UR 09-322 Verslag overlegvergadering 18-11-2009

1. Opening en vaststelling agenda

-De voorzitter opent om 9.10 uur de vergadering en heet allen welkom.

-De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

2. Mededelingen

URaad

Poorthuis meldt dat een e-mail is ontvangen van een fractie van de Faculteitsraad TNW over anonimisering van het medewerkerstevredenheidsonderzoek. Bij de presentatie van het onderzoek door het bureau werd de anonimiteit gewaarborgd, maar het blijft een punt van zorg. Lagendijk vult aan ergens gelezen te hebben dat men de percentages per eenheid precies kon nagaan.

Het verbaast ons, aldus Van Ast. Bij het vorige onderzoek is dit eigenlijk niet ter sprake geweest. Er zijn afspraken gemaakt met het onderzoeksbureau. De individuele uitkomsten worden niet aan het CvB verstrekt, wel gemiddelde cijfers. De garantie is gegeven dat die niet herleidbaar zijn tot individuen. Een onderzoeksgroep moet minimaal uit 10 personen bestaan. Als er minder zijn, kan niet worden gerapporteerd. Splitsing op m/v is op niveau faculteit/dienst en niet op subafdelingen. Bovengenoemde punten moeten garanderen dat de aangegeven angst niet gegrond is.

In aansluiting op een schriftelijk verzoek van het CvB om mee te denken aan een voorstel over studentparticipatie geeft de voorzitter aan dat vanuit elke UR-studentgeleding op per­soon­lijke titel een student wordt afgevaardigd (i.p.v. alle UR-studenten).

CvB

Brinksma wijst op een publicatie in het UT-Nieuws over het rapport van de commissie Gevers rond de BIG-registratie van TG-studenten. De commissie heeft een positief advies gegeven. Het wachten is nu op het besluitvormingsproces in Den Haag. Op de vraag van Franken antwoordt de rector dat de TG-studenten geregistreerd zijn als student en dat alle afstudeerders de BIG-registratie zullen ontvangen, ook al is dat op een later tijdstip. Dat is het uitgangspunt van het CvB.

Veenendaal vraagt of de in het UT-Nieuws genoemde bevoegdheden inderdaad kloppen. Brinksma denkt van wel, maar zal dit zekerheidshalve uitzoeken.

Op onderzoeksgebied blijven de prijzen binnenvloeien. Brinksma noemt niet iedereen in extensie, maar twee winnaars in het bijzonder: Hans Kuipers won de ERC Advanced Grant’ en Jacques Noordermeer de George Whitby Award 2010.

3. Verslag van de overlegvergadering van 14 oktober 2009 (UR 09-291)

Redactioneel

Pagina 2

-Regel 23: laten vervallen “en logo”.

-Regel 28 “Master in Business Administration” wijzigen in “Master opleiding in Business Administration.”

Pagina 4

-Regels 10 en 11: het voorbeeld van de praktijkhoogleraar is als algemene opmerking genoemd en moet als zodanig worden aangepast.

-Regels 33/34: “Promoveren doe je sowieso bij een hoogleraar, maar in uitzonderlijke gevallen kan het promotierecht verleend worden aan een UHD” wijzigen in “Promo­veren doe je sowieso bij een hoogleraar. Als wij willen overgaan naar een systeem van promotierecht voor UHD-ers, dan moet een bijzondere vorm van hoogleraarschap worden ingesteld, b.v. junior-hoogleraar. In de huidige situatie heeft een UHD geen promotierecht.”

-Regel 40: “Geconcludeerd wordt dat de UHD-kandidaat over post-doc ervaring moet beschikken” wijzigen in “Geconcludeerd wordt dat de UHD-kandidaat over aanzienlijke buitenlandervaring moet beschikken”.

Pagina 5

-Regel 52: “Over de volle breedte wordt inmiddels strakker gestuurd” aanvullen met “en er wordt een positief resultaat verwacht “.

Pagina 8

-Regel 12/13: “en vraagt zich af van Twents is” wijzigen in “en vraagt zich af wat de UT uniek maakt."

Met inachtneming van deze aanpassing wordt het verslag vastgesteld.

Naar aanleiding van het verslag

Geschil CBR – de Veste

In aansluiting op de opmerking van Leoné over gesprekken met de Veste, benadrukt Van Ast dat het gaat om beide partijen, dus CBR en de Veste. De rol van mediation is om het functioneren van beide partijen bespreekbaar te maken.

Kennismaking kandidaat lid Raad van Toezicht Universiteit Twente

De UR heeft positief advies uitgebracht aan het MvO. Het wachten is nu op de ministeriële benoeming.

Schriftelijke rondvraagpunten: inhuren externe expertise door CvB

Pouw geeft aan dat de UR vanochtend om 9 uur nog niet het toegezegde overzicht heeft ontvangen. Van Ast beaamt dat dit niet correct is. Het spijt hem, maar dit moet worden nagevraagd.

Faciliteiten voor studenten

Van Ast heeft gesproken met Verberkt en maakt definitieve afspraken met GW om de inlogfaciliteiten in Cubicus voor studenten te verbeteren. De universitaire informatiemanager is gevraagd de mogelijk­heden te onderzoeken dat ook studenten van andere opleidingen binnen het gebouw kunnen inloggen.

4. Opleiding Master Risicomanagement (UR-284/305)

Franken stelt voor de geformuleerde toezeggingen van het CvB uit het concept besluit van de UR van 13 november jl. puntsgewijs door te nemen.

