Het tentamenbureau op de UT draagt zorg voor de ondersteuning van (student)toetsing.
Het tentamenproces
1. Tentamens roosteren
Het roosterteam roostert alle tentamens. Aan het begin van elk kwartiel controleert het Tentamenbureau de tentamens en de studenten die zijn ingeschreven voor de tentamens. Samen met het roosterteam worden de lokalen toegewezen voor de tentamens. Inzages worden apart ingepland door het roosterteam. Het Tentamenbureau ondersteunt alleen bij digitale inzages (Remindo).
INZAGE DIGITAAL TENTAMEN (REMINDO)
In overleg met het roosterteam kun je een datum plannen om je digitale tentamen in te zien. Het is aan te raden om dit ruim van tevoren aan te vragen, omdat er beperkte beschikbaarheid is. Voor digitale tentameninzages zijn er Chromebooks beschikbaar in het Carré-gebouw. Net zoals bij een normaal digitaal tentamen, kun je tijdens deze inzages gebruikmaken van e-assessment voor ondersteuning. De locatie heeft een maximumcapaciteit van 36 personen en wordt begeleid door een e-surveillant. Deze e-surveillant helpt met de voorbereiding van de Chromebooks in het lokaal en is beschikbaar voor technische vragen tijdens de inzage.
2. Tentamens klaarmaken
Aan het begin van elk kwartiel brengt het Tentamenbureau de modulecoördinator op de hoogte van de geplande tentamens voor die module. Hierbij wordt alle informatie gedeeld over het toetsproces. Dit omvat onder andere de deadlines voor het aanleveren van tentamens, wat docenten kunnen verwachten wanneer studenten met speciale behoeften deelnemen, en wanneer de resultaten uiterlijk bekendgemaakt moeten worden. Ongeveer 2 weken voor het tentamen ontvangen de verantwoordelijke docent(en) ook een herinneringsmail met dezelfde informatie.
DUPLICEREN EN KOPIEËN VAN SCHRIFTELIJKE TENTAMENS
Als je een tentamen wilt laten kopiëren door het Tentamenbureau, volg dan deze stappen:
- Stuur het tentamen uiterlijk 5 werkdagen voor de afname naar het Tentamenbureau.
- Het Tentamenbureau zorgt voor de voorbereiding, inclusief het benodigde tentamenmateriaal (papier, etc.?).
- De docent wordt per e-mail op de hoogte gesteld wanneer het tentamen klaar is om opgehaald te worden.
- De docent haalt het tentamenpapier op bij het Tentamenbureau (Citadel H402), Servicedesk Techmed, of Servicedesk Noordhorst. Houd er rekening mee dat het tentamenpapier al aanwezig is in het sportcentrum en de Therm. MC formulieren kunnen alleen in de Citadel worden afgehaald.
3. Voorbereiden examenlocaties (op tijd)
De Interne Dienst van het gebouw zorgt ervoor dat de examenruimte op tijd klaarstaat en in de juiste opstelling is geplaatst. Voor digitale tentamens zal bovendien een e-surveillant aanwezig zijn die ervoor zorgt dat de Chromebooks gereed zijn voor het afnemen van het tentamen. Deze e-surveillant zal gedurende de tentamenafname beschikbaar blijven voor technische ondersteuning en het opbergen van de Chromebooks na toetsafname.
TENTAMENPAPIER
Als je tentamenpapier nodig hebt, kun je dit ophalen bij het Tentamenbureau (Citadel H402), de Servicedesk Techmed en de Servicedesk Noordhorst. Als er getoetst wordt in het sportcentrum of de Therm, is het tentamenpapier al aanwezig. MC formulieren zijn alleen beschikbaar bij het Tentamenbureau in de Citadel.
4. Afnemen van tentamens
VOOR DOCENTEN
De tentamenzaal is 15 minuten voor aanvang van het tentamen open. In sommige gebouwen moet je eerst een sleutel ophalen. Als er externe surveillanten zijn geregeld via het Tentamenbureau, zullen deze ook 15 minuten voor aanvang van het tentamen aanwezig zijn in de zaal. Zo kan je met de surveillant de procedures doornemen en je eventuele voorkeuren bespreken.
De externe surveillanten zijn aanwezig tot en met de extra tijd van het tentamen. Je kan de zaal betreden vanaf 15 minuten voor het tentamen begint. Alle zalen zijn geboekt met extra tijd in gedachten. Als een zaal niet beschikbaar is voor extra tijd voor studenten, word je hierover van tevoren geïnformeerd. De tijden zichtbaar in het rooster zijn de de doorgegeven tentamentijden; extra tijd staat niet vermeld in MyTimetable. Bijvoorbeeld: als het tentamen 3 uur duurt, zal MyTimetable dit tonen als 8.45 – 11.45 / 13.45-16.45. Onder water is extra tijd geboekt en zijn de zalen beschikbaar tot 12.30 / 17.30 uur.
VOOR SURVEILLANTEN
VOOR STUDENTEN
- 15 minuten voor aanvang van het tentamen kun je de zaal betreden.
- De eerste 30 minuten en de laatste 15 minuten mag je de zaal niet verlaten.
- Leg je studentenkaart en eventueel je extra voorzieningenkaart goed zichtbaar op tafel.
- Persoonlijke bezittingen plaats je onder je tafel.
5. Tentamens nakijken
Na het afnemen van het examen heb je 10 werkdagen (voor bachelor) of 15 werkdagen (voor master) om de resultaten te publiceren. Je hebt twee opties om de cijfers door te geven: je kunt deze zelf uploaden via Osiris Docent of je stuur ze door naar het Tentamenbureau. Als je niet in staat bent om deze deadline te halen, is het belangrijk om de studenten hiervan op de hoogte te brengen.
6. Registreren tentamenresultaten
Het Tentamenbureau zorgt voor de resultaatverwerking van alle* opleidingen binnen de UT. Er zijn twee manieren om cijfers te registeren in Osiris:
- Door deze zelf te uploaden via Osiris Docent
- E-mail je cijferlijsten naar jouw Tentamenbureau. Op deze manier kunnen resultaten (digitaal) worden aangeleverd door een docent met vermelding van de resultaten in de vorm van een beoordelingsformulier Digitaal cijferbriefje of Excelbestand (deelnemerslijst) met cijfers. Alle resultaten moeten worden ingediend in een ondertekend document.
Bij de tweede optie kunnen de resultaten aangeleverd worden door modulecoördinatoren en examinatoren (met de bevoegdheid om te tekenen) in de vorm van een (digitaal) cijferbriefje, of Excel cijferlijst. Alleen correct ingevulde en met een handtekening ondertekende cijferlijsten kunnen door het Tentamenbureau worden geaccepteerd en in Osiris worden verwerkt. Deelcijfers worden niet in Osiris verwerkt.
De deelnemers/cijferlijsten kunnen worden teruggevonden in Osiris Docent. Mocht je deze lijsten liever per e-mail ontvangen geef dit dan aan bij het Tentamenbureau.
CORRECTIES DOORVOEREN
Nadat een cijfer is ingevoerd, kan er na inzage een correctie plaatsvinden. Alle resultaten die binnen 40 dagen gewijzigd worden kun je zelf aanpassen in Osiris Docent. Daarnaast kan de correctie ook worden doorgegeven aan het Tentamenbureau. Dit kan door middel van een (digitaal) cijferbriefje met de opmerking "correctie". Ook een wijziging dient voorzien te zijn van een handtekening. Het Tentamenbureau zal de wijziging vervolgens doorvoeren in Osiris.
*Alle cijfers behalve voor EngD, docenten (m-nummers) & afstudeerders.