Activiteiten op de Campus

Zelf een activiteit op de campus organiseren

Bij het organiseren van een activiteit of evenement komen veel zaken kijken: niet alleen de ruimte, catering en promotie, maar ook vergunningen, verzekeringen, schoonmaak, veiligheid en regels of wetgeving. Hieronder geven we een overzicht waar je aan moet denken als je zelf iets organiseert op de campus.

Regels, richtlijnen en wetgeving

Om activiteiten en evenenementen op de campus in goede banen te leiden zijn regels en richtlijnen opgesteld. De huisregels van de UT zijn online beschikbaar. Daarnaast kom je als organisator ook in aanraking met landelijke, proviciale en gemeentelijke wet- en regelgeving. Hieronder staan linkjes naar informatie en downloads van protocollen, richtlijnen en regels waar je als organisator o.a. rekening mee dient te houden. Voor meer informatie of vragen over regels, richtlijnen en wetgeving kan je contact opnemen met het evenementenbureau.

Geluid bij activiteiten en evenementen

De campus van de UT biedt een mooie gelegenheid voor feesten en activiteiten. Voor alle activiteiten en evenementen geldt dat de organisator zich aan de milieuvergunning van de UT moet houden. In de milieuvergunning geeft de gemeente de UT toestemming om jaarlijks  een-vooraf vastgesteld aantal- evenementen op de campus te organiseren waarvoor ruimere geluidsnormen geldig zijn. Deze evenementen worden door of in overleg met het evenementenbureau georganiseerd. Voor alle andere feesten en activiteiten geldt dat er buiten de campus geen muziekgeluid waarneembaar mag zijn, ongeacht het tijdstip waarop de activiteit plaatsvindt. De UT beveiliging zal daarom regelmatig controleren of een organisator van een activiteit of feest zich aan de milieuvergunning houdt. Bij aanhoudende geluidsoverlast kan de beveiliging de politie inschakelen.
Indien de politie of de gemeente overtreding van de milieuvergunning constateert, riskeert de organisator een dwangsom. Bij een geconstateerde overtreding door de politie kan de organisator naast de dwangsom ook nog een bekeuring verwachten. Eventuele boetes voor overtredingen  (dit oplopen tot wel € 10.000,-) worden altijd op de organisatie van een feest of activiteit verhaald.

Veiligheid bij activiteiten en evenementen 

Een succesvol evenement is een veilig evenement. Veiligheid speelt op de Universiteit Twente een belangrijke rol. Om alle risico’s bij een activiteit of evenement zoveel mogelijk te beperken moeten alle kleine of grote evenementen altijd bij het evenementenbureau aangemeld worden via events@utwente.nl.

Als organisator van een activiteit, klein of groot, ben je verantwoordelijk voor de veiligheid van deelnemers (bezoekers of gasten) en eventueel publiek. Denk hierbij aan brandveiligheid, voedselveiligheid, inzet evenementenbeveiliging, inzet van EHBO/BHV-ers, maar ook weersomstandigheden, ontruimingslocaties, vluchtroutes, hygiëne etc.
Als organisator heb je te maken met verschillende risico’s en wet- en regelgeving. Het advies is daarom om minimaal één persoon binnen de organisatie aan te wijzen die zich met veiligheidsaspecten bezig houdt. Voor alle evenementen, feesten en grotere activiteiten die op de campus van de UT georganiseerd worden, wordt aan de organisatie gevraagd om een veiligheidsplan op te stellen. Voorbeeldplannen zijn beschikbaar bij het evenementenbureau van de UT. De medewerkers van Culture & Events hebben jarenlange ervaring op dit gebied en contacten met andere experts op dit vlak. 

Vergunningen en ontheffingen 

De eerste stap bij de organisatie van een evenement is het prikken van een datum en een regelen van een locatie. Voor alle evenementen en het merendeel van de activiteiten op de campus moet er altijd toestemming verleend worden door het evenementenbureau. Meld een activiteit of evenement daarom altijd tijdig aan. Voor sommige evenementen is een (evenementen)vergunning of ontheffing van gemeente Enschede nodig. Bij vergunningen geldt een aanvraagtermijn van 8 tot 12 weken. Het evenementenbureau adviseert jou over vergunningen en ondersteunt ook bij het aanvragen van een evenementenvergunning. Zie de aparte pagina over vergunningen voor meer informatie.

verzekeringen

Denk bij het organiseren van een evenement ook aan de eventuele risico’s en verzekeringen. Bij de inhuur van materialen, vervoersmiddelen en techniek is een verzekeringen soms inbegrepen. Heb je hier vragen over? Laat de verzekeringen dan eerst checken. Neem dan contact op met de medewerkers van het evenementenbureau. Ook als je advies op maat wilt over het verzekeringen van jouw evenement kan je dit aanvragen via het evenementenbureau.

