Universiteitsfonds Twente
Uw gift telt, elk jaar weer!

Welke verzoeken komen NIET voor subsidie in aanmerking?

Niet alle subsidieaanvragen komen voor subsidie van het universiteitsfonds in aanmerking. Aanvragen die NIET voor subsidie in aanmerking komen zijn die aanvragen die:

Niet passen binnen de doelstellingen van de Stichting (De primaire doelstelling van het Universiteitsfonds is: De daadwerkelijke steunverlening aan de Universiteit Twente);
Niet georganiseerd zijn door óf voor UT-studenten of UT-medewerkers;
Niet het belang van de UT-gemeenschap dienen;
Commercieel zijn (uit zijn op financieel gewin);
Betrekking hebben op het financieren van een proefschrift.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Aan welke voorwaarden moet mijn activiteit voldoen?

LET OP: Een subsidie kan nooit achteraf worden toegekend. Zorg dus dat de aanvraag tijdig wordt ingediend. Zie hiervoor de deadlines hieronder.

Een activiteit maakt kans op een subsidie als u de volgende stellingen overwegend kunt bevestigen:

De activiteit wordt georganiseerd door óf voor UT-studenten of UT-medewerkers. De activiteit is nieuw of bijzonder.
Lopende kosten of te voorziene uitgaven subsidieert het UF niet. Dat betekent: in principe geen dies, maar wel lustra; geen vervanging van een bestaande voorziening, wel een belangrijke verbetering ervan. Let op de formulering ‘in principe’: als een diesactiviteit heel bijzonder is, zou deze weer wel binnen de criteria kunnen vallen. Wilt u weten of uw activiteit kans maakt op financiële ondersteuning bel of mail dan met het secretariaat van het Universiteitsfonds. De activiteit komt ten goede aan een groep UT-studenten dan wel aan een internationale groep wetenschappers van redelijke omvang.
Voor zeer bijzondere individuele prestaties kan hierop een uitzondering worden gemaakt. De organiserende vereniging en/of de deelnemers aan de activiteit leveren ook een financiële bijdrage.

Het bestuur let erop of die eigen bijdrage in verhouding staat tot de gevraagde bijdrage van het Universiteitsfonds. Daarnaast stelt het Universiteitsfonds het op prijs als u laat zien dat u moeite heeft gedaan ook elders gelden te verwerven. Deelnemende studenten kunnen, als de activiteit aan een opleiding of faculteit is gebonden, geen studiepunten verdienen met deelname.

Als er wél studiepunten mee te verdienen zijn, is het onderdeel van het studieprogramma en kan de gevraagde bijdrage van het Universiteitsfonds slechts een fractie zijn van de bijdrage van de vakgroep en/of de faculteit.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Uit welke onderdelen moet mijn aanvraag bestaan?

De aanvraag bestaat uit vier onderdelen:

Aanvraagformulier (digitaal in te vullen)
Begeleidende brief (uploaden in Pdf-format) Hierin legt u kort en zakelijk uit: Dat u subsidie wilt aanvragen en waarvoor. Dat  u aan de hiervoor gestelde voorwaarden voldoet, met name wat nieuw of bijzonder is en waarom deze activiteit van belang is voor de Universiteit Twente of haar studentengemeenschap.
Programma (uploaden in Pdf-format) Het programma plus een korte inhoudelijke toelichting. Licht bij sprekers of rondleiders toe waarom deze persoon gekozen is en wat zijn of haar expertise is. Geef bij lezingen, symposia e.d. ook aan hoe de activiteit gepromoot zal worden onder studenten cq onderzoekers.
Begroting (uploaden in Pdf-format) De begroting bevat een helder overzicht van verwachte inkomsten en uitgaven met, waar nodig, een toelichting.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Uit welke onderdelen moet mijn eindafrekening bestaan?

Binnen (circa) twee maanden na afloop van de activiteit moet u de afrekening en een verslag indienen. Deze eindafrekening levert u in Pdf in bij het secretariaat van het universiteitsfonds (universiteitsfonds@utwente.nl).

