Service Portal (+ webapps + nieuws voor medewerkers)

Onderstaande optie is begin 2023 toegevoegd.

1. Als je ingelogd bent, klik je op je profielfoto in de rechter bovenhoek en vervolgens op settings om de instellingen te bekijken:
   
2. Op de pagina settings zet je een vinkje bij onderstaande optie:
   
3. Je wijzigingen worden automatisch opgeslagen.

Er is EU-wetgeving voor (semi-)overheidssites die het openen van linkjes in nieuwe tabjes verbiedt. Zie ook de laatste alinea van punt 4 op dit artikel van Frankwatching. Dit zijn de redenen:

1. Gebruikers hebben verschillende voorkeuren voor hoe ze links willen openen het openen in hetzelfde scherm als standaard werkt voor alle gebruikers, omdat iedereen zijn favoriete optie kan kiezen door met de rechtermuisknop op de link te klikken. (Als we geforceerd een nieuw tabblad openen, heeft de gebruiker geen keuze meer.)
2. Mensen met visuele beperkingen die tools gebruiken om hardop voor te lezen wat er op de pagina staat, lopen vast wanneer links in een nieuw tabje of scherm worden geopend. 

Tip: Als je linkjes wel in nieuwe tabjes wilt openen, gebruik dan een van deze twee opties, die wereldwijd voor alle websites werken:

• Druk de CTRL toets in bij het klikken van een linkje of
• Klik de link met de rechter muistoets aan i.p.v. met de links, dat geeft zoals hierboven omschreven de keuze hoe je hem wilt openen.

Navigeer naar de webapplicaties op de Service Portal: utwente.nl/serviceportal > tweede button aan de linker kant op je computer:

Meest populaire applicaties

Bovenaan de pagina zie je het kopje Most popular, waar je de meest gebruikte applicaties direct aan kan klikken:

Alle webapplicaties

Onder de lijst van meest populaire applicaties zie je een lijst die alle applicaties bevat, inclusief een zoekveld. Zoek bijvoorbeeld naar slagboom als een de applicatie zoekt om een slagboompas aan te vragen of naar webhare als je de link naar de WebHare applicatie zoekt.

De video hieronder toont alle stappen (geen audio):

1. Navigeer naar de webapplicaties (of gebruik de shortcut utwente.nl/webapps)
2. Bookmark de applicaties die je veel gebruikt door achter de applicatie op de ster te klikken. Dit verandert de ster in kleur.
3. Zoek een applicatie die je niet direct ziet staan via het zoekveld
4. In de rechter bovenhoek onder de bookmark-ster vind je alle applicaties (en ook pagina's) die je opgeslagen hebt op deze manier
5. Gebruik de manage knop op de lijst te beheren: categorien aanmaken, je bookmarks naar de categorien slepen, etc

Nieuwe applicaties worden aan de lijst toegevoegd, zodra de ICT-afdeling deze oplevert. Mis je desondanks nog eentje? Laat het ons weten via serviceportal@utwente.nl. 

Bovenaan de webapplicatie-lijst is er een taalswitch:

Beide taalversies bevatten altijd dezelfde applicaties, maar namen en omschrijving zijn anders per taal. Als je iets niet kunt vinden, laat het dan weten via serviceportal@utwente.nl. Misschien kennen wij als redactie niet alle zoekwoorden waar de gebruiker op zoekt, dan voegen we die graag toe.

Beschrijving van de applicatie

Bij de intensief gebruikte applicaties staat in de omschrijving al een link waar je documenatie of verdere uitleg kunt vinden: 

Diensten ABC in de Service Portal

In de Service Portal vind je alle producten en diensten van de UT. Veel hiervan zijn gerelateerd aan webapplicaties. Zo is er bijvoorbeeld een pagina over dienstreizen, waar je niet alleen de link naar de betreffende applicatie vind, maar meer toelichting over het declareren van dienstreizen. Gebruik de zoekbalk om je informatie te vinden, specifiek in de Service Portal. Zoek bijvoorbeeld op verlof, dienstreizen, afas, unit4, etc.

