Hoe maken we van een crisis een duurzame en strategische verandering
PRESENTATIE & WEBINAR
Niet alle presentaties zijn vrijgegeven door de sprekers.
Rapportage Zorg
Verslaglegging door studenten van de Master Risicomanagement.
1. Richten: naar een wendbare strategie in crisistijd
Crisis vragen om een snel inzicht in alle consequenties voor de voorgenomen resultaten en acties. Het werken met plannen op slechts één A3tje en een transparante online werkwijze helpt zorginstellingen in deze tijd om snel te acteren op veranderende omstandigheden. Flexibel omgaan met richting, resultaat en actie dat is waar het om draait. Het in 2020 door oud UT studenten ontwikkelde digitale strategie-realisatie concept helpt daarbij.
Resultaat: Kijkend wat deze crises voor de zorg heeft betekend kunnen we dan concluderen dat we in de zorg teveel sturen op doelmatigheid?
Actie: Sturen op wendbaarheid. Dit kan worden gerealiseerd door meer 'ruimte' in de capaciteit in te bouwen zodat onverwachte gebeurtenissen beter opgevangen kunnen worden door het systeem. Op organisatieniveau kan je dit doen door slimme personeelsplanning waardoor je capaciteit vrijspeelt.
2. Inrichten: sturen op capiciteit
Hoe kunnen we sturen op de juiste personele capaciteit? In crisistijden komt het erop aan. Hebben we genoeg resilience om als zorgsysteem te kunnen reageren op pieken en golven? Tijdens dit deel van het webinar komt deze vraag in twee aspecten aan de orde. Enerzijds de vraag hoe personele capaciteit landelijk is te sturen. Anderzijds de vraag hoe we personele capaciteit op organisatieniveau kunnen sturen. Aan welke voorwaarden moet worden voldaan om de wendbaarheid van de personele capaciteit te optimaliseren? Daarbij komen voorbeelden uit de praktijk naar voren.
Resultaat: In tijden van crises is wendbaarheid in het kader van strategie van essentieel belang.
Actie: Vertaal de strategie in een overzichtelijk en beknopt jaarplan op één A3 sheet. Dit biedt ondersteuning in de praktijk, omdat je in één oogopslag zien wat je nog moet doen om iets te bereiken. Leidinggevenden dienen op maximaal zeven doelen van dit jaarplan te sturen/monitoren. Op basis van voortgangsgesprekken kan worden bijgestuurd om het jaarplan te kunnen realiseren.
3. Verrichten straks: Leiderschap op de werkvloer
Al snel na het toeslaan van de Corona crisis volgde een acute versoepeling van regels en protocollen om professionals meer ruimte te geven. Dit is bevreemdend en hoopgevend tegelijk. Het realiseren van patiëntspecifieke zorg leunt juist op het ‘op maat’ toepassen van evidence based medicine: dat doen zorgprofessionals 24/7. Toenemende regelgeving en administratie bedreigt dit adaptatievermogen en het professioneel moreel, maar ondermijnt ook de innovatie potentie van onze healthcare workforce. Juist nu de mogelijkheden van zorgtechnologie ons toelachen. Het her-uitvinden van moderne zorg is een proces van transformatie: loslaten van oude patronen en samen doordenken van hoe het beter kan. Dit is ten eerste een zaak van zorgprofessionals. Het is altijd ‘Corona’: geef professionals ruimte.
Resultaat: Leiderschap in crisistijd staat met flexibiliteit, zichtbaarheid en aanreikbaarheid op alle niveaus.
Actie: Professionals zijn goed in staat om weerbaar te zijn. Belangrijk hierbij is dat men in teams en tussen regio’s goed communiceert en samenwerkt. Samen doen en luisteren naar elkaar. Commitment van bestuurders is randvoorwaardelijk.
