Procedure en instructie voor toegang tot gebouw bij evenementen buiten kantooruren van 20 of meer personen.
Onderstaand document is een aanvulling op de procedure groepsbijeenkomsten buiten kantooruren en alleen van toepassing bij bijeenkomsten van 20 of meer personen. De aanmelding van evenementen buiten kantoortijden dient digitaal door de organiserende partij te worden ingevoerd (https://www.utwente.nl/campus/reserveren/). Reserveringsbureau controleert de aanmelding en keurt deze goed of af. Tonny Buitink of zijn assistent is namens het reserveringsbureau aanspreekpunt voor de BHV. De centrale coördinator BHV zorgt er voor dat er een recente lijst met alle gediplomeerde BHV-ers op de UT bij de beveiliging ligt. Daarnaast zorgt het Reserveringsbureau voor een recente lijst van de studenten BHV pool.
Om toegang tot het gebouw te krijgen bij groepsbijeenkomsten van 20 personen en meer dienen voorafgaand de volgende acties uitgevoerd te zijn:
A. De gewenste accommodatie dient gereserveerd te zijn bij reserveringsbureau.
B. De bijeenkomst dient digitaal aangemeld te zijn.
C. Aangemelde bijeenkomst dient goedgekeurd te zijn.
1. Op de dag van de bijeenkomst meldt één van de BHV’ers zich uiterlijk een half uur voor aanvang bij de beveiliging (Charlie).
2. Om toegang tot het gebouw te verkrijgen worden de volgende acties uitgevoerd:
- De BHV’er dient zich te legitimeren bij de beveiliging
- Beveiliging controleert of de bijeenkomst is goedgekeurd
3. De beveiliging geeft de BHV’er de volgende zaken mee:
a. sleutel(s) of toegangspas van de locatie;
b. deze procedure;
c. de procedure en instructie van het desbetreffende gebouw (bijv. Horst);
d. de speciale BHV-trui of sweater;
e. een pieper of portofoon;
f. lijst met overige bijeenkomsten in desbetreffend gebouw;
g. overdrachtsformulier (indien hij zijn dienst overdraagt aan andere BHV'er)
4. De BHV'er tekent voor ontvangst van bovenstaande zaken.
5. De BHV’er opent het gebouw, bemant de receptie vanaf 15 minuten voor aanvang van het evenement tot 30 minuten na aanvang van het evenement.
6. De BHV’ er voert de ontvangen procedure/instructie in gebouw uit.
7. BHV’er laat alleen mensen van de aangemelde bijeenkomst naar binnen, overige personen, zonder toegangspasje, verwijzen naar de Beveiliging voor toegang tot gebouw.
8. 15 minuten voor einde bijeenkomst bemant de BHV’er de receptie weer en zorgt dat de bezoekers het gebouw kunnen verlaten. Deelnemers aan het evenement die tussentijds het gebouw willen verlaten, worden door de BHV’er hierbij begeleid.
9. Zijn er meerdere evenementen in hetzelfde gebouw dan worden de contactpersonen van deze evenementen door het Reserveringsbureau hierop geattendeerd.
- Deze contactpersonen dienen bovenstaande procedure onderling te coördineren en afspraken te maken over punt 2 t/m 8. Er kan technisch gezien maar 1 toegangspas worden afgegeven!
- De ontvangen items onder punt 3 worden overgedragen aan de BHV van het evenement dat als laatste is afgelopen
- Voor kwijting tekenen beide BHV'ers het overdrachtsformulier.
10. Bij einde evenement loopt de BHV'er de procedure van het gebouw door.
11. BHV'er levert items onder punt 3 in bij de Beveiliging.