Service Portal

HYBRIDE WERKEN, EEN COMBINATIE VAN FYSIEK EN DIGITAAL SAMENWERKEN WORDT ONZE MANIER VAN WERKEN AAN DE UT.

Op deze pagina vind je concrete handvaten, relevante workshops, tips & tricks om hybride werken in de praktijk te brengen.

Let op!

De onderstaande uitgangspunten voor hybride werken staan los van de  Covid-19 noodmaatregelen. Waar van toepassing zijn de noodmaatregelen leidend. Klik hier voor een overzicht van actuele corona-informatie met betrekking tot werken op de UT.

UT'S HYBRIDE WERKEN UITGANGSPUNTEN

Je functie, team, faculteit of dienst heeft invloed op de manier waarop jij hybride gaat werken. Er is daarom geen one size fits all aanpak. Hybride werken vraagt om maatwerk en passende afspraken tussen jou, je team en je leidinggevende. Voor de UT zijn er acht basis principes voor Hybride werken geformuleerd. Bedoeld om jou richting én de vrijheid te geven om de komende tijd te experimenteren in het vinden van een toekomstbestendige manier van werken die past bij jou, je team, het werk en jouw welzijn.

  • Werken op de campus is de basis
  • Regelmatig bijeenkomen op de campus is essentieel voor welzijn en gemeenschapsvorming
  • Thuiswerken is een optie, geen verplichting
  • Hoewel we individuele voorkeuren erkennen, richten we ons op de behoeften van het team en de organisatie
  • Aandacht voor het welzijn van onze studenten en collega's vormt de kern van hoe we samenwerken
  • Teams krijgen maximale vrijheid bij het organiseren van hybride werken, daar komt verantwoordelijkheid bij kijken
  • We investeren in werkplekken zowel op de campus als thuis
  • Wij zorgen voor privacy en veiligheid op de werkplek, zowel op de campus als thuis en online
  • Achtergrond informatie

    Deze 8 principes zijn opgesteld om ons richting te geven op een aantal belangrijke thema's. Desalniettemin moet de combinatie van het individuele perspectief en wat het team nodig heeft om de organisatiedoelen te bereiken de leidende factor blijven. Dit is in lijn met de uitgangspunten in het rapport van SoFoKleS ('Hybride werken in het WO'), dat tevens de basis vormt voor de principes van hybride werken in de onderhandelingsregeling voor de CAO Nederlandse Universiteiten (gepubliceerd 29 juni 2021).

    Vanwege het belang van zowel het individuele perspectief als de teambehoeften, hebben we geen concrete antwoorden of een vast raamwerk dat de hybride manier van werken van de UT definieert. Het is aan jou en je leidinggevende om de manier van werken in de teams verder te verkennen en in te richten, rekening houdend met zowel de ruimtelijke als digitale mogelijkheden.

  • LET OP bij thuiswerken over de grens

    Wanneer een medewerker in het buitenland woont en vanuit huis werkt kan dat gevolgen hebben voor de fiscale en sociale zekerheidssituatie. Indien iemand structureel 25% of meer vanuit huis werkt betekent dit dat diegene in het woonland sociaal verzekerd is. Dit heeft gevolgen voor de zorgverzekering, AOW opbouw, kinderbijslag, arbeidsongeschiktheidsverzekering etc. Tevens is de universiteit in deze situatie verplicht om de sociale zekerheidspremies af te dragen in het woonland van de medewerker.

    Omdat dit ongewenste situaties kan opleveren gaat de UT in navolging van het cao-akkoord aparte afspraken maken voor medewerkers die thuiswerken over de grens. Dit kan bijvoorbeeld gaan inhouden dat een fulltimer die in Duitsland woont maximaal één dag per week thuis kan werken, om zo een sociale zekerheidsswitch te voorkomen.

    Deze afspraken moeten voor 1 januari 2022 gereed zijn. Tot 1 januari 2022 gelden er nog uitzonderingen vanwege de corona-situatie.

    Corona-uitzondering

    Medewerkers die normaalgesproken (zoals in de situatie van voor-corona) in Nederland werken (Campus, ITC gebouw), maar vanwege de corona-crisis (deels) thuis werken, blijven in Nederland sociaal verzekerd. Ook fiscaal wijzigt er nog niets. De verwachting is dat deze tijdelijke maatregelen per 1 januari 2022 aflopen.

    Meer informatie

    Zodra er meer duidelijkheid is, zullen de medewerkers die woonachtig zijn in het buitenland, worden geïnformeerd. Heb je als (leidinggevende van een) grenswerker vragen, stel ze aan de HR-afdeling van je eenheid of mail naar salaris-hr@utwente.nl.


“In 2030 blijven onze fysieke locaties niet beperkt tot onze campus in Twente: we zijn aanwezig op meerdere strategische locaties. Dit worden allemaal centra van innovatie, sociale uitwisseling en netwerken, die een veilige en open omgeving bieden aan degenen die er studeren, werken, verzamelen en wonen.”
SHAPING 2030. UT Missie, Visie & Strategie UT Missie


TIPS & TRICKS 

Naast het geven van achtergrondinformatie en de uitgangspunten voor Hybride werken op de UT, proberen we je ook te ondersteunen met praktische tips en trucs. De tips en tricks worden in de loop van de tijd uitgebreid en zijn voor iedereen bedoeld, toepasbaar in allerlei verschillende situaties; het aansturen van een projectgroep, een werkoverleg met een of meerdere collega's, deelnemen aan een werk- en/of onderzoeksgroep tot aan de koffiepauze.

  • Gesprek aangaan met mijn team

    Nu de wereld langzaam weer opengaat en mensen weer naar kantoor komen, is het essentieel om te onderzoeken hoe je hybride werken kunt organiseren. De gesprekskaart van Goodhabitz kan helpen om dit gesprek op individueel en teamniveau op gang te brengen, en je vind er ook enkele trainingen die hybride werken tot een succes kunnen maken zoals zelfkennis, teamkennis, betrokkenheid en werkplezier.

    Als je naast de gesprekskaart meer ondersteuning nodig hebt, bijvoorbeeld op het gebied van begeleiding en persoonlijke ontwikkeling, neem dan contact op met het Career Development Centre.

  • Tips voor leidinggevenden en teams
    • Hybride werken binnen je team te bespreken

      DIALOOG STARTERS

      BEN JIJ AL IN GESPREK MET JE TEAM?

      Nu de wereld langzaam weer opengaat en mensen weer naar kantoor komen, is het essentieel om te onderzoeken hoe je hybride werken kunt organiseren. De 'gesprekskaart' van Goodhabitz kan helpen om dit gesprek op individueel en teamniveau op gang te brengen en verwijst ook naar enkele trainingen die hybride werken tot een succes kunnen maken zoals zelfkennisteamkennisbetrokkenheid en werkplezier.

      Als je naast de praatkaart meer ondersteuning nodig hebt, bijvoorbeeld op het gebied van begeleiding en persoonlijke ontwikkeling, bezoek dan de site van het Career Development Centre (CDC).

    • Begrijpen van verschillende persoonlijkheden en 'reboarding'

      Ontmoet je team: volgens Goodhabitz zijn er 3 soorten persona's bij reboarding. Deze verschillende soorten persona's vragen om verschillende soorten interacties van hun team, hun manager en hun organisatie. De optimist, de positivist en de criticus hebben allemaal hun eigen redenen en drijfveren om terug naar kantoor te gaan of om vanaf een andere locatie te werken. Het belangrijkste is dat ze zich alle drie gehoord, begrepen en geholpen voelen bij hybride werken.

    • Werk en privé in balans te houden

      De Futurelearn-cursus ''work life balance and the impact of remote working' (Engelstalig) onderzoekt de toekomst van werk en evalueert hoe technologie individuen in staat stelt flexibeler te werken, maar tegelijkertijd minder tijd riskeert om uit te schakelen en te herstellen van het werk. Deze cursus kan je helpen om de balans tussen werk en privé te verbeteren.

      Daarnaast geeft de pagina medewerkerswelzijn een overzicht van verschillende initiatieven om je welzijn te bevorderen. Bezoek de site om meer te weten te komen over de dingen die je kunt doen, of met wie je contact kunt opnemen voor advies over het verbeteren van je (lichamelijke en mentale) welzijn.

    • Online teamwerk

      Hoe maak je online werken efficiënt? Hoe creëer je teamspirit? De cursus Goodhabitz Online Teamwork helpt je met inzichten, tips en tools.

    • Relevante trainingen

      Relevante trainingen vind je in de box hieronder met de het kopje 'Ontwikkelingsaanbod'.

    • Inrichten van een gezonde thuiswerkplek

      Als UT vinden we het belangrijk dat jij thuis een veilige en gezonde werkplek hebt, waardoor je op een duurzame manier thuis kunt werken. Om dit te bereiken is het van belang dat je thuiskantoor en de manier waarop je vanuit huis werkt aan een aantal eisen voldoet. Deze eisen, en informatie over het controleren en inrichten van een gezonde en duurzame (thuis)kantoor werkplek zijn te vinden op de webpagina 'thuiswerkplek'

    • Hybride vergaderen

      Veel collega's hebben al ervaring met verschillende manieren van (hybride) vergaderen. Zo kregen wij onderstaande 'best pratice' doorgestuurd

      Hybride vergaderen doe je zo 

      1. Alle deelnemers (fysiek en digitaal) doen digitaal mee via Teams.
      2. Alle deelnemers, behalve de fysieke host, zetten microfoon en luidspreker uit.
      3. De fysieke host gebruikt een centrale combi van microfoon/luidspreker (speakerphone, zoals Jabra).

      Effect

      • Een hoge gelijkwaardigheid van deelname 
      • Digitaal aanwezigen kunnen iedereen goed zien
      • Digitaal aanwezigen worden zichtbaar voor iedereen aangesproken door fysiek aanwezigen

      Voordeel

      Eenvoudig en goedkoop (je hebt geen groot scherm, geavanceerde camera en/of luidspreker nodig).

      Heb jij ook een hybride vergader manier die voor jou en je team goed werkt? Deel het met ons! 


Suggestion box!

DEEL JE IDEEËN

Op deze pagina vind je praktische tips en tricks om hybride werken in de praktijk te brengen. Heb jij nog ideen, beschikbare tools of tips voor collega's? Graag horen we jouw suggesties voor verbetering, je behoeften, ervaringen en succesverhalen!


ONTWIKKELINGSAANBOD

Naast de specifieke tips & tricks die je hierboven aantreft, brengt hybride werken voor de ene medewerker meer veranderingen met zich mee dan voor de andere. Ook het aanpassen aan deze nieuwe manier van werken en denken zal voor de ene collega meer inspanning vergen dan voor de andere. Kijk daarom ook eens naar de verschillende ontwikkelmogelijkheden die de UT standaard biedt die mogelijk aansluiten bij jouw persoonlijke (leer)behoefte.

Als je meer of andere ondersteuning nodig hebt; laat dit aan je leidinggevende weten.


Veel gestelde vragen

We begrijpen dat iedereen vragen heeft over hybride werken. Hieronder zetten we de vragen die we veel horen op een rij met het antwoord. 



  • FAQ voor medewerkers
    • Hoe bepaal ik wat een goede balans is tussen thuiswerken en op de campus?

      Hier is geen vaste formule voor. Probeer het de komende periode eerst uit, op basis van wat jouw faculteit/dienst aangeeft en wat je zelf denkt dat goed zou kunnen werken, en ervaar wat een goede balans is voor jou en je team.

    • Ik werk al een tijdje online, maar ik merk dat mijn manier van presenteren/lesgeven etc. nog niet altijd goed is aangepast. Waar kan ik hiervoor tips vinden?

      Je kunt altijd Future Learn en Goodhabitz bezoeken voor relevante trainingen, en kijk daarnaast ook in de UT coursefinder voor ontwikkelaanbod. We werken eraan om onze programma's uit te breiden met digitale en online vaardigheden om ervoor te zorgen dat je klaar bent voor een hybride manier van werken.

      Bezoek de pagina 'shaping hybrid education' voor advies en toolboxen op hybride onderwijs en toetsen. Zie ook de paginas van TELT en CELT voor ondersteuning op het aanpassen van onderwijs. 

    • Ik heb een baan waarbij ik vijf dagen per week op de campus moet zijn voor mijn onderzoek. Is dit nog mogelijk?

      Er is geen vaste verhouding thuiswerken/op de campus. Als je de hele week op de campus moet zijn, kan dat. Het is wel belangrijk om dit met je leidinggevende te bespreken.

    • Terwijl ik volledig thuis werkte, is er met materialen van de campus voor gezorgd dat ik een goed thuiskantoor heb. Wie zorgt ervoor dat mijn werkplek op de campus weer goed is ingericht?

      Om er zeker van te zijn dat je op beide werkplekken over de juiste faciliteiten beschikt, kun je het beste contact opnemen met je begeleider om te bespreken welke weg je in je faculteit/afdeling inslaat.

    • Kan ik nog voorzieningen bestellen voor mijn thuiskantoor?

      Ja, je kunt via utwente.nl/homeoffice altijd beoordelen of je werkplek goed is ingericht en je kunt eventuele extra voorzieningen bestellen via het LISA selfservice portaal.

    • Wat kan ik doen bij een conflict of als iemand niet hybride wil werken?

      Als je hulp nodig hebt bij het oplossen van een probleem binnen je team, neem dan contact op met jouw HR-adviseur.

  • FAQ voor leidinggevenden
    • Wat is er mogelijk en wat is de procedure bij het inrichten van een (thuis)kantoorwerkplek?

      Voor informatie over het inrichten van een (thuis)kantoorwerkplek kunt u terecht op de daarvoor ingerichte site utwente.nl/homeoffice

    • Hoe kan ik mijn team ondersteunen om gezond te blijven en hoge werkdruk te vermijden, naast ze te helpen bij het opzetten van een gezonde werkplek?

