Onderstaand de inkoopprocedures per 1 september 2016 voor (1) leveringen en diensten en per 1 april 2013 voor (2) werken. Daarna wordt de betrokkenheid van de afdeling Inkoop bij de procedures omschreven.

(1) Leveringen en diensten

Het College van Bestuur heeft op 1 september 2016 ingestemd met de notitie aangaande het ophogen van de grens voor meervoudig onderhandse aanbestedingen voor diensten en leveringen van € 25.000,- naar € 50.000,-. Voor onze klanten houdt dit in dat er voor bestellingen onder de € 50.000,- minimaal één offerte voorgelegd hoeft te worden.

De notitie treft u hier aan.


Bedragen exclusief BTW.

Bij opdrachten en/of bestellingen < € 2.500 op jaarbasis is geen offerte aanvraag nodig maar deze dienen wel via Operationele Inkoop te verlopen.

Voor een 2b dienst (ongeacht het bedrag) mag een enkelvoudig onderhandse procedure worden gevolgd mits de opdracht niet grensoverschrijdend is. Indien er sprake is van een grensoverschrijdend belang dan zal de UT deze opdracht met een passende mate van openbaarheid bekend maken.

(2) Werken


Bedragen exclusief BTW.

Bij opdrachten en/of bestellingen < € 2.500 op jaarbasis is geen offerte aanvraag nodig maar deze dienen wel via Operationele Inkoop te verlopen.

PROCEDURES

Enkelvoudig onderhands aanbesteden:

Hierbij wordt de opdracht gegund aan één partij die op basis van een offerteverzoek een offerte heeft ingediend. Deze opdrachten en bestellingen dienen wel via Operationele Inkoop te verlopen.

Meervoudig onderhands aanbesteden:

Een vorm van aanbesteden waarvoor een beperkt aantal natuurlijke dan wel rechtspersonen (door de inkopende partij aan te wijzen) tot inschrijving of tot onderhandeling wordt uitgenodigd.

Nationaal aanbesteden:

Is een procedure, waarbij publicatie veelal plaatsvindt op de website van bijvoorbeeld TenderNed en waarop alle geïnteresseerde dienstverleners dan wel leveranciers zich kunnen inschrijven.

Europees aanbesteden:

Europees aanbesteden is een georganiseerde manier van inkopen. Van aanbesteden is sprake als meerdere partijen de gelegenheid krijgen een offerte voor een opdracht uit te brengen. Europese aanbesteding is van toepassing op overheidsinstellingen (ministeries, provincies en gemeenten), publiekrechtelijke organisaties en op de Nutssector, waaronder energie- en openbaar vervoerbedrijven. Als één van deze diensten een opdracht uitschrijft die boven een bepaald bedrag (drempelbedrag) uitkomt, dan is men verplicht Europees aan te besteden.

Meer informatie over Europees aanbesteden vindt u hier.

BETROKKENHEID VAN DE AFDELING INKOOP

Operationele inkoop

Hieronder wordt verstaan het bestelproces, inclusief orderopvolging en het oplossen van dagelijkse problemen met leveranciers. Dit vindt plaats door of namens de (deel)budgethouder zelf. De afdeling Inkoop heeft hierin een ondersteunende rol.

Adviseren: het uitbrengen van een inkoopadvies met betrekking tot het inkoopproces

  • Specificeren van diensten/leveringen samen met de interne klant.
  • Bepalen van de inkoopstrategie.
  • Zorg dragen voor het opstellen en de naleving van de inkoopstukken.
  • Adviseren over selectie- en gunningscriteria.
  • Opstellen van de inkoopopdracht en het verstrekken van de opdracht aan de leverancier.
  • Materiedeskundigheid wordt geleverd door de interne klant of wordt, indien niet beschikbaar, extern ingehuurd.

Uitvoeren: de afdeling Inkoop verzorgt het gehele inkooptraject.

Co-produceren: de afdeling Inkoop treedt op als procesmanager en eventueel als projectleider. Daarnaast draagt de afdeling zorg voor de ondersteuning tijdens het aanbestedingsproces.

  • Specificeren van diensten/leveringen samen met de interne klant.
  • Bepalen van de aanbestedingsstrategie.
  • Zorg dragen voor het opstellen en de naleving van de aanbestedingsstukken.
  • Adviseren over selectie- en gunningscriteria.
  • Opstellen van het contract en borging hiervan in het contractmanagementsysteem.
  • Materiedeskundigheid wordt geleverd door de interne klant of wordt, indien niet beschikbaar, extern ingehuurd.

Plaatsingsdatum

2011

Gewijzigd

Januari 2018