Reflectie
Het heeft een mooi beeld gegeven hoe we kunnen omgaan met de crises van strategisch niveau tot operationeel niveau. Op alle niveaus komt het meebewegen met de veranderingen ter sprake. Wat ik zelf sprekend vond voor deze webinar is de opmerking dat je niet meer moet spreken van een “covid crisis”, maar covid is een onderdeel geworden van onze bedrijfsvoering. Dit kwam op alle onderdelen richten, inrichten en verrichten straks, ook duidelijk naar voren.
Teamleden & Sprekers
Lodewijk de Beukelaar - Voorzitter Raad van Bestuur Groene Hart Ziekenhuis De werkzaamheden en functies van Lodewijk de Beukelaar:
- Voorzitter Raad van Bestuur Groene Hart Ziekenhuis te Gouda
- Lid Raad van Toezicht Laurens Rotterdam
- Arbiter Scheidsgerecht Gezondheidszorg
- Lid bestuur Dutch Hospital Data, Utrecht
In mijn functie ben ik eindverantwoordelijk voor de kwaliteit en veiligheid van de zorg. Het is dus logisch dat ik een nog steeds groeiende belangstelling heb voor risicomanagement. Ook in mijn rol als werkgever; denk alleen maar aan het werken met gevaarlijke stoffen en de vele apparatuur van het ziekenhuis. Actief risicomanagement draagt bij aan een beter en veiliger functionerend ziekenhuis.
Henk Doeleman - Strateeg Gemeente Rheden en parttime verbonden aan Universiteit Twente ‘De huidige crisis brengt veel direct en indirect leed, maar ook nieuwe inzichten. Zo ontdek je opeens hoe prettig je woont, hoe waardevol gezondheid is, dat andere manieren van werken ook blijken te kunnen en dat op vakantie in Nederland ook kan, wat is het een prachtig land!. Ik hoop dat een aantal van deze bewustwordingen leiden tot een duurzaam anders denken voor een betere wereld’.
Bio
Dr. H.J. (Henk) Doeleman is strateeg bij de gemeente Rheden en parttime verbonden aan de Universiteit Twente. Henk is ontwikkelaar van de A3 methodiek als een vorm van een ‘agile & lean strategizing’. Van zijn hand verschenen onder andere A3 methodiek (Kluwer, 2009), Leiderschap in planning & control (Vakmedianet, 2014), Leiderschap in de publieke sector (Vakmedianet, 2014), A3 methodiek: Werk- en introductieboek (2020) en straks Naar strategie op één A3 (2021). Momenteel ontwikkelt hij een benadering voor het maken van meer open en data-gedreven keuzes in visie en succesfactoren, en zicht te krijgen op de impact van plannen: A3 online. Ook A3 online ontwikkelen tot een manier van werken voor ‘sustainability reporting’ op basis van internationale richtlijnen en de Sustainable Development Goals van de United Nations heeft zijn aandacht. Zie www.a3methodiek.nl of www.a3online.nl.
Dr. Wouter Keijser - Zorgtransformatie coach COVID19 geeft een versnelling aan de zorgtransformatie. In tegenstelling tot ‘gewone’ innovatie en transitie is daarbij namelijk sprake van significante verschuivingen in werk en identiteit van professionals: van hun rollen en verantwoordelijkheden tot en met de besturing van hun organisaties. COVID19 laat zien hoe professionals in staat zijn tot een hoge mate van oplossend vermogen: onder voorwaarden dat oude paradigma’s, regels en richtlijnen worden versoepeld. De nuance van zorgtransformatie is daarmee verschoven van een technologische naar de sociale wetenschap.
Bio:
Vanaf zijn artsexamen legde Wouter A. Keijser zich toe op het begeleiden van zorginnovaties en e-health. In de afgelopen 15 jaar was Wouter Keijser en als veranderkundig expert (en expert reviewer - i.o.v. Europese Commissie) betrokken bij verschillende regionale ‘e-health enabled integrated care’ programma's. Naast wetenschappelijk onderzoek en onderwijs (Universiteit Twente) adviseert en coacht Keijser zorgbestuurders, managers en professionals in complexe organisatie ontwikkelingsvraagstukken. Eind 2019 promoveerde dr. Keijser (cum laude) op het onderwerp ‘re-professionalisering in het perspectief van zorgtransformatie’.
