals die in de functie van belang zijn, de ontwikkeling hiervan en het bespreken van feedback.

    Loopbaanontwikkelingsafspraken

    • Wensen t.a.v. taken, opleiding of loopbaan. Waar wil je het komende jaar meer tijd aanbesteden/ wat is goed om te  ontwikkelen en hoe kun je dat realiseren?

    Overige afspraken en Welzijn

    • Ingevolge Covid:
      - Sociale isolatie
      - Toekomstonzekerheid bij tijdelijke contracten
      - Werkdruk (digitaal onderwijs, ondersteuning)
      - Thuisonderwijs
      - Mantelzorg
      - Werkomstandigheden (work-lifebalance, thuisfaciliteiten)
    • Duurzame inzetbaarheid: afspraken over bijvoorbeeld werken in deeltijd, combinatie werk en privé, maatwerk om te komen tot een 
      goede afstemming van bedrijfstijd en arbeidstijd; geleidelijk faciliteren van de overgang naar pensionering door o.a. het afstemmen van individuele werktijden; afspraken over vak- en/of functiegerichte opleidingen/trainingen, coaching, loopbaanadvies/oriëntatiemogelijkheden, functieroulatie etc.
    • Arbeidsomstandigheden, werkdruk en werkstress, veiligheids- en gezondheidsaspecten op de werkplek.
    • Pagina welzijn
    • Betrokkenheid aan medezeggenschap
    • Nevenwerkzaamheden

    HOE BEREID JE HET JAARGESPREK VOOR?

    Door vooraf het formulier in AFAS in te vullen, bereid je je jaargesprek voor. Geef aan of het - vorig jaar afgesproken -  resultaat bereikt is en op welke wijze. Je evalueert tijdens het gesprek met elkaar de inhoud van het resultaat en de totstandkoming daarvan. De feedback die je hebt gekregen verwerk je tevens in het formulier. Na het invullen van het AFAS formulier verstuur je deze als concept aan je leidinggevende. (zie werkwijze AFAS)

    Maak je afspraken SMART

    Probeer altijd eerst te concretiseren welk eindresultaat er ligt als de afspraak is afgerond. Stel jezelf steeds de vraag 'waaraan zie ik dat het eindresultaat goed is?' en 'waaraan zie ik dat ik succesvol ben?'.

    Als check beoordeel je of je de resultaatafspraak SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) hebt geformuleerd.

    Feedback ophalen

    In de voorbereiding van je gesprek is het zinvol feedback te vragen. Bijvoorbeeld door een klant, een opdrachtgever en collega’s te benaderen. Dit doe je in afstemming met je leidinggevende. Dat kan op twee manieren:

    1. Wil je feedback ophalen op alle competenties van je functie dan kun je kiezen voor het digitale feedbackinstrument van UFO.

    • open het UFO indelingsinstrument en log in met username ut en wachtwoord utufo
    • kies voor het tabblad ‘Feedback instrument’
    • lees voor een goed gebruik eerst de gebruikersinstructie.

    2. Je kunt ook kiezen voor het feedbackformulier.

    HOE WORDT DE JAARGESPREKSCYCLUS AFGEROND?

    Met de ondertekening op het jaargesprek geeft de medewerker aan kennisgenomen te hebben van de inhoud en dat de verslaglegging een correcte weergave is van het gesprek. Je kunt relevante documenten toevoegen aan je jaargesprek. Het verslag wordt opgeslagen in AFAS. Er gaat een exemplaar naar het digitaal personeelsdossier in AFAS.

  • Actuele gespreksonderwerpen

    RESULTAATAFSPRAKEN

    ONDERWIJS

    • Professionalisering gekoppeld aan de onderwijsactiviteiten van komend jaar.
    • Onderwijstaken (vakken en geschatte werktijd per week/jaar en verdeling over het jaar).
    • Afstudeerbegeleiding (namen afstudeerders; als eerste of tweede begeleider; geschatte tijdsinvestering per student).
    • Overige bijdragen aan het onderwijs (omschrijving, geschatte werktijd) en onderwijsontwikkeling (nieuwe vakken: inhoud, resultaat, geschatte werktijd).
    • Samenvatting van vak- en studentevaluaties.
    • Rollen in het onderwijs (bv. (module) coördinator, opleidingsdirecteur) en wat is de geschatte tijdsinvestering?

