Thuiswerkplek

Language:
NL

Hybride werken, een combinatie van werken op kantoor en thuis, is de norm op de UT. Deze pagina helpt je bij het inrichten van een gezonde en duurzame thuiswerkplek.

Een gezonde werkplek

Als Universiteit Twente vinden we het belangrijk dat jij ook thuis een veilige en gezonde werkplek hebt om zo duurzaam mogelijk thuis te kunnen werken. Hiervoor is het belangrijk dat thuiswerken en jouw thuiswerkplek aan een aantal voorwaarden voldoet:

  • zorg voor goede ventilatie en een aangename temperatuur;
  • zorg voor regelmatige onderbrekingen en kom ook in beweging;
  • een goede werkhouding en instelling van de werkplek; 
  • een goed ingerichte werkplek.

Kijk goed naar je huidige werkplek en werkhouding (doe de KANS test) en beoordeel welke benodigdheden je nog nodig hebt om jezelf een gezonde werkplek te bieden. Om je hierin zo goed mogelijk te faciliteren is een basispakket aan thuiswerkplek voorzieningen samengesteld die je via selfservice.utwente.nl kunt bestellen. Je hebt de keuze uit een aantal faciliteiten die op de bestelportal te herkennen zijn aan het label ‘THUISWERKPLEK’. Alle vetgedrukte attributen kunnen besteld worden als onderdeel van de thuiswerkplekinrichting.

  • Zorg dat je goed zit en gebruik zo nodig een instelbare bureaustoel;
  • indien mogelijk, stel de hoogte van het werkblad in of gebruik een voetenbankje indien het werkblad 3 cm of meer te hoog is en verhoog dan evenredig de zitting van de stoel;
  • beeldscherm op armlengte afstand en de bovenkant scherm net onder ooghoogte plaatsen. Gebruik daarvoor een monitor of een laptophouder;
  • gebruik een los toetsenbord en muis;
  • gebruik indien nodig een headset bij video-vergaderen, bijvoorbeeld bij veel omgevingsgeluiden of bij ontbreken/onvoldoende kwaliteit van microfoon en/of speakers;
  • als je online onderwijs geeft kun je een aparte microfoon en goede camera bestellen.

Goed om te weten, dat de materialen te allen tijde eigendom blijven van de UT en je deze in bruikleen hebt voor de periode dat je voor de UT werkzaam bent. Heb je aanvullende faciliteiten nodig, neem dan contact op je leidinggevende of voor aanvullend advies met de VGM-coördinator.

Hoe te bestellen

Als je voor jezelf hebt beoordeeld welke faciliteiten je nodig hebt, kun je deze bestellen via selfservice.utwente.nl op het OFI-nummer van je afdeling. De faciliteiten die je mag bestellen uit het basispakket thuiswerken zijn te herkennen aan het vignet ‘THUISWERKPLEK’. Per onderdeel kan het zijn dat levertijd varieert, daarom staat per faciliteit benoemd met welke levertijd je rekening moet houden.

Na het bestellen gaat deze voor goedkeuring naar je leidinggevende en ontvang je een bericht. Bestellingen die na 1 februari 2021 zijn geplaatst worden verstuurd naar de werkplek op de UT.

Bestel zelf je thuiswerkplek benodigdheden
Open Selfservice Portal
Gebruik de LISA Selfservice Portal om producten voor je thuiswerkplek te bestellen: stoel, monitor, muis, toetsenbord, headset, etc.

ICT werkplekondersteuning

  • LISA biedt ICT werkplek ondersteuning voor het zo goed mogelijk digitaal inrichten van je thuiswerkplek. 
  • Microsoft 365 is een Cloud dienst die bestaat uit verschillende applicaties zoals Word, Excel en PowerPoint die zowel in de Cloud als op je eigen apparaat gebruikt kan worden. 
  • Teams is de opvolger van Skype for Business. Je kunt Teams gebruiken om je collega's uit te nodigen om te chatten, te vergaderen, te bellen en samen te werken. Dit kan allemaal op één plek, waar je ook bent. LISA heeft alle informatie over Teams voor je op een rij gezet.

tips om gezond en duurzaam (thuis) te werken 

Je thuissituatie is uiteraard net iets anders dan de faciliteiten die we normaal aan arbo ondersteuning kunnen bieden op de UT. We vragen je hierin zo flexibel mogelijk te zijn en onderstaande tips zo goed mogelijk op te volgen om zo gezond en duurzaam mogelijk thuis te kunnen werken:

  • Tips & trics
    • Start met een scan van je werkplek;
    • Gebruik vaste werktijden;
    • Zorg voor voldoende verlichting boven je werkplek;
    • Ga bij voorkeur op een plek zitten met het raam aan de zijkant of achter je. Het is extra vermoeiend om richting het daglicht te kijken. Als je daarbij last van lichtreflectie op je beeldscherm hebt, kun je eventueel de gordijnen een beetje sluiten. 
    • Indien je veel moet bellen, gebruik dan bij voorkeur oortjes/koptelefoon of de speakerfunctie zodat je je handen vrij hebt;
    • Heb je thuis een kantoorwerkplek? Gebruik deze dan zoals je dit op kantoor ook gewend bent;
    • Heb je een bureaustoel bij een vaste tafel staan?
      • Stel de armsteunen van de stoel dan in voor een goede, ontspannen steun van de armen. Zorg dat de schouders niet omhoog gedrukt worden;
      • Plaats de stoelzitting vervolgens hoger, zodat de armsteunen op dezelfde hoogte staan als het tafelblad;
      • Zet iets onder de voeten zodat de bovenbenen horizontaal komen. Dit voorkomt afknellen van de bloedvaten aan de rand van de zitting;
      • Heb je bovenstaande niet? Probeer dan de stoel eventueel wat te verhogen. Dit zodat, als je onderarmen op tafel liggen, je de schouders niet hoeft op te trekken;
    • Steun de armen goed op tafel met het toetsenbord iets verder weg. Maar houd de rug recht en voorkom vooroverhangen.
    • Voorkom typen met gestrekte armen. Dit geeft een verhoogde spanning in de arm-, schouder- en nekspieren.
    • Gebruik, indien mogelijk, aan tafel een apart toetsenbord en plaats de laptop op een verhoging (bijvoorbeeld een stapel boeken). Dit zo dat de bovenrand van het scherm iets onder ooghoogte komt.
    • Stel, indien je een aparte monitor gebruikt, deze in op bovengenoemde hoogte.
    • Zet uw monitor op ongeveer een armlengte afstand.
    • Wees bij het werken op de laptop, zonder apart toetsenbord, extra alert om het ontspannen van je schouder- en nekspieren en beweeg extra, zodat de spieren goed doorbloed blijven.
    • Wissel zitten aan de tafel ieder half uur af met rondlopen, bewegen of het doen van oefeningen. Loop bijvoorbeeld rond bij het telefoneren.
    • De gouden regel voor pauzeren is minimaal ieder uur 5 minuten.

Risicos van intensief beeldschermwerk 

Veel lichamelijke klachten, zoals vermoeidheid van de ogen en pijn aan polsen, armen, schouders en nek, hangen samen met intensief werken met beeldschermen. Naarmate langer achtereen wordt gewerkt, nemen de klachten toe. RSI is een afkorting van Repetitive Strain Injury, de algemeen gebruikte benaming voor lichamelijk letsel als gevolg van herhaalde inspanning. RSI is een verzamelnaam voor chronische klachten in de nek, schouders, ellebogen en/of polsen. Voor meer informatie over RSI zie deze pagina.

FAQ voor medewerkers

  • Hoe weet ik of ik goed zit?

    Door middel van een KANS test (Klachten aan Armen, Nek en Schouders) kun je zelf inzien of je werkplek goed is ingesteld. Met het doorlopen van deze test wordt je geïnformeerd over een gezonde inrichting van de thuiswerkplek en worden jouw eventuele knelpunten geïdentificeerd.

  • Hoe stel ik mijn Be Proud bureaustoel optimaal in voor de juiste zithouding?

    Zie video: Instellen van de bureaustoel.

  • Ik heb al wat gekocht voor mijn thuiswerkplek. Mag ik dit declareren?

    Wanneer je met goedkeuring van je leidinggevende een aanschaf hebt gedaan voor het inrichten van je thuiswerkplek en de aanschaf vond plaats voor 3 september 2020 dan kun je deze, in overleg met je leidinggevende, declareren. Het College van Bestuur heeft een besluit genomen op 3 september j.l. waarin is benadrukt dat producten voor het inrichten van de thuiswerkplek vanaf deze datum alleen via de reguliere inkoopprocedures kunnen worden aangeschaft en dat eigen aanschaffen dus niet worden vergoed.

    Gedeclareerde middelen voor het inrichten van de thuiswerkplek zijn, bij definitie, gefinancierd door de Universiteit Twente. Zodoende zijn en blijven deze middelen eigendom van de Universiteit Twente. Bij einde dienstverband moeten deze middelen weer ingeleverd worden bij de Universiteit Twente.

  • Waar kan ik mijn producten ophalen?

    De middelen worden door de leverancier afgeleverdbij de Universiteit Twente en beveiligd opgeslagen. Je ontvangt bericht waar en wanneer je de benodigdheden kunt afhalen. 

  • Zijn door mij gedeclareerde spullen voor mijn thuiswerkplek mijn eigendom?

    Gedeclareerde middelen voor het inrichten vande thuiswerkplek zijn, bij definitie, gefinancierd door de Universiteit Twente.Zodoende zijn en blijven deze middelen eigendom van de Universiteit Twente. Bijeinde dienstverband moeten deze middelen weer ingeleverd worden aan deUniversiteit Twente. De Universiteit Twente heeft een e-waste verordening waarmeemedewerkers overtollige persoonlijk elektronisch apparatuur zoals smartphonesen pc’s kunnen overnemen. In overleg met je leidinggevende, kun je hiertoe een verzoek indienen via de LISA self service  portaal (menu: eWaste).

  • Ik heb al spullen voor het inrichten van mijn thuiswerkplek opgehaald van de UT, zoals bijvoorbeeld mijn stoel of beeldscherm uit mijn kantoor. Moet ik deze spullen terug brengen naar de universiteit als ik nieuwe middelen bestel?

    Je kunt het beste contact opnemen met jouw leidinggevende om hier samen afspraken over te maken en te bespreken welke route jouw faculteit of dienst hierop wenst te volgen.

  • Kan ik ook andere middelen bestellen voor mijn thuiswerkplek buiten het standaard aanbod voor de thuiswerkplek inrichting?

    Indien er bijzondere omstandigheden zijn, waarbij de standaard middelen geen of onvoldoende compensatie geven, kan jouw leidinggevende de VGM-coördinator van de eigen eenheid inschakelen om te kijken of er maatwerk mogelijk en nodig is. De VGM-coördinator zal je leidinggevende na onderzoek een advies geven.

  • Ik heb moeite om het computerscherm te lezen, wat kan ik doen?

    Op de webpagina repetitivestrain injury is informatie te vinden over de procedure beeldschermbril. Hierwordt uitgelegd hoe je de procedure in gang kunt zetten. De kosten wordengedragen door je eigen afdeling. In bijzondere gevallen waarin debeeldschermbril niet of onvoldoende helpt, kan jouw leidinggevende de hulpinroepen van de VGM-coördinator om te kijken of maatwerk nodig en mogelijk is.De VGM-coördinator zal dit onderzoeken en jouw leidinggevende een adviesgeven over wat nodig is.

  • Ik heb problemen met mijn gehoor, wat kan ik doen?

    Als er bijzondere omstandigheden zijn, waarin de standaard middelen niet of onvoldoendevoldoen, neem dan contact op met jouw leidinggevende. Hij kan advies vragen vande VGM-cördinator. De VGM-coördinator zal dit onderzoeken en jouwleidinggevende een advies geven over wat nodig is in jouw situatie.

  • In de bestelportaal zie ik ook andere faciliteiten, mag ik die ook bestellen?

    De materialen voor het goed inrichten van je thuiswerkplek die horen bij hetbasispakket zijn te herkennen aan het label ‘THUISWERKPLEK’. Het bestellen van andere materialen is niet toegestaan.

  • Wat moet ik doen als mijn leidinggevende mijn bestelde faciliteiten uit het basispakket niet goedkeurt?

     Als je materialen hebt besteld met het label ‘THUISWERKPLEK’ dan is hetbelangrijk bij je leidinggevende na te vragen waarom er geen goedkeuring wordtgegeven. Mocht er aanvullend advies nodig zijn, neem dan contact op met je VGM coördinator.

FAQ voor leidinggevenden

  • Mijn medewerker wenst een zit/sta bureau aan te schaffen via de Universiteit Twente maar dit is geen onderdeel van het standaard aanbod voor de thuiswerkplek inrichting. Wat is hierop de te volgen procedure?

    Indien er bijzondere omstandigheden zijn, waarbij de standaard middelen geen of onvoldoende compensatie geven, kan je de VGM-coördinator van je eigen eenheid inschakelen om te kijken of er maatwerk mogelijk en nodig is. De VGM-coördinator zal jou na onderzoek een advies geven.

  • Hoe gaat de verdere financiële afhandeling van de bestelde faciliteiten die vallen onder het basispakket (Thuiswerkplek)?

    Nadat een medewerker via de LISA Self-service Portal de benodigde artikelen heeft besteld voor het inrichten van de thuiswerkplek, wordt de bestelling digitaal ter goedkeuring voorgelegd aan de gemandateerde. Dit is in het algemeen de manager en/of directeur van de betreffende medewerker. Dit proces verloopt op dezelfde wijze waarop hardware en software bij de Self-service Portal besteld kan worden. Nadat je de bestelling van de medewerker hebt goedgekeurd, wordt de bestelling verwerkt en financieel afgehandeld.

    De financiële afhandeling bestaat uit de doorbelasting van de kosten van de bestelde artikelen voor de inrichting van de thuiswerkplek op de kostenplaats van de betreffende medewerker. Deze kosten worden geboekt op grootboekrekening: 2321 Aanschaf inventaris/apparatuur van de betreffende kostenplaats. Doordat de bestellingen via de Self-service portal verlopen, kan door Finance op kostenplaatsniveau herleid worden welke kosten er voor het inrichten van de thuiswerkplekken zijn gemaakt.

  • Hoe kan ik op afstand mijn team ondersteunen in het gezond blijven en een te hoge werkdruk voorkomen naast het faciliteren in een gezonde werkplek?

    Als leidinggevende heb je een essentiële rol in de omgeving waarin jouw medewerkers hun werk op een gezonde en veilige manier uitvoeren. Op de HR pagina vind je verschillende onderwerpen en mogelijkheden om je medewerkers gezond te houden en het herkennen en voorkomen van een te hoge werkdruk.

Gerelateerde links 

Contact

Voor vragen kun je contact opnemen met HR Services, tel 053 489 8011.

Voor ideeën, opmerkingen of aanpassingen aan deze pagina, graag mailen naar webteam-hr@utwente.nl.

My favorites

About my favorites
Add your favorite apps to your bookmarks by using the favorite button

Please wait a moment...