Nevenwerkzaamheden

Onder nevenwerkzaamheden verstaat de UT alle betaalde en onbetaalde werkzaamheden die niet behoren tot de functie die je bij de UT vervult. Denk bijvoorbeeld aan een dienstverband bij een andere werkgever, een commissariaat of adviseurschap voor een externe organisatie en activiteiten als (startend) ondernemer of vrije beroepsuitoefenaar.

Niet-zakelijke nevenwerkzaamheden die overduidelijk geen weerslag kunnen hebben op belangen van de UT en waarvoor geen inkomsten worden ontvangen (m.u.v. onkosten- of vrijwilligersvergoeding), hoeven niet gemeld te worden. Denk bijvoorbeeld aan een bestuursfunctie bij een basisschool of amateursportvereniging. 

Bestuursfuncties en adviseurschappen die direct gekoppeld zijn aan de functie, zijn geen nevenwerkzaamheden. Dit geldt ook voor werkzaamheden in het kader van contractonderzoek of -onderwijs waarbij de UT zelf partij is en die je uitvoert binnen een dienstverband met de UT. Dit soort activiteiten maakt onderdeel uit van je functie bij de UT. Ook deelname aan een wetenschappelijke commissie of overlegorgaan, (hoofd)redactiewerk en het reviewen van artikelen zijn in de regel geen nevenwerkzaamheden. Het schrijven van artikelen voor een krant/blad/tijdschrift of een deskundige mening geven in een TV-programma, als dit (mede) uit naam van de UT gebeurt, valt evenmin onder nevenwerkzaamheden. Het is voldoende als je over deze activiteiten werkafspraken maakt met je leidinggevende. Kijk voor meer informatie over wat nevenwerkzaameden zijn en wat niet bij de FAQ. 

Wil je meldingsplichtige nevenwerkzaamheden verrichten, dan moet je hiervoor altijd toestemming vragen. De omvang van jouw dienstverband met de UT en de omvang van de nevenwerkzaamheden doen hierbij niet ter zake. Ook wijzigingen in nevenwerkzaamheden moet je altijd melden.

Je vraagt toestemming via MyHR - nevenwerkzaamheden. Twijfel je of een activiteit valt onder nevenwerkzaamheden die je moet melden, dan is het verstandig deze wel te melden.

Voor nevenwerkzaamheden die geen nadelige invloed hebben op de vervulling van je functie en die de belangen van de UT niet kunnen schaden, krijg je doorgaans toestemming. Deze toestemming kan worden aangevraagd voor maximaal vier jaar. Wil je de nevenwerkzaamheden na afloop van deze periode voortzetten, dan moet je opnieuw toestemming vragen. 

Ben je voornemens om een spin-off bedrijf (mede) op te richten en/of wil je deelnemen aan een bestaand spin-off bedrijf dan dien je dit altijd te melden via MyHR - nevenwerkzaamheden. Zet hiertoe in de melding het schuifje 'Spin-off' aan en vul de gegevens in op het speciale tabblad voor Spin-offs. Om te kunnen beoordelen hoe de spin-off activiteiten zich verhouden tot je functie bij de UT dienen er voor spin-off activiteiten heldere afspraken te worden vastgelegd. Hoe deze afspraken eruit zien verschilt per fase waarin het spin-off bedrijf zich bevindt. Bekijk daarom, voordat je de werkzaamheden voor een spin-off bedrijf meldt, de toelichting hieronder.

De samenleving vraagt van organisaties in het publieke domein transparantie en integriteit rond nevenwerkzaamheden. In de sectorregeling nevenwerkzaamheden is daarom bepaald dat externe partijen inzicht hebben in de nevenwerkzaamheden van hoogleraren. Dit betreft informatie over de aard van de nevenwerkzaamheden en de instantie voor wie het wordt verricht. Nevenwerkzaamheden waarvoor toestemming is verleend worden automatisch getoond op de People pages van de UT. Daarnaast wordt er op de UT-website een overzicht getoond van zowel de hoogleraren die nevenwerkzaamheden verrichten (met daarbij de nevenwerkzaamheden vermeld) als de hoogleraren die geen nevenwerkzaamheden hebben. 

Als uitbreiding op de verplichting voor hoogleraren voor wat betreft het openbaar maken van nevenwerkzaamheden worden ook van directeuren de nevenwerkzaamheden getoond op hun openbare profielpagina in People Pages. Het betreft directeuren met de volgende UFO-profielen: directeur dienst of bedrijfsvoering, beleidsdirecteur en directeur onderwijs- of onderzoeksinstituut. De mogelijkheid bestaat dat op termijn de groep medewerkers waarvoor de nevenwerkzaamheden openbaar zijn wordt uitgebreid.

