Vorige week berichten diverse media over het advies van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) aan onderwijsinstellingen om geen gebruik meer te maken van Google Workspace for Education. Aan het gebruik er van kleven te veel risico's, zo stelt AP. Ook de Universiteit Twente maakt gebruik van deze dienst van Google. In dit bericht leggen we iets meer uit over de context en de toekomstplannen van de UT voor wat betreft het overstappen op een andere dienst.
Gevraagd advies
SURF, de coöperatieve vereniging van Nederlandse onderwijs- en onderzoeksinstellingen op het gebied van digitale diensten, heeft begin maart 2021, mede namens de VSNU, aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) advies gevraagd over het gebruik van Google Workspace for Education (voorheen G Suite for Education) binnen het onderwijs.
Zorgen over gebruik gegevens
De adviesvraag aan de AP volgt uit meerdere gesprekken met Google, waarin de zorgen over het gebruik van gegevens door Google onvoldoende werden weggenomen. In het advies dat de AP vorige week aan het Ministerie van OCW heeft overhandigd, trekt de AP de conclusie dat er op dit moment te veel privacyrisico’s kleven aan het gebruik van de Google Workspace (met toepassingen als Email, Calendar en Docs).
Google verzamelt metadata. Dit is data over het gebruik van bijvoorbeeld Google Workspace. Daarmee kan Google bijvoorbeeld zien waar de gebruikers het meest op klikken, hoe lang ze ingelogd zijn en welke internetpagina’s en zoekopdrachten het meeste worden gebruikt. Het gaat hier dus niet om individuele leerresultaten of adresgegevens van gebruikers.
Het verzamelen van metadata hoeft geen probleem te zijn als deze gegevens worden gebruikt om digitale producten goed en veilig te kunnen gebruiken en beter te laten werken. Het is wel van belang dat deze gegevens niet voor andere doelen worden gebruikt. Ook mag er niet meer metadata worden verzameld dan noodzakelijk.
Er wordt nog steeds met Google gesproken over deze situatie. SURF voert namens alle onderwijsinstellingen deze onderhandelingen. Helaas is daar tot op heden nog geen bevredigende oplossing uit gekomen. Het advies van de AP zet wel extra druk op deze onderhandelingen. Meer informatie hierover is te vinden in het nieuwsbericht van SURF.
UT stapt volledig over naar Microsoft Office 365
Op de UT wordt Google Workspace for Education op dit moment nog door studenten gebruikt, maar we waren al gestart met voorbereidingen om over te gaan op Microsoft Office 365. UT-medewerkers werken al met Microsoft Office 365, en digitale samenwerking lastig is als er gebruik wordt gemaakt van twee verschillende platformen. Wanneer de overgang volledig gerealiseerd is, is op dit moment nog niet exact te zeggen.
Het advies van de Autoriteit Persoonsgevens is te downloaden op de website van de Tweede Kamer, inclusief een brief van de Minister van OCW aan de Tweede Kamer over dit onderwerp. Deze documenten zijn helaas alleen in het Nederlands beschikbaar.