EEn FLAtfeest organiseren 

Studenten mogen, onder een aantal voorwaarden, afspraken en veiligheidsmaatregelen, waaronder het opstellen van een draaiboek en veiligheidsplan, een flatfeest op de campus organiseren. Vooraf moet er toestemming verleend worden o.a. door de woningcorporatie en het evenementenbureau. Daarnaast maak je als organisatie ook afspraken met en worden er voorwaarden gesteld door de UT beveiliging en het evenementenbureau. Wil jij ook een flatfeest organiseren? Neem dan tijdig, ongeveer 3 maanden van tevoren, contact op met de medewerkers van het evenementenbureau. Er is en document met aandachtspunten en voorwaarden als download beschikbaar.

EEN BBQ organiseren 

De dienst C&FM heeft voorzieningen getroffen om studenten en UT medewerkers de gelegenheid te geven om op een aantal locaties op de campus van de UT te kunnen BBQ-en. Studenten en medewerkers van de UT kunnen op aanvraag, onder een aantal voorwaarden en veiligheidsmaatregelen, gebruik maken van deze locaties. Alle overige plekken zijn geen officiële BBQ-plekken en mogen nooit zonder expliciete toestemming van het evenementenbureau en/of een facilitair teamleider gebruikt worden. Voor het reserveren van een BBQ plek tijdens de Kick In of tijdens het weekend van de Batavierenrace gelden afwijkende regels. Een barbecue aanvraag kan je versturen naar: events@utwente.nl. Er is een document met aandachtspunten en voorwaarden als download beschikbaar. Bij een BBQ is de aanwezigheid van één of meerdere BHV ers vereist. Dit kan je doorgeven via de bijeenkomstmelder.  

Locaties BBQ

Locatie:

Bestemd voor:

Toestemming vragen  aan:

Wie informeren?

Terras achter de Horst

Studenten/verenigingen De Horst en medewerkers De Horst

Facilitair teamleider of

Evenementenbureau

Evenementenbureau of

Facilitair teamleider en

Bijeenkomstmelder >20

O & O plein

Algemeen gebruik UT studenten en medewerkers

Facilitair teamleider  of

Evenementenbureau

Evenementenbureau of

Facilitair teamleider en

Bijeenkomstmelder >20

Terras Sportkantine

Algemeen gebruik UT studenten en medewerkers, externe partijen

Altijd via Stichting Sportkantine

Bijeenkomstmelder >20

Plein bij de beachvolley-balbak

Algemeen gebruik UT studenten en medewerkers

Altijd via Stichting Sportkantine

Bijeenkomstmelder >20

Buitenzwembad

 

Altijd via Stichting Sportkantine

Bijeenkomstmelder >20

Pleintje bij de Fono (t.o. Bastille)

Algemeen gebruik UT studenten en medewerkers

Evenementenbureau
(BBQ rooster huren via Student Union)

Bijeenkomstmelder >20

Lage terras bij de Cubicus

Studenten/verenigingen Cubicus en medewerkers Cubicus

Facilitair teamleider  of

Evenementenbureau (reservering)

Evenementenbureau of

Facilitair teamleider en

Bijeenkomstmelder >20

Boerderij Bosch

 

Algemeen gebruik

Via UT Kring

 

Bijeenkomstmelder >20

Terras Spiegel

Spiegelbewoners

Facilitair teamleider

Evenementenbureau of

Facilitair teamleider en

Bijeenkomstmelder >20

BHV en bijeenkomst melden

Een bijeenkomst (borrel, BBQ, etc)  buiten kantooruren moet je melden via de de applicatie bijeenkomsten melden. Buiten kantooruren zijn de meeste gebouwen gesloten en zijn er geen BHV-ers aanwezig. De UT heeft daarom regels opgesteld rondom BHV buiten kantooruren. Zie de aparte pagina over BHV & bijeenkomst melden voor meer informatie.  

Materiaal huren voor een activiteit 

Kliko’s, brandblussers, een EHBO koffer of papierprikkers lenen tijdens een activiteit of evenement? Verhuur van kleine evenementenmaterialen is een gratis service voor studenten en UT medewerkers. De aanvraag van kleine materialen verloopt via het evenementenbureau. Vraag een formulier aanvraag materialen aan en stuur dit naar events@utwente.nl. De materialen kunnen, alleen op afspraak, opgehaald en teruggebracht worden bij Erve Holzik (gebouw 40),  tussen 12.30 uur en 13.00 uur.

Ook voor het huren van grotere materialen voor evenementen en congressen kun je bij het evenementenbureau terecht. Er wordt veel samengewerkt met vaste partners en leveranciers die goed bekend zijn op het terrein van de Universiteit Twente. Bij het evenementenbureau kun je terecht voor al je vragen en meer informatie. 

Bij wie kan ik terecht met vragen of voor ondersteuning?

Op onze reservingspagina vind je een overzicht van contactpersonen die jou kunnen helpen met het reserveren van locaties, overnachtingen op de campus en catering. Ook staan er partijen genoemd zoals de  die jou, net als het reserveringsbureau van de UT, het werk uit handen kunnen nemen. Voor alle advies, ondersteuning, vergunningen en regels van evenementen en activiteiten etc. kun je terecht bij het evenementenbureau van de UT.