Controle en bespreking van nevenwerkzaamheden

Vanwege het grote belang van integriteit en transparantie vragen we je, jaarlijks een controle te doen van de actuele situatie van je nevenwerkzaamhedenregistraties en deze bij te stellen daar waar nodig. Heb je geen nevenwerkzaamheden geregistreerd, dan vragen we je om jaarlijks te verklaren dat je daadwerkelijk geen nevenwerkzaamheden hebt. Hiervoor ontvang je elk jaar in februari een taak in MyHR. 

BIJ INDIENSTTREDING

Wanneer je net in dienst bent getreden bij de Universiteit Twente ontvang je een taak via MyHR. Via deze taak wordt je gevraagd om je nevenwerkzaamheden te registreren als je deze hebt, dan wel te verklaren dat je geen nevenwerkzaamheden hebt. 

JAARGESPREK

Ook in je jaargesprek bespreek je met je leidinggevende of de afspraken die je gemaakt hebt rond je nevenwerkzaamheden nog actueel zijn en voldoen, danwel bijstelling behoeven.

De regels voor nevenwerkzaamheden kun je nalezen in de Sectorale regeling nevenwerkzaamheden. Deze regeling geldt voor alle Nederlandse universiteiten.

Alle werkzaamheden en activiteiten die niet tot de “functie en/of opgedragen taak” bij de universiteit behoren, zijn nevenwerkzaamheden. Deze werkzaamheden worden niet onder de verantwoordelijkheid van de universiteit verricht. Daarnaast kunnen werkzaamheden als bijvoorbeeld zzp’er, directeurgrootaandeelhouder van een BV, vennoot van de VOF en bestuurder van een stichting, NV of BV worden aangemerkt als nevenwerkzaamheden.

Je opgedragen taak wordt binnen de universiteit bepaald op basis van de indeling in het functieprofiel van het Universitair Functie-ordeningsysteem (UFO), het takenpakket zoals opgesteld door de universiteit en/of andere gemaakte afspraken. De taken en werkzaamheden die je dient uit te voeren, worden bepaald door datgene dat je redelijkerwijs door de universiteit kan worden opgedragen. Als je vragen hebt over de opgedragen taken of het UFO-profiel, dan kunt je hiervoor bij je leidinggevende terecht. Voorbeelden van werkzaamheden die tot de functie behoren, kunnen zijn:

• deelname aan een wetenschappelijke commissie of overlegorgaan;
• intern of extern (hoofd)redactiewerk;
• reviewen van artikelen;
• de hoogleraar die artikelen schrijft voor een krant/blad/tijdschrift of een deskundige mening geeft in een TV-programma, als dit ook uit naam van de universiteit gebeurt en dit niet op persoonlijke titel plaatsvindt.

Deze taken vloeien bijvoorbeeld al voort uit het UFO-profiel van de functie van hoogleraar (“uitdragen van wetenschappelijke kennis en inzichten”). Hetzelfde geldt ten aanzien van het UFO-profiel van de functie voor UD, UHD en deels ook voor een docent in de hogere functieniveaus. Er kan wel sprake zijn van een 'grijs' gebied, dus je dient bij twijfel de activiteit te melden, zodat bijvoorbeeld de decaan (bij wetenschappelijk personeel) of directeur (bij ondersteunend beheerspersoneel) en/of de afdeling human resources mee kunnen denken over mogelijke risico's aangaande belangenverstrengeling en wetenschappelijke integriteit. Wanneer de deelname aan je is opgedragen, is het onderdeel van je functie en dus geen nevenwerk.

Je werkzaamheden elders zijn je nevenwerkzaamheden in de zin van de Sectorale regeling nevenwerkzaamheden. Je kunt hierbij denken aan werkzaamheden als advocaat, accountant of arts. Dit betekent dat je de ‘werkzaamheden elders’ moet melden als nevenwerkzaamheid en toestemming moet vragen via MyHR. Ben je hoogleraar met een dienstverband elders dan is publicatie op je openbaar toegankelijke webpagina (People Pages) van je functie elders aan de orde. Dit klinkt mogelijk onlogisch, omdat een functie elders mogelijk je hoofdactiviteit en dus hoofdfunctie is. Dit komt in ieder geval voor bij een (bijzonder) hoogleraar die elders de hoofdfunctie heeft. Om de (wetenschappelijke) integriteit van de universiteit en betrokkene te waarborgen, zijn toestemming en publicatie echter essentieel. Voor deze werkzaamheden volg je het bepaalde in de regeling.

Een aanmerkelijk belang in een onderneming heb je als je, al dan niet met een fiscale partner, tenminste 5% van de aandelen bezit. Ook als jijzelf en je fiscale partner minder dan 5% van de aandelen bezitten kun je een aanmerkelijk belang hebben. Dat is als ouders, kinderen of kleinkinderen (of diens fiscale partners) van jou en/of je fiscale partner, een aandelenbezit van tenminste 5% in de onderneming hebben.

Het uitgangspunt is dat je alle nevenwerkzaamheden meldt. Nevenwerkzaamheden hoef je alleen niet te melden als aan alle voorwaarden als genoemd in artikel 4 lid 1 of lid 2 van de Sectorale regeling nevenwerkzaamheden wordt voldaan. Een van die voorwaarden in het eerste lid van dit artikel is dat je geen inkomsten uit de nevenwerkzaamheden ontvangt. Indien je wel inkomsten ontvangt voor je nevenwerkzaamheden, moet je de nevenwerkzaamheden melden aan de universiteit (artikel 6, lid 2.). Onder inkomsten worden ook uitgestelde inkomsten zoals financiële deelnemingen of belangen verstaan. Het is niet noodzakelijk inzicht te geven in financiële deelnemingen en belangen voor zover het betreft via een openbaar verhandelbaar fonds gehouden belangen of aandelen(portefeuilles). Vergoedingen voor onkosten en de maximale wettelijke vrijwilligersvergoeding kwalificeren niet als neveninkomsten. Bij nevenwerkzaamheden die niet hoeven te worden gemeld, kan worden gedacht aan: het bestuurslidmaatschap van een amateursportvereniging of een schoolbestuur. Indien je twijfelt of bepaalde nevenwerkzaamheden gemeld moeten worden, dient je contact hierover op te nemen met je leidinggevende.

Dat hangt ervan af tot welke categorie de inkomsten behoren. Inkomsten kunnen ten goede komen aan de universiteit, aan de betrokkene of ze kunnen verdeeld worden tussen beiden. Dit is afhankelijk van of de neveninkomsten samenhangen met en/of voortvloeien uit de functie van de Universiteit. Dit is geregeld in het vierde lid van artikel 5. Inkomsten voor werkzaamheden die behoren tot de functie en/of opgedragen taak (zie hiervoor de toelichting bij vraag 2), en ontvangen worden van een andere instantie dan de universiteit, komen altijd toe aan de universiteit.

Het uitgangspunt is dat je alle nevenwerkzaamheden meldt, ook als je hiervoor geen neveninkomsten ontvangt. Dit is alleen anders als het nevenwerkzaamheden zijn die zijn vrijgesteld van melding. In dat geval dient aan alle voorwaarden van artikel 4 lid 1 of lid 2 van de Sectorale regeling nevenwerkzaamheden te worden voldaan. Dat je geen inkomsten geniet is geen reden voor niet melding. Er kunnen namelijk behalve neveninkomsten ook andere redenen zijn waarom de (wetenschappelijke) belangen van de universiteit of een goede uitoefening van de functie reden tot melding zijn, bijvoorbeeld doordat de nevenwerkzaamheden een te groot tijdsbeslag leggen. Ook kan het oprichten van een rechtspersoon of het betrokken zijn als bestuurder, toezichthouder of aandeelhouder bij een andere organisatie de plicht tot het melden van deze nevenwerkzaamheden met zich meebrengen. Er kan immers sprake zijn van een uitgestelde beloning of van een mogelijke belangenverstrengeling.

Het vragen van toestemming voor het verrichten van nevenwerkzaamheden en het melden ervan doe je in MyHR- nevenwerkzaamheden. Met je leidinggevende bespreek je eerst de nevenwerkzaamheden die je gaat verrichten of de veranderingen in (aspecten van) de nevenwerkzaamheden die je al verricht. Dit doe je voordat je met de nevenwerkzaamheden begint of de veranderingen zich voordoen. Vervolgens kun je de nevenwerkzaamheden (of wijzigingen) via MyHR- nevenwerkzaamheden officieel melden. Je geeft daarbij je leidinggevende toestemming om je melding in te zien. Je leidinggevende geeft vervolgens een advies aan het bevoegd gezag voor wat betreft het al dan niet (onder voorwaarden) verlenen van toestemming. Daarna komt je melding terecht bij het bevoegd gezag. Voor werknemers in de faculteit is dit de decaan en voor de decaan is dit de voorzitter van het CvB. Voor medewerkers van de ondersteunende diensten is de dienstdirecteur het bevoegd gezag. Het bevoegd gezag geeft toestemming of weigert toestemming voor de door jou gemelde nevenwerkzaamheden. Dit besluit wordt elektronisch via MyHR- nevenwerkzaamheden bevestigd en wordt vastgelegd je elektronische personeelsdossier.  

Van een leidinggevende c.q. andere verantwoordelijke wordt verwacht dat deze in het laatste stadium van de selectie- of benoemingsprocedure, waarin ook wordt gekeken of partijen het over de (arbeids)voorwaarden eens kunnen worden, vraagt of er nevenwerkzaamheden zijn. Voorafgaand aan hun benoeming zijn kandidaat (bijzonder) hoogleraren zelf ook verplicht inzicht te geven in hun nevenwerkzaamheden en financiële deelnemingen of belangen (artikel 3 lid 4). Het verslag van het (arbeids)voorwaarden gesprek met een hoogleraar bevat altijd een onderdeel waarin wordt vermeld of de kandidaat nevenwerkzaamheden heeft en zo ja of deze (onder voorwaarden en zo ja welke) worden goedgekeurd of afgekeurd door de decaan.

Bij aanbieding van de arbeidsovereenkomst, benoeming of andere afspraken over de werkzaamheden wordt erop gewezen dat de nieuwe betrokkene voor eventuele nevenwerkzaamheden toestemming moet vragen conform de procedure van de universiteit en dat registratie moet gebeuren via MyHR. Direct na indiensttreding ontvangt de betrokkene op wie de sectorale regeling nevenwerkzaamheden van toepassing is hiertoe een taak in MyHR. Via deze taak wordt opgeroepen de nevenwerkzaamheden te registreren dan wel te verklaren dat er geen nevenwerkzaamheden zijn. Eventuele wijzigingen daarna moeten telkens altijd uit eigen beweging gemeld worden via MyHR.

Om de (wetenschappelijke) integriteit zo goed mogelijk te bewaken, is het essentieel dat je zo transparant mogelijk rapporteert over nevenwerkzaamheden. Om die reden is toestemming voor nevenwerkzaamheden, ook in het geval van kleine klussen, essentieel. Indien je geregeld kleine soortgelijke klussen doet die niet tot je reguliere taak voor de universiteit behoren, kunt je overwegen hiervoor in overleg met de universiteit in één keer algemene toestemming te vragen, zodat melding per activiteit niet vereist is. Let er dan op dat je ook in de publicatie van deze nevenwerkzaamheden voldoende inzichtelijk maakt of er sprake is van een potentieel tegenstrijdig belang met externe opdrachtgevers. In het jaargesprek of een ander evaluatiegesprek geeft je bij het bespreken van de nevenwerkzaamheden achteraf inzicht in de verrichte nevenwerkzaamheden. Het uitgangspunt blijft wel om zoveel mogelijk vooraf te melden.

Uitgangspunt is dat ieder (vanuit goed werkgeverschap en goed werknemerschap) zich aan de verplichtingen uit de regeling zal houden. In uitzonderlijke situaties waarin de regels bijvoorbeeld opzettelijk niet gevolgd worden, kan een sanctie worden opgelegd. Of er daadwerkelijk een sanctie opgelegd gaat worden, is afhankelijk van de aard en ernst van de overtreding van de regeling en de omstandigheden die daarbij een rol spelen. Ook hierbij zijn het goed werknemerschap en het goed werkgeverschap van belang. Mogelijke sancties die zouden kunnen worden opgelegd, zijn bijvoorbeeld:

• waarschuwing/berisping;
• schorsing/non-actiefstelling met behoud van loon of zonder loon;
• inhouden bovenwettelijke vakantiedagen (ingeval van niet toegestane werkzaamheden binnen werktijd);
• doorvoeren van een demotie;
• overplaatsing;
• ontslag.

Dit is een niet limitatieve opsomming van mogelijke sancties die kunnen worden opgelegd en waarbij het aan de universiteit is om de ernst te bepalen en of het opleggen van een sanctie in de betreffende situatie gerechtvaardigd en proportioneel is.

Normaalgesproken zal er voldoende tijd zijn om toestemming te vragen voordat met de nevenwerkzaamheden wordt gestart. Is dat niet het geval, dan wordt het de betrokkene niet aangerekend als deze in afwachting van de toestemming de nevenwerkzaamheden alvast verricht, tenzij hem uit een gesprek of e-mails etc. al duidelijk kan zijn geworden dat er geen toestemming zou volgen. Betrokkene moet de nevenwerkzaamheden ook onmiddellijk staken nadat het besluit tot weigering van de toestemming aan betrokkene bekend is gemaakt.