Medewerkers en studenten kunnen met Teams collega’s uitnodigen om te chatten, te vergaderen, bellen en samen te werken. Dit kan allemaal op één plek, waar je ook bent.
Voor iedere medewerker wordt Teams automatisch ingeschakeld zodra de medewerker in dienst treedt. Teams is op de volgende apparaten en besturingssystemen bruikbaar:
Windows
macOS
Android
iOS/iPadOS
Linux (webversie van Teams)
Online vergaderingen (maar ook aan chats en normale telefoongesprekken) kunnen meerdere personen deelnemen evenals gasten van buiten de UT. Hiervoor heb je als deelnemer wel een internetverbinding nodig.
Om gebruik te maken van deze dienst dien je in dienst te zijn van de UT en te beschikken over een internetverbinding. Er zijn voor medewerkers en studenten van de UT geen kosten verbonden aan het gebruik van Teams.
Neem voor overige vragen en/of storingen over Teams contact op met de servicedesk ICT.
Bij het doorlopen van de handleiding zul je regelmatig handelingen moeten uitvoeren. Hierbij wordt een vaste schrijfwijze gehanteerd: referenties naar tekst en knoppen op schermen zijn cursief gedrukt, gegevens die je zelf moet invullen zijn vet gedrukt.
Voor medewerkers.
BELLEN IN TEAMS
Klik in Teams op de Calls knop. Je krijgt een aantal opties te zien zoals contacten en bel geschiedenis.
Om een telefoonnummer in te voeren klik je op Dial a number. Er verschijnt nu een toetsenblok.
Het is ook mogelijk om in de balk bovenin Teams via het commando /call, gevolgd door een spatie, iemand te bellen. Voer na de spatie een nummer of naam in. Vul, om gerichter te zoeken, de volledige naam in van een persoon of bijvoorbeeld secretariaat.
Tijdens een gesprek kan je een gesprek in de wacht te zetten of doorverbinden door te klikken op de 3 punten.
Klik voor het wijzigen van onder andere audio- en oproepinstellingen op je profielfoto en vervolgens op Settings. Onder Devices kunnen de opties voor microfoon en speaker aangepast worden; de oproepinstellingen staan onder Calls.
Klik hier voor meer informatie over bellen in Teams.
Nieuwe medewerkers krijgen automatisch een telefoonnummer toegekend met verkeersklasse 2. De telefonie contactpersoon van de afdeling kan onderstaande verkeerklasses wijzigen door dit aanvragen via de Servicedesk ICT. De volgende gegevens zijn hiervoor nodig:
Naam, medewerkernummer, telefoonnummer waarbij verkeersklasse aangepast moet worden
Een medewerker heeft telefoonnummer 1234 en maakt gebruik van de diensten van een secretariaat. Hij/zij wil kunnen kiezen om gesprekken direct door te schakelen naar het secretariaat op nummer 5678 of om deze zelf op te nemen. In alle gevallen moet het secretariaat hem/haar wel kunnen bellen, ook als het eigen telefoonnummer doorgeschakeld is naar het secretariaat.
In Skype for Business werd hiervoor een extra private line gebruikt, maar binnen Microsoft Teams is dit niet langer nodig omdat de medewerker voor de gedelegeerde wel direct bereikbaar blijft op het eigen nummer ook al is de doorschakeling naar de gedelegeerde actief (mits de medewerker niet offline is). De private line komt bij het gebruik van Teams te vervallen.
VOOR JE BEGINT
De handleiding is geschreven voor Windows, Linux en Apple.
Bij het doorlopen van de handleiding zul je regelmatig handelingen moeten uitvoeren. Hierbij wordt een vaste schrijfwijze gehanteerd: referenties naar tekst en knoppen op schermen zijn cursief gedrukt, gegevens die je zelf moet invullen zijn vet gedrukt.
INSTELLEN AUTOMATISCH DOORSCHAKELEN
Voer de volgende stappen uit onder het account van de medewerker die de telefoon wil doorschakelen naar het secretariaat:
Klik in Teams rechtsboven op de profielfoto en kies Settings.
