Vanaf september 2025 vervangt de UT haar huidige enquête-tools door Crowdtech. De hele universiteit gaat met deze surveytool werken. Dat is de uitkomst van een recente aanbesteding. Bij BMS streven we er daarom naar om uiterlijk november 2026 geen gebruik meer te maken van onze huidige enquetetool Qualtrics. UT-brede communicatie over de nieuwe enquêtetool volgt spoedig, maar omdat wij als BMS-faculteit veel gebruik maken van dergelijke tools en een eigen Qualtrics-licentie hebben willen we je via dit bericht nu al informeren over de veranderingen, wat die voor jou als onderzoeker betekenen, wat we van jou verwachten en hoe we je ondersteunen.
Wat gaat er precies veranderen, en waarom?
Op de UT zijn verschillende enquête-tools in gebruik, zoals Qualtrics en Evasys. Vanuit onderwijs(evaluaties), onderzoekers (buiten BMS), ondersteunende diensten en studenten is het verzoek gekomen om deze te vervangen. Ook de financiele situatie van de UT speelt mee: we proberen actief om het aantal licentie waarvoor we betalen te verminderen. Daarom is er een aanbesteding gestart. In maart 2025 is de keuze gevallen op Crowdtech als de nieuwe enquete-tool aanbieder voor de hele UT.
Hoe is BMS bij deze keuze betrokken?
Een aantal BMS onderzoekers met veel ervaring in het werken met Qualtrics is in oktober 2024 betrokken geweest om het programma van eisen en wensen zo volledig mogelijk vorm te geven vanuit het perspectief van de toepassing in BMS onderzoek. Vervolgens heeft BMS zich gecommitteerd aan de uitkomst van de aanbesteding, mits deze aan de criteria kan voldoen die wij voor onderzoek hebben opgenomen in het programma van eisen. Crowdtech voldoet aan deze gestelde eisen.
Hoe gaat de overgang in zijn werk?
Op 8 april heeft de kick-off plaatsgevonden van Crowdtech. Nu start de implementatieperiode, met het doel in September 2025 Crowdtech beschikbaar te maken voor de hele UT.
De Qualtrics-licentie van BMS loopt tot november 2026. Gezien de financiële situatie van de UT en het feit dat dit een erg kostbare licentie is streven wij er naar om deze niet te verlengen. De overgang moet dus voor november 2026 zijn afgerond. Dit betekent dat we tijdig moeten starten met de uitfasering van Qualtrics. Tijdens de overgangsperiode moeten BMS onderzoekers optimaal worden ondersteund bij het invoeren van hun survey uit Qualtrics in Crowdtech. Indien we langer de tijd nodig hebben voor de overgangsperiode naar Crowdtech, zullen we met Qualtrics overleggen hoe we dat kunnen vormgeven.
Wat wordt er van jou verwacht?
We moedigen je als BMS-onderzoeker of -student aan je te melden om de functionaliteiten van Crowdtech voor het opzetten van surveys in jouw onderzoekcontext zo snel mogelijk te gaan verkennen en testen. Het tijdig signaleren van eventuele gaps in functionaliteiten tussen Qualtrics en Crowdtech geeft richting aan de doorontwikkeling van de Crowdtech surveytool voor het academische onderzoek.
Hoe wordt je in de overgang ondersteund?
Er is bij Crowdtech ervaring in de overgang van Qualtrics surveys naar Crowdtech, zij bieden specifieke support bij het overzetten. Hoe je je hiervoor aanmeldt kan je lezen op de serviceportal. (Contact survey-support@utwente.nl voor 11 juli om in de eerste ronde van support hulp te zitten)
Ook alvast goed om te benoemen is dat er op 3 juni (12-13u location Langezijds LA 2101-2105) een Crowdtech live-demonstratie wordt georganiseerd inclusief lunch. Aanmelding via de serviceportal.
Daarnaast zijn er ook docenten die studenten instrueren over het juist opzetten van een vragenlijst met behulp van Qualtrics bij het leren van onderzoeksvaardigheden in de opleiding of dataverzameling in de thesis. We zijn in gesprek met e-learning specialisten hoe we onze docenten in de overgang van Qualtrics naar Crowdtech hiermee kunnen ondersteunen.
Wat kan ik als ervaren Qualtrics-gebruiker doen om de overgang beter te laten verlopen?
De stuur-en projectgroep zijn nog op zoek naar een vertegenwoordiger uit het BMS-onderzoek. We zijn dankbaar naar de BMS-onderzoekers die al actief betrokken zijn geweest in de aanloop naar de aanbesteding van Crowdtech, en het faculteitsbestuur vind het belangrijk dat wij ook in de toekomst vertegenwoordigd zijn in deze groepen. Dus ben jij een zeer ervaren Qualtrics gebruiker en wil je helpen de overgang goed te laten verlopen? Meld je dan bij Lyan Kamphuis-Blikman voor deelname aan de Stuurgroep (Strategisch vertegenwoordiger: tijdsbesteding van ongeveer 12 uur tot oktober) of de Projectgroep (Praktisch uitvoering: tijdsbesteding minimaal 2 uur per week).
Van 4-20 juni kun je je aanmelden voor tijdelijke toegang tot de demo-omgeving van Crowdtech. Dus heb je ervaring met het maken van vragenlijsten en wil je kennismaken met Crowdtech en ons je mening geven over het systeem? Meld je dan aan voor tijdelijke toegang tot de demo-omgeving.
Tot slot
We zijn ons ervan bewust dat de overgang van de Qualtrics-licentie naar Crowdtech heel wat voeten in aarde heeft en dat het wellicht met name onderzoekers met langlopende studies in Qualtrics onzeker maakt. Daarom willen we de periode die voor ons ligt gebruiken om goed te onderzoeken wat Crowdtech biedt en hoe we deze overgang zo goed mogelijk kunnen ondersteunen.
Ook willen we jullie er nog attenderen dat we met de TIMM app (BMS Lab) ook een goed alternatief voor interventie, longitudinale, Experience Sampling Method studies en enquêtes voor Qualtrics in huis hebben. Aangezien deze door het BMS-lab is ontwikkeld en er geen licentie voor nodig is, blijft deze beschikbaar. Je kan dus ook verkennen of je je studie daarin kan op- of voortzetten.
Heb je vragen naar aanleiding van dit bericht? Meld je dan bij BMS Research Support. Check de FAQ hieronder eerst.
Met vriendelijke groeten,
Faculteitsbestuur BMS, BMS Research Support, BMS Lab
