Marketing & Communication en het UT Language Centre hebben de belangrijkste tips voor je op een rij gezet. Naast concrete schrijftips voor een effectief nieuwsbericht of e-mail, geven we ook tips over het gebruik van foto’s en huisstijl. En laten we zien welke UT- templates beschikbaar zijn en waar je het UT-logo kunt downloaden.
Schrijfwijzers
- Hoe schrijf je een heldere e-mail?
In dit onderdeel staan we stil bij de specifieke aspecten die belangrijk zijn voor het schrijven van een heldere mail.
Onderwerp
Het onderwerp is een belangrijk onderdeel van een e-mail. Op basis van het onderwerp kan de ontvanger de berichten in zijn mailbox selecteren en filteren voor hij ze gelezen heeft. Door een goede onderwerpkeuze te maken vergroot je in ieder geval de kans dat je bericht gelezen wordt.
Gebruik daarom een duidelijke onderwerpregel die de lading dekt. Vul deze bij voorkeur in als je bericht klaar is. Het hoofdthema van de mail is dan makkelijker te reconstrueren.
GEBRUIK ‘CC’ EN ‘BCC’
Wees niet te scheutig met het adresseren van anderen in de ‘CC’. Geef de personen die je wil informeren liever een korte samenvatting met eventueel de correspondentie ter informatie bijgesloten. Geef duidelijk aan wat je verwacht als je iemand toch een CC stuurt. Het impliceert dat er geen directe actie gevraagd wordt, maar wat moet de ontvanger dan wel met jouw mail?
Als je iemand in de BCC adresseert, zien de overige ontvangers deze ontvanger niet. Gebruik dit bijvoorbeeld bij grote mailingen: de e-mailadressen van anderen moeten niet onnodig op straat liggen. In andere situaties is transparantie gewenst: zet ze in de ‘CC’.
Aanhef en slotgroet
Een gepaste aanhef en slotgroet mogen niet ontbreken in een e-mail. Gebruik een gewone, zakelijke aanhef zoals Geachte heer Jansen of Geachte mevrouw Dekker als je extern communiceert. In vervolgmails of in informele en interne e-mails heb je meer vrijheid, bijvoorbeeld: Beste Geert, Dag Marjolein.
De slotgroet kan variëren en is aangepast aan de situatie. In een zakelijk bericht voor externe contacten is 'Met vriendelijke groet' erg gebruikelijk. In vervolgcorrespondentie kan de slotgroet wat informeler worden, bijvoorbeeld Groeten of Groet. In informele of interne mailtjes heb je natuurlijk meer mogelijkheden. Taaladvies zegt daar het volgende over:
Zorg er altijd voor dat aanhef en slotgroet op elkaar afgestemd zijn.
Inleiding
In de inleiding komt de kern en de aanleiding van het bericht. Doe dit eventueel aan de hand van de 5 w’s +h (wie, wat, waar, wanneer, waarom, hoe). Een voorbeeld kan bovenstaande verduidelijken.
“Binnen M&C werken wij onder andere aan het zo goed mogelijk ondersteunen van UT-medewerkers bij het zelf communiceren. Naast verschillende hulpmiddelen biedt MC ook trainingen aan, zoals de bij jullie bekende training Schrijven voor het web. Graag zouden we met het CTD om tafel gaan, om te kijken naar het totale aanbod aan trainingen op het gebied van communicatie.”
Middendeel
Na de inleiding volgt de uitgebreidere boodschap als toelichting op de inleiding. Aansluitend op het voorbeeld dat hierboven gegeven wordt kan de toelichting zijn:
“Vragen die daarbij aan de orde komen zijn: Is onze inventarisatie compleet? Wat is de huidige behoefte van de klanten? Is er misschien behoefte aan uitbreiding/ aanpassing van het aanbod?Wellicht zijn er mogelijkheden tot samenwerking tussen CTD en MC?”
Om nog meer structuur aan te brengen kun je deze vier vragen ook nog in de vorm van een opsomming gieten. Dat kan met “bullets”, nummering, of; allereerst, vervolgens, tenslotte…Dat heeft weer alles te maken met een overzichtelijke opmaak. Belangrijk is dan dat je daarbij kiest voor
- één makkelijk leesbaar lettertype
- één lettergrootte
Scanbaar schrijven: mensen lezen niet, maar scannen
Lezers scannen een tekst of een e-mail. Als de mail interessant genoeg blijkt na het scanproces, dan volgt ongetwijfeld nog een volgende diepgaandere lezing.
Schrijf de tekst zo nodig eerst in Word zodat je makkelijker kunt reviseren. Op die manier voorkom je dat je per ongeluk een onvolledige tekst stuurt. Bovendien kun je rustig aan je opmaak voor een goed scanbare tekst werken. Uiteindelijk is het alleen nog maar plakken.