Ga naar het tabblad General en klik onderaan op Manage delegates.
Ga naar Your delegates en voeg het secretariaat toe. Het secretariaat krijgt hiervan een bericht in Teams als bevestiging.
Selecteer minimaal Receive Calls en klik op Add.
Klik op < Back to settings.
Ga naar het tabblad Calls, selecteer Forward my Calls, Forward to: My Delegates.
Zet bij If Unanswered de gemachtigde persoon, zodat het gesprek weer terug wordt geschakeld naar het secretariaat bij geen gehoor.
PRIORITY ACCESS
Voer de volgende stappen uit onder het account van de medewerker die de telefoon wil doorschakelen:
Druk in Teams rechtsboven op de profielfoto en kies Settings.
Kies het tabblad Privacy en druk op Manage priority access.
Vul het gemachtigde secretariaat in, zodat de berichten afkomstig van deze persoon alsnog worden getoond wanneer je zelf niet in de Available status beschikbaar bent. Er worden nu ook meldingen van deze persoon doorgelaten bij de Do not Disturb status, zodat de gedelegeerde je altijd kan bereiken.
AUTOMATISCH DOORSCHAKELEN UITSCHAKELEN
Klik in Teams rechtsboven op de profielfoto en kies Settings.
Ga naar het tabblad Calls en selecteer Calls ring me.
EEN GESPREK DOORVERBINDEN
Een doorgeschakeld gesprek kan worden herkend aan de extra informatie in de notificatiemelding. Hierin staat wie de beller probeert te bereiken.
RECHTSTREEKS EEN GESPREK DOORVERBINDEN:
Klik op het …-icoon en kies Transfer.
Zoek en selecteer de persoon waarmee moet worden doorverbonden en klik op Transfer.
EEN GESPREK DOORVERBINDEN MET RUGGESPRAAK:
Klik op het …-icoon en kies Consult then transfer.
Zoek en selecteer de medewerker waarmee moet worden doorverbonden.
Een nieuw chatvenster verschijnt. Typ een bericht of klik rechtboven op het hoorn-icoontje om de ruggespraak telefonisch uit te voeren.
INLEIDING
Dit is een handleiding voor Microsoft Teams. Teams is de opvolger van Skype for Business. Met Teams nodig je collega’s uit om te chatten, te vergaderen, bellen en samen te werken. Dit kan allemaal op één plek, waar je ook bent.
VOOR JE BEGINT
De handleiding is geschreven voor Windows, Linux, Apple, Android en Apple mobile telefoons.
Bij het doorlopen van de handleiding zul je regelmatig handelingen moeten uitvoeren. Hierbij wordt een vaste schrijfwijze gehanteerd: referenties naar tekst en knoppen op schermen zijn cursief gedrukt, gegevens die je zelf moet invullen zijn vet gedrukt.
Je hebt de volgende zaken nodig:
Een werkende internetverbinding.
Het (UT) e-mailadres.
INSTALLATIE MICROSOFT TEAMS
Ga naar teams.microsoft.com.
Log hier in met het (UT) e-mailadres.
Klik rechtsbovenin op de drie puntjes en selecteer Download the desktop app:
Installeer Teams met de standaard instellingen.
Log na het installeren in met het (UT) e-mailadres en wachtwoord.
Microsoft Teams is gedownload en geïnstalleerd.
Mobiele apps kan je hier downloaden: Android of iOS.
EEN MICROSOFT TEAMS-VERGADERING PLANNEN
Het is eenvoudig een vergadering te plannen rechtstreeks in Teams. Gebruik hiervoor deze handleiding.
Toch liever plannen vanuit Outlook? Volg deze stappen:
Open de agenda in Microsoft Outlook.
Klik op New Teams Meeting.
Voer de titel van de vergadering in, selecteer de personen die vereist of optioneel zijn en voer de datum en tijd in. Als dit gedaan is, klik op de knop Send.