Je Lidmaatschap (oranje tag)

Je ontvangt automatisch updates van UT-brede nieuws and evenementen. Verder ontvang je van alle categorien waar je lid bent de updates. Welke dat zijn staat in MyHR/AFAS:

• De faculteit of de dienst waar je werkt. (Als je een extra/onverwachte oranje tag hebt, dan sta je in de lijst van deze eenheid. Dat heeft er vaak mee te maken dat je toegang hebt gekregen tot de p-schrijf van die eenheid.)
• Het gebouw waar je kantoor is. (update je gebouw en kamer).
• De medewerkerslijst van de onderzoeksinstituten, waar je jezelf op kan plaatsen. (update institute)

Aanvullende/optionele abonnementen (grijze tag)

Aanvullende abonnementen gebaseerd op je eigen interesse: andere gebouwen, faculteiten, diensten of onderwerpen.  

Afgeschermde berichten

Sommige items zijn afgeschermd, bijvoorbeeld de kerstbijeenkomst van de faculteit of interne personeelsmededelingen. Beveiligde berichten worden getoond aan mensen die lid zijn van die organisatie (oranje tag), maar zijn niet zichtbaar voor extra abonnees (grijze tag).

Je gebouwentag (oranje) is automatisch zichtbaar als je volgens MyHR/AFAS een werkplek in dat gebouw hebt. Deze werkplek zet je zelf ni AFAS, inklusief kamer. Zonder kamernummer komt de informatie niet door naar de Service Portal. 

Goed om te weten: Als je alleen de grijze tag gebruikt, zie je mogelijk minder berichten. Sommige berichten zijn namelijk alleen toegankelijk voor de mensen die in het gebouw werken, en niet voor overige geintereesseerden.  

Nieuws en events tweetalig

We verzoeken iedereen de nieuws en events tweetalig aan te leveren. De mail die op maandagochtend verzonden wordt is daarmee namelijk volledig tweetalig beschikbaar. 

Overzicht in het Engels

Op dit moment in het nieuws- en eventoverzicht in het Engels ingericht. Achter (bijna) alle berichten hangt echter een Nederlandse vertaling, als je het prettiger vindt om (lange) teksten in het Nederlands te lezen.

Achtergrond: Engelse basisinrichting Service Portal 

Waarom een Engels overzicht? De eerste releases van het Service Portal waren gericht op producten en diensten van de serviceafdelingen zoals HR, FIN, LISA, MC, CFM, etc. Die informatie was voornamelijk beschikbaar in het Engels, maar in veel situaties niet in het Nederlands. Door Engels als hoofdtaal te kiezen, zorgen we ervoor dat we minimaal een versie van de Service Portal hebben die helemaal compleet is en die door iedereen gelezen kan worden. Veel pagina's waren er namelijk niet in twee talen.

Als we een  Nederlandse versie van de Service Portal zouden opzetten, zou die versie verre van compleet zijn. Omdat dit verwarrend zou zijn, hebben we besloten om met een Engelse versie te werken en een secundaire Nederlandse vertaling op itemniveau beschikbaar te stellen: voor nieuws en events in principe altijd, en voor andere inhoud wanneer dat nodig is. 

Vindbaarheid

Typ je zoekopdracht in de zoekmachine van de UT-website in het Engels of Nederlands. Beide talen moeten worden tonen waar je naar op zoek bent. Zo niet, laat het ons weten en wij zorgen ervoor dat de eigenaar van de pagina de zoekwoorden aanpast voor een betere vindbaarheid. Hieronder staat een voorbeeld van een onderwerp dat alleen in het Engels beschikbaar is. Maar de Nederlandse zoekterm brengt je toch op de juiste pagina:

Klik op je profielfoto in de rechter bovenhoek om je Service Portal settings te openen. Hier kun je alle voorkeuren instellen. De pagina slaat wijzigingen automatisch op. 

Marketing & Communications heeft hiervoor een webformulier. De link staat ook bovenaan het tabje All in het nieuws/event-gedeelte van de Service Portal. Hier kun je ook specifiek nieuws voor je faculteit of gebouw indienen. De medewerkersberichten zijn sterk gepersonaliseerd op faculteit/dienst, gebouw of onderwerp.

Klik op je profielfoto in de rechter bovenhoek om je Service Portal settings te openen. Hier kun je alle voorkeuren instellen. De pagina slaat wijzigingen automatisch op. 

De UT vind het belangrijk dat haar medewerkers een bepaalde hoeveelheid basisinformatie ontvangen over wat er op de UT of bij hun faculteit of dienst gebeurt. Daarom ontvang je standaard deze nieuws-update.

Frequentie aanpassen

Klik op je profielfoto in de rechter bovenhoek om je Service Portal settings te openen. Hier kun je alle voorkeuren instellen. De pagina slaat wijzigingen automatisch op. 

Delen van de Service Portal zijn gepersonaliseerd voor bepaalde doelgroepen (bijvoorbeeld voor alle medewerkers), maar personalisatie is ook mogelijk per faculteit of gebouw. Sommige pagina's...

• zijn alleen beschikbaar na login
• zijn in de basis beschikbaar voor iedereen, maar hebben extra paragrafen die alleen na inlog zichtbaar zijn*
• tonen informatie in andere volgorde na login, bijvoorbeeld contactpersonen specifiek voor jouw faculteit*

*Protected/personalised elementen geven met een geel label aan dat dit deel van de pagina afgeschermd is (en jij hem wel mag zien) of dat de content gepersonaliseerd is voor jou.

Een of meer faculteiten/diensten op je profiel

De meeste medewerkers zijn maar aan één faculteit of dienst gekoppeld, bijvoorbeeld de faculteit BMS of de dienst HR. 

Dubbele aanstelling 

Als je voor meer dan een faculteit of dienst werkt, dan kun wisselen tussen faculteiten/diensten als je rechts boven op je foto klikt. Per faculteit/dienst kan de informatie die aangeboden wordt anders zijn: als je BMS selecteert zul je bepaalde contactpersonen zien, maar als switcht naar HR dan zul je andere op je scherm zien.

Geen dubbele aanstelling - toch twee faculteiten/diensten?

Als je geen dubbele aanstelling hebt en toch twee eenheden op je profiel ziet, dan komt dit omdat je naam in de zogenaamde 'Members Plus' lijst van de betreffende eenheid is gezet. Dit gebeurt vooral in de volgende situaties:

• Je werkt vanuit je eigen dienst (bijvoorbeeld LISA of MC) als accountmanager in de betreffende faculteit (bijvoorbeeld BMS). Dan is het handig dat je de interne informatie van BMS ook kan inzien. 
• Je hebt rechten nodig voor de p-schrijf van de andere eenheid. Om de p-schrijf te kunnen benaderen wordt je in de Members Plus lijst van de betreffende faculteit of dienst gezet. 

De Service Portal toont het diensten ABC van alle ondersteunende afdelingen. Via de filteroptie bovenaan kun je filteren en bijvoorbeeld alleen maar de items van de afdeling HR tonen. Als je het filter toepast krijg je niet alleen maar een filter op alle ABC-items, maar je krijgt ook een soort homepage van HR, met alle HR-quicklinks en vaak nieuws of andere extra informatie. In plaats van filter toepassen kun je ook naar onderstaande links gaan, dat geeft dezelfde pagina:

• utwente.nl/lisa
• utwente.nl/mc
• utwente.nl/hr
• etc.

bookmarken van pagina's en webapps in de Service Portal

Je kunt pagina's in de Service Portal bookmarken, maar ook alle applicaties in die in de lijst van webapplicaties staan.

Hoe werken de bookmarks?

• Voor het diensten ABC en nieuws/events: als je op de pagina bent die je wilt bookmarken, klik dan bovenaan op bookmark this page: 
  
• Webapplicaties: als je op de pagina van de webapplicaties bent (tweede button in de zwarte balk links) klik je op het sterretje achter de applicatie. Alle gebookmarkte applicaties krijgen een kleur:
  

Waar vind ik mijn bookmarks?

Alles wat je gebookmarkt hebt staat rechts bovenaan in een lijst, als je de bookmark-ster aanklikt: 

Bookmarks beheren

Click de bookmark-ster recht boven op je pagina om alle bookmarks in te zien. Hier zit ook een knop manage bookmarks. Als je hierop klikt kun je

• bookmarks verwijderen uit de lijst
• categorien aanmaken en je bookmarks er naartoe slepen
• categorien verwijderen (als deze leeg zijn)

Vergeet niet op done te klikken om op te slaan. 

Eigen links toevoegen

Het is ook mogelijk eigen links aan de Service Portal bookmarks toe te voegen. Click het ster-symbool om het bookmarks-scherm te openen en klik op de knop 'Add custom bookmark'. 

Als je ingelogd bent, dan kun je onderaan elke item in het diensten ABC voten of je de pagina wel of niet nuttig vond. Bij een negatieve vote heb je de optie om feedback achter te laten. De centrale redactie leest alle feedback en als het om de inhoud op de pagina gaat sturen we deze door naar de beheerder van de betreffende pagina.

UT Topics zijn (strategische) dossiers/onderwerpen die we als UT belangrijk vinden en graag onder de aandacht brengen bij studenten en medewerkers. Thema's komen o.a. voor uit de Shaping 2030 expert groups, maar kunnen ook andere onderwerpen zijn. De content zit vaak buitend de Service Portal, omdat het geen diensten-ABC achtige content is, maar vooral organisatorische ontwikkelingen. Door al deze onderwerpen bij de UT Topics te verzamelen bieden we één plek voor een overzicht van ontwikkelingen en hoef je al de losse thema-sites van deze onderwerpen niet regelmatig te bezoeken. De tegels in het overzicht geven ook aan wanneer op deze pagina een update in de tijdlijn is geplaatst:

De interne zoekmachine op utwente.nl toont meer/andere (interne) resultaten die Google niet kan weergeven. Wat de interne zoekmachine kan vinden:

• Google zoekresultaten
• Interne pagina's die voor de buitenwereld niet zichtbaar zijn (ingelogd vind je nog meer pagina's voor je eigen faculteit/dienst)
• Content uit andere systemen die Google niet kan uitlezen (Osiris vakkenoverzicht bijvoorbeeld)
• Content uit andere kanalen van de UT, denk aan YouTube, etc. 
• Gemanpuleerde zoekresultaten:
  • Sommige zoektermen voorzien we van een banner, zodat deze sneller gevonden worden:
    
  • Sommige zoektermen zijn verwarrend. Als je teams zoekt, vind je de studententeams zoals Solar Team Twente. Door onze manipulaties vind je de Microsoft Teams resultaten hoger of zie je een extra banner rechts:
    

De primaire taal van de Service Portal is Engels, maar op paginaniveau kun je vaak ook een Nederlandse versie vinden als je (lange) teksten of handleidingen liever in het Nederlands leest: 

De Service Portal is sinds de tweede hoofdrelease (maart 2022) ook volledig voor mobiel beschikbaar. 

Initiatives combined:

• An initiative by LISA (Library, ICT Services and Archive) to improve their department's website (utwente.nl/lisa)
• An initiative by the ET faculty to improve their intranet with ET specific and UT general service information
• An initiative by UCB (directors of service departments) to make important UT topics (cyber safety & privacy, integrity, etc) easily accessible
• Improving the UT wide service ABC information that had been setup in 2017

All these individual proposals have been merged into the Service Portal project as they all intend to reach the same goal. The launch was in the summer of 2020.

In the old situation, we see UT (faculty) members struggling to find internal information because the information for is spread over different locations:

• UT service department websites (utwente.nl/hr, utwente.nl/lisa, utwente.nl/fin, etc) for  support information
• Employee portal (employees.utwente.nl) with UT wide news/events, specific news for your unit and web applications
• Intranet of your faculty of service department with specific content for your unit (Human Resources, Financial, Facilities, Research Support, etc)
• ....

Therefore the aim of this project is to create one central starting point to find information for employees: the Service Portal. When looking for information, in the improved situation

• the provided services should be accessible through one central spot
• no matter if intranet or not
• no matter if faculty-specific or UT wide relevant (as employees do not know who provides the service they are looking for)
• accessible through a search engine that combines all sources
• visually recognisable as internal information and
• information should be sorted in a smart way to present unit-specific information on top when the user of a certain unit logs in.

Step by step, more internal information will be added to this central spot for employees: the information offered by the various service departments, the employee portal information, stand alone project sites, etc.