BSA: korte uitleg voor eerstejaars studenten
Het jaar van het BSA
Voor alle UT-Bacheloropleidingen geldt het BSA
Voor elke eerstejaars bachelorstudent geldt de regeling (bindend) studieadvies. Het opleidingsbestuur is verantwoordelijk voor het afgeven van dit studieadvies. In het eerste jaar moet je minimaal 45 EC halen, plus eventuele opleidingsspecifieke eisen, om de opleiding te kunnen voortzetten (uitzondering: ATLAS heeft een eis van 54 EC in het eerste jaar). Informatie hierover is verkrijgbaar bij jouw studieadviseur en in het opleidingsspecifieke deel van de Onderwijs- en Examenregeling (OER) van jouw opleiding. Voor sommige opleidingen gelden aanvullende eisen binnen het BSA.
De UT streeft ernaar alle geschikte studenten succesvol te laten afstuderen. Daarom is ervoor gezorgd dat je in het eerste jaar en ook daarna wordt begeleid. Iedere opleiding heeft een studieadviseur die je helpt bij studie gerelateerde vragen en/of problemen. Daarnaast kennen bijna alle opleidingen een systeem van tutoren en/of mentoren.
Informatie over het jaar van het BSA, wat te doen in geval van persoonlijke omstandigheden en de regelgeving van het BSA is te vinden op deze website.
Tijdlijn eerste studiejaar:
- Kennismakingsgesprek: aan het begin van het studiejaar wordt je uitgenodigd door je tutor, mentor of studieadviseur, waarin ook het BSA aan de orde zal komen. Via je opleiding ontvang je hiervoor een uitnodiging. In het geval van persoonlijke omstandigheden (zie hieronder) moet je deze zo snel mogelijk melden bij jouw studieadviseur. Als deze de standaard studieduur in gevaar brengen, is het noodzakelijk dat de juiste acties tijdig worden genomen, omdat het wellicht mogelijk is om van het normale programma af te wijken. Ook wanneer je studiegerelateerde vragen hebt, kun je deze stellen aan je studieadviseur.
- Voorlopig pre-advies: dit advies ontvang je via e-mail of Osiris (uiterlijk in week 52) nadat de resultaten van module 1 bekend zijn.
- Tweede pre-advies: dit advies ontvang je uiterlijk in week 10.
De adviezen bij 2. en 3. zijn niet bindend en kunnen negatief, neutraal of positief zijn. - Uitnodiging: als je een negatief of neutraal advies hebt ontvangen, wordt je uitgenodigd voor een gesprek met jouw studieadviseur. In dit gesprek worden je studieaanpak en studiekeuze besproken.
- Eindadvies: na de aanvullende toetsweek (week 30) ontvang je medio augustus het eindadvies via e-mail/Osiris. Dit advies is:
- positief als je 45 EC of meer van het eerste jaar en de opleidingsspecifieke eisen hebt behaald;
- negatief wanneer je minder dan 45 EC hebt behaald of de opleidingsspecifieke eisen niet hebt behaald.
Het opleidingsbestuur kan besluiten om het eindadvies uit te stellen tot in het tweede studiejaar. Dit kan alleen vanwege een studieswitch/late instroom of bij persoonlijke omstandigheden.
Studievertraging door Persoonlijke omstandigheden
Het kan mogelijk zijn dat je vanwege persoonlijke omstandigheden niet voldoet aan de BSA-vereisten. Als deze de standaard studieduur in gevaar brengen, is het noodzakelijk dat de juiste acties tijdig worden genomen, omdat het mogelijk is om van het normale programma af te wijken. De Commissie persoonlijke omstandigheden (CPO) kan aan het eind van het studiejaar een advies geven aan jouw opleidingsbestuur over jouw persoonlijke omstandigheden. Jouw studieadviseur kan je bij deze procedure adviseren.
Studievertraging kan worden toegeschreven aan verschillende redenen. De CPO erkent echter een beperkt aantal redenen. Op grond van de wet en de UT Onderwijs- en Examenregeling kunnen alleen de redenen voor studievertraging worden erkend door de CPO die hieronder genoemd staan onder 2.
Loop je studievertraging op of heb je studievertraging opgelopen door persoonlijke omstandigheden, dan doorloop je de volgende stappen:
1. Meld je bij je studieadviseur: geef zo vroeg mogelijk bij je studieadviseur aan dat je studievertraging gaat oplopen of hebt opgelopen. Er wordt eventueel een studieplan gemaakt.
2. Maak een afspraak met de studentendecaan van SACC: Je moet voor 1 juli van het lopende studiejaar een afspraak hebben gemaakt met de studentendecaan. Het gesprek moet plaatsvinden voordat de CPO jouw aanvraag behandelt. In bijzondere gevallen wordt het gesprek telefonisch gevoerd of niet gevoerd, dit hoor je dan van de studentendecaan of griffie. De studentendecaan kan advies geven en helpen met de formulering van je probleem in je eigen verklaring. Vindt het gesprek met de studentendecaan plaats na 1 juli, zorg er dan wel voor dat je een aanvraag hebt ingediend vóór 1 juli (zie 3).
Een gesprek met de studentendecaan mag altijd, ook als het niet om het BSA gaat. De studentendecaan kan je namelijk begeleiden of adviseren bij andere (financiële) regelingen die van toepassing zijn.