De mensen die zijn hebt geselecteerd, ontvangen nu een uitnodiging voor een Teams-vergadering.
DEELNEMEN AAN EEN MICROSOFT TEAMS-VERGADERING
Wanneer de uitnodiging is geaccepteerd, wordt er een item aan je agenda toegevoegd. Om deel te nemen aan de vergadering, klik op de link Join Microsoft Teams Meeting in het kalender-item.
Outlook opent Microsoft Teams rechtstreeks of er verschijnt mogelijk een nieuwe webpagina die probeert Microsoft Teams te openen.
De microfoon en camera kan nu in- of uitgeschakeld worden. Is dit op de gewenste manier ingesteld, klik op Join now klikken om deel te nemen aan de vergadering.
Scroll naar boven om bovenaan de pagina de Quick Start Guide voor Teams te downloaden voor een overzicht van de basisfunctionaliteiten.
In Microsoft Teams kunnen gebruikers de vergaderingen en groepsgesprekken opnemen om audio, video en het delen van schermen vast te leggen. De opname gebeurt in de cloud en wordt opgeslagen in de opnamemap in uw OneDrive of SharePoint, afhankelijk van of de vergadering standalone (OneDrive) of in een Teams kanaal (SharePoint) werd gehouden.
VOOR JE BEGINT
De handleiding is geschreven voor de Teams desktop app (Windows, OS X of Linux).
Bij het doorlopen van de handleiding zul je regelmatig handelingen moeten uitvoeren. Hierbij wordt een vaste schrijfwijze gehanteerd: referenties naar tekst en knoppen op schermen zijn cursief gedrukt, gegevens die je zelf moet invullen zijn vet gedrukt.
EEN VERGADERING OPNEMEN
Om een opname te starten, klik je op de knop Meer opties er selecteer je Opname starten. Iedereen in de vergadering wordt geïnformeerd dat de opname is gestart.
De opname wordt automatisch gedeeld met de deelnemers van de vergadering op het moment dat je de opname start, behalve voor externe deelnemers. Je kan de lijst met deelnemers vinden als je op het pictogram Deelnemers tonen in de vergadering klikt:
Als je mensen wilt toevoegen of verwijderen die toegang hebben, zoek je de opname in OneDrive of SharePoint (https://universiteittwente-my.sharepoint.com/ > de map Recordings of Opnames). Klik op meer opties achter de opname en selecteer Toegang beheren.
Hier kan je zien wie toegang heeft tot de opname. Standaard wordt er een lees- en bewerkingslink aangemaakt om de aanwezige deelnemers toegang te geven. Als je mensen wilt toevoegen of verwijderen, klik je op de knop Meer opties achter de link.
Iedereen in een Team, inclusief de gasten, kan bestanden delen in het Teams kanaalgesprek. Deze bestanden worden opgeslagen in de SharePoint-omgeving van je team en worden met elk teamlid gedeeld.
PERSOONLIJKE CHAT
In een persoonlijke chat kan een gastgebruiker geen bestanden delen.
Microsoft Teams gebruikt een persoonlijke OneDrive map (genaamd Microsoft Teams Chat Files) om bestanden te delen in een persoonlijke chat. De bestanden die in de chat worden geüpload, worden in die map geplaatst en automatisch gedeeld met de persoon met wie je aan het chatten bent. Als gastgebruiker heb je geen persoonlijke OneDrive. Hierdoor is het niet mogelijk om bestanden te delen. Het is echter wel mogelijk om bestanden van een intern account te delen met een gast.
ALTERNATIEVEN VOOR HET DELEN VAN BESTANDEN MET EEN GAST
Als je chat met een gast die geen lid is van een team waar je deel van uitmaakt, is de snelste manier om bestanden te delen via e-mail.
Als een gast lid is van je team en alleen bestanden met jou wil delen, kun je een nieuw privékanaal in je team aanmaken en de gast als lid toevoegen. Nu kan je bestanden delen in het tabblad Berichten.
