Protocol bij overlijden lid UT gemeenschap
Bij een overlijden van een (oud)medewerker of student zijn er verschillende acties die uitgevoerd moeten worden door één of meerdere collega’s. Onderstaand vind je per situatie een richtlijn, bedoeld als handvat omdat alle gevallen unieke situaties zijn.
In alle gevallen wordt er een In Memoriam geschreven om de UT-gemeenschap te informeren over het overlijden. Hier kan de communicatieadviseur van de betreffende faculteit/dienst bij ondersteunen. Meer informatie over het maken van een In Memoriam vind je hieronder onder de noemer ‘Leidraad opstellen en verspreiden In Memoriam bericht en rouwadvertentie’.
Herdenken
Wanneer een student of medewerker overlijdt, kan een herdenkingsbijeenkomst helpen om samen stil te staan bij het verlies. Leidinggevenden en collega’s of studiegenoten kunnen overwegen of een dergelijke bijeenkomst passend is. Dit biedt de UT-gemeenschap de mogelijkheid om op een respectvolle manier afscheid te nemen. Als een herdenking gewenst is, kan deze op de campus of een andere locatie plaatsvinden, in overleg met de betrokken afdeling. HR biedt hierbij ondersteuning. Vergeet niet om de nabestaanden te informeren en, indien gewenst, te betrekken bij de invulling van de bijeenkomst.
Herdenkingsplek op de campus
Op de campus van onze universiteit is een openbare herdenkingsplek ingericht. De herdenkingsplek, gelegen bij het Carillon, is een plek die door iedereen bezocht kan worden. UT-studenten en -medewerkers, familieleden en bekenden zijn welkom om te herdenken en stil te staan bij het verlies van een dierbare. De plek staat symbool voor verbondenheid en biedt de gemeenschap de ruimte om steun te vinden in moeilijke tijden.
Dit protocol is in beheer van HR. Het protocol kan alleen worden gedownload voor ingelogde gebruikers:
Als je andere voorbeelden of een vertaling een in memoriam nodig heeft, neem dan contact op met UTLC op vertalingen@utwente.nl UTLC heeft diverse concepten in Nederlands, Engels en Duits klaar liggen die je zelf kunt aanpassen met specifieke gegevens. Ook kan UTLC in memoriams voor je vertalen.
Uitzondering geldend voor alle protocollen
De voorzitter van de Universiteitsraad kan bij overlijden van personen die grote verdiensten voor de UT hebben gehad, besluiten tot het houden van een herdenkingsbijeenkomst, georganiseerd door de Universiteitsraad.
CONTACT
Voor vragen kun je contact opnemen met HR Services, tel 053 489 8011. Voor ideeën, opmerkingen of aanpassingen aan deze pagina, graag mailen naar webteam-hr@utwente.nl