3. Vraag een toetsing van persoonlijke omstandigheden bij de CPO aan: je onderneemt actie (in overleg met je studieadviseur) wanneer je als gevolg van persoonlijke omstandigheden niet aan de BSA-norm hebt kunnen voldoen. Je dient via het aanvraagformulier een toetsingsaanvraag in bij de Commissie Persoonlijke Omstandigheden (CPO). De toetsingaanvraag moet je voor 1 juli van het lopende studiejaar indienen. Je wordt geadviseerd de aanvraag niet te vroeg in te dienen, omdat de CPO niet kan oordelen over omstandigheden die in de toekomst liggen (chronische omstandigheden uitgezonderd). De aanvraag dien je in met bewijsstukken:
- Ziekte, handicap/functiebeperking, psychische problemen: een medische verklaring van jouw (huis)arts of BIG-geregistreerde psycholoog. Heb je deze niet, dan kun je de medische verklaring door jouw (huis)arts of BIG-geregistreerde psycholoog laten invullen. Je kunt ook contact op nemen met een huisarts die is gevestigd op de campus.
- Zwangerschap/bevalling: een geboortebewijs of een verklaring van de verloskundige of gynaecoloog met de verwachte geboortedatum. Bij een zwangerschap wordt aangenomen dat je niet of nauwelijks in staat bent om te studeren over een periode van 4 maanden. Als de studievertraging langer duurt, moet daarvoor een andere reden zijn. Een medische verklaring is dan verplicht voor die periode.
- Bijzondere familieomstandigheden: geadviseerd wordt een ondersteunde verklaring of bewijsstuk aan te leveren. Dat kan bijvoorbeeld een verklaring van een arts of psycholoog zijn of een overlijdensbericht bij het overlijden van een familielid.
- Erkende bestuursfuncties: een verklaring van de vereniging over de functie en de bestuursperiode. (Studentactivisme: lidmaatschap UR, FR, OLC of bestuur zoals vermeld in FOBOS, bijlage B, Cat. 3).
- Erkend topsporter of topcultuurbeoefenaar: erkenningsbesluit commissie Topsport/Topcultuur UT.
(Uitzonderlijke toetsingsaanvraag: in uitzonderlijke situaties kunnen, in overleg met de studieadviseur, omstandigheden al vroegtijdig worden getoetst door de CPO. Dat kan alleen in situaties waarbij het gaat om een chronische ziekte/functiebeperking.)
4. Beoordeling CPO: de CPO beoordeelt de geldigheid, de verwachte duur en de ernst van de persoonlijke omstandigheden en brengt hierover een advies uit aan de opleidingsdirecteur (je krijgt een kopie).
5. Besluit opleidingsdirecteur: de opleidingsdirecteur geeft jou het BSA eindadvies (positief, negatief of uitgesteld) en houdt daarbij rekening met het advies van de CPO.
Hoorzitting
De hoorzitting is uitdrukkelijk niet bedoeld om (voor het eerst) omstandigheden te melden die al eerder gemeld hadden moeten worden bij de studieadviseur en de CPO commissie.
Wanneer je een voorgenomen negatief studieadvies (eindadvies) ontvangt, krijg je ook de mogelijkheid een hoorzitting aan te vragen. Je krijgt dan de gelegenheid om aan een gedelegeerde van het opleidingsbestuur toe te lichten waarom je meent dat dit voorgenomen negatief eindadvies onterecht is. Hoe zeer je gemotiveerd bent voor deze studie is daarbij niet van invloed op de beslissing. Wel zal het opleidingsbestuur bij het definitieve advies rekening moeten houden met bijzondere omstandigheden. Soms kan het zinvol zijn je omstandigheden nader toe te lichten en daarvoor biedt de hoorzitting gelegenheid.
Een hoorzitting kan zinvol zijn als je bijvoorbeeld:
- Voldoende kunt onderbouwen dat het niet mogelijk was je omstandigheden tijdig te kunnen melden bij de CPO commissie. Realiseer je hierbij wel dat je met bewijsstukken zal moeten komen.
- Wanneer zich omstandigheden hebben voorgedaan ná de deadline van melding bij de CPO-commissie. Hierbij zal je moeten kunnen onderbouwen dat het niet behalen van de BSA norm een direct gevolg is van deze omstandigheden.
- Van mening bent dat de impact van de omstandigheden die je hebt gemeld in relatie tot je studievoortgang groter is geweest dan kon worden voorzien.
Let op: bovengenoemde voorbeelden zijn situaties waarin je van een hoorzitting gebruik kunt maken om jouw visie toe te lichten. Het opleidingsbestuur zal dit betrekken bij het eindoordeel. Dit geeft echter geen garantie dat dit tot een ander (definitief) advies zal leiden. Bij het voorgenomen negatief studieadvies is aangegeven dat je binnen vijf werkdagen een afspraak moet maken voor het aanvragen van de hoorzitting. Houd rekening met deze deadline! Op de onderwijspagina’s van jouw opleiding staat meer informatie over de wijze van aanvragen van een hoorzitting.
Bezwaar
Je kunt bezwaar aantekenen tegen een negatief BSA. Jouw bezwaarschrift moet schriftelijk en ondertekend ingediend worden bij het Klachtenloket UT. Dat moet je doen binnen 6 weken na dagtekening van het besluit van het opleidingsbestuur. Binnen 10 weken na ontvangst van jouw bezwaarschrift wordt er uitspraak gedaan. Als je uitdrukkelijk vermeld dat het spoed heeft, zal het klachtenloket het bezwaar versneld behandelen. Je wordt aangeraden om het bezwaar zo snel mogelijk na het ontvangen van het BSA in te dienen.