    ONDERZOEK

    • Publicaties (kwaliteit, aantal, nationaal/internationaal, citatie-index)
    • Begeleiding van promovendi en onderzoekers (niet afstudeerders).

    VALORISATIE

    • Activiteiten voor verwerving van externe financiering (2e en 3e geldstroom) en resultaten.
    • Stand van zaken van onderzoeksprojecten (afgerond, volgens planning of vertraagd, met
      toelichting).

     LOOPBAANONTWIKKELING

    • BKO
    • Internationalisering: (afspraken m.b.t. Engelse taalvaardigheid en cultural awareness; afspraken m.b.t. internationale stafmobiliteit en carrièremogelijkheden (wetenschappelijk en niet-wetenschappelijk personeel), bijvoorbeeld met subsidie programma’s (o.a. Marie Curie, Veni. Vidi, Vici).
    • In- en doorstroom van vrouwen (ter stimulering van vrouwen in hogere functies)
    • Wensen t.a.v. taken, opleiding of loopbaan. Waar wil je het komende jaar meer tijd aan besteden/ wat wil je ontwikkelen en hoe kun je dat realiseren. Waar sta je nu in je persoonlijke ontwikkeling en waar wil je over 3-5 jaar zijn binnen of wellicht buiten de organisatie.
    • Inzet ontwikkelingsdagen, zoals bedoeld in artikel 6.109 lid 1 cao NU.

    GEDRAG

    • Ontwikkelingen in de organisatie, het team of het vakgebied. Denk aan Shaping 2030, de kernwaarden open, inclusief en ondernemend. Welke nieuwe competenties moet een medewerker zich verwerven en als je kijkt naar Shaping 2030 herken je de ambitie? Kun je jouw bijdrage aangeven?

    OVERIG / WELZIJN

    • Ingevolge Covid:
      - Sociale isolatie
      - Toekomstonzekerheid bij tijdelijke contracten
      - Werkdruk (digitaal onderwijs, ondersteuning)
      - Thuisonderwijs
      - Mantelzorg
      - Werkomstandigheden (work-lifebalance, thuisfaciliteiten)
    • Duurzame inzetbaarheid: afspraken over bijvoorbeeld werken in deeltijd, combinatie werk en privé, maatwerk om te komen tot een 
      goede afstemming van bedrijfstijd en arbeidstijd; geleidelijk faciliteren van de overgang naar pensionering door o.a. het afstemmen van individuele werktijden; afspraken over vak- en/of functiegerichte opleidingen/trainingen, coaching, loopbaanadvies/oriëntatiemogelijkheden, functieroulatie etc.
    • Arbeidsomstandigheden, werkdruk en werkstress, veiligheids- en gezondheidsaspecten op de werkplek.
    • Pagina welzijn
    • Betrokkenheid aan medezeggenschap
    • Nevenwerkzaamheden

Voor ondersteunend personeel (OBP) 

  • Leidraad jaargesprekcyclus voor OBP

    Binnen de UT krijgt organisatieontwikkeling en de ontwikkeling van professionals veel aandacht. We vinden het belangrijk dat jij weet hoe je kan bijdragen aan onze gezamenlijke doelstelling, daarover afspraken maakt en dat je erkenning krijgt voor geleverde prestaties.  

    De UT hanteert de Jaargesprekscyclus als instrument om afspraken met individuele medewerkers te maken, de voortgang ervan te volgen, tijdig bij te kunnen sturen en uiteindelijk de behaalde resultaten te kunnen evalueren.

    In deze leidraad leggen we uit wat de jaargesprekscyclus inhoudt en hoe jij je als medewerker kunt voorbereiden op de gesprekken.
    Deze kunnen vóór het jaargesprek worden ingevuld. 

    WAT GEBEURT ER IN DE JAARGESPREKSCYCLUS?

    In de jaargesprekscyclus worden afspraken tussen leidinggevende en medewerker vastgelegd en gevolgd. Dit gebeurt tweemaal per jaar (optioneel) aan de hand van het jaargesprek en het voortgangsgesprek. Deze worden vóór het gesprek ingevuld. 