Teams Premium is een uitbreiding voor Microsoft Teams. Hieronder kan je per onderdeel lezen welke functies hierin zitten en hoe je hier het beste gebruik van kunt maken. Let op: Teams Premium is standaard niet actief, dit vereist een licentieaanschaf.
Teams Premium biedt de mogelijkheid tot het transcriberen en samenvatten van online vergaderingen. Dit houdt in dat het gesprokene integraal en letterlijk wordt omgezet in tekst en vervolgens wordt samengevat. Transcriberen is niet hetzelfde als notuleren waar een inhoudelijke afweging wordt gemaakt over hetgeen dat wordt vastgelegd.
Transcripten en de daaruit gemaakte samenvatting die via Teams Premium kunnen dienen als basis voor de notulen van het overleg dat wordt vastgelegd. Hierbij dienen de volgende uitgangspunten in acht worden genomen.
Gebruik de transcriptiefunctie niet voor vertrouwelijke gesprekken waarin veel (gevoelige) persoonsgegevens worden gedeeld c.q. besproken.
Vermeld het gebruik van de transcriptiefunctie vooraf aan de deelnemers van het overleg.
Bewaar de audio en video opnamen en transcripties niet langer dan strikt nodig en sla ze op een veilige manier op waardoor onbevoegde toegang wordt voorkomen.
Schoon het transcript (tekst) en de samenvatting van onnodige persoonsgegevens (of andere gevoelige gegevens) alvorens op te slaan en/of te gebruiken voor het vervaardigen van notulen.
De notulen worden gegenereerd op een vaste manier op basis van de transcriptie: een samenvatting van de besproken punten en de op te volgen taken. Het is niet mogelijk om de notulen te genereren op basis van een andere structuur. Alleen personen met een Teams Premium licentie kunnen de Intelligent Recap inzien en eventueel delen.
Vereisten
De meeting moet minimaal 5 minuten duren.
Transcriberen moet worden ingeschakeld in de meeting om AI notulen te laten genereren.
Intelligent Recap werkt alleen in Teams Meetings en kan niet worden gebruikt met bijvoorbeeld audio opnames van eerdere meetings.
Het werkt alleen voor Teams meetings, niet voor oproepen.
Tips bij gebruik
Intelligent Recap werkt het beste tijdens online vergaderingen waarbij deelnemers zich niet in dezelfde ruimte bevinden. Hierdoor kan Teams het meest nauwkeurig identificeren welke persoon vanuit welk account er wordt gesproken.
Fysieke of hybride vergaderingen: Wanneer meerdere mensen via één apparaat spreken, kan Teams moeilijker de tekst transcriberen en identificeren wie er aan het woord is. Gebruik in dit geval een Teams Room of een speakerphone, zoals een Jabra Speak, die je op een laptop aansluit om deel te nemen aan de vergadering.
De Intelligent Recap houdt een takenlijst bij. Spreek tijdens de meeting de taken uit en wie hier voor verantwoordelijk is om de herkenning hiervan te helpen.
FAQ
Ga naar Chats in Teams, zoek de chat van de meeting en druk op “Recap” / “Overzicht weergeven”.
De volgende onderdelen zijn beschikbaar met Teams Premium:
Aangepaste e-mails voor webinars - Organisatoren en medeorganisatoren kunnen de e-mailsjablonen voor webinars die naar deelnemers worden gestuurd, aanpassen.
Aangepaste verzendtijden voor webinarherinneringen - Webinarherinneringen worden automatisch een uur voor aanvang van het evenement naar de registranten gestuurd. Met Teams Premium kunnen organisatoren de verzendtijd aanpassen om deelnemers eerder te informeren.
Wachtlijst voor webinars beheren bij overschrijding van de capaciteit - Wanneer de registratiecapaciteit van het webinar is bereikt, kunnen organisatoren overloopregistratieverzoeken beheren via een wachtlijst.
Namen van deelnemers verbergen - Vergader- en webinarorganisatoren kunnen de namen van deelnemers verbergen voor andere deelnemers in het podium, de deelnemerslijst en de chat.