Dr. ir. Jan de Leede - Assistant professor Human Resource Management University of Twente en owner ModernWorkx Sturen op personele capaciteit is in crisistijden de sleutel
In crisistijden komt het erop aan. Is genoeg resilience in het systeem ingebakken om te kunnen reageren op pieken en golven? In hoeverre zijn we afhankelijk van anderen om de eigen piek aan te kunnen? Organiseren van ‘extreme resilience’ is kostbaar. We kunnen niet allemaal een reservecapaciteit hebben klaar staan, zoals bijvoorbeeld de brandweer dat heeft. Maar het komt er nu wel des te meer op aan om voldoende personele flexibiliteitmaatregelen op de plank hebben liggen. Om te kunnen af- en opschalen nu het zo hard nodig is. Alle lessen van capaciteitsmanagement (strategie, stuurmaatregelen, inzicht in het systeem, analyse van benodigde en beschikbare capaciteit) worden in crisistijden op een harde manier geleerd. Vanuit HR-perspectief blijft het uitdagend om breed naar dit personele capaciteitsvraagstuk te kijken.
Bio:
Dr. ir. Jan de Leede is assistent-professor Human Resource Management en eigenaar van ModernWorkx, een adviesbureau. Hij behaalde zijn MSc in Management Studies aan de Universiteit Twente in 1992 en zijn PhD aan de Universiteit Twente (Bottom-up innovatie; zelfsturende teams en product- en procesinnovatie) in 1997. Hij werkte als senior onderzoeker/consultant bij TNO Werk en Werkgelegenheid (2001-2008) en is sindsdien eigenaar van ModernWorkx. Hij richt zich op onderzoek op het gebied van HR Analytics, werktijden en capaciteitsmanagement, flexibele arbeid, virtuele teams en nieuwe manieren van werken. Hij richt zich op ontwerp en evaluatie van werktijdbeleid en ploegendienstsystemen, ontwerp van ergonomisch vriendelijke roosters en zelfsturing en capaciteitsmanagement. Zowel in de industrie, de openbare diensten als de gezondheidszorg.
Linda Kruize - Hoofd AOA bij Treant Zorggroep Verbeteren, verbinden en ontwikkelen zijn in mijn optiek sleutelwoorden wanneer er gesproken wordt over dat wat de dagelijkse praktijk is en niet alleen nu in deze crisis die COVID19 genoemd wordt. Het verbinden van medewerkers, het samenvoegen van medewerkers van verschillende afdelingen en locaties wordt nu mogelijk gemaakt. In deze crisis zie ik medewerkers ontwikkelen en groeien in hun rol als zorgprofessionals. Samenwerken over locatie- en afdelingsgrenzen en samen staan voor de complexe zorg van de COVID19 patiënten en hun naasten.
Bio:
Sinds 2001 ben ik werkzaam bij Treant Zorggroep. Gegroeid van verzorgende naar leidinggevende. In 2019 heb ik de opleiding Management in de Zorg afgerond. Eind 2019 heb ik meerdere teams begeleidt tijdens een grote transitie en daarnaast de Acute Opname Afdeling (AOA) op mogen bouwen. Een nieuw concept voor onze organisatie. Een dynamische afdeling met een gemotiveerd team zijn de ingrediënten voor mij als leidinggevende om een afdeling tot een succes te maken. Sinds de COVID19 ben ik ook leidinggevende op de COVID afdeling van Treant. Opnieuw een team vormen met medewerkers vanuit verschillende locaties en afdelingen van Treant. Als leidinggevende mag ik de verbindende schakel zijn tussen de verschillende medewerkers, waarbij we continue onszelf mogen ontwikkelen en groeien als zorgprofessionals.
