Iedere student of extraneus (ook aanstaand of voormalig) kan bij het Klachtenloket terecht met een formele klacht, een formeel beroep of een formeel bezwaar.
Het Klachtenloket is ondergebracht bij de balie van Student Services in het Contact Centre (Boerderijweg 10, gebouw 42 op de campus map).
Let wel, het Klachtenloket behandelt niet zelf een ingebrachte zaak maar beoordeelt wat er met de kwestie moet gebeuren en zendt de zaak zo nodig door aan het (wettelijk) bevoegde orgaan van de UT. Het bevoegde orgaan behandelt een zaak dat door betrokkene rechtstreeks bij dit orgaan is ingediend alleen na tussenkomst van het Klachtenloket.
Misschien heb je, voordat je een zaak bij het Klachtenloket indient, de kwestie al besproken met het verantwoordelijke orgaan of de verantwoordelijke persoon en heeft dit niet tot een oplossing geleid.
Wellicht vind je dit echter een lastige stap om zelf te zetten. Of heb je vragen over de procedure, of wil je hulp bij het opstellen van een klacht. Dan is het verstandig om een gesprek te voeren met een vertrouwenspersoon. Studenten kunnen daarvoor terecht bij een studentendecaan.
Voor welke zaken/klachten kan ik terecht bij het Klachtenloket UT?
Het gaat hier meestal om kwesties in de relatie onderwijs - student. Het gaat dus niet om defecte koffiemachines of toegangspasjes, maar bijvoorbeeld om:
- klachten over de manier waarop de UT of een medewerker of (bestuurs)orgaan zich bij een bepaalde gelegenheid tegenover jou heeft gedragen (bejegening). Deze klachten zullen door de Klachtencommissie worden beoordeeld;
- bezwaren tegen beschikkingen van bestuursorganen van de UT (bijv. een besluit van het College van Bestuur (beschikking) op grond van de FOBOS regeling waarin een bedrag voor financiële tegemoetkoming of beloning wordt toegekend waarmee je het niet eens bent. Bezwaarschriften zullen in dat geval worden beoordeeld door de Geschillenadviescommissie;
- bezwaren tegen besluiten door of namens het College van Bestuur genomen in het kader van de Inschrijvingsregeling UT. Ook hier zal de Geschillenadviescommissie het bezwaar behandelen;
- beslissingen van de Examencommissie en examinatoren waarmee je het niet eens bent. Het College van Beroep voor de Examens (CBE) is hier verantwoordelijk voor de beoordeling.
Hoe dien ik een klacht in?
Als je een klacht, bezwaar of beroep wilt indienen dan vragen wij je om dit digitaal te doen en te mailen naar studentservices@utwente.nl. De brief dient ondertekend te worden, en ook voorzien zijn van een duidelijke motivatie, jouw naam, adres, studentnummer, telefoonnummer en e-mailadres. Voeg relevante stukken bij. Eventueel is het mogelijk om de brief uit te printen en aan de balie van Student Services af te geven. De brief dient in een PDF formaat aangeleverd te worden.
Let op: De bezwaar- en beroepstermijn bedraagt zes weken nadat het besluit bekend is gemaakt.
Hoe wordt mijn klacht behandeld?
Van het Klachtenloket krijg je binnen enkele dagen een ontvangstbevestiging toegezonden. Vervolgens wordt je brief nader bekeken en krijg je z.s.m. bericht over de wijze waarop je klacht, bezwaar of beroep zal worden behandeld.
Behandeling vindt in de meeste gevallen plaats door het College van Beroep voor de Examens, de Geschillenadviescommissie of de Klachtencommissie UT.
Kan ik tegen het besluit over mijn bezwaar of beroep in (hoger) beroep gaan?
Tegen sommige besluiten die het College van Bestuur naar aanleiding van een bezwaarschrift heeft genomen en tegen uitspraken van het College van beroep voor de Examen kan beroep worden aangetekend bij de Raad van State. Die mogelijkheid staat vermeld op de schriftelijke beslissing van het College van Bestuur en het CBE.
Contact
Het Klachtenloket is ondergebracht bij de balie van Student Services op in het Contact Centre.
Bezoekadres: Contact Centre, Boerderijweg 10 (gebouw 42 op de campus map).
Openingstijden: maandag t/m vrijdag van 10:00 - 16:00 uur
Telefoon: 053 489 2124
E-mail: studentservices@utwente.nl
Postadres: Klachtenloket / Student Services, Postbus 217, Boerderijweg 10, 7500 AE Enschede.
Meer informatie over allerlei UT regelingen vind je in het Studentenstatuut van de UT.
College van Beroep voor de Examens (CBE)
Ben je het oneens met een beslissing van een examinator of de examencommissie van je opleiding, zoals een cijfer voor een vak, afwijzen van een verzoek voor een extra herkansing of bijvoorbeeld met een NBSA? Je kunt een beroepschrift indienen.
- Houd daarbij altijd rekening met de beroepstermijn van 6 weken: je beroepschrift moet binnen 6 weken na de datum van de beslissing bij het Klachtloket binnen zijn.
- Lukt dit niet? Dien dan binnen die 6 weken eerst een pro-forma beroepschrift in. Je laat dan op tijd weten het niet eens te zijn met een beslissing. Je krijgt vervolgens een termijn om je beroepsgronden in te dienen.
Als je te laat een beroepschrift indient, kan je beroep niet-ontvankelijk worden verklaard. Alleen als je te laat indient door een zeer bijzondere persoonlijke overmachtssituatie, kan het beroep alsnog in behandeling worden genomen. Maar zo’n overmachtsituatie wordt niet snel aanwezig geacht.
- Na ontvangst van je beroepschrift word je soms gevraagd om aanvullende informatie.
- Aan degene die het besluit heeft genomen (verweerder), wordt gevraagd of een minnelijke schikking mogelijk is. Dit betekent dat de verweerder je uitnodigt voor een gesprek.
- Indien dit gesprek niet tot een oplossing leidt, wordt door verweerder een reactie op je beroepschrift opgesteld. Je ontvangt een afschrift van deze reactie.
- Daarna geef je aan of de reactie voor jou reden is om het beroep in te trekken of door te zetten.
Hoorzitting
- Als je de beroepsprocedure doorzet, wordt een hoorzitting gepland waar je geacht wordt aanwezig te zijn. Voor de hoorzitting wordt ook de verweerder uitgenodigd.
- Tijdens de hoorzitting word je door het CBE gehoord. Als je rechtshulp wilt, dan moet je die zelf inschakelen.
Beslissing van het CBE
- Na de hoorzitting ontvang je een schriftelijke beslissing van het CBE. Daarin staat of het besluit waar je tegenin beroep bent gegaan gehandhaafd blijft, of dat door de verweerder een nieuw besluit moet worden genomen.
- Ben je het niet eens met de beslissing van het CBE? Dan kun je binnen 6 weken tegen die beslissing in beroep gaan bij de Raad van State. Als student betaal je daarvoor een griffierecht van € 50. Griffierecht is het bedrag dat je moet betalen om je beroepschrift te kunnen laten behandelen. Ook word je als student niet veroordeeld in de proceskosten van je onderwijsinstelling als je in het ongelijk gesteld wordt.