JOIN is het universitaire Document Management Systeem (DMS) voor het digitaal vastleggen en beheren van documenten. Met behulp van JOIN kan er efficiënter worden samengewerkt met collega’s en is informatie op elk willekeurig moment vanaf elke werkplek of thuis te raadplegen. Door medewerkers alleen rechten te geven op informatie die ze nodig hebben voor hun werk is een veilige werkomgeving gewaarborgd.
Daarnaast voldoet JOIN aan de wettelijke archief- en vernietigingseisen, waarmee ook het archiveren en vernietigen of juist bewaren van stukken geregeld wordt.
Wij kunnen voor jou in JOIN een werkomgeving creëren en je begeleiden in het gebruik ervan. De kans dat er geen kennis verloren gaat en belangrijke informatie snel terug te vinden is, wordt daarmee groter. Enkele voordelen op een rij:
- Documenten worden centraal opgeslagen
- Documenten raken niet meer zoek
- Documenten zijn snel en gemakkelijk terug te vinden
- Altijd de laatste versie van een document beschikbaar
- Mogelijkheid tot dossiervorming
- JOIN is een webapplicatie en daarmee niet locatie gebonden; je kunt het overal gebruiken
- Iedereen met dezelfde rechten heeft toegang tot dezelfde documenten
- Documenten of dossiers worden conform de archiefwet bewaard of vernietigd
- Informatie over Onderwijskwaliteitszorg UT en Opleidingsaccreditaties UT is standaard te raadplegen als je toegang tot JOIN hebt
Tips en trucs voor huidige en nieuwe JOIN-gebruikers
Als je al langer met JOIN werkt ben je al bekend met het systeem, maar misschien niet met alle mogelijkheden ervan. Wellicht kunnen sommige handelingen die je dagelijks doet een stuk sneller uitgevoerd worden. Uiteraard kun je persoonlijk contact met ons opnemen om je vragen of verzoeken te bespreken.
Geïnteresseerd? Stuur je vraag per e-mail naar JOINbeheer@utwente.nl om de mogelijkheden voor jou in kaart te brengen. Neem contact op met een van de archiefspecialisten voor vragen over archiefzaken. Hieronder volgen enkele handleidingen: