Invloed van corona op sollicitatieproces

Zie Alle vacatures

Secretaresse (0,5 fte)

Functieomschrijving

Ben jij een secretaresse die graag in een dynamische omgeving werkt? Waar een beroep op je creativiteit en flexibiliteit wordt gedaan? Sta je stevig in je schoenen? Dan zien wij jou graag in ons team! 
Als collega op ons Office Management schrik je niet terug van het organiseren van zeer drukke agenda’s. Je stort je graag in complexe materie en komt het beste tot je recht in een dynamische werkomgeving, waar het werktempo hoog is. Je  hebt een goed gevoel voor timing en het stellen van prioriteiten en voor bestuurlijke verhoudingen. Je bent in staat overzicht te houden, tijdig in te springen en zichtbaar te zijn waar nodig en proactief. 
Je bent zeer betrokken, praktisch en planmatig ingesteld en weet logistiek de juiste planningen te maken of snel aan te passen indien nodig. Je kunt goed verbanden leggen omdat je inhoudelijk weet wat er speelt en bent in staat om je zaken snel eigen te maken.? 
Je bent een enthousiaste collega met veel energie en brengt als collega een bijdrage in de goede sfeer in het team; en het is voor jou vanzelfsprekend dat je collega’s vervangt bij hun afwezigheid.

Belangrijkste taken / Je bent verantwoordelijk voor:

  • Je  ondersteunt één of twee van onze clusters
  • Je pakt in overleg met de collega’s op het Office Management ook andere taken op
  • Complex agendabeheer van de beleidsadviseurs van SP
  • Het plannen en organiseren van overleggen, bijeenkomsten.
  • Bewaken deadlines en daarbij inhoudelijk verbanden leggen en prioriteren.
  • Zorgdragen voor algemene werkzaamheden binnen de dienst.

Gedragscompetenties:

  • Enthousiast, vriendelijk, servicegericht, je zet een stapje extra waar nodig, hebt  gevoel voor humor.
  • Samenwerken, je draagt bij aan een gezamenlijk resultaat door een optimale afstemming tussen jou en jouw collega’s.
  • Digitaal vaardig, je hebt ervaring met moderne digitaliseringsmogelijkheden.
  • Integer, je bent professioneel en zorgvuldig in het omgaan met het vertrouwelijke karakter van de werkzaamheden.

Profiel

  • Minimaal mbo+ denk- en werkniveau. 
  • Minimaal 3 tot 5 jaar werkervaring.
  • Goede schrijf- en spreekvaardigheid in het Engels.
  • Je bent digitaal goed onderlegd: je weet goed om te gaan met de standaard office programma’s, en maak je snel nieuwe systemen eigen.
  • Je bent een kei in plannen, organiseren en overzicht bewaken. Je ziet het werk liggen en pakt dit proactief op. Je denkt vaak een paar stappen vooruit.

Ons aanbod

Wij bieden: een dynamische functie binnen een prettige werkomgeving. Het betreft een functie voor 16-20 uur, verdeeld over 3-4 dagen. In eerste instantie voor de periode van één jaar.

Het salaris bedraagt, afhankelijk van je opleiding en ervaring, minimaal € 2.052,- en maximaal € 3.144,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband, conform schaal 6 of 7 van de cao Nederlandse Universiteiten.  
Daarnaast biedt de UT een breed en uitstekend pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden.

Informatie en aanmelding

Voor informatie over deze vacature kan contact opgenomen worden met mevrouw Hanke van der Veer, telefoonnummer 053-4898860. 
Belangstelling voor deze functie kan t/m 29 augustus 2021 kenbaar gemaakt worden door jouw sollicitatiebrief inclusief je motivatie, voorzien van een actueel CV, te sturen via onderstaande link naar het sollicitatieformulier.

Over de afdeling

Ter versterking van het Office Management zoekt de dienst Strategie & Policy (S&P) een collega op ons Office Management. S&P ondersteunt het College van Bestuur en de faculteiten van de UT bij het formuleren, vormgeven, monitoring en bijsturen van de strategie, Shaping 2030. S&P bestaat uit vier clusters:  onderwijs, onderzoek, internationalisering en PAM (beleidsmonitoring). Het Office Management ondersteunt, coördineert en faciliteert de dagelijkse werkzaamheden van de collega’s binnen de dienst S&P. De nieuwe secretaresse pakt in overleg met de collega’s op het Office Management een aantal taken op.

Over de organisatie

Strategy & Policy (S&P) is een van de centrale serviceafdelingen van de UT. Wij coördineren de formulering, vormgeving, monitoring en bijsturing van de strategie en centrale beleidsprogramma's van UT. Intern leggen we verbindingen en nauwe banden tussen het College van Bestuur, faculteiten en wetenschappelijke instituten. Extern bouwen we aan sterke relaties met andere universiteiten, hogescholen en andere belanghebbenden. De afdeling S&P werkt met vijf clusters die zich samen inzetten voor de versterking van onderwijs, onderzoek en valorisatie en van de internationalisering van UT: Onderwijs (Education, ED), Onderzoek en Valorisatie (Research and Knowledge Transfer, RKT), Internationalisering (International Affairs, IA), Beleidsmonitoring (Policy, Data and Analytics, PDA) en ECIU University. Ons overkoepelende doel is om UT in alle facetten af te stemmen op onze missie en visie: een ‘people-first' technische universiteit die de samenleving met duurzame oplossingen sterker maakt.

Als werkgever biedt de Dienst S&P werk dat ertoe doet. Wij rusten je toe om nieuwe mogelijkheden te creëren voor jezelf en voor onze samenleving. Je wordt bij ons deel van een toonaangevende technische universiteit met toenemende, positieve maatschappelijke impact. We bieden een open, inclusieve en ondernemende sfeer, waarin we je stimuleren om gezonde keuzes te maken, bijvoorbeeld via onze flexibele, aanpasbare arbeidsvoorwaarden.

Universiteit Twente (UT)

Universiteit Twente (UT) is het nieuwe decennium ingegaan met een ambitieuze, nieuwe visie, missie en strategie. Als ‘de ultieme people-first technische universiteit' breiden we onze High Tech Human Touch-filosofie en de unieke rol die deze ons in de samenleving toekent snel uit. Alles wat we doen is gericht op maximale impact op mens, samenleving en verbindingen door duurzaam gebruik van wetenschap en technologie. Met onze open, inclusieve en ondernemende houding willen wij bijdragen aan de ontwikkeling van een eerlijke, digitale en duurzame samenleving. Deze houding doordesemt alles wat we doen en is aanwezig in alle afdelingen en faculteiten van de UT. Voortbouwend op onze rijke traditie in het samenvoegen van technische en sociale wetenschappen, richten we ons op vijf onderscheidende onderzoeksdomeinen: Gepersonaliseerde ‘healthtech'; Intelligente productiesystemen; Slimme materialen; De digitale samenleving; en Een weerbare, veerkrachtige wereld.

Als werkgever biedt Universiteit Twente werk dat ertoe doet. Wij rusten je toe om nieuwe mogelijkheden te creëren voor jezelf en voor onze samenleving. Je wordt bij ons deel van een toonaangevende technische universiteit met toenemende, positieve maatschappelijke impact. We bieden een open, inclusieve en ondernemende sfeer, waarin we je stimuleren om gezonde keuzes te maken, bijvoorbeeld via onze flexibele, aanpasbare arbeidsvoorwaarden.

Secretaresse (0,5 fte)
Klik hier om te solliciteren