Interne MC beeldbank (beeldbank-mc.utwente.nl)

1. Ga naar beeldbank-mc.utwente.nl en log in (rechts boven).
2. Klik 2x op het tabje Beeldbanken (toont alle foto's):
   
3. Zoek een foto op via het zoekveld (bovenaan) of de boomstructuur (links).
4. Klik onderaan de foto op Add to my shopping cart
5. Als je alle gewenste foto's aan je winkelmand hebt toegevoegd, kun je je winkelmand in de rechter bovenhoek aanklikken om een overzicht van je aanvraag te zien.
6. Klik links op de knop Checkout.
7. Daarmee kun een verzoek sturen naar de centrale redactie, idealiter met opmerking erbij waarvoor je de foto's gaat gebruiken, zodat de redactie kan bepalen of dit akkoord is.
8. Als de centrale redactie je verzoek goedgekeurd heeft, ontvang je een email met een download-link.

Het direct downloaden van foto's (zonder tussenkomst van de beeldredactie) is alleen mogelijk als je de rol downloader hebt gekregen. Deze rol wordt standaard aan leden van MC gegeven, of enkele andere collega's die veelvoudig met de Beeldbank werken. Zie het aanvraagformulier onderaan deze pagina.

Als je de rol downloader hebt gekregen, kun je foto's zelf full size downloaden:

1. Zoek de betreffende foto op.
2. Direct onder de foto vind je een download-knop om de grootste versie van de foto te downloaden. Alternatief kun je rechts onder verschillende formaten* kiezen. 
   

Voor het delen van foto's met anderen is alleen mogelijk als je de rol downloader hebt gekregen. Deze rol wordt standaard aan leden van MC gegeven, of enkele andere collega's die veelvoudig met de Beeldbank werken. Zie het aanvraagformulier onderaan deze pagina.

1. Markeer meerdere foto's als favoriet.
2. Deze komen rechts boven in de selectietool.
3. Onderaan de geselecteerde foto's kun je deze per email delen.
4. Vergeet bij het het verzenden niet aan te vinken dat je een downloadlink mee wilt sturen. 
   
5. De ontvanger kan de foto's via een link downloaden.

Denk na over de volgende punten:

• Upload niet te veel foto’s, want iemand die ze opzoekt wil niet 30x bijna dezelfde foto vinden. Upload bijvoorbeeld 2 liggende en 2 staande portretten na een individuele fotoshoot.
• Neem ook ver uitgezoomde foto’s mee, want dan zijn gebruikers flexibel en kunnen verschillende uitsnedes gebruiken
• Zijn de foto’s nuttig voor anderen om her te gebruiken? Gaat/mag iemand ze nog gebruiken?
• Klopt de content op de foto’s nog? Of zie je op de achtergrond iets dat simpelweg niet meer correct is?

Categorieën en tagging

1. De hoofdcategorie ligt vast. Voorbeeld: Events
2. De Subcategorie is verplicht zelf toe te voegen. Voorbeeld: Open Dagen
3. Serie/collectie: Verplicht, je kan zelf eentje toevoegen, zoals Open Dagen 2024
4. Titel per foto: is standaard de bestandsnaam. Kan per batch (voor alle foto’s tegelijk) worden aangepast maar idealiter per foto anders.
5. Trefwoorden: optioneel, maar voor vindbaarheid noodzakelijk
   1. Taal: Zorg ervoor dat woorden in het Engels en Nederlands gebruikt worden.
   2. Namen: Gebruik voor- en achternaam van personen
   3. Afdelingen: gebruik afkortingen en uitgeschreven namen
   4. Verder mogelijk relevant: voeg toe waarvoor de foto's zijn genomen (voorbeeld: Employer branding, brochure DesignLab, etc), wie de opdrachtgever is, waarvoor deze foto's zijn gemaakt. Ook helpt een hoofdonderwerp   

Veelvoorkomende fouten

Voorbeelden van veelvoorkomende fouten:

1. Alle foto’s in een dossier zijn getagged met fotoshoot Peter, Kees en Jan. Als je Jan zoekt, vind je ook foto’s waar alleen Kees op staat.
2. Correcte hoofdonderwerp: een portret van een persoon in Cubicus tag je niet op Cubicus. Als iemand een foto van Cubicus zoekt heeft die hier niets aan.

