Jaargesprek (FJUT) voor medewerkers

De UT hanteert de Jaargesprekscyclus als instrument om afspraken met individuele medewerkers te maken, de voortgang ervan te volgen, tijdig bij te kunnen sturen en uiteindelijk de behaalde resultaten te kunnen evalueren.

In deze leidraad leggen we uit wat de jaargesprekscyclus inhoudt en hoe jij je als medewerker kunt voorbereiden op de gesprekken.

WAT GEBEURT ER IN DE JAARGESPREKSCYCLUS?

In de jaargesprekscyclus worden afspraken tussen leidinggevende en medewerker vastgelegd en gevolgd. Dit gebeurt tweemaal per jaar aan de hand van het jaargesprek en het voortgangsgesprek.

HET JAARGESPREK 

Eens per kalenderjaar voeren leidinggevenden en medewerkers samen het jaargesprek. Dit is een tweezijdig gesprek dat bestaat uit twee delen:

1. Terugblikken op gemaakte afspraken in het afgelopen jaar

We evalueren de resultaten en ontwikkeling van het voorgaande jaar. In de evaluatie geeft de leidinggevende een oordeel over de behaalde resultaten van de medewerker. Er wordt gemeten met een 5 puntschaal. Het totale oordeel over het functioneren kan verschillen van ruim boven de verwachting tot ruim onder de verwachting.

 2. Afspraken maken voor het komende jaar

We maken voor het komende jaar afspraken over werkresultaten, gedrag en professionele ontwikkeling. Kaders daarbij zijn het UFO-functieprofiel en de bijbehorende competenties.

Voor het vastleggen en evalueren van de resultaatafspraken gebruiken we AFAS.

HET VOORTGANGSGESPREK (optioneel)

Halverwege het jaar voeren we het voortgangsgesprek. Leidinggevende en medewerker maken dan de balans op over de voortgang van de afspraken. In dit gesprek wordt bekeken wat de stand van zaken is van de gemaakte afspraken uit het jaargesprek en bespreken leidinggevende en medewerker of deze afspraken bijgesteld moeten worden.

Wat voor soort afspraken worden er gemaakt?

In het jaargesprekformulier in AFAS leggen we afspraken vast over:

• Resultaten
• Gedrag en competentieontwikkeling
• Loopbaanontwikkeling
• Overig  

Welke onderwerpen kunnen aan bod komen in het jaargesprek?

De inhoud van een jaargesprek wordt bepaald door de afspraken van het voorgaande jaar en de wensen en ambities van de medewerker, maar ook door nieuwe ontwikkelingen in de organisatie, het team of vakgebied. Bekijk "Actuele gespreksonderwerpen" voor voorbeelden van onderwerpen. 

HOE BEREID JE HET JAARGESPREK VOOR?

Door vooraf het formulier in AFAS in te vullen, bereid je je jaargesprek voor. Geef aan of het - vorig jaar afgesproken -  resultaat bereikt is en op welke wijze. Je evalueert tijdens het gesprek met elkaar de inhoud van het resultaat en de totstandkoming daarvan. De feedback die je hebt gekregen verwerk je tevens in het formulier. Na het invullen van het AFAS formulier verstuur je deze als concept aan je leidinggevende. (zie werkwijze AFAS)

Maak je afspraken SMART

Probeer altijd eerst te concretiseren welk eindresultaat er ligt als de afspraak is afgerond. Stel jezelf steeds de vraag 'waaraan zie ik dat het eindresultaat goed is?' en 'waaraan zie ik dat ik succesvol ben?'.

Als check beoordeel je of je de resultaatafspraak SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) hebt geformuleerd.

Feedback ophalen

In de voorbereiding van je gesprek is het zinvol feedback te vragen. Bijvoorbeeld door een klant, een opdrachtgever en collega’s te benaderen. Dit doe je in afstemming met je leidinggevende. Dat kan op twee manieren:

1. Wil je feedback ophalen van je collega's, dan kun je gebruik maken van het feedback formulier.

2. Wil je feedback ophalen op de competenties van je functie dan kun je kiezen voor het digitale feedbackinstrument van UFO.

• open het UFO indelingsinstrument en log in met username ut en wachtwoord utufo
• kies voor het tabblad ‘Feedback instrument’
• lees voor een goed gebruik eerst de gebruikersinstructie.