-Brinksma zegt toe dat de interne procedure Instelling nieuwe opleidingen in het vervolg conform de reglementen wordt afgehandeld.

-“Gezien de geformuleerde eindtermen een MSc-status haalbaar is”. Brinksma geeft aan dat een inhoudelijke bijstelling heeft plaatsgevonden. Het CvB is voornemens hier actief op te sturen.

-“De tabel ‘Cost and revenues projection of MRM’ op pagina 78 van het document Toets Nieuwe Opleidingen Master Risicomanagement (versie 6 juli 2009) wordt aangepast”.

Brinksma betreurt de fout in en zegt toe dat de tabel wordt gecorrigeerd.

De UR besluit in te stemmen met de nota Toets Nieuwe Opleidingen Master Risico­management versie 6 juli 2009.

5. Gedragscode e-mail en internetgebruik

Poorthuis geeft aan dat eerder in een interne vergadering van de UR is afgesproken dat de gedragscode ook voor studenten zou gelden. De situatie is nu gewijzigd: de code is alleen van toepassing voor medewerkers. Daarom wil de UR de toezegging van het CvB dat - als er over twee jaar nog geen nieuwe gedragscode voor studenten is vastgesteld - de uitkomsten van de evaluatie met het OPUT worden besproken. Het CvB zegt dit toe.

Verberkt is van mening dat het zijns inziens niet per se nodig is dat het college uitzoekt welke gedragscode voor studenten, studentenverenigingen en campusbewoners van toepassing dient te zijn. Poorthuis benadrukt dat als er regels worden afgesproken, deze ook moeten worden gehandhaafd. Met deze aanvulling leest de voorzitter het besluit voor.

Voor wat betreft de medewerkersgeleding stemt de UR in met de vaststelling van de gedragscode en voor wat de studentgeleding betreft adviseert de UR positief t.a.v. de gedragscode voor ICT- en internetgebruik voor medewerkers.

6. Nota Sturing Onderzoek (UR 09-292)

-Brinksma doet uitgebreid verslag van de overwegingen van het CvB achter deze nota. De stimulering van het onderzoek is altijd met gesloten beurs bekostigd. Omdat de UT succesvol is op het gebied van onderzoek, is het model o.a. niet meer te handhaven.

Er ontstond verwatering van geld, er trad instabiliteit op, de “oogstkracht” verschilde van jaar tot jaar. Gezien de financiële randvoorwaarden is het model niet meer functioneel; als ‘aanjaagmodel’ heeft het goed gewerkt. Het academisch onderzoek (resultaat proefschrift) beslaat een periode 4-5 jaar. Het bestaat uit opbouw en uiteindelijke de oogst, dus het gaat om een langetermijnperspectief. Daarom wordt een deel van het onderzoeksgeld over een langere periode verdeeld (de 12-60 maanden cyclus) en niet meer per jaar. Er moeten afspraken worden gemaakt over een strategische verdeling onder de onderzoeksinstituten over een periode van 5 jaar. De instituten kunnen tot 2014 elk op een vast percentage rekenen van het onderzoeksbudget. De afspraken tussen het CvB en de instituten over acties en prestaties worden in een convenant opgenomen. Er worden maximaal 5 Kern Prestatie Indicatoren (KPI’s) vastgelegd.

De rector is momenteel in gesprek met de wetenschappelijk directeuren om de discussie over KPI’s af te ronden. Er moet recht worden gedaan aan de diversiteit van het UT-onderzoek. De wijze waarop de kwaliteit binnen de exacte wetenschappen wordt gemeten, verschilt van die van de maatschappij­wetenschappen. De instituten moeten zelf parameters opstellen om de uitvoering van het onderzoek te sturen. De prestaties van de instituten op de afgesproken indicatoren worden jaarlijks bijgehouden.

De bespreking van die indicatoren is een vast onderdeel van de voor- en najaars­overleggen. Een externe reden om tot opzet van de Nota Sturing Onderzoek te komen is o.a. een staartje van de Plasterk-korting, de noodzaak om de “tering naar de nering te zetten” en de wijze waarop de UT middelen van OCenW ontvangt.

-Veenendaal bedankt de rector voor de toelichting rond de overwegingen en de gemaakte keuzes. Hij heeft vragen over de positie van de instituutsraden en welk deel van het onderzoeksgeld wordt vastgelegd.

§Brinksma licht toe dat het CvB van mening is dat de Nota Sturing Onderzoek o.a. gaat over de strategische keuzes tussen instituten. Gezien het uitgangspunt “over­koe­­pelend” is het CvB van mening dat de UR het medezeggen­schaps­orgaan is voor het CvB. Tijdens het overleg met de wetenschappelijk directeuren bleek dat het moeilijk is de instituutsraden “gevuld” te krijgen. De rol van de medewerkers wordt door de wetenschappelijk directeuren in dit kader niet als zinvol gezien, maar wel belang­rijk bij de uitvoering van het onderzoek. Het CvB heeft zaken gedaan met de WD’s en het UMT en men is als collectief uit de discussies gekomen. Op de vraag van Veenendaal beaamt de rector dat het zinvol ware geweest als goed functio­nerende instituutsraden hadden kunnen meepraten met de WD’s. Van Ast benadrukt dat het gaat om interactie met de eigen organen. De formele stelling van het CvB is dat de medezeggenschap via de UR verloopt en dat wordt door de UR onder­schreven.

§“Een deel van de onderzoeksmiddelen” wordt vastgesteld. Deels worden de USzo-middelen ingezet op instituutsoverstijgende thema’s, zoals gezondheid en energie. Het CvB en de WD’s hebben een shortlist van thema’s vastgesteld. In overleg met de WD’s en de betrokken instituutsraden wordt inhoudelijke invulling gegeven aan deze thema’s.

Veenendaal vraagt of de middelen worden toegekend in het kader van RoUTe ’14. Brinksma beaamt dat bij de strategische aanvragen RoUTe ’14 – als super kader – een rol heeft gespeeld: b.v. nano- en biotechnologie, ICT en ook aanhaking bij techno­logie en sociale wetenschappen. De uitwerking van samenwerking rond de insti­tuuts­overschrijdende thema’s wordt overgelaten aan de instituten. Er moet worden aangehaakt bij de grote maatschappelijke thema’s (o.a. gezondheid, energie, water, learning, klimaat en duurzaamheid). Er wordt steeds vastgelegd of er voldoen­de aansluiting komt/blijft bij de zachte kant van het onderzoek. We gaan absoluut voor kwaliteit; sturen op onderzoeksoutput die internationaal kan concurreren.

De strategische verdeling wordt in principe vastgelegd. Beleid is ook dat KPI’s voort­durend bron van gesprek zijn tussen CvB en WD’s: loopt het goed, worden de targets behaald? De behaalde scores worden geplaatst in de actuele context van de onder­zoeksinstituten. Die discussies refereren telkens aan RoUTe’14.

-De voorzitter wijst op de voorliggende nota. Bijlage 1 “Kwantitatieve Indicatoren”wordt behandeld bij agendapunt 7. Veenendaal benadrukt dat de KPI’s niet in de instem­mingvraag worden meegenomen, omdat deze nog niet in alle gremia zijn besproken. Brinksma beaamt dat de uiteindelijke lijst nu nog niet voor ligt. Het KPI-principe is een integraal deel van de nota en daar wordt wel instemming over gevraagd.

-Het concept besluit wordt uitgereikt en vervolgens wordt de vergadering geschorst.

Na heropening geven de fracties hun mening over het concept besluit.

-Veenendaal (CC) wil graag drie toezeggingen van het college, zoals verwoord in het besluit. CC heeft er geen problemen mee als de toezegging over RoUTe’14 in een andere vorm tot uiting komt, bijvoorbeeld aan de hand van het verslag van deze bijeenkomst en de toelichting eerder gegeven over de inbedding van RoUTe’14. De andere twee toezeggingen hebben betrekking op de O&O component en de KPI’s. CC wil dus geen uitspraak doen over de gegeven indicatoren, maar staat wel achter het principe dat KPI’s managementinformatie geven zodat het proces gestuurd kan worden.

Brinksma geeft aan dat de Nota Sturing Onderzoek het strategisch onderzoeksbeleid vastlegt (en financieel model). De rector zegt toe de relatie met RoUTe’14 sterker te benoemen. Hij merkt op dat er verwarring is opgetreden. De nota Kwaliteitszorg heeft betrekking op het onderwijs. De KPI’s die in de Nota Sturing Onderzoek een rol spelen, kunnen daar niet worden ondergebracht. Brinksma stelt voor de uitkomsten uit de discussie tussen CvB en de WD’s ter informatie naar de UR terug te koppelen. De UR gaat hiermee akkoord.

-UReka (Franken) heeft drie opmerkingen, die vervolgens worden toegelicht door Brinksma.

§Wat betreft de halvering van de O&O-component wordt de vergelijking met commu­nicerende vaten gegeven. De verschuiving brengt ons in lijn met de middelen vanuit de overheid. De kwaliteit van het onderzoek wordt niet aangetast omdat de WD’s actiever sturen met de middelen. Het is nu een “ongeopende enveloppe”. De WD’s moeten meer inhoudelijke bestemmingen aangeven, b.v. nauwere aansluiting Master en onderzoekinstituut of minoronderzoekgebonden geld. De uitkomst kan zijn dat op onderdelen vooruitgang is te boeken, zonder aantasting van de kwaliteit.

§Wat is de relatie met RoUTe’14? Brinksma wil e.e.a. op schrift verduidelijken. RoUTe ’14 is een breed kader. Er zouden parameters kunnen worden opgesteld om de binding met RoUTe’14 duidelijk te maken.

§Voordeel nieuwe systeem en het risico dat t.z.t. weer wordt teruggegaan naar het oude systeem? Helderheid is te prefereren. Het belangrijkste punt is dat het oude systeem niet houdbaar was. Het CvB heeft het oor te luister gelegd en is niet bevreesd dat minder externe projecten worden binnengehaald. Hij wijst op de voortgang van de ondezoekpublicaties en het binnenhalen van 2^e en 3^e geldstroom gelden. Nu zijn er heldere keuzes gemaakt. De voorzitter vraagt of tussentijds een midtermreview wordt op­gesteld, waarop de rector aangeeft dat de KPI’s continue de stand van zaken moeten meten. Continue moet worden bekeken of de koers goed is. Dit zijn handvatten voor de voor- en najaarsoverleggen met de WD’s. De verdeling van middelen ligt voor een groot aantal jaren vast. Als de ontwikkelingen niet gaan zoals verwacht, moeten beleidskeuzes worden aangepast, b.v. personeelsbeleid.

-Pro-UT is afwezig.

-PvdUT (Smit) vraagt of er vergelijking van systemen met internationale onderzoeks­instituten hebben plaatsgevonden. Brinksma antwoordt dat een vergelijking met het buitenland mank gaat, omdat de UT de enige universiteit is met gekantelde onderzoeks­instituten. KPI gestuurde onderzoeksinstituten komen meer voor. De kwali­ta­tieve kant is het belangrijkste aspect. Een vergelijking is dus moeilijk.

-De voorzitter constateert dat de KPI’s voor het CvB een belangrijke rol spelen en dat in overleg met de WD’s invulling wordt gegeven aan de KPI’s. Wordt het nog vast te stellen over­zicht ter informatie of ter instemming aan de UR voorgelegd? Dit hoeft nu nog niet te worden vastgelegd, maar dat is afhankelijk van het overleg dat hieraan is vooraf­gegaan. Als er geen overleg met de Instituutsraden is geweest, dan houdt de UR instemmingsrecht. Brinksma antwoordt bevestigend en beaamt dat CvB en UR met deze nuancering tot elkaar komen. De UR heeft de taak zorgvuldig om te gaan met de belangen van de mede­werkers.

-Veenendaal stelt voor een overweging toe te voegen omdat het onderzoek niet in één jaarcyclus is te beoordelen, maar pas op langere termijn te beoordelen is (4-5 jaar) met de consequenties voor KPI. Brinksma ondersteunt de langetermijnvisie.

De voorzitter constateert een positieve grondhouding ten opzichte van de Nota Sturing Onderzoek. Het presidium zal – in overleg met het CvB – aan de tekst van het concept besluit “slijpen”.

7. Instellingskwaliteitszorg UT (UR 09-289)

De voorzitter stelt de procedure vast: algemene ronde, KPI’s, opmerkingen vakevaluatie, beleidsvraag over handhaving

-CC (Veenendaal): positief dat de notitie op deze wijze voor ligt. Hij geeft drie verbeterpunten voor de volgende versie:

§De doelgroepen ontbreken, b.v. minorstudenten, premasters, het PhD-onderwijs.

§De koppeling met het onderzoek mist geheel.

§Er moet meer uitwerking worden gegeven aan de dagelijkse praktijk + de koppeling met de PC-cyclus.

Brinksma licht toe dat de notitie aan de UR voor ligt voor input. Begin 2009 was een notitie in voorbereiding die was voorzien van een midtermreview. Deze procedure ontmoette veel kritiek (met name van de OLD’s). Nu is gekozen voor waarborging van de kwaliteit tussen twee accreditaties in. Geen zware procedure maar een alternatief voor de filosofie die nog niet volledig is. Vanuit de gremia moet nog draagvlak worden gecreëerd. Het CvB staat open voor suggesties. Inderdaad moet de minorkwaliteitszorg nog worden opge­nomen, premasters moeten nog terugkomen als instroomeis, en voor AIO’s moet ook het niet geaccrediteerde onderwijs nog worden uitgewerkt. Er is wel een samenhangend geheel, echter eerst moet de kern van de opleidingen duidelijk zijn.

De te maken koppeling met het onderzoek wordt door Brinksma genoteerd.

De KPI’s zijn nog niet uitgekristalliseerd. Parameters monitoren i.v.m. sturing: vanuit die nuance moet dit worden bekeken. Het bedoelde plaatje is bewust opgenomen, maar dat moet worden verduidelijkt. Brinksma neemt dit mee.

-UReka (Franken) is verheugd dat het CvB de kwaliteit serieus neemt, maar heeft nog een aantal vragen:

§Hoe gaat het CvB het risico van pervertering voorkomen?

§Er is niet voldoende oog voor studenttevredenheid en generieke vaardigheden.

§Houdt het CvB ook rekening met postdocs, premasters, minoren e.d. en op welke wijze gebeurt dat?

§De docenten moeten minstens een BKO hebben. Wordt de SKO en Engelstalige certificatie ook meegenomen?

§De UT moet een effectieve organisatiestructuur hebben m.b.t. de kwaliteit van de opleidingen. Hoe gaat het college hier voor zorgen?

Brinksma verwijst wat betreft pervertering naar de voetnoot op pag. 11. De KPI’s zijn aanleiding voor kwaliteitsdiscussie. De kwaliteit moet helder worden gemaakt door meting. De algemene vaardigheden en de studenttevredenheid worden in de facultaire cyclus meegenomen. De rector acht algemene vaardigheden van belang, maar vraagt zich af op welke niveaus deze terugkomen. De studenttevredenheid speelt rond alle cycli binnen de opleidingen. Ook de alumni worden ondervraagd.

De operationele kant van de BKO is er al. Het resterende beleid berust bij de zittende staf. In 3TU-verband moet worden gekeken of er regelingen kunnen worden gemaakt. Wat betreft de SKO is er minder overeenstemming tussen de universiteiten.

Een effectieve organisatiestructuur m.b.t. de kwaliteit van de opleidingen is “makkelijker gezegd dan gedaan”, aldus de rector. De organisatie van het onderwijs in een complexe organisatie als de UT is niet zonder problemen. Er zijn veel circuits die zich integer bezighouden met kwaliteit. De kwaliteitscycli moeten worden gekoppeld aan de univer­sitaire beleidsstroom en de besluitvormingsorganen moeten optimaal worden ge­stroom­lijnd. Flankerend beleid is nodig om de effectiviteit te bevorderen, niveaus moeten aan elkaar worden gekoppeld.

-PvdUT (Smits) geeft aan dat de algemene tendens is een hoge score in de ranking. De criteria voor de rankings van de UT en Elsevier komen overeen. Brinksma wijst er op dat de KPI’s niet vanuit de ranking zijn beschreven. Elsevier bevestigt dat de UT een gemiddelde universiteit is met uitschieters naar boven en naar beneden.

-Lijst Chairman (Lagendijk) sluit zich aan bij de opmerkingen van UReka over de samen­hang. Het belang van BSA en KPI is dat de studenten op de juiste plek zitten.

Hij wijst op de samenhang van ondersteuning en KPI’s . Als er wordt geëvalueerd, moet dat ook in samenhang gebeuren. Brinksma beaamt dit en geeft aan dat daarom S&O partij is om te bezien waar de ondersteuning moet worden aangepast.

-UReka (Franken) geeft enkele opmerkingen over de KPI’s:

§Bij 3.ii.1 staat “de studenten zijn positief over de volgende aspecten t.a.v. (een deel van het) curriculum”. Waarom slechts een deel?

§Bij 5.b.i. wordt gesproken over “een baan of een vervolgopleiding”. Waarom komt de baan niet terug in de KPI’s ?

§Bij 6.a.i en 6.b.i wordt gesproken over “voldoende afgestudeerden die uiteindelijk afstuderen”. Wat wordt hier precies bedoeld?

Brinksma is van mening dat de samenhang tussen de vakken nog meer aandacht behoeft (een deel van). Deze nota wordt op 3 december a.s. met de OLD’s besproken om steun te krijgen voor deze benadering. Ook de OLD’s geven suggesties ter verbe­te­ring. Het CvB stelt het op prijs dat de UR op- en aanmerking geeft ter opneming in de volgende versie van het document.

-CC (Veenendaal) geeft ook enkele punten ter verbetering (v.a. pagina 8).

§1.ii.2: insteek UR is niet in percentages maar in eindtermen.

§6.a.ii.1/2: onderscheid in intern/externe doorstromers (n+2 jaar en n+ 1 jaar). Waarom verschil? Gelijktrekken of toelichting geven.

§7.ii. 1/2 : signaalwaardes. Slecht kwaliteit te meten op 7-8-9. Niet streven naar 90% cum laude.

Brinksma verwijst wat de kaders betreft naar 1.ii.2, daar staat: “b.v.”

Het voostel om bij de in- en externe doorstromers een toelichting op te nemen, wordt meegenomen in de discussie met de OLD’s.

Een 6 is ook voldoende, maar de studenten moeten verleid worden tot hogere cijfers te komen. De discussie over de cijfers is nog niet afgerond.

-Lijst Chairman (Lagendijk): als de organisatie dermate “in kwaliteit is”, dan moet de ondersteuning ook nog worden toegevoegd (pag. 12). Dit wordt door de rector beaamd.

-De Goeijen mist op pag. 6 iets over de vakken. Brinksma merkt op dat de kwaliteit van vakken belangrijk is. De filosofie wordt aangegeven: per vak is goede kwaliteitszorg nodig. Door het afnemen van het tentamen wordt o.a. dit afgedekt.

-UReka (Verberkt) heeft een notitie vakkenevaluatie opgesteld. Zichtbaarheid van de evaluaties staat voorop. Wat is het beleid van het CvB in deze?

Brinksma geeft aan dat het CvB van mening is dat de vakken goed moeten worden geëvalueerd, maar het is moeilijk uniforme eisen te stellen. De kwaliteit van de vakken­evaluatie moet worden verhoogd. Als docent heeft hij de ervaring dat de mate van betrokkenheid per student verschilt. De kritiek rond transparantie kan op constructieve wijze worden verwerkt. Met de waarborg dat de systematiek op deze wijze goed is ingebouwd, is de rector voorstander van de hoogste transparantie. Verberkt benadrukt het belang van zichtbaarheid en stelt voor hierover wellicht een keer op detail over van gedachten te wisselen. De rector stelt dit zeer op prijs.

De voorzitter memoreert dat de Notitie Instellingskwaliteitszorg aan de UT ter informatie is aangeboden aan de UR. Het CvB heeft aangegeven de opmerkingen van de UR mee te nemen in de discussies met de OLD’s . Daarmee is het niet uitgesloten dat UR alsnog adviezen kan geven. Die uitnodiging wil de voorzitter open houden, waarbij de rector antwoordt: bij uitstek! Hij zegt dat de kwaliteitscultuur een breed gedragen instrument moet zijn binnen de UT. Een volgende versie wordt weer ter consultatie aan de UR voorgelegd en uiteindelijk wordt de definitieve versie ter instemming aan de UR voorgelegd.

-Veenendaal spreekt zijn waardering uit over deze procedure.

-Ook Franken stelt het op prijs dat het CvB de kwaliteit van het onderwijs hoog in het vaandel heeft, maar benadrukt dat het van essentieel belang is dat dit ook blijft gehandhaafd. UReka biedt het college een cadeau aan, met het uitdrukkelijke verzoek om deze bij mensen uit te delen en zo te zorgen dat de onderwijskwaliteit echt verbetert en serieus wordt genomen.

8. Analyse budgetrapportage september 2009 (UR 09-311)

De Goeijen heeft opgemerkt dat de resultaten van de diensten in september 2009 nog meer negatief zijn. Welke maatregelen neemt het CvB op korte termijn om de financiële situatie te verminderen?

Van Ast geeft aan dat de indruk bestaat dat het CvB niets doet. Kijkend naar het verslag van de vorige overlegvergadering wordt aangegeven dat de stijging van de sociale lasten, daling rente en de Plasterkkorting structurele componenten zijn. Het opvullen van extra NWO-progamma’s lukt nauwelijks, omdat de UT al hoog scoort in de 2^e geldstroom. De korting moet dus worden verwerkt.

De budgetdiscipline binnen de organisatie is te laag en moet worden verhoogd. Extra projec­ten RoUTe’14 zijn niet volledig begroot. De externe inzet rond de huisstijl wordt verminderd: per 1 oktober is het contract beëindigd en heeft S&C deze taken overgenomen.

De UT heeft het karakter van een olietanker, die niet zo maar is bij te sturen. Waar ligt de effectiviteit? Het CvB is in discussie met de directeuren/decanen omdat zij de taak/plicht hebben tot bijstelling. Wat betreft de snelheid van handelen kan gekozen worden voor een snelle reorganisatie, maar we moeten de toekomstige effecten bekijken. Ontslag is een dure aangelegenheid en daarom wordt die weg niet gevolgd. Maar wel de aansluitende weg van natuurlijk verloop die op meer begrip vanuit de organisatie kan rekenen. Er wordt versneld afgebouwd op externe inzet. Incidenteel is over 2009 nog een bamabijdrage te verwach­ten, maar die zegt niets over de incidentele bedrijfsvoering. De begrotingsgesprekken lopen hoog op. De laatste drie jaar viel het allemaal nog wel mee, maar nu niet meer. Het CvB gaat nu uit van krimpfeiten. In geval van taakstelling moeten faculteiten/diensten een bijgestelde begroting indienen. De nota Sturing Onderzoek moet ook effect opleveren.

Er zijn diverse stumuleringsbudgetten opgeheven. Met S&O zijn gesprekken gaande over wat de faculteiten willen afnemen van de OD: maatwerk/structureel? De decanen moeten hierover heldere afspraken maken met de S&O/OD. Het budget van de OD bestaat voor het merendeel uit een centrale bijdrage en deels op aanvraag faculteiten (individueel /detache­ring). Er wordt ook gedacht aan een toets voor de OBP-functies. Het aantal fte’s mag niet hoger zijn dan dat in 2009. Waar wel groei is, wordt de deur dicht gedaan.

Het CvB heeft het “stoplichtmodel” ingevoerd: naast kwartaaloverzichten zijn maandelijkse overzichten ingevoerd. Uit de tussenliggende overzichten kunnen afwijkingen eerder worden gesignaleerd en kan tijdig worden gereageerd. Dit betekent een cultuur­omslag binnen de organisatie. Zonder tussentijdse informatie kan geen bijstelling worden geleverd. EWI heeft zware tijden voor de boeg: effecten terug­loop onderzoek en minder studenten. Met de decaan van EWI zijn goede afspraken gemaakt, zonder dat er gedwon­gen ontslagen vallen.

Op onderdelen zou het college een “draai” kunnen maken. Het kan sneller, maar dat is niet goedkoper. Het CvB kiest vooralsnog voor de wijze van maximale medewerking vanuit de organisatie. Het CvB zit beslist niet stil maar vraagt zich telkens af wat in gang gezet kan worden om de situatie te verbeteren. De Goeijen hoopt dat de tanker niet tegen een muur vaart! Pouw vraagt of de budgetdiscipline en RoUTe’14 juist nauw samenhangen. Worden er voldoende afwegingen gemaakt in het kader van budgetdiscipline? Meer rapportrages betekent een extra DRUK. De organisatie moet er wel van doordrongen worden dat extra cijfers geproduceerd moeten worden in het kader van bewustwording. De UR moet de begroting 2010 afwachten. In de eerste paragraaf worden nieuwe zorgpunten vermeld: o.a. promotietrajecten (kwaliteitsverbetering?), vergrijzing.

Van Ast antwoordt dat het CvB tegen een muur loopt als er niets wordt gedaan. Het CvB wil de maximaal haalbare kosten eruit halen door o.a. afweging van de diensten die worden aange­boden en heldere formulering van de doelstellingen van projecten. Om niet te laat te reageren moeten wijzigingen tussentijds zichtbaar zijn. Risico-inschatting wordt genoemd door verschillende onderdelen van de UT, dus ook extra punt van zorg. Binnen de gekozen uitgangspunten moet het maximale worden gedaan om bijstelling te creëren. De UT kan tegen een stootje, maar daar moeten we niet op koersen. De keuze is snel en hard, of bijsturing. Wat is het standpunt van de UR, vraagt Van Ast.

De voorzitter heeft het gevoel dat de raad het CvB-principe ondersteunt (bijsturing in plaats van reorganiseren).Hij merkt op dat Van Ast jaren gele­den in een “harde” situatie heeft gezegd “maakt u zich geen zorgen: er vallen ontslagen”. Nu is het omgedraaid: “maakt u zich zorgen, er vallen geen ontslagen”. De tanker wordt bijgestuurd zodat deze niet in open zee raakt.

Van Ast zegt dat de OD lang in een onzekere tijd verkeert. Het CvB is teleurgesteld dat het zo lang duurt voordat de facultaire behoefte is vastgesteld. Het college wil in de toekomst zelf een indringender rol spelen in dergelijke situaties. Lagendijk wijst er op dat op indivi­dueel niveau ongerustheid bestaat bij medewerkers die vorig jaar bij de OD zijn aanges­teld. Van Ast geeft aan dat S&O een implementatieplan heeft opgesteld van om geleidelijk van A naar B te komen. Op de vraag van Poorthuis over welk percentage het gaat, antwoordt Van Ast dat 50% van de OD-capaciteit centraal wordt gefinancierd, een ander deel door de faculteiten en een deel uit maatwerk. In de toekomst dus een kleinere OD, haalbaar met de huidige formatie.

De voorzitter rond het agendapunt af met de mededeling dat de UR afspraken heeft gemaakt met FEZ rond de begrotingsvoorbereiding.

9. Evaluatie EMB (UR 09-297)

Gelet op de tijd vraagt de voorzitter de woordvoerders zich te beperken.

-Van Ast zegt dat destijds is afgesproken dat binnen twee jaar een evaluatie zou plaats­vinden. Omdat de EMB nog niet is afgerond, vindt een tussenevaluatie plaats waardoor de budgettaire effecten nu nog beperkt in beeld zijn. Het voorlopige standpunt van het CvB is het maken van een tussentijdse verbeterslag.

-Lagendijk herinnert zich dat de EMB 2-3 jaar geleden als grote operatie is ingezet. De UR heeft vele nota’s ontvangen. Hij vraagt zich af of de trajecten nu puntsgewijs moeten worden besproken. Het kan zijn dat trajecten niet zijn gehaald of dat moet worden bijgestuurd. De notitie van het CvB is positiever dan het standpunt van de UR. De UR gaat er vanuit dat op niet alle fronten de budgettaire en de inhoudelijke doelen niet zijn gehaald. In de evaluatie missen o.a.: vastgestelde criteria/nulmeting, wat hebben de individuele studenten en medewer­kers gemerkt van EMB?

-Poorthuis merkt op dat de evaluatietekst en de bijlagen niet met elkaar overeenkomen. Er zijn nog behoorlijke problemen op te lossen.

-Lagendijk stelt voor dat de input vanuit de UR wordt meegenomen en in de definitieve evaluatie wordt verwerkt. In welke omstandigheden verkeren we nu (budgetrapportage september) en koppeling met RoUTe’14. De ondersteuning van onderzoek en onderwijs volgt het primaire proces; dat betekent dus meer samenhang. De genoemde zes onderwerpen op pagina zijn gekozen door het CvB en die keuze moet in een volgende versie worden toegelicht. In de nota staat “dat het CvB er iets aan wil doen”. De secre­taris moet meer sturing geven/meer managen. De secretarisrol moet worden versterkt, maar dan moet het CvB de bevoegdheden daartoe geven. De huidige en nieuwe secretaris moeten de mogelijkheid krijgen de voorgestelde rol te vervullen. Het UCB moet worden voorgezeten door de secretaris (= beheer). Ook in afwijking van het voorstel zouden de directeuren servicecentra wel zitting moeten hebben in het UCB. De UR is het met het CvB eens dat zwaarder op budgetsturing moet worden ingezet. De UR deelt de mening van het college dat het soms ondui­delijk is hoe de functies van informa­tie­manager zijn georganiseerd: centrale informatie­manager en informatiemanagers bij faculteiten en diensten.

Wat betreft “samenwerken” wordt aangegeven dat er in 30 jaar een eilandcultuur is ontstaan. Kan het CvB bruggen bouwen, d.w.z. kijken naar de eigen belangen maar ook naar samenwerking?

Waarom is er geen apart hoofdstuk aan EMB besteed in RoUTe’14? Tenslotte benadrukt de voorzitter dat het draait om handhaving!

-Poorthuis is van mening dat de informatiemanager meer is gericht op de ICT-component. De hoofdmoot van deze functie is informatie, en kijkend naar ICT.

-Van Ast beaamt aan dat EMB versus RoUTe ’24 helder moet worden gemaakt. De conclusie dat EMB rooskleurig is verlopen, dat lijkt ook zo.

De secretaris heeft in het verleden wel goed gefunctioneerd. Hij heeft nooit de beoogde rol toebedeeld gekregen. De informatiemanager zou de sturende rol op zich nemen, maar dat bleek in de praktijk moeilijk uit te voeren. In de functies van de directeuren bedrijfs­voering is 0.2 fte voor informatiemanagement opgenomen. Dat wordt er nu uitgehaald. De functie informatiemanager S&O blijft bestaan. Het CvB doet geen uitspraken over de nuttigheid van andere constructies. De nieuwe secretaris is op de totale sturing geselec­teerd. Het CvB twijfelt nog over het voorzitterschap van het UCB omdat de bestuurlijke link met de organisatie niet mag worden losgelaten. Wel moet het voorzitterschap formeel worden geregeld.

Wat betreft samenwerking/eilandcultuur heeft het CvB niet teveel illusies, maar het college laat het niet los. We moeten er anders naar kijken. Zonder EMB-operatie was o.a. de introductie van Blackbord en Osiris niet zo’n succes geweest als het nu is. Zonder EMB zou één OER voor de bachelors zijn verzand. Wij moeten meer toe naar samen­werking en transparantie. Het Loket VO is een hoopvol voorbeeld van te maken stappen. Decanen en scholen zijn verantwoordelijk voor de instroom.

Lagendijk beaamt dat het VO-loket een sterk punt is. Hij stelt voor een decaan mede­verant­woordelijk te laten zijn voor een bepaald deel van het overkoepelend beheer.

Van Ast benadrukt dat de stap is gezet, maar dat het resultaat moet worden afgewacht. Het is een lastig onderling pad, maar dat gaat het CvB in en blijft er voortdurend over praten.

De voorzitter sluit af met de mededeling dat de UT “nabranders” kan blijven geven voor opname in een volgende evaluatieversie.

10. Voortgang RoUTe‘14

Flierman heeft de voortgang voorbereid.

-Vanmiddag vindt een overleg plaats met de decanen over het Loket VO.

-Op 13 november jl. heeft een multidisciplinaire workshop plaatsgevonden over energie. De opkomst was hoog.

-Eind 2009 wordt het eindrapport verwacht van de commissie Masterschool + bacheloropleiding.

-De tweede ronde voor de indiening van programmavoorstellen is gesloten.

-De tussenrapportage van de schools wordt aan het eind van het jaar besproken binnen het CvB en begin 2010 aan de UR voorgelegd. Er worden stevige discussies gevoerd. Op de opmerking van Veenendaal dat de geplande startdatum van 1-1-2010 niet wordt gehaald, antwoordt Brinksma dat de begindatum van de uitrol niet wijzigt, de officiële besluitvorming wordt wel iets verlaat, waardoor het rapport ook later aan de UR wordt aangeboden. De startdatum wordt met een maand verschoven.

-Lagendijk geeft aan dat in de WHW het instellingsplan het “kopstuk” is voor de medezeggenschap. Afgesproken wordt dat UR en CvB de status van het Instellingsplan in relatie met RoUTe’14 bespreken.

Voortgang 3TU proces

CvB/Brinksma

-Het ligt in de bedoeling dat de 3TU volgens het Zwitsers model wordt georganiseerd: technisch onderwijs, onderzoek en valorisatie.

-Volgende week wordt de toekomstvisie en de 3TU staalkaart tijdens een KIVINIRIA Jaarcongres aangeboden aan de minister.

-De voorzitter van Delft heeft een presentatie gehouden bij de AcTI, die in het teken stond van “hoe verder met de Federatie?”

-Binnen de Federatie hebben functiewijzigingen plaatsgevonden. Brinksma heeft de onderzoeksportefeuille onder zijn beheer gekregen.

-Op de vraag Poorthuis of het gaat om het Deense, Zwitserse model of om een mix, antwoordt Brinksma “een Nederlands model dat zich laat inspireren door beide”. In 3TU verband wordt het keuzemodel in een notitie uitgewerkt.

9. Schriftelijke rondvraagpunten (UR 09-314)

International student Barometer (IBS)

Hackutz geeft een korte toelichting rond de ISB. Brinksma is van mening dat bij de presen­tatie het totaalbeeld niet slecht was, vooral het facilitaire niveau was hoog. Wel is het zinvol dat het CvB inzoomt op de kritiek omdat de kwaliteit van de individuele UT-docenten niet als positief wordt onderscheiden. De kritiekpunten worden in de kwaliteitszorg meegenomen.

De informatieverstrekking en de vaardigheden om internationale groepen te begeleiden behoeft inderdaad verbetering. Er is een professionele slag nodig om de communicatie naar de doelgroepen te optimaliseren. Carrièreadvies en employability scoren lager dan in het buitenland. De UT zou hier beter op in moeten spelen. Lagendijk haakt hier op in en geeft aan dat carrièreplanning in het verleden wel degelijk is opgezet, maar niet naar wens functio­neerde. Brinksma neemt deze opmerking mee in zijn overwegingen. De UT heeft de keuze gemaakt internationaal te opereren en dat moet in de ondersteuning terugkomen.

Leoné merkt op dat UReka de voorgestelde verbetering van de kwaliteit van het Engels van sommige docenten ondersteunt.

De barometer wijst ook uit dat het eten op de campus als slecht wordt gezien, prijzen te hoog voor een lage kwaliteit. Gevraagd wordt of dat gaat veranderen in de Waaier. Van Ast wijst erop dat FB de contractafspraken met Sodexo moet bewaken (incl. nieuwe Waaier). Als er veel klachten zijn over de verhouding prijs/kwaliteit, dan moet actie worden genomen. Op voorstel van Van Ast om gerichte signalen rechtstreeks aan het FB door te geven, antwoordt Hackurtz dat PITS de signalen zal doorgeven.

Bijdrage medezeggenschap bij introductie nieuwe medewerkers

De UR heeft bericht ontvangen van PA&O dat het introductieprogramma in het kader van RoUTe’14 drastisch wordt gewijzigd. Het medezeggenschapsonderdeel zal in ieder geval worden geschrapt. De UR wenst het medezeggenschapsonderdeel te handhaven bij de introductie. De UR-bijdrage kan eventueel in een “RoUTe’14-jasje” worden gestoken.

In ieder geval mag de medezeggenschap niet worden geschrapt uit het programma.

Van Ast geeft aan dat PA&O de introductie van nieuwe medewerkers evalueert op basis van een enquête. Een voorstel tot wijziging van de programmaopzet wordt ontwikkeld.

Het schrap­­pen van het medezeggenschapsonderdeel is nog niet zo definitief als wordt gesuggereerd. Van Ast stelt voor dat de UR de inzichten rechtstreeks aan PA&O doorgeeft. Op zijn beurt zal Van Ast het UR-standpunt ook aan PA&O doorgeven.

10. Rondvraag

Ravelijn

Veenendaal heeft in de wandelgangen vernomen dat Ravelijn te klein zou zijn voor MB. Van Ast beaamt dat, zoals MB zich nu heeft ontwikkeld, dit het geval zal zijn. Het CvB is in gesprek met de decaan en de VGD over mogelijke oplossingen voor de groep of groepen waarvoor geen plaats is. Met de decaan wordt besproken welke groep(en) in ieder geval op de campus moeten terugkeren. Op verzoek van Franken zegt het college toe het belang van docenten­huis­ves­ting op de campus in de besprekingen mee te nemen.

11. Sluiting

Om 12.40 uur sluit de voorzitter de vergadering.