De eindafrekening wordt op dezelfde wijze opgesteld als de ingediende begroting, zodat de begrote en werkelijk gerealiseerde inkomsten en uitgaven goed kunnen worden vergeleken. Laat duidelijk zien wat het financieel tekort uiteindelijk is. 
Grote afwijkingen van de bij de aanvraag ingediende begroting dienen te worden verklaard. Op basis van deze verantwoording krijgt u de garantiesubsidie al dan niet uitbetaald.

Zijn uw financiële en inhoudelijke verslagen niet binnen deze termijn ontvangen, dan ontvangt u geen subsidie. Het fonds vraagt steekproefsgewijs kopieën van nota’s op en kan door een accountant de administratie van een gesubsidieerd evenement laten controleren.

Heeft u vragen, neem dan gerust even contact met ons op!

De eindafrekening moet uit de volgende delen bestaan:

Begeleidende brief;
Verslag van de activiteit (in tekst, max 2 A4);
Realisatie: een overzicht van inkomsten en uitgaven, dat goed en makkelijk te vergelijken is met de ingestuurde begroting. Gebruik dus hetzelfde format, maar vermeld nu de uiteindelijke bedragen ipv de van tevoren geschatte bedragen;
Een toelichting bij de verschillen tussen de begroting en de realisatie;
Bewijs van waar u het Universiteitsfonds genoemd heeft (poster, programmaboekje, etc);
Foto’s van het evenement.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Wanneer is de volgende deadline/uitslag?

De Commissie Algemene Middelen (CAM) van het Universiteitsfonds Twente bepaalt welke verzoeken worden gehonoreerd. De aanvraag moet op de uiterste inleverdatum (twee weken voor de vergadering) uiterlijk om 12.00u ingediend zijn. Uw aanvraag wordt dan op de eerstvolgende vergadering door de CAM behandeld.

De commissie komt op de volgende data bijeen:

Vrijdag 18 maart 2016
Vrijdag 17 juni 2016
Vrijdag 16 september 2016
Vrijdag 25 november 2016

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Karin Lienesch via telefoonnummer 053 489 2104, of via email universiteitsfonds@utwente.nl

Iedereen die een aanvraag heeft ingediend ontvangt binnen 7 dagen na de eerstvolgende vergadering een mail met daarin de bevestiging van de toekenning, of redenen waarom de aanvraag is aangehouden of afgewezen. Bovendien is de uitslag van de UF-vergadering voor 18.00 uur op dezelfde dag op de website te vinden. Let op: aanvragen die zijn afgewezen worden niet op de website vermeld.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Hoe geef ik invulling aan publiciteit voor het Universiteitsfonds?

Het Universiteitsfonds Twente  heeft als voorwaarde bij iedere subsidie dat de organisatoren publiciteit voor het fonds maken. Dit betekent: een advertentie in het programmaboekje, een banner op de website, een (groeps-)foto met het Universiteitsfonds-spandoek en het ‘liken’ van de Universiteitsfonds-facebookpagina door alle organisatoren dan wel deelnemers (aan bv de studiereis).

Concrete afspraken hierover worden gemaakt met het secretariaat van het Universiteitsfonds. De concreet gemaakte afspraken staan in het toekenningsbericht dat u ontvangt na toekenning van een subsidie.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Wat is een garantiesubsidie?

De bijdragen van het Universiteitsfonds zijn in principe garantiesubsidies. Garantiesubsidies zijn bedoeld voor studenten en of wetenschappers die samen een activiteit organiseren. 

Onder een garantiesubsidie wordt verstaan dat de aanvrager zich zal (blijven) inspannen het toegekende bedrag of een gedeelte ervan langs andere wegen te verkrijgen. Slechts indien dat niet mogelijk blijkt, gaat de Stichting Universiteitsfonds Twente over tot uitbetaling van het gedeelte van de garantiesubsidie dat niet gedekt kon worden.

Na het indienen van de eindafrekening, uiterlijk binnen de termijn van (circa) twee maanden na het beëindigen van de activiteit (de exacte deadline staat in de toekenningsmail), krijgt u het geëigende bedrag uitgekeerd.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag