Library, ICT-Services & Archive (LISA) is begonnen met het overzetten van medewerkers mailboxen naar Microsoft 365. De mailboxen stonden nog in een lokale mail omgeving, deze gaan over naar de online dienst van Microsoft. De overzetting van alle mailboxen kent een doorlooptijd van enkele weken. Met dit bericht willen we je informeren over wat dit inhoudt.
Waarom de overstap naar Microsoft 365?
Veilig online samenwerken is erg belangrijk voor zowel medewerkers als studenten. Microsoft 365 is een complete oplossing die ons in staat stelt om veilig samen te werken. Het omvat zowel Microsoft 365 Apps als de nieuwste Office-apps voor pc en Mac (zoals Word, Excel, PowerPoint en Outlook) en online services voor e-mail, bestandsopslag en samenwerking, vergaderingen. Door ook de e-mail over te zetten naar Microsoft 365 wordt de samenwerking tussen de Microsoft 365 producten zoals Outlook en Microsoft Teams verder verbeterd.
Onlangs zijn de studenten mailboxen al overgezet van Google naar Microsoft 365, zodat het voor studenten en docenten makkelijker wordt om in dezelfde online omgeving samen te werken.
Wanneer wordt mijn mailbox overgezet?
Eén dag voor de migratie krijg je een e-mail dat je mailbox verplaatst wordt. LISA zorgt ervoor dat al jouw e-mail, agenda’s en contacten worden verplaatst naar Microsoft 365.
Wat merk ik van de verplaatsing van mijn mailbox naar Microsoft 365?
Wat je o.a. merkt van de verplaatsing van je mailbox naar Microsoft 365 is afhankelijk van het apparaat en van de mailclient(s) die je gebruikt:
- Na de omzetting is de URL voor webmail gewijzigd in https://outlook.office.com in plaats van https://xs.utwente.nl. Deze URL zal pas werken na de overzetting.
- Wanneer je de Outlook applicatie van Windows gebruikt dan krijg je, zodra de verplaatsing gereed is en daarna Outlook gebruikt, de melding dat je Outlook moet herstarten.
- Wanneer je Outlook op je Macbook gebruikt, dan krijg je zodra de verplaatsing gereed is en daarna Outlook gebruikt, de melding dat je Outlook moet herstarten. Daarna krijg je een nieuwe Outlook versie die er iets anders uitziet.
- Is je UT-mailbox ingesteld op een mobiel apparaat zoals bijvoorbeeld een telefoon of tablet? Dan moet je het UT-mailaccount na de migratie eerst verwijderen en daarna opnieuw toevoegen.
- Vergeet niet dat je dit soms op meerdere plekken moet doen bijvoorbeeld in de eigen kalender/contacten app van je telefoon en in de Outlook app.
- De instellingen voor andere mailclients zoals bijvoorbeeld Thunderbird of de ingebouwde mailclient van MacOS veranderen, deze moet je dan opnieuw instellen. De IMAP en SMTP instellingen vind je op de handleidingen-pagina.
Daarnaast kan het zijn dat andere mailboxen die je gekoppeld hebt aan jouw account, zoals functionele mailboxen, niet tegelijkertijd met je persoonlijke mailbox verplaatst worden en dan kunnen bovenstaande issues vaker dan eens voorkomen.
Wat verandert er aan functionaliteit?
De functionaliteit van Microsoft 365 is bijna gelijk aan de functionaliteit van de lokale mail omgeving, echter er zijn wat kleine verschillen:
- Een belangrijk verschil is dat mailitems ouder dan 2 jaar automatisch naar het online archief wordt verplaatst. Dat archief wordt standaard in je Outlook mailclient en in https://outlook.office.com getoond.
- Niet alle mailclients kunnen overweg met het online archief. Mocht dit het geval zijn dan kun je deze benaderen via je webmail (https://outlook.office.com).
- Bij het adresboek staat nu “Offline Global Address List”, dit is echter de bekende “Global Address List” die eens per 4 uur ververst wordt. Het is hetzelfde adresboek, alleen de naam is veranderd.
- In Outlook zie je nu boven je mailberichten opgedeeld in “Focused” en “Other”. Je kunt dit aan- en uitschakelen onder menu “View” en dan op “Show Focused Inbox” te klikken.
