See Research & Development

Outpatient clinic blueprint design under Covid distancing measures

Optimalisatie van patiëntstromen en afsprakenschema's op de 1,5-meterpolikliniek

Relevantie

Door het anderhalvemeterbeleid in tijden van Covid-19 is wachtruimte een schaarse resource geworden, met alle gevolgen van dien. De beschikbare ruimte in de wachtkamer is nu bepalend voor de capaciteit van de polikliniek, waar pre-Covid-19 de capaciteit in de wachtruimte geen bottleneck was. Door verminderde capaciteit in de wachtruimten door het anderhalvemeterbeleid, kunnen minder afspraken uitgevoerd worden gedurende de dag, wat leidt to herhaalpatiënten die niet binnen de gewenste (medische) termijn teruggezien kunnen worden, en wachtlijsten voor nieuwe patiëten. Het optimaal inrichten van patiëntstromen, al dan niet met behulp van digitale consulten in plaats van fysieke consulten en rekening houdend met de wachtcapaciteit, is nodig om de maximale capaciteit van de poli te realiseren. 

Uitloop van consulten is een bron van ‘wachttijd’ op de poli, maar niet de enige reden voor een volle wachtkamer. Patiënten die voor een consult bloedonderzoek nodig hebben moeten het uur tot de uitslag bekend is overbruggen. Indien zij deze ‘overbruggingstijd’ doorbrengen in de wachtkamer van de poli kan deze hierdoor vol zitten. Overbruggingstijd en wachttijd bepalen de afsprakenschema’s van patiënten voor zowel diagnostiek als poli.

Optimaliseren van patiëntstromen (Integraal Capaciteitsmanagement) is noodzakelijk om electieve zorg op niveau te kunnen realiseren. Dit speelt in alle ziekenhuizen in Nederland. In ons onderzoek laten wij zien dat met het door ons ontwikkelde model, afsprakenschema's gegenereerd worden voor verschillende poliklinieken in Sint Maartenskliniek en UMC Utrecht, waarbij 70-90% van de patiënten fysiek gezien kan blijven worden, en er met slechts een beperkte fractie digitale consulten geen enkele patiënt afgezegd of uitgesteld hoeft te worden, ondanks de beperkingen in wachtkamerruimte (Otten et al., 2021).

Onze aanpak

Ons consortium biedt het model waarmee optimale roostering op de polikliniek kan worden bepaald gegeven beperkte wacht-capaciteit aan als gratis service aan ziekenhuizen en zorginstellingen. Als zorginstelling vul je dit model met eigen informatie over patientaantallen, zorgpaden en capaciteitsgebruik, om autonomie in de bepaling van je zorgbeleid te garanderen.

In het kort bestaat de aanpak uit 4 stappen, waarbij wij stap 3 als service aanbieden en de andere stappen in eigen beheer kunnen worden uitgevoerd. Natuurlijk kunnen wij in overleg ook assisteren bij de overige stappen.

1) data ontsluiting. Drie typen data worden ontsloten: i) de configuratie van de betrokken afdeling(en); ii) afspraakdata uit het ziekenhuis informatie systeem; en iii) eisen aan de planning van deze afspraken en aan de blauwdruk.

2) data analyse. Met de afspraakdata verkregen uit het ziekenhuis informatie systeem worden patiëntaantallen, zorgpaden, en capaciteitsgebruik geanalyseerd, en door te rekenen scenario's opgesteld.

3) blauwdruk design. De uitkomsten van stap 1) en 2) dienen als input voor het model. De uitkomsten van het model zijn geadviseerde blauwdrukken voor de betrokken poliklinieken die in het ziekenhuis informatie systeem kan worden opgenomen als spreekuur-raster.

4) implementatie. De geadviseerde blauwdrukken worden ingeladen in het ziekenhuis informatie systeem. Indien nodig moeten hiervoor een aantal nieuwe afspraakcodes worden geimplementeerd. Na deze implementatie kunnen alle afspraken gepland worden in de nieuwe rasters, binnen de kaders van het anderhalvemeterbeleid.

Consortium

Dit project is een samenwerking van CHOIR, Rhythm BV, Sint Maartenskliniek (afdeling Reumatologie) en UMC Utrecht (afdelingen medische oncologie en hematologie). Financiering is ontvangen van ZONMw, onder projectnummer 10430042010015

Meer informatie

Voor meer informatie over de mogelijkheden voor uw ziekenhuis of zorginstelling, alsmede vragen over (de input voor) het model, kunt u contact opnemen met prof. Richard Boucherie (r.j.boucherie@utwente.nl).

Referenties

Otten, M., Dijkstra, S., Leeftink, G., Kamphorst, B., Olde Meierink, A, Heinen, A., Bijlsma, R., & Boucherie, R.J. (2021) Outpatient clinic scheduling with limited waiting area capacity. In: Journal of the Operational Research Society. Online first. DOI: 10.1080/01605682.2021.1978347

Dijkstra, S., Otten, M., Leeftink, G., Kamphorst, B., & Boucherie, R.J. (2021) Limited waiting areas in outpatient clinics: an intervention to incorporate the effect of bridging times in blueprint schedules. Submitted.


Dit project is gepresenteerd op het CHOIR seminar van 8 januari 2021. De presentatie kunt u hier vinden.