Registratie start- en eindtijden beperken - Organisatoren kunnen een tijdvenster instellen waarin potentiële deelnemers zich kunnen registreren voor hun webinar.
Beheren wat deelnemers zien - Webinarorganisatoren kunnen bepalen wiens avatars of videofeeds tijdens een Teams-webinar worden uitgelicht, terwijl anderen verborgen blijven.
Registranten handmatig goedkeuren - Organisatoren kunnen verzoeken om registratie voor hun webinar goedkeuren of weigeren.
Webinar
Bekijk de webinar over Teams
Micorsoft Teams: Deze tips kende je vast nog niet!
Ja, de contacten in Outlook worden gesynchroniseerd met Teams.
This answers my question.
Thank you for your feedback
Als je iemand wilt bellen en je komt direct in de voicemail terecht, dan kan het zijn dat de gebruiker nog geen Teams geactiveerd heeft op zijn werkplek. Het is dan verstandig om de voicemail in te spreken en te vragen om Teams te activeren. Je kan ook met je mobiel naar het UT-nummer bellen.
This answers my question.
Thank you for your feedback
Het fundamentele verschil tussen openbare en privéteams is als volgt:
Openbare teams zijn zichtbaar en toegankelijk voor iedereen met een UT-inlogaccount (medewerkers en studenten). Om veiligehidsredenen worden alle openbare teams omgezet naar privéteams.
Privéteams zijn alleen zichtbaar voor leden. De teameigenaar beheert wie toegang krijgt, inclusief externe gebruikers.
This answers my question.
Thank you for your feedback
Wanneer de opname van een vergadering start, geeft Teams een melding weer aan alle deelnemers, maar het is wel verstandig om het even aan iedereen te melden. Zodra een opname stopt, wordt deze geüpload naar SharePoint of OneDrive. Diegene die de opname start is de eigenaar van de video. Externen kunnen geen vergaderingen opnemen, maar kunnen de opname wel terugkijken als de eigenaar ze achteraf uitnodigt. Afhankelijk van het type meeting hebben anderen toegang tot de opname:
Type
Eigenaar
Wie kan de opname terugzien?
Wie kan de opname downloaden?
Wie kan de opname verwijderen?
Team meeting
Diegene die de opname start
Iedereen binnen het Team. Let op: Als de Teamsite Public is, dan is dat iedereen binnen de UT.
Netwerktoestellen worden apart beheerd en het beheer hiervan moet zo efficiënt mogelijk ingesteld worden.
Van de 4000 aansluitingen zijn er 80 netwerktelefoons
Voor Linux en Apple zijn Teams cliënt beschikbaar waardoor geen netwerktelefoon meer nodig is.
Het zoeken en bellen van een persoon gaat tegenwoordig op naam en niet meer met een nummer. Het gebruik van een numeriek toetsenbord is minder relevant.
Netwerktelefoons op de UT worden niet ondersteund in Teams en moeten dan vervangen worden.
Netwerktelefoons dienen apart beveiligd te worden.
Netwerktelefoon hebben een apart netwerk infrastructuur nodig, aparte netwerk bekabeling, netwerkswitchpoorten etc.
Bij verhuizing moet de netwerkbekabeling ook verhuizen en dit brengt extra kosten met zich mee.
This answers my question.
Thank you for your feedback
Het is belangrijk om gasten uit terugkerende meetings te verwijderen wanneer deze geen toegang meer moeten hebben.
This answers my question.
Thank you for your feedback
De Teams desktop client update zichzelf elke twee weken. Nieuwe functionaliteiten worden beschikbaar gemaakt zodra Microsoft ze uitbrengt.
This answers my question.
Thank you for your feedback
My favourites
About Favourites Use the Bookmark this page button on Service Portal pages to add that page to the My Favourites section. To add web applications, use the star icon in the webapplication list. To add pages outside the Service Portal, use the Add custom bookmark button above. Add your favourite apps to your bookmarks by using the favourite button.
The My Organisation section shows mandatory bookmarks for your your main unit.