Cynthia Wertwijn - Strategisch adviseur Data-Kompas, Accountmanager A3 Online 'De crisis heeft grote impact op ons leven, dit brengt veel veranderingen en uitdagingen met zich mee. De veerkracht van organisaties hangt nu nog meer samen met het strategisch snel kunnen schakelen aan de hand van deze veranderingen. Hierdoor werk ik met de uitdagingen van vandaag aan het bereiken van doelen en duurzaamheid in de veranderende wereld van morgen. '
Bio:
Cynthia Wertwijn is voor haar master aan de Universiteit Twente afgestudeerd in de samenwerking tussen afdelingen. Dit past ze toe in haar start-up en daarvoor als projectmanager bij gemeenten. Haar doel is om lange termijn toegevoegde waarde te leveren. Dit doet ze door mensen bij elkaar te brengen, hulpmiddelen te bieden voor strategische bedrijfsplannen en de verbinding te leggen tussen mens en IT. Een voorbeeld hiervan is A3 online.
Ina Braam-Veltrop - Adviseur kwaliteit en (patiënt)veiligheid Treant Zorggroep De noodzaak heeft geleid tot het flexibel zijn van de medewerkers binnen de zorg. Om de medewerkers goed voor te bereiden voor de komende crises zijn er veel zaken rondom de professional uitgezet om te werken aan je eigen vitaliteit. Er is een app vitaliteit voor de professional, een sociale pagina met Covid-ervaringen en een openbare groep betreffende, “vraag en aanbod van inzet personeel”. Aandacht voor vitaliteit van de medewerker is volop aanwezig, of we daarmee voorbereid zijn op wat gaat komen, dat is moeilijk te voorspellen.
Bio:
Ina Braam-Veltrop is adviseur kwaliteit & (patiënt)veiligheid bij Treant Zorggroep. Een deel van haar taken bestaat uit, het verzorgen van prospectieve risico inventarisatie (PRI) en het coördineren van het intern auditsysteem. Ervaring die ze heeft opgedaan als verpleegkundige, leidinggevende en adviseur patiëntveiligheid gebruikt ze voor haar rol als extern auditor bij het NIAZ.
Erik Achterberg - Hoofd afdeling Risico Analyse bij Waarborgfonds voor de Zorgsector Het WFZ verstrekt garanties op leningen aan zorginstellingen. De coronacrisis heeft voor deze instellingen grote onzekerheden tot gevolg. Financiële steun is toegezegd, maar de hoogte ervan is nog niet exact bekend. Komt er ook steun bij een eventuele tweede coronagolf? En als corona voorbij zou zijn, betalen zorginstellingen dan mee aan de “coronarekening” van de overheid? Dit zijn additionele risico’s die het WFZ moet afwegen bij het beoordelen van nieuwe garantieaanvragen.
Bio:
Erik Achterberg is hoofd afdeling Risico Analyse bij het Waarborgfonds voor de Zorgsector (WFZ). Zowel zorg als cijfers vind ik boeiend en dat komt in mijn werk bij het WFZ mooi samen.
Caren Snikkers - Beleidsadviseur veiligheid, coordinator crisis team Trajectum LVB In onze forensische zorgsector leeft naast alle risicotaxaties een nieuw risico: Corona besmetting. Beleid is gemaakt, beheersmaatregelen worden ingezet om Corona buiten de instelling te houden. Dit heeft grote invloed op het dagelijks werk van medewerkers, wiens veerkracht sterk wordt aangesproken, ook door uitval van collega’s. Grote invloed op de leefwereld van (besloten en gesloten opgenomen) cliënten. Hun veerkracht wordt sterk aangesproken door beperkingen in verlof, bezoek, quarantaines, gemis van dagbesteding en werk.
Bio:
Opgevoed in de commerciële sector beweeg ik ruim 15 jaar in strategie en beleidsontwikkeling in de gehandicaptenzorg. De laatste 3,5 jaar in een forensische setting. Ik kom tot rust door hard te werken op mijn erf en geniet ervan als de dochters in het weekend terug komen vanuit hun studiestad.