HOE WORDT DE JAARGESPREKSCYCLUS AFGEROND?

Met de ondertekening op het jaargesprek geeft de medewerker aan kennisgenomen te hebben van de inhoud en dat de verslaglegging een correcte weergave is van het gesprek. Je kunt relevante documenten toevoegen aan je jaargesprek. Het verslag wordt opgeslagen in AFAS. Er gaat een exemplaar naar het digitaal personeelsdossier in AFAS.

RESULTAATAFSPRAKEN

ALGEMEEN

• In de jaargesprekscyclus brengen we verbinding aan tussen organisatiedoelen en de individuele afspraken. Denk aan de strategie, Shaping 2030, onze UT kernwaarden (ondernemend, inclusief, open) en (team-) doelstellingen. 
• De resultaatgebieden die van toepassing zijn op de medewerker vanuit het toegewezen UFO-profiel.
• Projecten of samenhangende werkzaamheden zoals die in de functie van jou als medewerker aan de orde zijn. 

ONDERWIJS

• Professionalisering gekoppeld aan de onderwijsactiviteiten van komend jaar.
• Onderwijstaken (vakken en geschatte werktijd per week/jaar en verdeling over het jaar).
• Afstudeerbegeleiding (namen afstudeerders; als eerste of tweede begeleider; geschatte tijdsinvestering per student).
• Overige bijdragen aan het onderwijs (omschrijving, geschatte werktijd) en onderwijsontwikkeling (nieuwe vakken: inhoud, resultaat, geschatte werktijd).
• Samenvatting van vak- en studentevaluaties.
• Rollen in het onderwijs (bv. (module) coördinator, opleidingsdirecteur) en wat is de geschatte tijdsinvestering?

ONDERZOEK

• Publicaties (kwaliteit, aantal, nationaal/internationaal, citatie-index)
• Begeleiding van promovendi en onderzoekers (niet afstudeerders).

VALORISATIE

• Activiteiten voor verwerving van externe financiering (2e en 3e geldstroom) en resultaten.
• Stand van zaken van onderzoeksprojecten (afgerond, volgens planning of vertraagd, met
  toelichting).

 LOOPBAANONTWIKKELING

• Wensen t.a.v. taken, opleiding of loopbaan. Waar wil je in het komende jaar meer tijd aan besteden?  Wat is goed om te ontwikkelen en hoe kun je dat realiseren?
• BKO.
• Internationalisering: (afspraken m.b.t. Engelse taalvaardigheid en cultural awareness; afspraken m.b.t. internationale stafmobiliteit en carrièremogelijkheden (wetenschappelijk en niet-wetenschappelijk personeel), bijvoorbeeld met subsidie programma’s (o.a. Marie Curie, Veni. Vidi, Vici).
• In- en doorstroom van vrouwen (ter stimulering van vrouwen in hogere functies).
• Wensen t.a.v. taken, opleiding of loopbaan. Waar wil je het komende jaar meer tijd aan besteden/ wat wil je ontwikkelen en hoe kun je dat realiseren. Waar sta je nu in je persoonlijke ontwikkeling en waar wil je over 3-5 jaar zijn binnen of wellicht buiten de organisatie.
•  Afspraken maken over de inzet van je ontwikkelingsdagen, zoals bedoeld in artikel 6.10 lid 1 cao NU

GEDRAG

• Competenties zoals die in de functie van belang zijn, de ontwikkeling hiervan en het bespreken van feedback.
• Ontwikkelingen in de organisatie, het team of het vakgebied. Denk aan Shaping 2030, de kernwaarden open, inclusief en ondernemend. Welke nieuwe competenties moet een medewerker zich verwerven en als je kijkt naar Shaping 2030 herken je de ambitie? Kun je jouw bijdrage aangeven?

OVERIG / WELZIJN

• Ingevolge Covid: sociale isolatie, toekomstonzekerheid bij tijdelijke contracten, werkdruk (digitale vaardigheden, ondersteuning), thuisonderwijs, mantelzorg, werkomstandigheden (hybride werken, work-lifebalance, thuisfaciliteiten).
• Duurzame inzetbaarheid: afspraken over bijvoorbeeld werken in deeltijd, combinatie werk en privé, maatwerk om te komen tot een goede afstemming van bedrijfstijd en arbeidstijd; geleidelijk faciliteren van de overgang naar pensionering door o.a. het afstemmen van individuele werktijden; afspraken over vak- en/of functiegerichte opleidingen/trainingen, coaching, loopbaanadvies/oriëntatiemogelijkheden, functieroulatie etc.
• Arbeidsomstandigheden, werkdruk en werkstress, veiligheids- en gezondheidsaspecten op de werkplek.
• Betrokkenheid aan medezeggenschap.
• Nevenwerkzaamheden.

