Aanpassing van de graceperiode voor inlogaccounts van ex-medewerkers
Na het einde van je dienstverband bij de Universiteit Twente behoud je tijdelijke toegang tot een aantal ICT-faciliteiten. Tijdens deze ‘graceperiode’ kun je lopende projecten afronden of bijdragen aan de overdracht aan collega’s. Om kosten voor het langdurig in stand houden van ongebruikte accounts en mogelijke veiligheidsrisico’s te verminderen, wordt de lengte van de graceperiode vanaf 10 maart 2025 voor alle oud-medewerkers 1 maand. Dit geldt ook voor oud-medewerkers die al in de graceperiode zitten. Op deze pagina lees je wat dit voor jou betekent.
Wat houdt de graceperiode in?
Tijdens de graceperiode heb je een beperkte toegang tot jouw ICT-account. Je kunt tot een (1) maand na jouw uitdiensttreding gebruik blijven maken van:
- De M:-schijf voor opslag van bestanden.
- De UT-bibliotheek (inclusief online bronnen).
- E-mail en mailbox (indien van toepassing).
- M365 Online-licentie: toegang tot Microsoft 365 via de browser (OneDrive, Word, Excel, etc.).
Regelen voor afloop van de graceperiode
Na afloop van de graceperiode heb je geen toegang meer tot jouw ICT-account én tot andere diensten die gekoppeld zijn aan jouw ICT-account. Denk bijvoorbeeld aan:
- SURF-diensten: zoals SURFdrive, SURFspot, en andere diensten waarvoor jouw ICT-account nodig is.
- Apple ID gekoppeld aan een UT-e-mailadres: zorg dat u dit Apple ID vóór afloop van de graceperiode omzet naar een persoonlijk e-mailadres.
- Researchsoftware en dataopslag: softwarelicenties en opslagdiensten via UT die aan uw account gekoppeld zijn.
- EduVPN: de VPN-verbindingen die via jouw ICT-account verlopen.
- Canvas en Osiris: toegang tot deze systemen stopt direct na afloop van jouw dienstverband (indien van toepassing)
- Bestanden op de M:-schijf.
Controleer daarom goed waar je jouw UT-account gebruikt om in te loggen en zorg dat je vóór afloop van jouw dienstverband een veilige manier hebt gevonden om jouw bestanden en (onderzoeks)data op te slaan.
Beheer van onderzoeksdata en UT-bestanden
Promovendi, onderzoekers en andere medewerkers die onderzoeksdata of andere UT-bestanden beheren, moeten vóór het einde van hun dienstverband afspraken maken met hun supervisor of leidinggevende. Samen bepaal je waar de data worden geplaatst of hoe deze worden gearchiveerd volgens de richtlijnen van de UT, zodat ze beschikbaar blijven voor collega’s. Opslag van UT-data op persoonlijke opslagmedia of in een cloudomgeving buiten de UT is niet toegestaan.
Informatie voor promovendi (PhD-kandidaten)
Ben je nog niet gepromoveerd aan het einde van jouw dienstverband, dan kun je eenmalig de graceperiode verlengen met een (1) jaar.
- Met je supervisor maak je afspraken over de toegang tot jouw ICT-voorzieningen en dataopslag voor het einde van jouw dienstverband. De HR-medewerker van de betreffende faculteit verwerkt deze wijziging in AFAS.
Informatie voor emeriti
Voor emiriti is bepaald dat zij langer gebruik kunnen maken van de ICT-faciliteiten. Als emeritus kun je jouw graceperiode jaarlijks verlengen, tot een maximum van vijf (5) jaar.
- Als voorwaarde nodigen we jou uit om deel te nemen aan de cybersecurity awarenesstrainingen van de UT. Het is belangrijk om bewust te zijn van mogelijke digitale dreigingen en de informatiebeveiliging van de Universiteit Twente.
- Het jaarlijks aanvragen van de verlenging van de graceperiode doe je zelf, via AFAS (het HR-systeem).
Informatie voor HR-medewerkers
Per 10 maart 2025 verandert de graceperiode voor oud-medewerkers in een standaardperiode van 1 maand. Dit kan impact hebben op wetenschappelijk personeel (voorheen graceperiode van 1 jaar), en in het bijzonder promovendi die nog niet gepromoveerd zijn en emiriti.
- Wanneer een promovendus bij einde dienstverband nog niet is gepromoveerd, dient de supervisor bij jou een verzoek in voor het eenmalig verlengen van de graceperiode voor een (1) jaar. De wijziging gaat via AFAS.
- Waar nodig, dient de supervisor ook een aanvraag is voor een volledige M365-licentie. Deze licentie kan je bij de Servicedesk ICT aanvragen.
- Het is niet mogelijk om een NOP-registratie aan te vragen voor promovendi in de graceperiode.