Service Portal

SINds het begin van de CORONAPANDEMie, zijn we allemaal thuis gaan werken. Deze pagina helpt je bij het inrichten van een gezonde en duurzame thuiswerkplek.

Een gezonde werkplek

Als Universiteit Twente vinden we het belangrijk dat jij ook thuis een veilige en gezonde werkplek hebt om zo duurzaam mogelijk thuis te kunnen werken. Hiervoor is het belangrijk dat thuiswerken en jouw thuiswerkplek aan een aantal voorwaarden voldoet:

  • zorg voor goede ventilatie en een aangename temperatuur;
  • zorg voor regelmatige onderbrekingen en kom ook in beweging;
  • een goede werkhouding en instelling van de werkplek; 
  • een goed ingerichte werkplek.

Kijk goed naar je huidige werkplek en werkhouding (doe de KANS test) en beoordeel welke benodigdheden je nog nodig hebt om jezelf een gezonde werkplek te bieden. Om je hierin zo goed mogelijk te faciliteren is een basispakket aan thuiswerkplek voorzieningen samengesteld die je via selfservice.utwente.nl kunt bestellen. Je hebt de keuze uit een aantal faciliteiten die op de bestelportal te herkennen zijn aan het label ‘THUISWERKPLEK’. Alle vetgedrukte attributen kunnen besteld worden als onderdeel van de thuiswerkplekinrichting.

  • Zorg dat je goed zit en gebruik zo nodig een instelbare bureaustoel;
  • indien mogelijk, stel de hoogte van het werkblad in of gebruik een voetenbankje indien het werkblad 3 cm of meer te hoog is en verhoog dan evenredig de zitting van de stoel;
  • beeldscherm op armlengte afstand en de bovenkant scherm net onder ooghoogte plaatsen. Gebruik daarvoor een monitor of een laptophouder;
  • gebruik een los toetsenbord en muis;
  • gebruik indien nodig een headset bij video-vergaderen, bijvoorbeeld bij veel omgevingsgeluiden of bij ontbreken/onvoldoende kwaliteit van microfoon en/of speakers;
  • als je online onderwijs geeft kun je een aparte microfoon en goede camera bestellen.

Goed om te weten, dat de materialen te allen tijde eigendom blijven van de UT en je deze in bruikleen hebt voor de periode dat je voor de UT werkzaam bent. Heb je aanvullende faciliteiten nodig, neem dan contact op je leidinggevende of voor aanvullend advies met de VGM-coördinator.

Hoe te bestellen

Als je voor jezelf hebt beoordeeld welke faciliteiten je nodig hebt, kun je deze bestellen via selfservice.utwente.nl op het OFI-nummer van je afdeling. De faciliteiten die je mag bestellen uit het basispakket thuiswerken zijn te herkennen aan het vignet ‘THUISWERKPLEK’. Per onderdeel kan het zijn dat levertijd varieert, daarom staat per faciliteit benoemd met welke levertijd je rekening moet houden.

Na het bestellen gaat deze voor goedkeuring naar je leidinggevende en ontvang je bericht waar en wanneer je de materialen bij de UT kunt ophalen. Tijdens de huidige lockdown kan het bestelde meubilair, met afhaalbericht, elke donderdag opgehaald worden bij de Faculty Club tussen 10.00 en 15.00 uur.

Bestel zelf je thuiswerkplek benodigdheden

Open Selfservice Portal

Gebruik de LISA Selfservice Portal om producten voor je thuiswerkplek te bestellen: stoel, monitor, muis, toetsenbord, headset, etc.

ICT werkplekondersteuning

  • LISA biedt ICT werkplek ondersteuning voor het zo goed mogelijk digitaal inrichten van je thuiswerkplek. 
  • Microsoft 365 is een Cloud dienst die bestaat uit verschillende applicaties zoals Word, Excel en PowerPoint die zowel in de Cloud als op je eigen apparaat gebruikt kan worden. 
  • Teams is de opvolger van Skype for Business. Je kunt Teams gebruiken om je collega's uit te nodigen om te chatten, te vergaderen, te bellen en samen te werken. Dit kan allemaal op één plek, waar je ook bent. LISA heeft alle informatie over Teams voor je op een rij gezet.

FAQ voor medewerkers

  • Hoe weet ik of ik goed zit?

