Protocol feesten en activiteiten

De campus van de UT biedt een mooie gelegenheid voor feesten en activiteiten. Om de veiligheid en naleving van milieuvoorschriften te waarborgen moeten deze feesten en activiteiten aan bepaalde voorwaarden voldoen. In dit protocol staat aangegeven welke acties nodig zijn indien een feest of activiteit op de campus wordt georganiseerd. 

Voorwaarden

1. In de milieuvergunning geeft de gemeente de UT toestemming om jaarlijks 8 evenementen en 4 concerten op de campus te organiseren waarvoor ruimere geluidsnormen geldig zijn. Deze evenementen worden door of in overleg met het Evenementenbureau georganiseerd. Voor alle andere feesten en activiteiten geldt dat er buiten de campus geen muziekgeluid waarneembaar mag zijn.
2.  Indien men een feest of activiteit buiten de officiële openingsuren wil organiseren in één van de onderwijsgebouwen, moet de organisatie dit aanmelden bij het Evenementenbureau. Dit kan via https://www.utwente.nl/en/service-portal/campus/organising-events-booking-support
3.  Alle feesten en activiteiten waarbij meer dan 20 personen worden verwacht, moeten uiterlijk 4 weken van tevoren worden gemeld via dezelfde website. Voor feesten op de campus in panden van externe partijen (bijvoorbeeld Acasa) is de meldingsplicht en opstellen van een draaiboek bedoeld voor (grotere) evenementen die buiten de privésfeer vallen. De organisatie dient dit tevens bij de externe partij kenbaar te maken en de daar geldende voorwaarden naast de UT voorwaarden in acht te nemen.
4. Bij het organiseren van feesten en activiteiten moeten zodanige maatregelen worden genomen dat buiten de campus geen herkenbaar muziekgeluid waarneembaar is. Bij gebruik van geluidsapparatuur dient het volumeniveau van gebruikte muziekbestanden te zijn gemaximaliseerd zodat geen muziekgeluid buiten de campus waarneembaar is. Daarnaast dient de organisatie de nodige maatregelen te nemen zodat de veiligheid van de bezoekers van het feest of activiteit voldoende gewaarborgd is. Afhankelijk van het soort activiteit en het aantal bezoekers kan dit variëren van de aanwezigheid van brandblussers tot het aantal BHV-ers en een ontruimingsplan. De organisatie legt dit vast in een draaiboek. Dit draaiboek wordt minimaal 14 dagen voor aanvang van het feest voorgelegd aan het Evenementenbureau;
5. Het Evenementenbureau geeft de volgende gegevens door aan de Beveiliging UT:
   1. Aanvangstijd feest
   2. Eindtijd van het feest
   3. Aantal te verwachten bezoekers
   4. Locatie van het feest op de campus
   5. Naam en telefoonnummer van de contactpersoon van het feest.
6. Tijdens de feesten kan de beveiliging of HR i.s.m. het Evenementenbureau controle uitvoeren of de voorgestelde maatregelen ook zijn genomen. Indien dit niet het geval is, zijn beide bevoegd om het feest/activiteit stil te leggen.
7. Bij klachten van omwonenden neemt de Beveiliging UT contact op met de organisatie van het feest/activiteit. De organisatie neemt maatregelen om de overlast tegen te gaan. Indien de organisatie geen of onvoldoende maatregelen neemt zijn zowel de Beveiliging UT als de politie gemachtigd het feest stil te leggen.
8. Een feest of activiteit met meer dan 20 bezoekers dat niet is aangemeld via het Reserveringsbureau mag door de Beveiliging UT of politie onmiddellijk worden stilgelegd.
9. Ook bij feesten met minder dan 20 (verwachte) bezoekers mag buiten het campusterrein geen herkenbaar muziekgeluid te horen zijn. Bij klachten van omwonenden mag de Beveiliging UT of de politie het feest stilleggen.
10.  Eventuele boetes voor overtredingen (voor geluidsnormen minimaal € 10.000,-) worden op de organisatie van feest of activiteit verhaald.