De UT hanteert de Jaargesprekscyclus als instrument om afspraken met individuele medewerkers te maken, de voortgang ervan te volgen, tijdig bij te kunnen sturen en uiteindelijk de behaalde resultaten te kunnen evalueren.

In deze leidraad leggen we uit wat de jaargesprekscyclus inhoudt en hoe jij je als medewerker kunt voorbereiden op de gesprekken.

WAT GEBEURT ER IN DE JAARGESPREKSCYCLUS?

In de jaargesprekscyclus worden afspraken tussen leidinggevende en medewerker vastgelegd en gevolgd. Dit gebeurt tweemaal per jaar (optioneel) aan de hand van het jaargesprek en het voortgangsgesprek. 

HET JAARGESPREK 

Eens per kalenderjaar voeren leidinggevenden en medewerkers samen het jaargesprek. Dit is een tweezijdig gesprek dat bestaat uit twee delen:

1. Terugblikken op gemaakte afspraken in het afgelopen jaar

We evalueren de resultaten en ontwikkeling van het voorgaande jaar. In de evaluatie geeft de leidinggevende een oordeel over de behaalde resultaten van de medewerker. Er wordt gemeten met een 5 puntschaal. Het totale oordeel over het functioneren kan verschillen van ruim boven de verwachting tot ruim onder de verwachting.

 2. Afspraken maken voor het komende jaar

We maken voor het komende jaar afspraken over werkresultaten, gedrag en professionele ontwikkeling. Kaders daarbij zijn het UFO-functieprofiel en de bijbehorende competenties.

Voor het vastleggen en evalueren van de resultaatafspraken gebruiken we AFAS.

HET VOORTGANGSGESPREK (optioneel)

Halverwege het jaar voeren we het voortgangsgesprek. Leidinggevende en medewerker maken dan de balans op over de voortgang van de afspraken. In dit gesprek wordt bekeken wat de stand van zaken is van de gemaakte afspraken uit het jaargesprek en bespreken leidinggevende en medewerker of deze afspraken bijgesteld moeten worden.

Wat voor soort afspraken worden er gemaakt?

In het jaargesprekformulier in AFAS leggen we afspraken vast over:

• Resultaten
• Gedrag en competentieontwikkeling
• Loopbaanontwikkeling
• Overig  

Welke onderwerpen kunnen aan bod komen in het jaargesprek?

De inhoud van een jaargesprek wordt bepaald door de afspraken van het voorgaande jaar en de wensen en ambities van de medewerker, maar ook door nieuwe ontwikkelingen in de organisatie, het team of vakgebied. Bekijk "Actuele gespreksonderwerpen" voor voorbeelden van onderwerpen.

Hoe BEREID JE HET JAARGESPREK VOOR?

Door vooraf het formulier in AFAS in te vullen, bereid je je jaargesprek voor. Geef aan of het - vorig jaar afgesproken -  resultaat bereikt is en op welke wijze. Je evalueert tijdens het gesprek met elkaar de inhoud van het resultaat en de totstandkoming daarvan. De feedback die je hebt gekregen verwerk je tevens in het formulier. Na het invullen in AFAS verstuur je het formulier als concept aan je leidinggevende. (zie werkwijze AFAS).

Maak je afspraken SMART

Probeer altijd eerst te concretiseren welk eindresultaat er ligt als de afspraak is afgerond. Stel jezelf steeds de vraag “waaraan zie ik dat het eindresultaat goed is?” en “waaraan zie ik dat ik succesvol ben?”.

Als check beoordeel je of je de resultaatafspraak SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) hebt geformuleerd.

Feedback ophalen

In de voorbereiding van je gesprek is het zinvol feedback te vragen. Bijvoorbeeld door een klant, een opdrachtgever en collega’s te benaderen. Dit doe je in afstemming met je leidinggevende. Dat kan op twee manieren:

1. Wil je feedback ophalen van collega's dan kun je gebruik maken van het feedback formulier.

2. Wil je feedback ophalen op alle competenties van je functie dan kun je kiezen voor het digitale feedbackinstrument van UFO.

• open het UFO indelingsinstrument en log in met username ut en wachtwoord utufo
• kies voor het tabblad ‘Feedback instrument’
• lees voor een goed gebruik eerst de gebruikersinstructie.

HOE WORDT DE JAARGESPREKSCYCLUS AFGEROND?

Met de ondertekening op het jaargesprek geeft de medewerker aan kennisgenomen te hebben van de inhoud en dat de verslaglegging een correcte weergave is van het gesprek. Je kunt relevante documenten toevoegen aan je jaargesprek. Het verslag wordt opgeslagen in AFAS. Er gaat een exemplaar naar het digitaal persoonsdossier in AFAS.

RESULTAATAFSPRAKEN

Op basis van je functie of functiebeschrijving doelstelling en kernwaarden doorvertalen naar individuele afspraken.

• In de jaargesprekscyclus brengen we verbinding aan tussen organisatiedoelen en individuele afspraken. Denk aan strategie, Shaping 2030, onze UT kernwaarden (ondernemend, inclusief, open) en (team-) doelstellingen.
• De resultaatgebieden die van toepassing zijn op de medewerker vanuit het toegewezen UFO-profiel.
• Projecten of samenhangende werkzaamheden zoals die in de functie van jou als medewerker aan de orde zijn.
• Op basis van je functie of functieomschrijving doelstelling of kernwaarden doorvertalen naar inidividuele afspraken. 
• Nieuwe taken die op een team afkomen, bijzondere projecten, samenwerking met andere teams waarin de medewerker een rol kan vervullen.

LOOPBAANONTWIKKELING

Maak afspraken over je professionele ontwikkeling. Wensen t.a.v. taken, opleiding of loopbaan. Waar wil je in het komende jaar meer tijd aan besteden? Wat is goed om te ontwikkelen en hoe kun je dat realiseren? Dit kan zich richten op verdere ontwikkeling in je huidige functie, of op een volgende loopbaanstap binnen of buiten de UT.
Denk bij het maken van afspraken over loopbaanontwikkeling aan de mogelijkheid je ontwikkelingsdagen in te zetten (volgens artikel 6.10 lid 1 cao NU).

Huidige functie (impact binnen je huidige functie) 

• Opleiding/ training (individueel of met het team)
• Engelse taalvaardigheid/ cultural awareness
• Basis op orde (systemen en officevaardigheden) 

Ontwikkeling binnen 3-5 jaar

• Loopbaangesprek
• Opleiding/ training

GEDRAG

• Competenties zoals die in de functie van belang zijn, de ontwikkeling hiervan en het bespreken van feedback.
• Maak afspraken over welke competenties, houding en gedrag nodig zijn voor de uitoefening van jouw functie. Stel ook vast welke ontwikkeling hierbij noodzakelijk is.
• Ontwikkelingen in de organisatie, het team of het vakgebied. Denk aan Shaping 2030, de kernwaarden (ondernemend, inclusief, open), nieuwe competenties of welke bestaande competenties verder ontwikkelen.

OVERIGe afspraken en welzijn

• Ingevolge COVID: sociale isolatie, toekomstonzekerheid bij tijdelijke contracten, werkdruk (digitale vaardigheden, ondersteuning), thuisonderwijs, mantelzorg, werkomstandigheden (hybride werken, work-lifebalace, thuisfaciliteiten). 
• Betrokkenheid en deelname aan medezeggenschap bespreken.
• Duurzame inzetbaarheid: afspraken over bijvoorbeeld werken in deeltijd, combinatie werk en privé, maatwerk om te komen tot een goede afstemming van bedrijfstijd en arbeidstijd; geleidelijk faciliteren van de overgang naar pensionering door o.a. het afstemmen van individuele werktijden; afspraken over vak- en/of functiegerichte opleidingen/trainingen, coaching, loopbaanadvies/oriëntatiemogelijkheden, functieroulatie etc.
• Arbeidsomstandigheden, werkdruk en werkstress, veiligheids- en gezondheidsaspecten op de werkplek.
• Nevenwerkzaamheden.