UR 09-292 Kern Prestatie Indicatoren tbv Sturing onderzoek

UR 09-292

Kern Prestatie Indicatoren (KPI’s) ten behoeve van Sturing onderzoek

Rol KPI’s

In de nieuwe filosofie met betrekking tot de sturing van het onderzoek aan de UT, zoals neergelegd in de notitie ‘’Sturing onderzoek’’, wordt een groot deel van de onderzoeksmiddelen op stabiele wijze meerjarig toegewezen aan de onderzoeksinstituten. Hierbij worden afspraken gemaakt tussen CvB en elk individueel instituut over de belangrijkste kwantificeerbare prestaties die elk instituut in de komende vijf jaren denkt te zullen gaan realiseren. Deze afspraken zullen worden vastgelegd in de vorm van Key Performance Indicators (KPI’s), die onderdeel uit gaan maken van het met elk instituut te sluiten convenant. De gemaakte afspraken worden tussentijds en achteraf getoetst.

Eisen aan KPI’s

Doordat verschillende instituten zich bewegen binnen verschillende disciplines (maatschappijwetenschappen, ingenieurswetenschappen, exacte wetenschappen) en op verschillende posities binnen de kennisketen (zuiver, strategisch en toegepast onderzoek) actief zijn, verschilt de aard van het onderzoek per instituut. Hierdoor verschillen ook de relevante maten voor onderzoekskwaliteit per instituut, en zullen de indicatoren per instituut deels uiteenlopen. Anderzijds zijn er ook (generieke) KPI’s, die voor elk instituut kunnen worden gehanteerd. Per instituut worden ongeveer vijf indicatoren bepaald, die passen bij het onderzoeksprofiel van het instituut. De vastgestelde indicatoren dienen te voldoen aan alle van de volgende “SMART”-criteria:

1.Specifiek t.a.v. discipline en wetenschappelijk profiel van het instituut.

2.Meetbare kengetallen en ratio’s worden bepaald op basis van telbare eenheden.

3.Acceptabele indicatoren die door het instituut te beïnvloeden- en niet voor discussies vatbaar zijn.

4.Realistische streefwaarden moeten worden gesteld waarbij met een realistische (haalbare) taakstelling rekening wordt gehouden.

5.Tijdsgebonden vaststellen van streefwaarden, realisatie en monitoring moet mogelijk zijn (per jaar, vijf jaar).

Algemeen geldende (generieke) KPI’s dienen eenduidig te worden gedefinieerd.

De bepaling van de KPI’s

Inmiddels hebben de instituten de aard van hun onderzoek beschreven en voorstellen gedaan voor passende indicatoren. Hierover heeft overleg plaatsgevonden tussen het College en de instituten. Het resultaat hiervan is in de bijlage weergegeven. Genoemde indicatoren kunnen als vrijwel definitief worden beschouwd, hoewel tussen IBR en het College nog onvoldoende overleg heeft plaats kunnen vinden, en de indicatoren voor de andere instituten mogelijk nog licht zullen worden bijgesteld. Hierbij zal nog enige fijnafstemming plaatsvinden en er zal worden gekeken naar mogelijkheden om de indicatoren voor de verschillende instituten waar mogelijk en zinvol nog iets verder te uniformeren en normaliseren.

Nadere wijzigingen in de indicatoren zullen zo spoedig mogelijk worden nagezonden.

De bepaling van de streefwaarden op de KPI’s

Elk instituut zal binnenkort aangeven, hoe zij in de komende vijf jaren denkt te zullen gaan presteren op de bijgevoegde indicatoren. Het college zal hier zijn eigen inzichten tegenover stellen, waarna begin november afspraken worden gemaakt over te behalen doelstellingen. Per instituut wordt een ambitieuze taakstelling voor de prestaties op de indicatoren gedurende de de periode 2009 tot en met 2014 afgesproken. Daarbij worden per indicator bandbreedten bepaald voor prestatieniveau’s die kunnen worden beschouwd als (A) goed (B) normaal en (C) beneden normaal.

De hantering van de KPI’s

De indicatoren en de streefwaarden zullen worden vastgelegd in een convenant tussen CvB en instituten.

De prestaties van de instituten op de afgesproken indicatoren zullen jaarlijks worden bijgehouden, waarbij er een mechanisme moet worden ontwikkeld om te zorgen dat alle partijen met de cijfers in kunnen stemmen. De bespreking van de indicatoren is een vast onderdeel van voor- en najaarsoverleggen. Als gedurende de 5-jaars periode blijkt dat een instituut op meerdere van de voor dat instituut vastgestelde indicatoren in het onderste deel van de vastgestelde bandbreedte scoort, dus wanneer er sprake is van een aanzienlijke onderperformance, kan het college besluiten om het eerder vastgestelde budget voor het betreffende instituut alsnog te verlagen. Dit zal uitsluitend gebeuren in een uitzonderlijke situatie, uitgangspunt is dat de dynamiek voor de component strategische instituutsmiddelen verschuift van een 12-maandsperiode naar een 60-maandsperiode.

Na vijf jaar, tegen het einde van de convenantsperiode in 2014, zal de eindbalans opgemaakt worden. Hierbij zullen de prestaties van de instituten op de indicatoren plus een nadere duiding van de cijfers via peer review een rol spelen. Om het laatste mogelijk te maken, zullen de instituuts­beoordelingen worden gesynchroniseerd. Vervolgens worden consequenties verbonden aan de mate waarin de afspraken zijn nagekomen, en kan de convenantsbijdrage opnieuw worden herijkt naar aanleiding van gerealiseerde doelstellingen en eventuele nieuwe strategische overwegingen.

Kern Prestatie Indicatoren (KPI’s) per instituut