Wat veel gebruikers proberen te vinden

1. Gebouwnamen, zoals Cubicus, Horst, etc
2. Personen, zoals Prof John Smith
3. Evenement-gerelateerd foto's (voorbeeld: het cortege tijdens de DIES)

Het is mogelijk een of meerdere losse foto's voor de beeldbank aan te bieden:

1. Klik na inloggen rechts boven op Uploaden (of Uploaden algemeen).
2. Links heb je enkele opties, waaronder Upload, om je foto's te uploaden.
3. Klik je foto's aan om je meta-data zo compleet mogelijk te maken. Zonder goede metadata (hoofdcategorie, subcateogrie, fotograaf, andere zoekwoorden in de omschrijving, etc). zal je foto niet worden geaccepteerd. 
4. Als je alle foto's goed gemetadateerd hebt stuur je deze via de knop Naar beeldredactie aan de linker kant ter beoordeling op. 
5. De beeldredactie ontvangt een mail ter notificatie.

In deze beknopte handleiding wordt toegelicht hoe opdrachtgevers (medewerkers) van de MC Beeldbank dossiers (ook wel “toestemmingsdossiers” of “consent dossiers”) kunnen aanmaken. Deze dossiers worden vervolgens door fotografen gebruikt om hun afbeeldingen en quitclaim te uploaden naar de MC Beeldbank.

Let op! De instelling van je taal kan Nederlands of Engels zijn, daarom kan de tekst en de tekst in de screenshot anders zijn.

PROCES

Voordat een fotograaf zijn of haar beeldmateriaal in de MC Beeldbank kan uploaden maakt de opdrachtgever een dossier aan. In dit dossier kan de fotograaf zijn of haar afbeeldingen en quitclaims uploaden waarmee alle foto’s automatisch van basale metadata worden voorzien. Deze metadata wordt door de opdrachtgever vooraf ingevuld. 

WERKWIJZE 

Login

1. Ga naar de MC Beeldbank, klik op de link beeldbank-mc.utwente.nl/
2. Login met je UT-account (e-mailadres).

Creër een nieuw dossier

1. Klik rechts boven naast je naam op het “Edit”-vakje. Je ziet nu dat het vakje een grijs wordt en een vinkje krijgt.
2. Klik rechtsboven op “Dossiers”.
3. Klik linksboven in het menu “Acties” op “Maak nieuw toestemmingsdossier”.

Het pop-up scherm dat nu verschijnt bestaat uit de tabbladen ‘Algemeen’ en ‘Metadata’. 

Creër een nieuw dossier: algemeen

1. Klik aan de rechterkant van de pop-up op het “Published”-vakje. Deze heeft op dit moment nog geen functie, maar bij toekomstige versies/wijzigingen zal dit mogelijk veranderen.
   De huidige insteek van deze optie: ‘Published’ wordt aangevinkt betekent dat het dossier is gecontroleerd. Hier kan op gefilterd worden zodat dossiers niet zichtbaar zijn voor bepaalde gebruikers totdat deze gereed zijn.
2. Vul in het veld “Naam” de naam van het dossier in. De inhoud van dit veld wordt getoond in het ‘Serie/collectie’-veld bij de afbeeldingen.
3. Vul in het veld “Omschrijving” de omschrijving van de opdracht/fotoserie in. Deze omschrijving wordt onder de afbeeldingen.
4. Vul in het veld “Datum” de datum waarop de opdracht door de fotograaf uitgevoerd zal worden.
5. Vul in het veld “Set naar ongepubliceerd” de datum waarna de afbeeldingen verlopen.
6. Vul in het veld “Toewijzen aan” de naam van de fotograaf in die de opdracht gaat uitvoeren.

Creër een nieuw dossier: metadata

In het Metadata-venster moet een viertal velden worden gevuld. De bijbehorende tabellen zijn, wanneer de bestaande opties niet afdoende zijn, aan te vullen via de ‘Bewerk’-buttons achter de velden. De velden ‘Hoofdcategorie’ en ‘Subcategorieën’ maken gebruik van dezelfde tabel, waardoor voor deze velden maar één ‘Bewerk’-button beschikbaar is.

Alle afdelingen die de MC Beeldbank gebruiken, maken gebruik van dezelfde tabellen. Vul tabellen dus uitsluitend aan in overleg met de key-users van alle afdelingen.

1. Vul in het veld “Hoofdcategorie” de hoofdcategorie van de opdracht aan de fotograaf in.
2. Vul in het veld “Subcategorieën” de belangrijkste subcategorie van de opdracht aan de fotograaf in.
3. Vul in het veld “Fotograaf” de naam van de fotograaf in.
4. Vul in het veld “Copyright” de juiste copyright voor het beeldmateriaal in, dit is de copyright van de desbetreffende fotograaf.
5. Klik vervolgens rechtsboven op “Bewaar”.

Alle metadata is, na het uploaden van de afbeeldingen en de quitclaim door de fotograaf, per foto(reeks) te wijzigen door de Beeldredactie.

Fotograaf informeren m.b.t. het dossier

1. Wanneer het dossier volledig is ingevuld informeer je de fotograaf dat het dossier klaar staat en geef je de naam van het desbetreffende dossier door zodat de fotograaf weet in welk dossier hij of zij de afbeeldingen en de quitclaim kan uploaden.

In deze beknopte handleiding wordt toegelicht hoe opdrachtgevers (met de rol uploader) hun beeldmateriaal en quitclaim uploaden naar de Beeldredactie. Alternatief is het mogelijk dat de fotograaf deze taken uitvoert, zie daarvoor handleiding 2b.

Let op! De instelling van je taal kan Nederlands of Engels zijn, daarom kan de tekst en de tekst in de screenshot anders zijn.

PROCES

De opdrachtgever upload zijn of haar afbeeldingen en quitclaim naar de Beeldredactie.

WERKWIJZE

Inloggen

1. Ga naar de MC Beeldbank, klik op de hyperlink beeldbank-mc.utwente.nl/
2. Login met je UT-account (e-mailadress).

Upload afbeeldingen en quitclaim

1. Klik op het "Edit" vakje rechts bovenaan naast je naam. Je ziet nu dat het vakje een vinkje krijgt en grijs wordt.
2. Klik rechts boven op “Uploaden”.
3. Klik op “Upload algemeen”.
4. Klik aan de linkerkant bovenaan bij “Tools” op “Upload”
5. Upload beeldmateriaal en toestemmingsformulier(en) door op ‘Add Files’ te klikken en de te uploaden bestanden te selecteren.
6. Klik, zodra het uploaden is afgerond, op ‘Uploaden afronden’. Sluit het overzichtsscherm vervolgens door op ‘Sluit venster’ te klikken.
7. Selecteer het beeldmateriaal door eerst het eerste bestand aan te vinken en daarna – met SHIFT-knop ingedrukt – het laatste bestand aan te vinken. 

Bestanden versturen/indienen

1. Verstuur de bestanden naar de Beeldredactie, via de knop ‘Beeldredactie (selectie)’.

Deze beknopte handleiding legt uit hoe fotografen (hun beeldmateriaal in het desbetreffende dossier (ook wel bekend als “toestemmingsdossier” of “consent dossier”) kunnen uploaden. 

Alternatief is het mogelijk dat de opdrachtgever deze taken uitvoert, zie daarvoor handleiding 2a.

Let op! De instelling van je taal kan Nederlands of Engels zijn, daarom kan de tekst en de tekst in de screenshot anders zijn.

PROCES

Voordat de fotograaf de beelden uploadt naar de MC Beeldbank maakt de opdrachtgever een beeldbestand aan. Een fotograaf kan de beelden uploaden in een beeldbestand waarbij alle beelden automatisch direct worden voorzien van basis metadata. De metadata wordt door de opdrachtgever vooraf ingevuld.

Werkwijze

Login

1. Ga naar de MC Beeldbank, klik op de hyperlink https://beeldbank-mc.utwente.nl/
2. Login met je UT-account (e-mailadress).

Upload afbeeldingen en quitclaim

1. Klik op het "Edit" vakje rechts bovenaan naast je naam. Je ziet nu dat het vakje een vinkje krijgt en grijs wordt. Klik rechts boven op “Upload”.
2. Klik op “Upload dossiers”.
3. Klik aan de linkerkant bovenaan bij “Tools” op “Upload.
4. Upload beeldmateriaal en toestemmingsformulier(en) door op ‘Add Files’ te klikken en de te uploaden bestanden te selecteren.
5. Klik, zodra het uploaden is afgerond, op ‘Uploaden afronden’. Sluit het overzichtsscherm vervolgens door op ‘Sluit venster’ te klikken. 
6. Selecteer het beeldmateriaal door eerst het eerste bestand aan te vinken en daarna – met SHIFT-knop ingedrukt – het laatste bestand aan te vinken.

Upload de afbeeldingen naar een dossier

1. Verstuur de bestanden naar een dossier, via de knop ‘Beelden naar dossier (selectie)’.
2. Zoek op naam/nummer van het dossier en selecteer het juiste dossier. 
3. Bevestig door rechts onderin op ‘Save’ te klikken.
4. Upload naar dossier afgerond. Een melding verschijnt in het upload-venster en de betreffende bestanden zullen uit het upload-menu verdwijnen.

Upload de quitclaim naar een dossier

1. Selecteer de desbetreffende quitclaim.
2. Verstuur de bestanden naar een dossier, via de knop ‘Formulieren naar dossier”.
3. Zoek op naam/nummer van het dossier en selecteer het juiste dossier.
4. Upload naar dossier afgerond. Een melding verschijnt in het upload-venster en de betreffende formulieren zullen uit het upload-menu verdwijnen.

Alle bestanden voor het betreffende dossier zijn nu geüpload naar de Beeldredactie. Een redacteur zal verder zorgdragen voor de publicatie van het beeldmateriaal.

PROCES

In deze beknopte handleiding wordt toegelicht hoe beeldredacteuren afbeeldingen en quitclaims publiceren naar de desbetreffende Beeldbank (MC, UToday, etc).

Let op! De instelling van je taal kan Nederlands of Engels zijn, daarom kan de tekst en de tekst in de screenshot anders zijn.

PROCES

Redacteuren publiceren afbeeldingen en quitclaims vanaf de Beeldredactie naar de desbetreffende Beeldbank.

 WERKWIJZE

Login

1. Ga naar de MC Beeldbank, klik op de hyperlink beeldbank-mc.utwente.nl/
2. Login met je UT-account (e-mailadress).

Edit-modus

1. Schakel de edit-modus in via het vinkje in de rechter bovenhoek. 

Open bestanden beeldbedactie

1. Klik bovenaan op “Bestandsbeheer”.
2. Klik bij “Bestandsbeheer” op “Beeldredactie”.

Afbeeldingen en quitclaims kiezen

1. Open de map van de desbetreffende medewerker of fotograaf.
   Indien is geüpload naar een dossier, zal hiervoor een sub-map aanwezig zijn. De titel van deze sub-map bevat het nummer en de naam van het dossier
2. Klik op de desbetreffende map. 
3. Selecteer het beeldmateriaal door eerst het eerste bestand aan te vinken en daarna – met SHIFT-knop ingedrukt – het laatste bestand aan te vinken.
4. Indien gewenst, klik op ‘Bewerk tekst selectie’ om metadata te wijzigen.

Publiceer de afbeeldingen en quitclaim naar de desbetreffende beeldbank

1. Verstuur de bestanden naar de desbetreffende Beeldbank, zie hieronder de opties.
2. Upload naar Beeldbank afgerond: melding verschijnt in het upload-venster en de betreffende bestanden zullen hier verdwijnen.

De bestanden zijn nu geüpload naar de Beeldbank. Hier zullen ze (vrijwel) direct zichtbaar zijn.

In deze beknopte handleiding wordt toegelicht hoe beeldredacteuren de afbeeldingen en quitclaims uploaden en publiceren naar de desbetreffende beeldbank (MC, UToday, etc)

Let op! De instelling van je taal kan Nederlands of Engels zijn, daarom kan de tekst en de tekst in de screenshot anders zijn.

PROCES

De redacteuren (key-users) uploaden en publiceren de afbeeldingen en quitclaim naar de desbetreffende Beeldbank (MC, U-Today, Pre-Union of DesignLab).

WERKWIJZE

Login

1. Ga naar de MC Beeldbank, klik op de hyperlink https://beeldbank-mc.utwente.nl/
2. Login met je UT-account (e-mailadress).

Upload afbeeldingen en quitclaim

1. Klik op het "Edit" vakje rechts bovenaan naast je naam. Je ziet nu dat het vakje een vinkje krijgt en grijs wordt.
2. Klik rechts boven op “Uploaden”.
3. Klik op “Upload algemeen”.
4. Klik aan de linkerkant bovenaan bij “Tools” op “Upload”.
5. Upload beeldmateriaal en toestemmingsformulier(en) door op ‘Add Files’ te klikken en de te uploaden bestanden te selecteren.
6. Klik, zodra het uploaden is afgerond, op ‘Uploaden afronden’. Sluit het overzichtsscherm vervolgens door op ‘Sluit venster’ te klikken. 
7. Selecteer het beeldmateriaal door eerst het eerste bestand aan te vinken en daarna – met SHIFT-knop ingedrukt – het laatste bestand aan te vinken. 
8. Indien gewenst, klik op ‘Bewerk tekst selectie’ om metadata te wijzigen.

Upload en publiceer afbeeldingen en quitclaim naar de desbetreffende beeldbank

1. Verstuur de bestanden naar de desbetreffende Beeldbank, zie hieronder de opties.
2. Upload naar Beeldbank afgerond: melding verschijnt in het upload-venster en de betreffende bestanden zullen hier verdwijnen.

De bestanden zijn nu geüpload naar de Beeldbank. Hier zullen ze (vrijwel) direct zichtbaar zijn.

In deze beknopte handleiding wordt toegelicht hoe redacteuren (coordinatoren van de beeldbanken) metadata kunnen wijzigen voor (grote) selecties beeldmateriaal.

Let op! De instelling van je taal kan Nederlands of Engels zijn, daarom kan de tekst en de tekst in de screenshot anders zijn.

PROCES

Wanneer er bij meerdere afbeeldingen dezelfde metadata aangepast moet worden is het verstandig om dit in bulk te wijzigen, dit scheelt een hoop tijd.

WERKWIJZE

Login

1. Ga naar de MC Beeldbank, klik op de link beeldbank-mc.utwente.nl/
2. Login met je UT-account (e-mailadres).

Edit-modus

1. Schakel de edit-modus in, selecteer de checkbox “Edit”.

Afbeeldingen opzoeken

1. Ga bovenaan naar de desbetreffende beeldbank.Zoek op een zoekterm waarvan aannemelijk is dat deze alle zoekresultaten weergeeft waarvan de metadata moet worden gewijzigd. Wel specifiek genoeg om alleen de desbetreffende afbeeldingen te vinden.
2. Selecteer de checkboxes van het beeldmateriaal waarvan de metadata moet worden gewijzigd.

In dit voorbeeld wordt gezocht op de naam van de Serie/Collectie waarvan de Hoofd- en/of Subcategorieën aangepast moeten worden. Hierbij wordt gezocht in het materiaal van Pre-University. Selecteer de checkbox van de eerste en laatste foto van een reeks en hou SHIFT ingedrukt; hiermee worden alle tussenliggende foto’s mee-geselecteerd.

1. Klik op in het menu aan de linkerkant op  ‘Bewerk tekst selectie’.
2. Laat de checkbox  ‘Overschrijf geen waarden indien al aanwezig’ leeg en wijzig de velden die aangepast moeten worden. 
3. Bevestig deze wijziging vervolgens door op ‘Tekst toepassen’ te klikken.
4. De status van de wijziging wordt getoond. Zodra alle bestanden zijn gewijzigd, zal de knop ‘Sluit venster’ zichtbaar worden. Sluit dit venster wanneer alle wijzigingen doorgevoerd zijn (in dit voorbeeld is de plaats gewijzigd).

De meta-data van de geselecteerde bestanden is nu aangepast. In het geval van wijzigingen aan Categorieën, worden deze bestanden toegevoegd aan het navigatiefilter links onderin beeld.

Overige mogelijkheden

De optie ‘Bewerk tekst selectie’ bevat nog wat andere mogelijkheden die van pas kunnen komen. Hieronder wordt een aantal opties toegelicht.

Waarden leeg maken

Door de optie ‘Toon optie om waarden leeg te maken’ te selecteren, verschijnt een extra kolom met checkboxes. Wanneer zo’n checkbox wordt aangevinkt, wordt het betreffende veld voor al het geselecteerde beeldmateriaal leeg gemaakt.

Zoek en vervang

Door de optie ‘Gebruik zoek en vervang’ aan te klikken, wordt een andere editor-modes getoond. Hier is het mogelijk om voorwaardelijke wijzigingen uit te voeren.