E-mail en nieuwsletters

Mogelijkheden met het nieuwsbriefsysteem Pronutio

Voor het versturen van professionele nieuwsbrieven gebruikt de UT Pronuntio. Pronuntio (zie ook www.pronuntio.nl) is een module binnen het Content Management Systeem WebHare, dat de UT voor het beheer van websites gebruikt.

Template voor UT en UT-instituten

De nieuwsbrief-template is beschikbaar in twee verschillende layouts:

  • UT design (keuze uit verschillende UT-kleuren)
  • UT institutendesign (kleuren van de instituten)

In de voorbeelden hieronder is het algemene UT-design gebruikt. 

Algemene functionaliteiten

Pronuntio biedt de gebruiker o.a. deze functionaliteiten: 

  • Professionele nieuwsbriefopmaak
  • Statistieken binnen de mail: hoe vaak is een mail geopend, hoe vaak is een link aangeklikt?
  • Statistieken over de ontvangerslijst: welke emailadressen niet bestaan/bouncen en exacte verzendinformatie
  • Personalisatie: gepersonaliseerde informatie (aanhef en meer) op basis van kolommen in een excel-bestand
  • Bestaande nieuwsbrief dupliceren (rechter muis op eerder verzonden nieuwsbrief) voor hergebruik
  • Verzending (later) inplannen
  • Bijlages meesturen
  • Aan- en afmeldpagina op je website inrichten
  • Na verzending kapotte links in mail kunnen corrigeren

Voorbeeld van statistieken in de verzonden mail

Voorbeeld nieuwsbrief (voorkant)

Voorbeeld Nieuwsbrief (achterkant)

Als UT-medewerker kun je deze nieuwsbrief zelf in elkaar zetten. Hieronder een voorbeeld van de beheerderskant: 

Naar wie kun je nieuwsbrieven versturen? Spam wetgeving en meer

Deze nieuwsbrief met name is voor extern gebruik. Interne meldingen (voor studenten en medewerkers) worden zo veel mogelijk verzorgd via de studenten- en medewerkersportal.

Denk er goed over na, hoe je de nieuwsbrief bekend maakt onder potentiele lezers. Je mag niet zo maar mensen een nieuwsbrief sturen, ze moeten zich hiervoor aangemeld hebben of vast lid zijn van een bepaalde organisatie. Zie ook dit artikel over spam-wetgeving. Ook moet je bij nieuwsbrieven een duidelijke afzender aangeven en ontvangers de optie bieden zich uit te schrijven. Dit is nuiet alleen wettelijk verplicht maar zorgt er tegelijkertijd ook voor dat minder mensen je nieuwsbrief als SPAM markeren. 

Afspraken over inrichting/handleiding

Voor optimaal gebruik van deze nieuwsbrief zijn er een aantal afspraken gemaakt over de inrichting. 

Begin: verplichte onderdelen (plaatje + tekst)

Language: Kies hier een taal (NL/EN). Enkele vaste onderdelen zoals het UT-woordmerk worden op pasis hiervan aangepast. 

Color: Kies een kleurenschema.

Header text: Hier vul je een duidelijke titel of afzender in. Dit korte stukje tekst staat links bovenaan de nieuwsbrief en is ook in de popup in Outlook te zien, als iemand de nieuwsbrief ontvangt. (De link naar de online-versie rechts boven in de reader wordt automatisch gegenereerd).

Logo subtitel: Vul hier de naam van je organisatie in, bijv. Kenniscentrum Veiligheid - editie 1/2016. Deze tekst komt onder het UT-woordmerk te staan.

Groot plaatje met gekleurd of wit tekstvlak: Begin de nieuwsbrief altijd met een groot plaatje en bijbehorende tekstblok. Voor kleine teksten gebruik je een kleur en voor grotere teksten een witte achtergrond. Deze kun je als aparte blokken toevoegen. De minimale benodigde breedte van de foto wordt aangegeven in WebHare. In het tekstvlak kun je ook linkjes en andere opmaak gebruiken via de knoppen boven het tekstveld. In het tekstveld kun je een inleidende tekst plaatsen, of direct een groot evenement/nieuwsbericht dat je extra aandacht wilt geven. 

Middenstuk: optionele onderdelen (Nieuws met of zonder foto, evenementen)

Om een mooie opmaak te garanderen heb je voor het middenstuk met nieuws en evenementen uitsluitend de volgende elementen ter beschikking. Deze zijn optioneel: elementen die je niet nodig hebt kun je weglaten.

  • Knop (aanmelden voor een evenement bijvoorbeeld)
  • Een of meerdere nieuwsberichten met foto
  • Een of meerdere nieuwsberichten zonder foto
  • Agenda met evenementen

Het gebruik van losse tekststukken in het middenstuk wordt uitgesloten. Tekstvlakken en foto's horen altijd bij elkaar. Los gebruik van tekstvlakken staat onprofessioneel in de opmaak.

Einde: verplichte onderdelen

De nieuwsbrief sluit af met de footer. De contactgegevens en privacy statement zijn verplicht. Standaard worden de algemene contactgegevens van de UT getoond. Je kan deze overschrijven door een specifieker UT-adres in te vullen, aub ook met telefoonnummer en bij voorkeur ook een emailadres erbij voor vragen. Je bent wettelijk verplicht een afmeldoptie te vermelden. Vul hiervoor een contact-emailadres in.

Zelf mail verzenden?

Heb je een communicatievraag of doel en weet je niet zeker of je deze met een nieuwsbrief kan bereiken? De afdeling MediaLab kan je hierin adviseren. Neem contact op via onlinemedia@utwente.nl

Als je zeker weet dat je de nieuwsbrief-template gaat gebruiken, stuur dan een mailtje naar de online-media servicedesk van M&C (onlinemedia@utwente.nl) en geef daarin het volgende aan:

  • Vanuit welke (deel)organisatie van de UT je een nieuwsbrief wilt versturen (voor het instellen van de juiste template: UT algemeen of institutenkleuren)
  • Hoe je lezers wilt werven (je mag immers niet zo maar een nieuwsbrief versturen)
  • Welk UT-emailadres als afzender van de nieuwsbrief ingesteld moet worden
  • Welke mensen rechten moeten hebben deze nieuwsbrief te versturen (bij collega's die nog geen WebHare-account hebben graag ook het m-nummer vermelden).

Voordat rechten uitgedeeld worden, zal met de betreffende gebruikers altijd een gesprek plaatsvinden over spam-wetgeving. Het is aan te raden dit artikel over spam-wetgeving van tevoren te lezen. 

FAQ

Veelgestelde vragen zijn hieronder verzameld: