Invloed van corona op sollicitatieproces

Zie Alle vacatures

Management assistent (e)

Functieomschrijving

Binnen het Fraunhofer Project Center@UT is er een vacature ontstaan voor een management  assistent voor 28-32 uur per week.

Jouw uitdaging

FPC is op zoek naar een gestructureerde managementassistent die niet bang is om eigen initiatief te nemen en om te zorgen dat ons team wordt ondersteund en het kantoor op rolletjes loopt.

Als management assistent bij FPC heb je een spilfunctie binnen het team. Jij weet wat er reilt en zeilt binnen de afdeling en weet wie je waarvoor kan benaderen om zaken gedaan te krijgen.

Verantwoordelijkheden:

  • Nauw samenwerken met de Management Team bij de uitvoering van  de dagelijkse gang van zaken
  • Uitvoeren van algemene (kantoor) administratieve taken
  • Regelen van reizen en accommodaties
  • Bijhouden van een bedrijfskalender en het plannen van afspraken
  • Beheren van de voorraad kantoorbenodigdheden en het plaatsen van bestellingen
  • Onderhouden en bijwerken van bedrijfsdatabases en CRM systeem
  • Administratieve ondersteuning  voor project-gerelateerde activiteiten en documentatie
  • Notuleren van vergaderingen, bijwerken interne documenten
  • Voorbereiden van  rapporten over uitgaven en kantoorbudgetten
  • Ondersteunende taken in het organiseren van events

Je wordt aangenomen voor de ondersteuning van het hele (management)team, maar werkt het meeste samen met de Operationeel manager en het Communicatieteam. Om succesvol te zijn in deze rol, moet de management assistent beschikken over de volgende eigenschappen:

  • Vermogen om positieve relaties op te bouwen / goede sociale vaardigheden.
  • Samenwerken
  • Organisatorische gevoeligheid
  • Bereidheid om te leren
  • Uitstekende schriftelijke en verbale communicatievaardigheden.

Organisatiesensitiviteit en omgaan met verschillende mensen en disciplines zie je als een uitdaging. Je werkt samen met o.a. medewerkers, studenten, klanten en partners van FPC. Het plannen en organiseren zit jou in het bloed. Het (in)plannen van afspraken in complexe agenda’s, organiseren van lunches, bijeenkomsten, events of workshops, zakenreizen- je houdt de structuur en vaart erin zonder in te leveren op kwaliteit. Je hebt oog voor detail, je zorgt dat het kantoor er netjes uitziet en dat iedereen zich welkom voelt. Je bent ondersteunend en coördinerend aan de plannen en acties die worden vastgelegd binnen het Management team.

Je bent iemand die van nature overzicht houdt, rust brengt en structuur kan aanbrengen. Nauwkeurigheid, pro-activiteit en communicatieve vaardigheden zijn eigenschappen die je helpen in de uitvoering van deze belangrijke functie binnen Fraunhofer Project Center.

Profiel

Je beschikt over een afgeronde opleiding op MBO of HBO niveau en daarnaast heb je enkele jaren aantoonbare werkervaring in de functie management ondersteuner in een hightech omgeving. Je krijgt energie van complexe afspraken efficiënt in te plannen en te ontzorgen. Je bent expert in Outlook waarmee je dagelijks werkt en in staat je nieuwe werkwijzen en procedures snel eigen te maken. We zijn op zoek naar iemand die qua karakter, servicegericht en werkwijze in ons team past. Ook voel je je thuis in een dynamische omgeving waar bereidheid om een stap extra te zetten, mee te denken, te willen leren en flexibel te zijn een vast gegeven is.

In onze werkomgeving is een zeer goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal belangrijk. Duits is een pré. Vanwege de zwaarte van het talenaspect, kiezen wij ervoor om de sollicitatiegesprekken in het Engels te voeren.

Ons aanbod

Wij bieden je een uitdagende functie in een sterk dynamische én groeiende organisatie waarin eigen ideeën en initiatieven worden gewaardeerd. Het betreft een positie voor 28 - 32 uur per week, vooralsnog voor de duur van één jaar met optie tot verlenging. De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Nederlandse Universiteiten. Jouw salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en ervaring, maximaal € 3.144,- bruto per maand (schaal 7) bij een voltijds dienstverband.

Informatie en aanmelding

Vanwege de vakantieperiode, willen we een eerste selectie maken in de week van 23 augustus. De eerste ronde sollicitatiegesprekken worden gepland op 30 augustus; een afrondend gesprek zal in de eerste of tweede week van september plaatsvinden.

Voorkeur voor start dienstverband is 1 oktober.

Voor nadere informatie over de functie mag je contact opnemen met Chantal Boomkamp-Eppink: 053-4891817, e-mail: c.boomkamp@utwente.nl.

Jouw motivatie en Curriculum Vitae, beide geschreven in het Engels , kun je vóór 22 augustus  a.s. uploaden via onderstaande link.

Over de afdeling

Het Fraunhofer Project Center@University is een samenwerking tussen het Fraunhofer Instituut voor Productie Technologie, Universiteit Twente en Saxion Hogeschool, opgericht in 2017. Onze missie is het versterken van de concurrentiekracht van de industrie in het veld van productie en hightech systemen. Onze focus ligt op de praktische oplossingen voor de huidige productieprocessen, productieapparatuur, digitale productie en productiewaardeketen.

Over de organisatie

Universiteit Twente (UT)

Universiteit Twente (UT) is het nieuwe decennium ingegaan met een ambitieuze, nieuwe visie, missie en strategie. Als ‘de ultieme people-first technische universiteit' breiden we onze High Tech Human Touch-filosofie en de unieke rol die deze ons in de samenleving toekent snel uit. Alles wat we doen is gericht op maximale impact op mens, samenleving en verbindingen door duurzaam gebruik van wetenschap en technologie. Met onze open, inclusieve en ondernemende houding willen wij bijdragen aan de ontwikkeling van een eerlijke, digitale en duurzame samenleving. Deze houding doordesemt alles wat we doen en is aanwezig in alle afdelingen en faculteiten van de UT. Voortbouwend op onze rijke traditie in het samenvoegen van technische en sociale wetenschappen, richten we ons op vijf onderscheidende onderzoeksdomeinen: Gepersonaliseerde ‘healthtech'; Intelligente productiesystemen; Slimme materialen; De digitale samenleving; en Een weerbare, veerkrachtige wereld.

Als werkgever biedt Universiteit Twente werk dat ertoe doet. Wij rusten je toe om nieuwe mogelijkheden te creëren voor jezelf en voor onze samenleving. Je wordt bij ons deel van een toonaangevende technische universiteit met toenemende, positieve maatschappelijke impact. We bieden een open, inclusieve en ondernemende sfeer, waarin we je stimuleren om gezonde keuzes te maken, bijvoorbeeld via onze flexibele, aanpasbare arbeidsvoorwaarden.

Management assistent (e)
Klik hier om te solliciteren