Activiteiten op de Campus

Een activiteit organiseren

Bij het organiseren van een activiteit of evenement komen veel zaken kijken: niet alle de ruimte, catering en promotie, maar ook vergunningen, schoonmaak, veiligheid en andere regels of wetgeving. Hieronder geven we een overzicht waar je aan moet denken als je zelf iets organiseert op de campus.

Regels voor flatfeesten

Studenten mogen, onder een aantal voorwaarden, afspraken en veiligheidsmaatregelen, waaronder het opstellen van een draaiboek en veiligheidsplan, een flatfeest op de campus organiseren. Er moet vooraf toestemming verleend worden o.a. door de woningcorporatie en het evenementenbureau. Wil jij ook een flatfeest organiseren? Neem dan tijdig, ongeveer 3 maanden van tevoren, contact op met de medewerkers van het evenementenbureau. Klik hier voor meer informatie.

REGELS VOOR BarbecueS

De dienst C&H heeft voorzieningen getroffen om studenten en medewerkers de gelegenheid te geven om op een aantal locaties op de campus van de UT te kunnen BBQ-en. Studenten en medewerkers van de UT kunnen op aanvraag, onder een aantal voorwaarden en veiligheidsmaatregelen, gebruik maken van deze locaties. Alle overige plekken zijn geen officiële BBQ-plekken en mogen nooit zonder expliciete toestemming van het Evenementenbureau en/of een facilitair teamleider gebruikt worden. Voor het reserveren van een BBQ plek tijdens de Kick In of tijdens het weekend van de Batavierenrace gelden afwijkende regels. BBQ aanvragen kan je versturen naar: events@utwente.nl. Klik hier voor meer informatie.

BHV en bijeenkomst melden

Een bijeenkomst moet je in de meeste gevallen melden via de de applicatie bijeenkomsten melden. Klik hier voor meer informatie.

Materiaal huren

Kliko’s, brandblussers, een EHBO koffer of papierprikkers lenen tijdens een activiteit of evenement? De aanvraag verhuur van kleine evenementenmaterialen verloopt via het evenementenbureau. Stuur een mail naar events@utwente.nl en informeer naar de mogelijkheden. Ook voor het huren van grotere materialen voor evenementen en congressen kun je bij het evenementenbureau terecht. Wij werken samen met vaste partners en leveranciers die goed bekend zijn op het terrein van de Universiteit Twente. Bij het evenementenbureau kun je terecht voor meer informatie. 

Vergunningen

Bij de organisatie van een evenement komt veel kijken. De eerste stap bij de organisatie van een evenement is het prikken van een datum en een regelen van een locatie. Voor alle evenementen en het merendeel van de activiteiten op de campus moet er altijd toestemming verleend worden door het evenementenbureau. De regels rondom de aanmelding van activiteiten en bijeenkomsten buiten kantooruren vind je hier. Voor sommige evenementen is een (evenementen)vergunning of ontheffing van gemeente Enschede nodig. Voor een aanvraagformulier voor de gemeente Enschede en informatie over de aan te leveren bijlagen verwijzen we naar de website van de gemeente Enschede
Het evenementenbureau kan je adviseren of je vergunningen nodig hebt en deze voor je aanvragen. Klik hier voor meer informatie.

verzekeringen

Denk bij het organiseren van een evenement ook aan de eventuele risico’s en verzekeringen. Indien je advies op maat wilt over het verzekeringen van jouw evenement kan je dit aanvragen via het evenementenbureau.

Regels, richtlijnen en wetgeving

De huisregels van de UT zijn online beschikbaar. Informatie over specifieke zaken m.b.t. evenementen volgen.
Veiligheid speelt op de Universiteit Twente een belangrijke rol. Om alle risico’s zoveel mogelijk te beperken moeten alle kleine of grote evenementen altijd bij het evenementenbureau aangemeld worden via events@utwente.nl . De medewerkers van het evenementenbureau hebben jarenlange ervaring met de organisatie van allerlei soorten activiteiten en evenementen. Wij kunnen adviseren over allerlei veiligheidsmaatregelen waar jij als organisator aan moet denken. We zorgen (mede) voor de benodigde vergunningen en staan bij grote evenementen in direct contact met brandweer en politie. Bij het evenementenbureau zijn ook voorbeelden van veiligheids- en calamiteitenplan verkrijgbaar.

Bij wie kan ik terecht met vragen of voor ondersteuning?

Op onze reservingspagina vind je een overzicht van contactpersonen die je kunnen helpen met het reserveren van locaties, overnachtingen en catering. Ook staan er partijen zoals de CongresAssociate Twente genoemd, die je het werk uit handen kunnen nemen. Voor advies, ondersteuning, vergunningen en regels, etc. kun je terecht bij het evenementenbureau van de UT. 

Downloads: