JOIN (universitair documentmanagementsysteem)

1. Open het Software Center door in de zoekbalk van je taakbalk "Software Center" te typen en het Software Center te openen.
   
2. Zoek onder het tabblad Applications naar de meest recente versie van de JOIN Now Client en open deze.
3. Klik op “Install”.
4. Om ervoor te zorgen dat JOIN Now voor alle Office programma’s direct werkt na installatie, sluit alle Office programma’s na installatie en open deze opnieuw.

1. Controleer in het Software Center of JOIN Now is geïnstalleerd. Indien dit niet het geval is, installeer JOIN Now alsnog.
2. Indien JOIN Now is geïnstalleerd maar .ddc-bestanden nog steeds niet geopend kunnen worden, stel JOIN Now dan in als standaardprogramma voor deze bestandsextensie:
3. Download een .ddc-bestand en open de map “Downloads”.
4. Klik met de rechtermuisknop op het bestand, kies “Openen met” (Open with) en klik vervolgens op “Kies een andere app” (Choose another app).
   
5. In het pop-upvenster scroll je naar beneden en klik je op “Een app op uw pc kiezen” (Choose an app on you PC).
6. Navigeer naar C:\Windows, selecteer het bestand DDC.exe en klik op “Openen” (Open).
   
7. Zorg ervoor dat je de optie “Altijd” (Always) aanvinkt.
   
8. Succes! Je hebt nu de juiste instellingen toegepast om .ddc-bestanden vanuit JOIN te openen.

1. Controleer of JOIN Now is geïnstalleerd in het Software Center. Indien niet, installeer JOIN Now.
2. Indien JOIN Now is geïnstalleerd maar nog niet zichtbaar in Outlook:
   Ga naar “Bestand” (File) in Outlook en selecteer “COM-invoegtoepassingen beheren” (Manage COM Add-ins).
   
3. In het pop-upvenster klik je bij de JOIN Office Add-in op “Opties” (Options) en selecteer je “Deze invoegtoepassing altijd controleren” (Always monitor this add-in). Sla de wijziging op en sluit het venster.
   
4. Herstart Outlook om de JOIN-knoppen zichtbaar te maken.

JOIN Now ondersteunt het werken met bestanden in JOIN.

Bestanden openen
Met JOIN Now kun je documenten rechtstreeks vanuit JOIN openen.

Bestanden wijzigen
Office-bestanden (.xlsx, .docx, etc.) kunnen direct worden bewerkt in de Office-toepassing. De wijzigingen worden automatisch opgeslagen in JOIN zodra je opslaat.

Nieuwe bestanden uploaden
Met de knoppen "Nieuw in JOIN" of "Opslaan in JOIN" in Office kun je documenten direct opslaan in JOIN:

• Nieuw in JOIN: nieuwe registratie aanmaken met bijbehorende metadata.
• Opslaan in JOIN: bestand toevoegen aan een bestaande registratie.

E-mails opslaan
Bewaar belangrijke inkomende en uitgaande e-mails in JOIN.

• Inkomende e-mails kunnen opgeslagen worden via “Nieuw in JOIN” (New in JOIN) of “Opslaan in JOIN” (Save in JOIN).
• Uitgaande e-mails kunnen worden opgeslagen via de knop “Verzenden & Opslaan” (Send & Save). Na verzending verschijnt een pop-upvenster waarmee je de e-mail kunt registreren in JOIN (nieuw of bestaand dossier).

Bijlagen toevoegen aan e-mails
Bij het opstellen van een e-mail kun je via “Bijlage uit JOIN” (Attach from JOIN) documenten direct vanuit JOIN toevoegen, zonder deze eerst te hoeven downloaden.
Let op de vertrouwelijkheid van documenten voordat je ze verzendt.

Scans kunnen rechtstreeks in JOIN worden opgeslagen via een wettelijk geaccepteerde procedure ter vervanging van papieren documenten.

1. Ga naar een scanner op de UT en plaats je document.
2. Log in en klik op “Scan to” → + “Add Destination” → “Device Address Book” → “Scan2Join” → “Scan”.
3. Het document wordt naar jouw JOIN account gescand.
   Open of maak in JOIN de registratie aan waarin je de scan wilt opslaan.
   Selecteer het scanbestand (of specifieke pagina’s) door op het icoon te klikken en vervolgens op het link-icoon. De scan wordt dan toegevoegd aan de registratie.