    Door middel van een KANS test (Klachten aan Armen, Nek en Schouders) kun je zelf inzien of je werkplek goed is ingesteld. Met het doorlopen van deze test wordt je geïnformeerd over een gezonde inrichting van de thuiswerkplek en worden jouw eventuele knelpunten geïdentificeerd.

  • Beeldschermbril

    Met het stijgen van de leeftijd vermindert het functioneren van de ooglens zodat het steeds moeilijker wordt om op korte afstand details scherp te zien. Na verloop van tijd komt er een moment waarop een leesbril noodzakelijk is om goed te kunnen lezen. Dit probleem ontstaat zo rond het 40e levensjaar. Enige tijd na het in gebruik nemen van de eerste leesbril ontstaat veelal de behoefte aan een aparte brilsterkte voor het werken met een beeldscherm: de beeldschermbril. Dit komt doordat de reguliere leesafstand afwijkt van de leesafstand achter een beeldscherm. Het beeldscherm staat, afhankelijk van de afmetingen, normaliter op meer dan 50 cm afstand terwijl een normale leesbril slechts geschikt is voor een leesafstand van 30 tot 35 cm. 

    Voor meer info zie: RSI /Kans en beeldschermwerk  

  • Hoe stel ik mijn Be Proud bureaustoel optimaal in voor de juiste zithouding?

    Zie video: Instellen van de bureaustoel.

  • Ik heb al wat gekocht voor mijn thuiswerkplek. Mag ik dit declareren?

    Wanneer je met goedkeuring van je leidinggevende een aanschaf hebt gedaan voor het inrichten van je thuiswerkplek en de aanschaf vond plaats voor 3 september 2020 dan kun je deze, in overleg met je leidinggevende, declareren. Het College van Bestuur heeft een besluit genomen op 3 september j.l. waarin is benadrukt dat producten voor het inrichten van de thuiswerkplek vanaf deze datum alleen via de reguliere inkoopprocedures kunnen worden aangeschaft en dat eigen aanschaffen dus niet worden vergoed.

    Gedeclareerde middelen voor het inrichten van de thuiswerkplek zijn, bij definitie, gefinancierd door de Universiteit Twente. Zodoende zijn en blijven deze middelen eigendom van de Universiteit Twente. Bij einde dienstverband moeten deze middelen weer ingeleverd worden bij de Universiteit Twente.

  • Waar kan ik mijn producten ophalen?

    De middelen worden door de leverancier afgeleverdbij de Universiteit Twente en beveiligd opgeslagen. Je ontvangt bericht waar en wanneer je de benodigdheden kunt afhalen. 

  • Hoe lang is de levertijd van de te bestellen middelen?

    Door de grote (wereldwijde) toename in vraag voor thuiswerkplek voorzieningen is er een langere levertijd dan gewoonlijk. Gezien deze oploop in levertijden heeft de Universiteit Twente bij voorbaat al een bestelling geplaatst om medewerkers te kunnen voorzien. De bureaustoelen zullen in week 50 bij de UT geleverd worden. Voor andere middelen zit in het algemeen een levertijd van 2-4 weken.

  • Zijn door mij gedeclareerde spullen voor mijn thuiswerkplek mijn eigendom?

    Gedeclareerde middelen voor het inrichten vande thuiswerkplek zijn, bij definitie, gefinancierd door de Universiteit Twente.Zodoende zijn en blijven deze middelen eigendom van de Universiteit Twente. Bijeinde dienstverband moeten deze middelen weer ingeleverd worden aan deUniversiteit Twente. De Universiteit Twente heeft een e-waste verordening waarmeemedewerkers overtollige persoonlijk elektronisch apparatuur zoals smartphonesen pc’s kunnen overnemen. In overleg met je leidinggevende, kun je hiertoe een verzoek indienen via de LISA self service  portaal (menu: eWaste).

  • Ik heb al spullen voor het inrichten van mijn thuiswerkplek opgehaald van de UT, zoals bijvoorbeeld mijn stoel of beeldscherm uit mijn kantoor. Moet ik deze spullen terug brengen naar de universiteit als ik nieuwe middelen bestel?

    Je kunt het beste contact opnemen met jouw leidinggevende om hier samen afspraken over te maken en te bespreken welke route jouw faculteit of dienst hierop wenst te volgen.

  • Kan ik ook andere middelen bestellen voor mijn thuiswerkplek buiten het standaard aanbod voor de thuiswerkplek inrichting?

    Indien er bijzondere omstandigheden zijn, waarbij de standaard middelen geen of onvoldoende compensatie geven, kan jouw leidinggevende de VGM-coördinator van de eigen eenheid inschakelen om te kijken of er maatwerk mogelijk en nodig is. De VGM-coördinator zal je leidinggevende na onderzoek een advies geven.

  • Ik heb moeite om het computerscherm te lezen, wat kan ik doen?

    Op de webpagina repetitivestrain injury is informatie te vinden over de procedure beeldschermbril. Hierwordt uitgelegd hoe je de procedure in gang kunt zetten. De kosten wordengedragen door je eigen afdeling. In bijzondere gevallen waarin debeeldschermbril niet of onvoldoende helpt, kan jouw leidinggevende de hulpinroepen van de VGM-coördinator om te kijken of maatwerk nodig en mogelijk is.De VGM-coördinator zal dit onderzoeken en jouw leidinggevende een adviesgeven over wat nodig is.

  • Ik heb problemen met mijn gehoor, wat kan ik doen?

    Als er bijzondere omstandigheden zijn, waarin de standaard middelen niet of onvoldoendevoldoen, neem dan contact op met jouw leidinggevende. Hij kan advies vragen vande VGM-cördinator. De VGM-coördinator zal dit onderzoeken en jouwleidinggevende een advies geven over wat nodig is in jouw situatie.

  • In de bestelportaal zie ik ook andere faciliteiten, mag ik die ook bestellen?

     De materialen voor het goed inrichten van je thuiswerkplek die horen bij hetbasispakket zijn te herkennen aan het label ‘THUISWERKPLEK’. Het bestellen vanandere materialen is niet toegestaan.

  • Wat moet ik doen als mijn leidinggevende mijn bestelde faciliteiten uit het basispakket niet goedkeurt?

     Als je materialen hebt besteld met het label ‘THUISWERKPLEK’ dan is hetbelangrijk bij je leidinggevende na te vragen waarom er geen goedkeuring wordtgegeven. Mocht er aanvullend advies nodig zijn, neem dan contact op met je VGM coördinator.

FAQ voor leidinggevenden

  • Mijn medewerker wenst een zit/sta bureau aan te schaffen via de Universiteit Twente maar dit is geen onderdeel van het standaard aanbod voor de thuiswerkplek inrichting. Wat is hierop de te volgen procedure?

    Indien er bijzondere omstandigheden zijn, waarbij de standaard middelen geen of onvoldoende compensatie geven, kan je de VGM-coördinator van je eigen eenheid inschakelen om te kijken of er maatwerk mogelijk en nodig is. De VGM-coördinator zal jou na onderzoek een advies geven.

  • Hoe gaat de verdere financiële afhandeling van de bestelde faciliteiten die vallen onder het basispakket (Thuiswerkplek)?

    Nadat een medewerker via de LISA Self-service Portal de benodigde artikelen heeft besteld voor het inrichten van de thuiswerkplek, wordt de bestelling digitaal ter goedkeuring voorgelegd aan de gemandateerde. Dit is in het algemeen de manager en/of directeur van de betreffende medewerker. Dit proces verloopt op dezelfde wijze waarop hardware en software bij de Self-service Portal besteld kan worden. Nadat je de bestelling van de medewerker hebt goedgekeurd, wordt de bestelling verwerkt en financieel afgehandeld.

    De financiële afhandeling bestaat uit de doorbelasting van de kosten van de bestelde artikelen voor de inrichting van de thuiswerkplek op de kostenplaats van de betreffende medewerker. Deze kosten worden geboekt op grootboekrekening: 2321 Aanschaf inventaris/apparatuur van de betreffende kostenplaats. Doordat de bestellingen via de Self-service portal verlopen, kan door Finance op kostenplaatsniveau herleid worden welke kosten er voor het inrichten van de thuiswerkplekken zijn gemaakt.

  • Hoe kan ik op afstand mijn team ondersteunen in het gezond blijven en een te hoge werkdruk voorkomen naast het faciliteren in een gezonde werkplek?

    Als leidinggevende heb je een essentiële rol in de omgeving waarin jouw medewerkers hun werk op een gezonde en veilige manier uitvoeren. Op de HR pagina vind je verschillende onderwerpen en mogelijkheden om je medewerkers gezond te houden en het herkennen en voorkomen van een te hoge werkdruk.

RELATED LINKS

My bookmarks

Manage

Please wait a moment...