      Als leidinggevende heb je een sleutelrol in het creëren van een omgeving waarin je medewerkers hun werk op een gezonde en veilige manier kunnen uitvoeren. Op de HR website vindt je op eenvoudige wijze diverse onderwerpen over en mogelijkheden om uw medewerkers gezond te houden en hoge werkdruk te herkennen.

Staat je vraag er niet tussen? Neem contact op...

Hybride werken is iets wat we samen doen. Heb je nog een vraag die je niet bij veelgestelde vragen treft, dan vindt je hieronder de contactgegevens van collega's bij wie je ook met je specifieke vraag terecht kunt. 

  • Vragen over lesgeven (educatieve ondersteuning) - TELT

    The department of Technology Enhanced Learning and Teaching (TELT) helpt en adviseert docenten bij de toepassing van ICT in onderwijs. Je kunt contact opnemen met TELT via het e-mail adress telt@utwente.nl

    Als je vragen hebt of hulp nodig hebt bij het opzetten van je programma, neem dan contact op met CELT. Stel je vraag of maak een afspraak met een van de adviseurs via celt-ces@utwente.nl. Of maak een afspraak met de adviseurs via het secretariaat: 053 489 5703.

  • Vragen over ICT (hardware en software) - LISA
    • LISA biedt enige ondersteuning bij het opzetten van een thuiskantoor.
    • Microsoft Office 365 is beschikbaar voor UT-medewerkers en studenten. Microsoft Office 365 is een Cloud service die bestaat uit verschillende applicaties zoals Word, Excel en PowerPoint die zowel in de Cloud als op je eigen device te gebruiken zijn.
    • Teams is de opvolger van Skype voor Bedrijven. Je kunt Teams gebruiken om je collega's uit te nodigen om te chatten, vergaderen, bellen en samen te werken. Dit kan allemaal op één plek, waar je ook bent. LISA heeft alle informatie over Teams voor je op een rijtje gezet.
    SERVICEDESK ICT (CAMPUS LOCATION)
    SERVICEDESK ICT (CAMPUS LOCATION)

    Phone: Mon-Fri 08.00 – 17.30

    Post address: University of Twente, 
    T.a.v. Servicedesk ICT, 
    Postbus 217, 
    7500 AE Enschede

  • Vragen over (inrichting) gebouwen of ruimtes - CFM
    C. Hilgeholt (Chantal)
    C. Hilgeholt (Chantal)
    Manager Facility Services

    Facility affairs and building management (including manager of the team leaders in the buildings)

    ing. R. Klumpert (Ray)
    ing. R. Klumpert (Ray)
    Ondersteunend en beheerspersoneel

    Real estate and maintenance manager for 'physical' matters of buildings. Think of issues such as maintenance, ventilation, installations, etc.

    H.J.M. Holtkamp (Henri)
    H.J.M. Holtkamp (Henri)
    Veiligheid, Gezondheid en Milieu coördinator

    Safety and health coordination

  • Voor vragen over een gezonde thuiswerkplek inrichting - VGM


    E.E. Dorée - Hobbelink (Elise)
    E.E. Dorée - Hobbelink (Elise)
    Ondersteunend en beheerspersoneel
    H.J.M. Holtkamp (Henri)
    H.J.M. Holtkamp (Henri)
    Veiligheid, Gezondheid en Milieu coördinator
  • HR-gerelateerde vragen - je HR-afdeling

    Wij gebruiken de rubriek 'vraag HR' op myhr.utwente.nl om al uw vragen te beantwoorden. Je aanvraag wordt automatisch ingediend bij een HR-contactpersoon van jouw faculteit/dienst. Zij zijn je eerste aanspreekpunt. Voor meer specifieke vragen kan je verwezen worden naar een HR-medewerker op centraal niveau.

    Neem contact op met HR en stel hier je vraag of verzoek.

  • Weet je niet zeker onder welke categorie uw vraag valt?

    OPTIE 1
    Heb je een vraag maar weet je niet met wie je contact moet opnemen, stuur dan een mail naar: info-hr@utwente.nl

    OPTIE 2
    Heb je een vraag maar weet je niet met wie je contact moet opnemen, stuur dan een mail naar: i.m.felius@utwente.nl

    OPTIE 3 
    Neem contact op met HR en stel je vraag of verzoek via Ask HR.


Gerelateerde LINKS

Bij hybride werken komen verschillende aspecten kijken; zoals je eigen fysieke en mentale gezondheid in de gaten houden, maar ook dat je thuiskantoor goed is ingericht. Vind hieronder gerelateerde informatie.

My bookmarks

Manage

Please wait a moment...