Service Portal (+ webapps + nieuws voor medewerkers)

Language:
NL

Deze pagina bevat documentatie over de Service Portal: voor medewerkers, maar ook anderen die de pagina's gebruiken. 

Wat is de Service Portal?

De Service Portal bundelt informatie voor medewerkers. Verschillende soorten informatie die eerder over tien verschillende websites verspreid zat is nu gecomprimeerd vanuit een plek beschikbaar: in de hoofdcategorien aan de linker kant:
Hoofdnavigatie items Service Portal

  1. Home/Service ABC (alle praktische zaken die de ondersteunende diensten zoals HR, FIN, LISA, etc. aanbieden). De meeste info is zonder login beschikbaar en teruggebracht van 30.000 naar 3.000 pagina's.
  2. Webapplicaties voor medewerkers (login verplicht)
  3. Actualiteiten: 3 soorten actualiteiten die ook op maandagochtend in de medewerkersmail gebundeld worden, in het Nederlands of in het Engels: 
    1. Nieuws voor medewerkers (login verplicht, gepersonaliseerd op basis van gebouw, faculteit en aanvullende eigen abonnementen)
    2. Events voor medewerkers (login verplicht, gepersonaliseerd op basis van gebouw, faculteit en aanvullende eigen abonnementen)
    3. UT Topics: interne onderwerpen uit de bedrijfsvoering, waar de UT veel waarde aan hecht. Voorbeelden: diversiteit, integriteit, duurzaamheid, cyber safety/privacy, etc 
  4. Contactinformatie per ondersteunende dienst.

Service Portal openen

Je opent de Service Portal via de verkorte link utwente.nl/serviceportal of via de Quicklinks op de (Nederlandse of Engelse) homepage van de UT:

Service Portal op de UT homepage

Webapplicaties

Webapplicaties zijn al sinds april 2022 in de Service Portal beschikbaar, ook te bereiken via de verkorte link utwente.nl/webapps. Parallel waren ze ook nog in de oude employees.utwente.nl te zien, maar dat systeem is in juli 2022 uitgezet.

  • Waarom openen webapps niet meer in een nieuwe tab?

    Er is EU-wetgeving voor (semi-)overheidssites die het openen van linkjes in nieuwe tabjes verbiedt. Zie ook de laatste alinea van punt 4 op dit artikel van Frankwatching. Dit zijn de redenen:

    1. Gebruikers hebben verschillende voorkeuren voor hoe ze links willen openen het openen in hetzelfde scherm als standaard werkt voor alle gebruikers, omdat iedereen zijn favoriete optie kan kiezen door met de rechtermuisknop op de link te klikken. (Als we geforceerd een nieuw tabblad openen, heeft de gebruiker geen keuze meer.)
    2. Mensen met visuele beperkingen die tools gebruiken om hardop voor te lezen wat er op de pagina staat, lopen vast wanneer links in een nieuw tabje of scherm worden geopend. 

    Tip: Als je linkjes wel in nieuwe tabjes wilt openen, gebruik dan een van deze twee opties, die wereldwijd voor alle websites werken:

    • Druk de CTRL toets in bij het klikken van een linkje of
    • Klik de link met de rechter muistoets aan i.p.v. met de links, dat geeft zoals hierboven omschreven de keuze hoe je hem wilt openen.
  • De lijst is lang! Hoe vind ik wat ik zoek?

    Navigeer naar de webapplicaties op de Service Portal: utwente.nl/serviceportal > tweede button aan de linker kant op je computer:

    Meest populaire applicaties

    Bovenaan de pagina zie je het kopje Most popular, waar je de meest gebruikte applicaties direct aan kan klikken:

    Alle webapplicaties

    Onder de lijst van meest populaire applicaties zie je een lijst die alle applicaties bevat, inclusief een zoekveld. Zoek bijvoorbeeld naar slagboom als een de applicatie zoekt om een slagboompas aan te vragen of naar webhare als je de link naar de WebHare applicatie zoekt.

  • Hoe kan ik webapplicaties bookmarken? [video]

    De video hieronder toont alle stappen (geen audio):

    1. Navigeer naar de webapplicaties (of gebruik de shortcut utwente.nl/webapps)
    2. Bookmark de applicaties die je veel gebruikt door achter de applicatie op de ster te klikken. Dit verandert de ster in kleur.
    3. Zoek een applicatie die je niet direct ziet staan via het zoekveld
    4. In de rechter bovenhoek onder de bookmark-ster vind je alle applicaties (en ook pagina's) die je opgeslagen hebt op deze manier
    5. Gebruik de manage knop op de lijst te beheren: categorien aanmaken, je bookmarks naar de categorien slepen, etc
  • Wat als ik een applicatie mis in de lijst?

    Nieuwe applicaties worden aan de lijst toegevoegd, zodra de ICT-afdeling deze oplevert. Mis je desondanks nog eentje? Laat het ons weten via serviceportal@utwente.nl. 

  • Waar kan ik de Nederlandse lijst van applicaties vinden?

    Bovenaan de webapplicatie-lijst is er een taalswitch:

    Beide taalversies bevatten altijd dezelfde applicaties, maar namen en omschrijving zijn anders per taal. Als je iets niet kunt vinden, laat het dan weten via serviceportal@utwente.nl. Misschien kennen wij als redactie niet alle zoekwoorden waar de gebruiker op zoekt, dan voegen we die graag toe.

  • Waar kan ik meer informatie over bepaalde applicaties vinden?

    Beschrijving van de applicatie

    Bij de intensief gebruikte applicaties staat in de omschrijving al een link waar je documenatie of verdere uitleg kunt vinden: 

    Diensten ABC in de Service Portal

    In de Service Portal vind je alle producten en diensten van de UT. Veel hiervan zijn gerelateerd aan webapplicaties. Zo is er bijvoorbeeld een pagina over dienstreizen, waar je niet alleen de link naar de betreffende applicatie vind, maar meer toelichting over het declareren van dienstreizen. Gebruik de zoekbalk om je informatie te vinden, specifiek in de Service Portal. Zoek bijvoorbeeld op verlof, dienstreizen, afas, unit4, etc.

Nieuws voor medewerkers

Nieuws en events for medewerkers zijn in juli 2022 naar de Service Portal verhuisd.  

  • Language for news and events

    Nieuws en events tweetalig

    We verzoeken iedereen de nieuws en events tweetalig aan te leveren. De mail die op maandagochtend verzonden wordt is daarmee namelijk volledig tweetalig beschikbaar. 

    Overzicht in het Engels

    Op dit moment in het nieuws- en eventoverzicht in het Engels ingericht. Achter (bijna) alle berichten hangt echter een Nederlandse vertaling, als je het prettiger vindt om (lange) teksten in het Nederlands te lezen.

    Achtergrond: Engelse basisinrichting Service Portal 

    Waarom een Engels overzicht? De eerste releases van het Service Portal waren gericht op producten en diensten van de serviceafdelingen zoals HR, FIN, LISA, MC, CFM, etc. Die informatie was voornamelijk beschikbaar in het Engels, maar in veel situaties niet in het Nederlands. Door Engels als hoofdtaal te kiezen, zorgen we ervoor dat we minimaal een versie van de Service Portal hebben die helemaal compleet is en die door iedereen gelezen kan worden. Veel pagina's waren er namelijk niet in twee talen.

    Als we een  Nederlandse versie van de Service Portal zouden opzetten, zou die versie verre van compleet zijn. Omdat dit verwarrend zou zijn, hebben we besloten om met een Engelse versie te werken en een secundaire Nederlandse vertaling op itemniveau beschikbaar te stellen: voor nieuws en events in principe altijd, en voor andere inhoud wanneer dat nodig is. 

    Vindbaarheid

    Typ je zoekopdracht in de zoekmachine van de UT-website in het Engels of Nederlands. Beide talen moeten worden tonen waar je naar op zoek bent. Zo niet, laat het ons weten en wij zorgen ervoor dat de eigenaar van de pagina de zoekwoorden aanpast voor een betere vindbaarheid. Hieronder staat een voorbeeld van een onderwerp dat alleen in het Engels beschikbaar is. Maar de Nederlandse zoekterm brengt je toch op de juiste pagina:

  • Hoe stel ik mijn abonnementen in voor mijn nieuws/events?

    Klik op je profielfoto in de rechter bovenhoek om je Service Portal settings te openen. Hier kun je alle voorkeuren instellen. De pagina slaat wijzigingen automatisch op. 

  • Hoe kan ik nieuws/events (voor mijn eigen faculteit) toevoegen?

    Marketing & Communications heeft hiervoor een webformulier. De link staat ook bovenaan het tabje All in het nieuws/event-gedeelte van de Service Portal. Hier kun je ook specifiek nieuws voor je faculteit of gebouw indienen. De medewerkersberichten zijn sterk gepersonaliseerd op faculteit/dienst, gebouw of onderwerp.

  • Hoe verander ik de taal van mijn de update-mail voor medewerkers?

    Klik op je profielfoto in de rechter bovenhoek om je Service Portal settings te openen. Hier kun je alle voorkeuren instellen. De pagina slaat wijzigingen automatisch op. 

  • Hoe kan ik de mail-frequentie aanpassen (week/maand)?

    De UT vind het belangrijk dat haar medewerkers een bepaalde hoeveelheid basisinformatie ontvangen over wat er op de UT of bij hun faculteit of dienst gebeurt. Daarom ontvang je standaard deze nieuws-update.

    Frequentie aanpassen

    Klik op je profielfoto in de rechter bovenhoek om je Service Portal settings te openen. Hier kun je alle voorkeuren instellen. De pagina slaat wijzigingen automatisch op. 

Overig

De Service Portal bundelt primair de informatie voor medewerkers op één plek. Maar veel informatie is ook relevant voor studenten of externen, denk aan openingstijden van kantines, ICT-handleidingen, etc. Daarom is de informatie vaak openbaar beschikbaar. De primaire taal van der Service Portal is Engels, maar veel pagina's hebben een Nederlandse vertaling.

  • Login, personalisatie en faculteit/dienst (of meerdere)

    Delen van de Service Portal zijn gepersonaliseerd voor bepaalde doelgroepen (bijvoorbeeld voor alle medewerkers), maar personalisatie is ook mogelijk per faculteit of gebouw. Sommige pagina's...

    • zijn alleen beschikbaar na login
    • zijn in de basis beschikbaar voor iedereen, maar hebben extra paragrafen die alleen na inlog zichtbaar zijn*
    • tonen informatie in andere volgorde na login, bijvoorbeeld contactpersonen specifiek voor jouw faculteit*

    *Protected/personalised elementen geven met een geel label aan dat dit deel van de pagina afgeschermd is (en jij hem wel mag zien) of dat de content gepersonaliseerd is voor jou.

    Een of meer faculteiten/diensten op je profiel

    De meeste medewerkers zijn maar aan één faculteit of dienst gekoppeld, bijvoorbeeld de faculteit BMS of de dienst HR. 

    Dubbele aanstelling 

    Als je voor meer dan een faculteit of dienst werkt, dan kun wisselen tussen faculteiten/diensten als je rechts boven op je foto klikt. Per faculteit/dienst kan de informatie die aangeboden wordt anders zijn: als je BMS selecteert zul je bepaalde contactpersonen zien, maar als switcht naar HR dan zul je andere op je scherm zien.

    Geen dubbele aanstelling - toch twee faculteiten/diensten?

    Als je geen dubbele aanstelling hebt en toch twee eenheden op je profiel ziet, dan komt dit omdat je naam in de zogenaamde 'Members Plus' lijst van de betreffende eenheid is gezet. Dit gebeurt vooral in de volgende situaties:

    • Je werkt vanuit je eigen dienst (bijvoorbeeld LISA of MC) als accountmanager in de betreffende faculteit (bijvoorbeeld BMS). Dan is het handig dat je de interne informatie van BMS ook kan inzien. 
    • Je hebt rechten nodig voor de p-schrijf van de andere eenheid. Om de p-schrijf te kunnen benaderen wordt je in de Members Plus lijst van de betreffende faculteit of dienst gezet. 
  • Filter per dienst

    De Service Portal toont het diensten ABC van alle ondersteunende afdelingen. Via de filteroptie bovenaan kun je filteren en bijvoorbeeld alleen maar de items van de afdeling HR tonen. Als je het filter toepast krijg je niet alleen maar een filter op alle ABC-items, maar je krijgt ook een soort homepage van HR, met alle HR-quicklinks en vaak nieuws of andere extra informatie. In plaats van filter toepassen kun je ook naar onderstaande links gaan, dat geeft dezelfde pagina:

    • utwente.nl/lisa
    • utwente.nl/mc
    • utwente.nl/hr
    • etc.

  • Bookmark-functionaliteit

    In de huidige versie van de Service Portal kun je alleen pagina's en webapplicaties in de Service Portal bookmarken

    Het is niet mogelijk om een willekeurige link zoals www.utoday.nl in je favorieten te zetten. Dit soort bookmarks kun je beter in je browser opslaan (zie hieronder). 

    bookmarken van dingen in de Service Portal

    Je kunt pagina's in de Service Portal bookmarken, maar ook alle applicaties in die in de lijst van webapplicaties staan.

    Hoe werken de bookmarks?

    • Voor het diensten ABC en nieuws/events: als je op de pagina bent die je wilt bookmarken, klik dan bovenaan op bookmark this page
    • Webapplicaties: als je op de pagina van de webapplicaties bent (tweede button in de zwarte balk links) klik je op het sterretje achter de applicatie. Alle gebookmarkte applicaties krijgen een kleur:

    Waar vind ik mijn bookmarks?

    Alles wat je gebookmarkt hebt staat rechts bovenaan in een lijst, als je de bookmark-ster aanklikt: 

    Bookmarks beheren

    Click de bookmark-ster recht boven op je pagina om alle bookmarks in te zien. Hier zit ook een knop manage bookmarks. Als je hierop klikt kun je

    • bookmarks verwijderen uit de lijst
    • categorien aanmaken en je bookmarks er naartoe slepen
    • categorien verwijderen (als deze leeg zijn)

    Vergeet niet op done te klikken om op te slaan.

    >> In de alinea over webapplicaties hieronder vind je meer details over het bookmarken van webapplicaties, inclusief een video. 

    Links naar buiten de Service Portal opslaan (Andere websites zoals UTODAY.NL Of NOS.NL)

    Links naar random andere websites kun je (nog) niet in de Service Portal opslaan. We adviseren om dit via je browser te doen, bijvoorbeeld in Edge, Chrome of Firefox, afhankelijk ervan welke je gebruikt. Dan heb je ze altijd snel bij de hand. In de basis werkt deze functionaliteit bij alle browsers hetzelfde. Als je daarnaast een account aanmaakt en op de browser inlogt, dan worden je bookmarks online opgeslagen en heb je ze na herinstallatie van je computer nog steeds. Deze video op YouTube laat zien je bookmarks in je browser opslaat (voorbeeld voor Chrome)

  • Voten en feedback

    Als je ingelogd bent, dan kun je onderaan elke item in het diensten ABC voten of je de pagina wel of niet nuttig vond. Bij een negatieve vote heb je de optie om feedback achter te laten. De centrale redactie leest alle feedback en als het om de inhoud op de pagina gaat sturen we deze door naar de beheerder van de betreffende pagina.

  • UT topics: (interne) dossiers & onderwerpen

    UT Topics zijn (strategische) dossiers/onderwerpen die we als UT belangrijk vinden en graag onder de aandacht brengen bij studenten en medewerkers. Thema's komen o.a. voor uit de Shaping 2030 expert groups, maar kunnen ook andere onderwerpen zijn. De content zit vaak buitend de Service Portal, omdat het geen diensten-ABC achtige content is, maar vooral organisatorische ontwikkelingen. Door al deze onderwerpen bij de UT Topics te verzamelen bieden we één plek voor een overzicht van ontwikkelingen en hoef je al de losse thema-sites van deze onderwerpen niet regelmatig te bezoeken. De tegels in het overzicht geven ook aan wanneer op deze pagina een update in de tijdlijn is geplaatst:

  • Zoekmachine

    De interne zoekmachine op utwente.nl toont meer/andere (interne) resultaten die Google niet kan weergeven. Wat de interne zoekmachine kan vinden:

    • Google zoekresultaten
    • Interne pagina's die voor de buitenwereld niet zichtbaar zijn (ingelogd vind je nog meer pagina's voor je eigen faculteit/dienst)
    • Content uit andere systemen die Google niet kan uitlezen (Osiris vakkenoverzicht bijvoorbeeld)
    • Content uit andere kanalen van de UT, denk aan YouTube, Twitter, etc. 
    • Gemanpuleerde zoekresultaten:
      • Sommige zoektermen voorzien we van een banner, zodat deze sneller gevonden worden:
      • Sommige zoektermen zijn verwarrend. Als je teams zoekt, vind je de studententeams zoals Solar Team Twente. Door onze manipulaties vind je de Microsoft Teams resultaten hoger of zie je een extra banner rechts:
  • Voertaal: Engels als basis, maar Nederlands wanneer relevant

    De primaire taal van de Service Portal is Engels, maar op paginaniveau kun je vaak ook een Nederlandse versie vinden als je (lange) teksten of handleidingen liever in het Nederlands leest: 

  • Mobiele versie

    De Service Portal is sinds de tweede hoofdrelease (maart 2022) ook volledig voor mobiel beschikbaar. 

Contact en feedback

Centraal Service Desk team

Voor specifieke vragen over de Service Portal kun je contact opnemen met het project & beheerteam: serviceportal@utwente.nl. Algemene vragen over online-zaken kun je ook stellen aan de Online Media/WebHare Service Desk van Marketing & Communication: onlinemedia@utwente.nl. Als je vragen hebt over nieuws/events voor medewerkers kun je contact opnemen met de nieuws/event-redactie staff-news@utwente.nl.

Andere contacten op de UT

As je iemand anders zoekt, bijvoorbeeld de Service Desk van de ICT-afdeling of de bibliotheek, of een HR-contactpersoon voor jouw faculteit, dan vind je via contact (vierde icon in zwarte balk) een overzicht van alle contacten op de UT. 

Over het project

Het project Service Portal combineert verschillende initiatieven en projecten op de UT, die elkaar op gegeven moment kruisden. Alle initiatieven hadden hetzelfde doel: betere vindbaarheid van informatie gericht op medewerkers. Hieronder lees je wat meer achtergrond (in het Engels):

  • Read more

    Initiatives combined:

    • An initiative by LISA (Library, ICT Services and Archive) to improve their department's website (utwente.nl/lisa)
    • An initiative by the ET faculty to improve their intranet with ET specific and UT general service information
    • An initiative by UCB (directors of service departments) to make important UT topics (cyber safety & privacy, integrity, etc) easily accessible
    • Improving the UT wide service ABC information that had been setup in 2017

    All these individual proposals have been merged into the Service Portal project as they all intend to reach the same goal. The launch was in the summer of 2020.

    In the old situation, we see UT (faculty) members struggling to find internal information because the information for is spread over different locations:

    • UT service department websites (utwente.nl/hr, utwente.nl/lisa, utwente.nl/fin, etc) for  support information
    • Employee portal (employees.utwente.nl) with UT wide news/events, specific news for your unit and web applications
    • Intranet of your faculty of service department with specific content for your unit (Human Resources, Financial, Facilities, Research Support, etc)
    • ....

    Therefore the aim of this project is to create one central starting point to find information for employees: the Service Portal. When looking for information, in the improved situation

    • the provided services should be accessible through one central spot
    • no matter if intranet or not
    • no matter if faculty-specific or UT wide relevant (as employees do not know who provides the service they are looking for)
    • accessible through a search engine that combines all sources
    • visually recognisable as internal information and
    • information should be sorted in a smart way to present unit-specific information on top when the user of a certain unit logs in.

    Step by step, more internal information will be added to this central spot for employees: the information offered by the various service departments, the employee portal information, stand alone project sites, etc. 

Service Portal status

Van de volgende diensten is de informatie reeds naar de Service Portal verhuisd (en daardoor met 90% gereduceerd):  

Andere diensten zijn deels geintegreerd en zullen later volledig aansluiten. Overzicht van andere deelprojecten/fases:

  • Design update gebaseerd op gebruikersonderzoek: - AFGEROND, Q1 2022
  • Verdere functionele en technische ontwikkelingen - AFGEROND, Q1 2022
  • Webapplicaties beschikbaar maken in Service Portal: -  AFGEROND, Q2 2022
  • Tonen van nieuws/events - AFGEROND, Q3 2022
  • Content van overige diensten verhuzien (FIN loopt, anderen 2022/2023)

My favorites

About my favorites
Add your favorite apps to your bookmarks by using the favorite button

Please wait a moment...