Gebruik van de onderstaande elementen garanderen een goed scanbare tekst:
- Onderwerp;
- Inleiding/introductie;
- Tussenkopjes;
- Foto’s; (zie hiervoor ook gebruik van foto- en videomateriaal)
- Linkjes; (zie hiervoor ook zoekmachinevriendelijk schrijven)
- Kernzin aan het begin van de alinea.
De ideale afsluiting
Sluit je e-mail af met een terugblik of samenvatting.
- Ik reken erop dat ik onze afspraken correct heb bevestigd.
- Ik hoop dat ik je alle benodigde informatie heb gegeven.
Of met een oproep voor een duidelijk actie.
- Ik bel volgende week voor je reactie. Heb je voor die tijd al vragen? Neem dan contact op via @
- Zou je voor <datum> een bevestiging van ontvangst willen geven / mij van een antwoord willen voorzien?
- Aanmelden kan via…
De uitwerking van de voorbeeldmail kan dan de volgende afsluiting bevatten.
We maken graag een afspraak om meer te horen over jullie aanbod. Omdat er binnen het CTD veel mensen betrokken zijn bij dit onderwerp, lijkt het ons qua agendaplanning, het handigst dat het CTD een vergadervoorstel doet. Wij kunnen vanuit M&C dan moeiteloos aansluiten. Wij horen graag op korte termijn van jullie,
Ondertekening
Zorg voor een professionele ondertekening. Jouw gegevens neem je op in een automatische handtekening. De corporate e-mail template staat op de Templates en Downloads pagina op de Serviceportal.
Bijlage
Je kunt een elektronische bijlage of attachment meesturen. Geef de bestanden die je meestuurt een duidelijke naam voor het gebruiksgemak van de ontvanger en vermeld in je e-mail wat voor bestand je precies meestuurt. Kijk uit met te grote bestanden. Deze kun je het best comprimeren met een zipprogramma. En check altijd of je het bestand ook daadwerkelijk hebt toegevoegd.
Hoe vaak krijgen we niet een vervolgmail met een tekst als: ……..oeps nu met bijlage……..
Direct mailing naar medewerkers en/of studenten
Hierboven hebben we gesproken over het versturen van een mail naar een of meerdere personen. Wil je een e-mail versturen naar alle of een grote groep medewerkers of studenten, dan zijn daar speciale voorwaarden aan verbonden. Kijk daarvoor naar de richtlijnen op de Interne communicatie pagina onder UT-wide mass mail. Natuurlijk blijven alle behandelde tips ook op deze mails van toepassing.
- Hoe manage je een overvolle mailbox?
Raak jij ook weleens in de stress van die uitpuilende inbox? Op de Engelse pagina vind je een checklist met goede tips en suggesties over hoe je met e-mail kunt omgaan.
Contact
personalisedTo make your portal more relevant and personalised, please log in.
Sorry, there is no information specified for you.
Contacts for all unitsBMS Faculty team
M. van Delzen (Marianne)Marketing Adviseur
M. Nijenhuis (Manon)Marketing communicatie medewerker
C.A. van der Kuil (Corjan)Communicatieadviseur UT Climate Centre & BMS Faculteit
drs. J.G.M. van den Elshout (Janneke)Persvoorlichter/Communicatieadviseur
B.B. Groener (Bob)(Online) Marketeer | Professional Learning & Development Centre (PLD)EEMCS faculty team
MC-EEMCS intranet
A. Bakker MSc (Aimée)Marketing adviseur | Faculteit EEMCS
C.S. van Nus MSc (Charlotte)Marketingadviseur | Faculteit EEMCS
N.G.B. Schepers (Niels)Communication officer bij het Centre for Educational Support (CES) en de faculteit EEMCS
C.M. van den Heuvel (Carlijn)Communicatiemedewerker (DSI)
L.M. Pieper (Laura)Online Marketeer | Faculteit EEMCS
D. Dalenoord (Diana)Alumni officer EEMCS facultyET faculty team
M. de Kroon MSc BA (Marlyn)Marketingadviseur | Faculteit Engineering Technology
D. van den Beld (Desiré)Marketing Advisor Faculteit Engineering Technology & UT Instagram Channel Ownerdrs. J.G.M. van den Elshout (Janneke)Persvoorlichter/Communicatieadviseur
H. Mulder (Hinke)Senior Communication AdvisorD. Dalenoord (Diana)Alumni OfficerITC faculty team
MC-ITC intranet. Also first point of contact for UCT members.
J. Kalf (Janneke)Marketing Adviseur Faculteit ITC
R. Kwakman MSc (Robin)Communication AdvisorH. Mulder (Hinke)Programme marketeer MSc programmes
J.M. Terlouw (Jorien)Alumni coordinatorTNW faculty team
S. Bonenkamp (Simone)Opleidingsmarketeer Faculteit TNW
D.E.C. Vlaanderen - Marx (Deborah)Opleidingsmarketeer TNW
R.M. Kienhuis (Renate)Programme marketerD. Dalenoord (Diana)Alumni OfficerResarch institute teams
C.M. van den Heuvel (Carlijn)Communication officer - DSIR.M. Kienhuis (Renate)Communicatie adviseur TNW/MESA+
drs. M.M.J. van Hillegersberg - Hofmans (Martine)Communication advisor - TechMedGeneral contacts:
K.W. Wesselink - Schram MSc (Kees)Content creation, websites and other communication tools - DSI/MESA+/TechMedH. Mulder (Hinke)Strategic PR manager - DSI/Mesa+/TechMedCES
N.G.B. Schepers (Niels)Communication officer bij het Centre for Educational Support (CES) en de faculteit EEMCSCFM
C.A. van der Kuil (Corjan)Communicatieadviseur UT Climate Centre & BMS FaculteitFIN
K. Nijhuis - Nijland (Karin)Senior Corporate Communicatie adviseurEB and SP
drs. B.G. Lankhaar (Bertyl)Directeur Kennispark Twente & Communicatie manager UTK. Nijhuis - Nijland (Karin)Senior Corporate Communicatie adviseurGA
drs. L. Pasqual - van der Landen (Linda)Communication advisor Diversity, Equity & Inclusion (DE&I)HR
K. Nijhuis - Nijland (Karin)HR communication supportLISA
There are no specific contacts at MC for LISA employees. LISA has its own communication team.
J. Struis (Janjaap)Communication ICT
H. Melching (Heleen)Communication advisor LISA (currently limited availability)MC
K. Nijhuis - Nijland (Karin)Senior Corporate Communicatie adviseur
A. Heining MSc (Anne)MC websites and MC tools/licences, ICTK.W. Wesselink - Schram MSc (Kees)Tooling/informal communication, websitesSBD
A.H. Tielenburg (Annelies)Communicatie SBD/MESA+Pre-U
J.V. van der Tuin (Jody)Projectleider Marketing & Communicatie Pre-UniversityFIP-AM@UT
There are no specific contacts at MC for FIP-AM@UT employees. For communication support, please contact your FIP-AM@UT colleague Annemiek Rouchou-Bloemenkamp
Student Union
drs. K.R. Bakker (Karina)Communicatieadviseur (Student journey, Studentcommunicatie)DesignLab does not have a dedicated communication contact at MC. P
For Students
There are no specific contacts for students available. Please use the general email addresses listed above or open the 'All teams' list to find programme marketers and communication advisors in your faculty.
Voor ideeën, opmerkingen of aanpassingen aan deze pagina, graag mailen naar webteam-hr@utwente.nl
Handige links
- Algemene praktische schrijftips (Engels)
- Huisstijl-templates
- Cursus 'Schrijven voor het web & vindbaarheid'Deze cursus is niet alleen gericht op medewerkers die websites bijhouden, maar ook op iedereen die teksten voor online gebruik schrijft.
- Gebruik van foto'sMet goede foto's valt je content op en bereik je een groter publiek! Basisinformatie over vinden en gebruiken van foto's op het web vind je op de Webhare-documentatiepagina's.
- MC AI toolkit (intranet)In deze toolkit vind je tips en inspiratie over hoe je AI effectief kunt inzetten om content te genereren.
Bekijk ook het volledige cursusaanbod van het Centre for Training & Development (CTD) voor medewerkers.
Contact
Voor advies op het gebied van effectief communiceren kun je ook terecht bij het Marketing & Communication team binnen je faculteit/dienst:
To make your portal more relevant and personalised, please log in.
Sorry, there is no information specified for you.
BMS Faculty team
EEMCS faculty team
MC-EEMCS intranet
ET faculty team
ITC faculty team
MC-ITC intranet. Also first point of contact for UCT members.
TNW faculty team
Resarch institute teams
General contacts:
CES
CFM
FIN
EB and SP
GA
HR
LISA
There are no specific contacts at MC for LISA employees. LISA has its own communication team.
MC
SBD
Pre-U
FIP-AM@UT
There are no specific contacts at MC for FIP-AM@UT employees. For communication support, please contact your FIP-AM@UT colleague Annemiek Rouchou-Bloemenkamp
Student Union
DesignLab does not have a dedicated communication contact at MC. P
For Students
There are no specific contacts for students available. Please use the general email addresses listed above or open the 'All teams' list to find programme marketers and communication advisors in your faculty.