FAQ

De volgende activiteiten komen – in beginsel *) - niet in aanmerking voor subsidie:

1. Activiteiten die niet passen binnen de doelstelling van de Stichting (De primaire doelstelling van het Universiteitsfonds is: De daadwerkelijke steunverlening aan de Universiteit Twente).
2. Activiteiten die niet georganiseerd zijn door óf voor UT-studenten of UT-medewerkers.
3. Activiteiten die niet het belang van de UT-gemeenschap dienen.
4. Activiteiten die een individueel karakter hebben, waaronder workshops, deelname aan (pleit)wedstrijden, carrièredagen en activiteiten waarvoor inschrijfgeld wordt gevraagd. (NB: in sommige gevallen staan andere mogelijkheden open, zoals de Peter Riezebosbeurs).
5. Activiteiten waarmee studiepunten kunnen worden verdiend.
6. Feestelijke activiteiten, zoals feesten, recepties, diners en borrels.
7. Activiteiten gericht op het begunstigen van goede doelen (ANBI’s) anders dan het Universiteitsfonds Twente.
8. Het fonds subsidieert geen goodie bags, merchandise of excessief luxe voorzieningen.
9. Het fonds subsidieert geen activiteiten gericht op het behalen van een promotie.

 *) Het bestuur kan in uitzonderlijke situaties uitzonderingen maken op dit beginsel.

LET OP: Een subsidie kan nooit achteraf worden toegekend. Zorg dus dat de aanvraag tijdig wordt ingediend. Tijdig betekent: minimaal 2 maanden voor aanvang van de activiteit en minimaal 2 weken vóór de bestuursvergadering (zie hiervoor de deadlines hieronder). Uitbetaling van een garantstelling of subsidie gebeurt in principe alleen op een bankrekening van een rechtspersoon (dus van de organiserende organisatie, niet zijnde - de prive-rekening van - een natuurlijk persoon).

Voor de voorwaarden en criteria zie onze subsidievoorwaarden.

De aanvraag bestaat uit drie onderdelen:

• Aanvraagformulier (digitaal in te vullen)
• Begroting (uploaden in Pdf-format) De begroting bevat een helder overzicht van verwachte inkomsten en uitgaven met, waar nodig, een toelichting. De begroting moet sluitend zijn: inkomsten (inclusief gevraagde bijdrage van het fonds) en uitgaven moeten gelijk zijn.  
• Overige informatie (uploaden in Pdf-format) Hier kun je informatie toevoegen die de aanvraag ondersteunt, denk aan een programma, sprekersoverzicht, promotie-activiteiten etc. 

Hierbij zijn het aanvraagformulier en de begroting verplicht en de overige informatie is optioneel als je niet alle informatie in het aanvraagformulier kwijt kan. 

Binnen twee maanden na afloop van de activiteit moet je de afrekening en een verslagje (max. 100 woorden plus foto’s) indienen. Deze eindafrekening lever je in Pdf aan bij het secretariaat van het universiteitsfonds (universiteitsfonds@utwente.nl).

De eindafrekening wordt op dezelfde wijze opgesteld als de ingediende begroting, zodat de begrote en werkelijk gerealiseerde inkomsten en uitgaven goed kunnen worden vergeleken. Laat duidelijk zien op welk deel van de garantstelling een beroep wordt gedaan. Grote afwijkingen van de bij de aanvraag ingediende begroting dienen te worden verklaard.

Indien de termijn van twee maanden is verstreken en de noodzakelijke verantwoording en verslaglegging heeft niet plaatsgevonden, dan vervalt het recht op uitbetaling van (een deel van) de garantstelling. Mocht de verantwoording en verslaglegging niet lukken binnen twee maanden, neem dat even contact op!

De eindafrekening moet uit de volgende delen bestaan:

• Begeleidende brief/mail
• Verslag van de activiteit (in tekst, max 100 woorden)
• Realisatie: een overzicht van inkomsten en uitgaven, dat goed en makkelijk te vergelijken is met de ingestuurde begroting. Gebruik dus hetzelfde format, maar vermeld nu de uiteindelijke bedragen ipv de van tevoren geschatte bedragen
• Een toelichting bij de verschillen tussen de begroting en de realisatie
• Bewijs van waar u het Universiteitsfonds genoemd heeft (poster, programmaboekje, etc)
• Foto’s van het evenement
• Screenshots van de social media posts waar het fonds in is getagged

De Commissie Algemene Middelen (CAM) van het Universiteitsfonds Twente bepaalt welke verzoeken worden gehonoreerd. De aanvraag moet uiterlijk op de donderdag 2 weken voor de vergadering om 12.00u ingediend zijn én minimaal twee maanden voor aanvang van de activiteit! De aanvraag wordt dan op de eerstvolgende vergadering door de CAM behandeld.

De commissie komt op de volgende data bijeen:

• Vrijdag 12 april 2024
• Vrijdag 21 juni 2024
• Vrijdag 20 september 2024
• Vrijdag 29 november 2024

Voor meer informatie kun je contact opnemen met Karen Wannyn via telefoonnummer 053 489 2104, of via email universiteitsfonds@utwente.nl

Iedereen die een aanvraag heeft ingediend ontvangt uiterlijk binnen 7 dagen na de eerstvolgende vergadering een mail met daarin de bevestiging van de toekenning, of redenen waarom de aanvraag is aangehouden of afgewezen. Bovendien is de uitslag van de UF-vergadering z.s.m. na de vergadering op de website te vinden. Let op: aanvragen die zijn afgewezen worden niet op de website vermeld.

Het Universiteitsfonds Twente heeft als voorwaarde bij iedere subsidie dat de organisatoren publiciteit maken voor het fonds. Dit betekent: een advertentie in het programmaboekje, een banner op de website, een banner bij het event en het ‘taggen’ van het Universiteitsfonds in de tekst van hun social media posts (gebruik @universiteitsfonds_twente).

De concrete vereisten worden vermeld in het toekenningsbericht dat je ontvangt na toekenning van een garantstelling of subsidie.

De bijdragen van het Universiteitsfonds zijn in principe garantiesubsidies. Onder een garantiesubsidie wordt verstaan dat de aanvrager zich zal (blijven) inspannen het toegekende bedrag of een gedeelte ervan langs andere wegen te verkrijgen. Slechts indien dat niet mogelijk blijkt, gaat de Stichting Universiteitsfonds Twente over tot uitbetaling van het gedeelte van de garantiesubsidie dat niet gedekt kon worden.

Na het indienen van de eindafrekening, uiterlijk binnen de termijn van twee maanden na het beëindigen van de activiteit (de exacte deadline staat in de toekenningsmail), krijg je het geëigende bedrag uitgekeerd.