    HET JAARGESPREK 

    Eens per kalenderjaar voeren leidinggevenden en medewerkers samen het jaargesprek. Dit is een tweezijdig gesprek dat bestaat uit twee delen:

    1. Terugblikken op gemaakte afspraken in het afgelopen jaar

    We evalueren de resultaten en ontwikkeling van het voorgaande jaar. In de evaluatie geeft de leidinggevende een oordeel over de behaalde resultaten van de medewerker. Er wordt gemeten met een 5 puntschaal. Het totale oordeel over het functioneren kan verschillen van ruim boven de verwachting tot ruim onder de verwachting.

     2. Afspraken maken voor het komende jaar

    We maken voor het komende jaar afspraken over werkresultaten, gedrag en professionele ontwikkeling. Kaders daarbij zijn het UFO-functieprofiel en de bijbehorende competenties.

    Voor het vastleggen en evalueren van de resultaatafspraken gebruiken we AFAS.

    HET VOORTGANGSGESPREK 

    Halverwege het jaar voeren we het voortgangsgesprek (optioneel). Leidinggevende en medewerker maken dan de balans op over de voortgang van de afspraken. In dit gesprek wordt bekeken hoever het staat met de gemaakte afspraken uit het jaargesprek en bespreken leidinggevende en medewerker of deze afspraken bijstelling behoeven.

    Wat voor soort afspraken worden er gemaakt?

    In AFAS leggen we afspraken vast over:

    • Resultaten
    • Gedrag en competentieontwikkeling
    • Loopbaanontwikkeling
    • Overig  

    Welke onderwerpen kunnen aan bod komen in het jaargesprek?

    De inhoud van een jaargesprek wordt bepaald door de afspraken van het voorgaande jaar en de wensen en ambities van de medewerker, maar ook door nieuwe ontwikkelingen in de organisatie, het team of vakgebied.

    De volgende onderwerpen kunnen bijvoorbeeld aan bod komen:

    Resultaatafspraken (zie ook actuele gespreksonderwerpen) 

    • In de jaargesprekscyclus brengen we verbinding aan tussen organisatiedoelen en de individuele afspraken. Denk aan de strategie, (Shaping 2030) onze UT kernwaarden (ondernemend, inclusief, open) en (team) doelstellingen.
    • De resultaatgebieden die van toepassing zijn op de medewerker vanuit het toegewezen UFO-profiel.
    • Projecten of samenhangende werkzaamheden zoals die in de functie van jou als medewerker aan de orde zijn.

    Gedragsafspraken

    • Competenties zoals die in de functie van belang zijn, de ontwikkeling hiervan en het bespreken van feedback.

    Loopbaanontwikkelingsafspraken

    • Wensen t.a.v. taken, opleiding of loopbaan. Waar wil je het komende jaar meer tijd aanbesteden/ wat is goed om te  ontwikkelen en hoe kun je dat realiseren?

    Overige afspraken en welzijn

    • Ingevolge Covid:
      - Sociale isolatie
      - Toekomstonzekerheid bij tijdelijke contracten
      - Werkdruk (digitaal onderwijs, ondersteuning)
      - Thuisonderwijs
      - Mantelzorg
      - Werkomstandigheden (work-lifebalance, thuisfaciliteiten)
    • Duurzame inzetbaarheid: afspraken over bijvoorbeeld werken in deeltijd, combinatie werk en privé, maatwerk om te komen tot een 
      goede afstemming van bedrijfstijd en arbeidstijd; geleidelijk faciliteren van de overgang naar pensionering door o.a. het afstemmen van individuele werktijden; afspraken over vak- en/of functiegerichte opleidingen/trainingen, coaching, loopbaanadvies/oriëntatiemogelijkheden, functieroulatie etc.
    • Arbeidsomstandigheden, werkdruk en werkstress, veiligheids- en gezondheidsaspecten op de werkplek.
    • Pagina welzijn
    • Betrokkenheid aan medezeggenschap
    • Nevenwerkzaamheden

    Hoe BEREID JE HET JAARGESPREK VOOR?

    Door vooraf het formulier in AFAS in te vullen, bereid je je jaargesprek voor. Geef aan of het - vorig jaar afgesproken -  resultaat bereikt is en op welke wijze. Je evalueert tijdens het gesprek met elkaar de inhoud van het resultaat en de totstandkoming daarvan. De feedback die je hebt gekregen verwerk je tevens in het formulier. Na het invullen in AFAS verstuur je het formulier als concept aan je leidinggevende. (zie werkwijze AFAS).

    Maak je afspraken SMART

    Probeer altijd eerst te concretiseren welk eindresultaat er ligt als de afspraak is afgerond. Stel jezelf steeds de vraag “waaraan zie ik dat het eindresultaat goed is?” en “waaraan zie ik dat ik succesvol ben?”.

    Als check beoordeel je of je de resultaatafspraak SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) hebt geformuleerd.

    Feedback ophalen

    In de voorbereiding van je gesprek is het zinvol feedback te vragen. Bijvoorbeeld door een klant, een opdrachtgever en collega’s te benaderen. Dit doe je in afstemming met je leidinggevende. Dat kan op twee manieren:

    1. Wil je feedback ophalen op alle competenties van je functie dan kun je kiezen voor het digitale feedbackinstrument van UFO.

    • open het UFO indelingsinstrument en log in met username ut en wachtwoord utufo
    • kies voor het tabblad ‘Feedback instrument’
    • lees voor een goed gebruik eerst de gebruikersinstructie.

    2. Je kunt ook kiezen voor het feedbackformulier.

    HOE WORDT DE JAARGESPREKSCYCLUS AFGEROND?

    Met de ondertekening op het jaargesprek geeft de medewerker aan kennisgenomen te hebben van de inhoud en dat de verslaglegging een correcte weergave is van het gesprek. Je kunt relevante documenten toevoegen aan je jaargesprek. Het verslag wordt opgeslagen in AFAS. Er gaat een exemplaar naar het digitaal persoonsdossier in AFAS.

  • Actuele gespreksonderwerpen

    RESULTAATAFSPRAKEN

    Op basis van je functie of functiebeschrijving doelstelling en kernwaarden doorvertalen naar individuele afspraken.

    • Projecten of samenhangende werkzaamheden zoals die in de functie van de medewerker aan de orde zijn.
    • Nieuwe taken die op een team afkomen, bijzondere projecten, samenwerking met andere teams waarin de medewerker een rol kan vervullen.

    LOOPBAANONTWIKKELING

    Maak afspraken over je professionele ontwikkeling. Dit kan zich richten op verdere ontwikkeling in je huidige functie, of op een volgende loopbaanstap binnen of buiten de UT.

    Huidige functie (impact binnen je huidige functie) 

    • Opleiding/training (individueel of met het team)
    • Engelse taalvaardigheid/cultural awareness
    • Basis op orde (systemen en officevaardigheden) 

    Ontwikkeling binnen 3-5 jaar

    • Loopbaangesprek
    • Opleiding/training

    GEDRAG

    • Maak afspraken over welke competenties, houding en gedrag nodig zijn voor de uitoefening van jouw functie. Stel ook vast welke ontwikkeling hierbij noodzakelijk is.
    • Ontwikkelingen in de organisatie, het team of het vakgebied. Denk aan Vision 2020, de kernwaarden internationalisering, ondernemend, synergie gedreven en maatschappelijke impact. Welke nieuwe competenties moet een medewerker zich verwerven of welke bestaande competenties verder ontwikkelen.

    OVERIG

    • Betrokkenheid en deelname aan medezeggenschap bespreken.
    • Duurzame inzetbaarheid: afspraken over bijvoorbeeld werken in deeltijd, combinatie werk en privé, maatwerk om te komen tot een goede afstemming van bedrijfstijd en arbeidstijd; geleidelijk faciliteren van de overgang naar pensionering door o.a. het afstemmen van individuele werktijden; afspraken over vak- en/of functiegerichte opleidingen/trainingen, coaching, loopbaanadvies/oriëntatiemogelijkheden, functieroulatie etc.
    • Arbeidsomstandigheden, werkdruk en werkstress, veiligheids- en gezondheidsaspecten op de werkplek.
    • Nevenwerkzaamheden 

My bookmarks

Manage

Please wait a moment...