The University applies various rules, some based on legislation and regulations, in the area of Purchasing and Contract Management, which we need to observe. Here you’ll find information on purchasing procedures, laws and regulations, purchasing policy, conditions and other issues. The Purchasing Policy is derived from the UT organization policy and is framework policy for the entire organization. This contains legal, economic, organizational and ethical principles. Purchasing at UT is subject to various rules. You can find an overview of the various purchasing produces and the involvement of the Purchasing department here. With the help of a sounding board, consisting of members of faculties and services, there is continuous coordination in order to guarantee the best possible set-up, associated new way of working for our university and to implement them in the organisation
Contact/support
The university works with an integrated system for ordering and invoice processing called Proactis. For questions or problems about/with Proactis please contact our Front-Office via p2p@utwente.nl or 053 489 7676. If you do not have a Proactis account yet, please contact functioneelbeheer-proc@utwente.nl.
Updates/news
Employees receive our updates in the employee mailing on Mondays. Recent updates:
- 24 March 2023: New parcel track and trace system (English | Dutch)
- 8 November 2022: Improvements to the Purchase-to-pay (P2P) process (English | Dutch)
De afdeling Inkoop bestaat uit de onderdelen Tactische Inkoop, Operationele Inkoop en Informatiemanagement.
TACTISCHE INKOOP
Tactische Inkoop is verantwoordelijk voor het opstellen en implementeren van het inkoopbeleid en voor de inkoopprocessen en procedures. Activiteiten en diensten:
- Aanbesteden: het uitvoeren van (Europese) aanbestedingen
- Contractmanagement: het managen van inkoopcontracten
- Projecten: het initiëren en uitvoeren van inkoop-gerelateerde projecten
- Inkoopadvies
OPERATIONELE INKOOP
Operationele Inkoop bestaat uit een frontoffice en een backoffice. De frontoffice behandelt vrije tekst bestellingen tot € 50.000 ex. btw en bewaakt alle lopende bestellingen. De frontoffice treedt op als het eerste aanspreekpunt van de bestellers voor ondersteuning, vragen over bestellingen (status, voortgang) en het oplossen van dagelijkse problemen met leveranciers.
De backoffice behandelt bestellingen groter dan € 50.000 ex. btw en complexe/specifieke inkopen. De backoffice is ook verantwoordelijk voor het operationeel managent van specifieke contracten.
INFORMATIEMANAGEMENT
Informatiemanagement is verantwoordelijk voor het verzorgen van inkooprapportages (spend, contract compliance…), het uitvoeren van inkoop-gerelateerde projecten (procesverbeteringen), het beheren van alle inkoopcontracten en het functioneel beheer van het P2P-systeem (Proactis).
MANAGEMENT
Operational Purchasing
TACTIcal purchasing
INFORMATion MANAGEMENT
