Agendapunten

3. Verslag overleg 30-01-2008

logo Universiteitsraad UT

universiteitsraad

Griffie

Spiegel – kamer 300/302


Uw kenmerk


Telefoon

053 - 489 2027

Ons kenmerk

UR 08-056

Fax


Datum

14 februari 2008

e-mail

j.ribberink-vanmiddelkoop@utwente.nl

Verslag van de overlegvergadering van de Universiteitsraad op dinsdag 30 januari 2008

Vastgesteld op 2008-03-05


Aanwezig:

Leden UR:

Becht, Ferreira Pires, Hoogerdijk, De Jong, Koet (vz), Landheer, Lodewijks, Poorthuis, Possel, Terpoorten, Vernooij, Wormeester, Ziehmer

College van Bestuur:

Van Ast, Flierman, Zijm

Griffie:

Ribberink, Klomp-Jongsma (Secretariaatsservice “PS” – verslag)

Afwezig:

Brinkman, Meijer, Pol, Vogelzang (allen m.k.)




1.Opening en vaststelling agenda

De voorzitter opent om 9.05 uur met een welkom aan de aanwezigen de vergadering.


De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.


2.Mededelingen

UR:

Ook de UReka-fractie is weer bij de overlegvergadering aanwezig. Er is weliswaar nog geen overeenstemming bereikt tussen CC en UReka over de toekomstige vorm van het voorzitterschap, maar wel is bereikt dat beide partijen besloten hebben weer met elkaar om de tafel te gaan om te proberen tot een oplossing te komen.

Possel beëindigt zijn lidmaatschap van de UR. De voorzitter dankt hem hartelijk voor zijn tomeloze inzet voor de UR gedurende anderhalf jaar, en onderstreept dat met een attentie namens de raad.


College:

Het is goed dat de Universiteitsraadsfracties weer gezamenlijk aanwezig zijn voor de beraadslagingen.

Personele situatie:

-Per 1.4.2008 treedt mevrouw S. Wigman in dienst van de UT als directeur Onderwijs Service Centrum.

-Het management van de clusters binnen FB is inmiddels weer op volle sterkte.

-Er wordt hard gewerkt aan de opvolging van prof. Bliek; er is inmiddels een lijst met potentiële kandidaten voor de functie van decaan TNW.

-Met het oog op het debat rond “RoUTe 14” ligt het niet voor de hand om voluit extern op zoek te gaan naar een opvolger van dhr. Glas als wetenschappelijk directeur van IBR – er is dan ook gezocht naar de mogelijkheid van waarneming en dat proces is bijna afgerond.

Profilering UT – “RoUTe 14”: Het debat is in volle gang.

Twee CvB-leden zijn ten tijde van de op 5 maart geplande UR-overlegvergadering met vakantie. In het presidium zal besproken worden hoe daarmee om te gaan.

ITC: Inmiddels heeft ook de RvT van de UT ingestemd met de met ITC gemaakte afspraken. In een van de eerstkomende overlegvergaderingen kan dit onderwerp publiekelijk behandeld worden. De formele instemmingsvraag volgt t.z.t.

Nanolab: De komende dagen zal breed gecommuniceerd worden dat gestart is met de bouw van het Nanolab met fantastische researchvoorzieningen.


3.Verslag van de overlegvergadering van 19 december 2007 (UR 08-001)

Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.


Naar aanleiding van het verslag:

Pag. 6, 1e rondvraagpunt: De vraag wat er gedaan is met het voorstel van de UR aan het college over de bezetting van de dienstraden voor de Bibliotheek en ICTS is afgehandeld, aldus Van Ast. Het college heeft de UR inmiddels een schriftelijke reactie gestuurd.


4.Ontwerpbegroting 2008 (UR 07-430, UR 08-015, UR 08-022)

Van Ast maakt nogmaals excuus voor het feit dat bespreking van de begroting niet eerder kon plaatsvinden – dit is het gevolg van personele problemen in de periode voor kerst 2007.


Voortbordurend op de in commissieverband gevoerde discussie en de schriftelijke vragen/antwoorden stelt de UR nog een aantal punten aan de orde, waarop door het college gereageerd wordt:

De tekst van de externe begroting is weliswaar een spiegel van de bestuurlijke agenda, maar de concrete maatregelen in 2008 worden niet benoemd (voorbeelden: activiteiten en reservering budget i.h.k.v. realisatie 10.000 arbeidsplaatsen in 2020, opzet nieuwe opleiding binnen EWI i.h.k.v. groei studentenaantallen). Een specificatie van investeringen kan de inzet voor het begrotingsjaar duidelijk maken.

Reactie Van Ast: Er ligt een begroting die gekarakteriseerd kan worden als een vrij gemakkelijke begroting, in die zin dat er een effectieve verruiming in zit van ca. M€ 8 voor het primaire proces. Er is een reëler zicht op kosten en baten. Het zal overigens nog niet gemakkelijk zijn voor de eenheden om al die middelen in de loop van 2008 goed te besteden en om te zetten in daadwerkelijk onderzoek en onderwijs, betere begeleiding etc.; het vinden van mensen om alle ambities gestalte te geven is daarbij een zorgpunt. Het zou dan ook zo kunnen zijn dat er nog wat ruimte blijft voor aanvullende beslissingen in het tweede halfjaar, als bijvoorbeeld n.a.v. de profieldiscussie blijkt dat hier en daar dingen wat anders ingericht moeten worden.

Wat het in de begroting opnemen van doelstellingen betreft: veel is terug te vinden in onderliggende stukken. De begroting dient de hoofdlijnen van beleid weer te geven, waaraan getoetst kan worden. T.a.v. het specificeren van investeringen geldt hetzelfde. Dat er op zich een betere beschrijving moet komen van wat er het komende jaar gaat gebeuren, wordt door Van Ast erkend; hij vindt dat dit jaar bezien moet worden wat daarin de volgende stap kan zijn voor 2009, en wil daar ook met de UR (in commissieverband) over spreken. Er wordt intern hard aan gewerkt om de organisatie daarop in te richten (concerncontrol).

Risicomanagement: Terecht heeft het college de eenheden in de kadernota gevraagd de risico’s voor de organisatie te beschrijven – helaas is er nog niet echt een goed beeld naar voren gekomen. Een top-down benadering van hoe de opzet moet zijn zou goed zijn – een goed voorbeeld wordt makkelijker gevolgd.

Reactie Van Ast: De discussie over risicomanagement is volop gaande, ook met de RvT. Daarbij spelen vragen als: Welk type risicomanagement is in dit type organisatie nodig? Wie is waarvoor geautoriseerd?

Een meerjarenkader kan concrete beleidsvoornemens en resultaten van eenheden en de UT in een duidelijk perspectief plaatsen. Het is de UR niet geheel duidelijk wat het college in de beantwoording van de schriftelijke vragen bedoelt met een meerjarenbegroting.

Verder wordt opgemerkt dat de UR zeer hecht aan het bespreken van de begrotingen in de eenheden.

Reactie Van Ast: Het bestaande meerjarenkader is top-down. Dat kijkt vooruit tot omstreeks 2020 en wordt strikt gehanteerd in relatie tot de investeringen. Daarnaast komt er een meerjarenbegroting die van onderop georganiseerd moet zijn – die zal ook meer inhoudelijk zijn en de mogelijkheid bieden beleidsvoornemens en resultaat meer in perspectief te plaatsen en erop te sturen.

De uitwerking EMB ontbreekt nu nog, maar is met name voor de volgende jaren van belang. Wel van belang op dit moment is de wijze waarop vacatures worden ingevuld. Er wordt dan ook met spanning uitgezien naar de Nota Personeelsbeleid 2008-2012.

Reactie Van Ast: De uitwerking EMB is bijna afgerond en zal ook met de UR besproken worden.

Reactie Flierman: De P-nota komt eraan en zal waarschijnlijk in februari met de UR(-commissie) besproken kunnen worden. De “battle for brains” is volop gaande. Dus het vinden, behouden en ontwikkelen van talent zal heel nadrukkelijk in de nota aan de orde komen, net als de tenure track.

Herijking convenantsbijdragen: Hoe en op welke termijn wil het college dit met de UR bespreken?

Reactie Flierman: De herijking hangt samen met de profieldiscussie. De discussie rond “RoUTe 14” moet uiteindelijk leiden tot een nieuw Instellingsplan 2009-2014. De ambitie is om eind 2008/begin 2009 dat plan vast te kunnen stellen. Een substantiële heroverweging van de convenantsbijdrage zal met de uitkomst van de profieldiscussie verbonden worden, dus is de verwachting dat daarover in 2009 verder gesproken zal worden.

Cashflowoverzichten, reserve-overzicht en prijzen- en tarievenlijst: Wanneer zijn die gereed?

Reactie Van Ast: De tarievenlijsten zijn binnen enkele weken klaar, maar hij acht het niet zo relevant om daarover met de UR te discussiëren omdat het te ver in detail gaat en het geen bestuurlijk of beleidspunt betreft.

Inkoop: Wordt op dit gebied een reorganisatie overwogen?

Reactie Van Ast: Er komt steeds meer druk op de inkoop, en er zal dan ook moet worden overgegaan tot meer centrale sturing van het inkoopproces (waarschijnlijk concentratie bij FB). Overigens met behoud van de beslissing over wat er per eenheid nodig is en gekocht moet worden. Er moet wel onderscheid gemaakt worden tussen “bestellen” en “inkopen”. Het inkoopproces gaat over “het goed organiseren van”, en het vervolg is om in lijn daarmee te gaan bestellen.

Energiezuinigheid van apparatuur: Welke beren ziet het college op de weg?

Reactie Van Ast: Er is in dit kader recent een tweede meerjarenafspraak getekend; onderdeel daarvan is het door de UT opstellen van een energiebeleidsplan. De nieuwbouw betekent al een behoorlijk grote stap in het energiezuinig zijn van de organisatie. Wat apparatuur betreft zullen uiteraard ook afwegingen in het kader van energiezuinigheid gemaakt worden. En ook het proberen te komen tot gedragsverandering maakt onderdeel uit van de afspraken; misschien zal in dat kader ook – zoals door Wormeester gesuggereerd –naar de m2-prijs gekeken moeten worden, als blijkt dat er anders nauwelijks motivatie is om meer energiezuinig te zijn. Er zal intern een beter energie-uitvoeringsplan gaan komen.

De begroting 2008 is een kaderstelling voor de Student Union. De UR zal nog enig geduld t.a.v. de plannen betrachten.

Van Ast over “normale” en “bijzondere” bedrijfsvoering: Uit het feit dat die begrippen worden gebruikt mag niet afgeleid worden dat de huidige structurele (normale) organisatie niet stabiel zou zijn.

Faculteiten hebben een matching-verplichting. Die hebben zij dit jaar al vrijgespeeld, daarom is het resultaat ook hoger, maar volgend jaar krijgen ze die niet meer. Daarom wordt dat “bijzonder” genoemd. Het gebruik van het begrip “bijzonder” varieert echter nogal, en het college is dan ook voornemens dat zo mogelijk enigszins te redresseren.

Wormeester noemt in dit kader als voorbeeld de begroting van de faculteit TNW: die kent een positief saldo van enkele miljoenen. Maar daarnaast waren de problemen groot. Daarom is een analyse van wat bijzonder en wat normaal is belangrijk om in te schatten waar het naar toe gaat.


Na een korte schorsing van de vergadering laat Wormeester weten dat de UR een tweetal adviezen zal gaan uitbrengen, namelijk een advies over de begroting 2008 en een advies over de vormgeving van toekomstige begrotingen. Die adviezen zullen zo spoedig mogelijk op schrift gezet worden. Wormeester laat alvast weten dat de UR positief staat tegenover de deelbegrotingen 2008 van TG en BMTI, en dat de raad vindt dat de UT-begroting 2008 er financieel goed uitziet, hetgeen tot een positief advies zal leiden.


Van Ast vindt, mede gezien de gevoerde discussie in zowel de commissie als de overlegvergadering, het een elegante oplossing om tot twee adviezen te komen die apart gehanteerd kunnen worden. Op de uitspraak t.a.v. de deelbegrotingen TG en BMTI zal hij terugkomen nadat het college het concept-advies heeft gezien.


5.Toelating Iraanse studenten (UR 08-025)

“Iraniërs weer welkom op universiteit” kopt de NRC op 26 januari jl. De UR is blij dat Iraanse studenten weer worden toegelaten en dat dat via de pers naar buiten wordt gebracht. Maar ook vindt de raad dat eerder en krachtiger een signaal vanuit de UT naar buiten had moeten gaan dat Twente een open universiteit is waar Iraanse studenten welkom zijn. Het is vervelend dat er tussentijds een negatief beeld van de UT is ontstaan.

Poorthuis vraagt of het college voornemens is de UT-gemeenschap breed te informeren over de huidige stand van zaken en de opvatting van het CvB.

Flierman zet nog eens de feiten op een rij: De IND heeft een tijdlang bij de behandeling van visumaanvragen van potentiële studenten voor Nederlandse universiteiten een verklaring gevraagd van de universiteiten dat de betrokkenen niet in aanraking zouden komen met specifieke kennis die zou kúnnen worden gebruikt voor het vervaardigen van kernwapens etc. De UT wilde die verklaring niet afgeven, omdat die zo ruim was geformuleerd dat bijvoorbeeld een college wiskunde al zou kunnen worden gezien als nuttig voor het ontwikkelen van dat soort wapens. Alle publiciteit heeft ertoe geleid dat er een aantal keren overleg is geweest met allerlei instanties hoe daarmee om te gaan, hetgeen ervoor heeft gezorgd dat besloten is te bekijken om welke heel specifieke kennis het zou moeten gaan die niet voor Iraniërs bestemd is. Dat zal vervolgens op korte termijn officieel door “Den Haag” in een algemene maatregel van bestuur o.i.d. worden vastgelegd. Dat betreft dan ook alle Iraniërs die al sinds jaar en dag in Nederland zijn – ook zij zijn dan van die specifieke kennis uitgesloten. Hiermee neemt de regering haar verantwoordelijkheid om te bepalen wat wel of niet kan door in dat kader een verbod uit te vaardigen, en zorgt zij ervoor dat van universiteiten geen dingen gevraagd worden die je niet van ze kúnt vragen. Daarmee wordt uiteindelijk bereikt wat de UT van meet af aan wilde.

Natuurlijk is ook het CvB niet gelukkig met de ontstane beeldvorming. Flierman meent persoonlijk dat er met name in de aanloop naar de discussie aan UT-kant wellicht onderschat is hoeveel publiciteitseffect er zou kunnen ontstaan – de zaak is meer als een plaatselijke aangelegenheid behandeld.

Het CvB heeft bewust gekozen niet actief de publiciteit te zoeken, om niet nog meer discussie op te roepen, maar wel te reageren op vragen. Ook is met het ministerie van OC&W afgesproken “radiostilte te betrachten” zo lang men erover in gesprek was. Zodra OC&W aangaf dat men eruit was heeft het CvB op de UT-website een bericht geplaatst, en werd door de grote dagbladen en de NOS het afgelopen weekend contact gezocht. Het is jammer dat de NRC schrijft dat er sprake is van een ommezwaai bij de UT, terwijl dat niet het geval is.

Wat het communiceren naar de UT-gemeenschap betreft: Het CvB wil dat wel in overweging nemen, maar wacht eigenlijk liever de beantwoording van de Kamervragen af. De feitelijke situatie staat nu op de website, en Flierman veronderstelt dat ook UT-Nieuws er over zal schrijven.


Op de vraag hoe deze kwestie in 3TU-verband is aangepakt antwoordt Flierman dat er niet echt afspraken zijn gemaakt maar dat er wel over gesproken is. Delft is er anders mee omgegaan dan de UT en Eindhoven, en dat is jammer. Wellicht moet dit in 3TU-verband nog eens aan de orde gesteld worden.

In breder verband is er in de Nederlandse universitaire gemeenschap nogal wat onduidelijkheid over de vraag of andere universiteiten die verklaringen hebben afgegeven, of dat hen helemaal niet om een verklaring gevraagd is omdat de IND inmiddels van standpunt gewijzigd was.


De Jong meent dat de UT ook het standpunt had kunnen huldigen dat ze juist de verantwoordelijkheid heeft om Iraniërs op te leiden om te laten zien hoe daar in Nederland tegen aangekeken wordt. Flierman wijst erop dat er een VN-resolutie ligt t.a.v. Iran en hij vindt dat het niet aan de UT is om daar uitspraken over te doen of zich daarvan te distantiëren.

Vernooij vraagt zich af of de rectoren niet de barricaden op kunnen gaan om de academische waarden te verdedigen. Zijm vertelt dat er bij de rectoren geen eenduidig standpunt is, en dat het onderwerp punt van bespreking is in de VSNU.

Becht vraagt zich af waar de grens ligt: nu is het de VN die kennelijk de bepalende factor is, straks misschien de EU of misschien zelfs een eigen “foute” regering…

Flierman benadrukt dat er een algemene verantwoordelijkheid ligt, die geldt voor alle soorten kennis en voor alle mensen, waar ze ook vandaan komen. Verder dient het college zich aan de wet te houden.


Tot slot informeert Possel wat er gebeurt met de drie Iraanse studenten die hier hadden willen komen en nu de dupe van zijn van hetgeen er gebeurd is. Flierman veronderstelt dat betrokkenen, als zij opnieuw een visum zouden aanvragen, wederom beoordeeld zullen worden. Als het visum verstrekt wordt zijn zij – indien zij dat willen – van harte welkom bij de UT.


6.Promovendibeleid (UR 08-024)

Flierman meldt dat de notitie inzake het promotiestudenten-beleid in de volgende UR-cyclus beschikbaar zal zijn. Daarin staat onder meer dat aan studenten die hier voor een proefschrift komen in principe geen beurzen worden verstrekt (afgezien misschien van iemand die hier slechts enkele maanden is o.i.d.). Er zijn bij de UT veel promovendi die in hun eigen levensonderhoud kunnen voorzien; dat kunnen ook studenten zijn die hier zijn met een beurs vanuit een ander land. Het is de bedoeling in de notitie meer zicht te geven op de kaders waarbinnen al deze mensen bij de UT aan het werk zijn.

Wat de rechter heeft gezegd is dat een universiteit ervoor moet waken dat de indruk wordt gewekt dat er met een promotiestudent een arbeidsverhouding is. Echter, iedereen die in zijn eigen onderhoud kan voorzien mag bij de UT promoveren, en is geen werknemer. Naar het oordeel van het CvB past hetgeen er binnen EWI gebeurt binnen deze spelregels. Zijm vult aan dat bij EWI in het experiment wordt beoogd een doorlopend traject te bieden van master- en promotietraject, gedurende een totaal van 5 jaar. Het college staat op het standpunt dat de laatste 3 jaren van dat traject in principe een regulier promotietraject moeten zijn. Dus een traject waar een externe financiering tegenover staat. Dat betekent dat een masterstudent die doorgaat in een promotietraject op dat moment dezelfde status heeft als in het huidige model de aio of oio. Het overgrote deel van de promotiestudenten ontvangt niet direct een salaris van de UT, maar wordt gefinancierd via externe middelen. De situatie bij EWI is dus niet een situatie die beoogt om stiekem de promotiestudent in te voeren.

Een risico bij EWI is dat niet elke student na het tweede masterjaar met succes een promotie kan voltooien. Daarom dient er te allen tijde voor gezorgd te worden dat de betrokkene op een fatsoenlijke wijze het masterdiploma kan halen; maar ook dat de student die wel doorgaat niet vijf jaar op het masterdiploma hoeft te wachten maar het na twee jaar ontvangt.


Als NIKOS een ander systeem hanteert, zal men door het CvB tot de orde geroepen worden – maar eerst moeten de feiten op een rij gezet worden.


Op de vraag in hoeverre het college een voorkeur heeft voor het type aanstelling, omdat het immers moeilijk is aio-plaatsen op te vullen, antwoordt Flierman dat het CvB aan de ene kant het Nederlandse aio-stelsel in de battle for brains als een asset beschouwt – dat moet dus behouden blijven. Maar als zich daarnaast iemand wil melden die wil promoveren met een beurs van zijn eigen regering die hier in te passen valt, moet ook dat kunnen. Wat dan wel bezien moet worden is waar een fee voor gevraagd moet worden – want het kost natuurlijk wel geld. Zolang echter mensen aangetrokken kunnen worden op bestaande aio-plaatsen zal het CvB dat niet laten.


Ferreira Pires merkt op dat bij de EWI-pilot geprobeerd wordt het promotietraject op 3 jaar te zetten in plaats van de gebruikelijke 4 jaar. Wat zijn de consequenties voor de kwaliteit? Zijm vertelt dat het gaat om 7 of 9 personen (afhankelijk van de gekozen rekenmethode). De eerste twee jaren preluderen op de laatste drie jaren, waardoor het geheel wat ruimer is. Tussentijds vindt er uiteraard een evaluatie laats, zeker als het mastertraject wordt afgerond. En daarna zitten de promovendi in hetzelfde traject als andere werknemers, waardoor er geen verschil is.


7.Voortgang 3TU-proces

Vernooij vertelt dat in de recent gehouden 3TU.M-bijeenkomst onder meer de volgende punten aan de orde zijn geweest (die op 13 februari a.s. met het DB besproken zullen worden):

Onafhankelijk voorzitterschap.

Uitspraak van de geschillencommissie.

Situatie Iraanse studenten.

Instroom in de 3TU-master. Delft kent (als enige van de drie) een harde knip tussen bachelor en master – de vraag is hoe daarmee om te gaan als het gaat om 3TU-masters.

Wat de harde knip betreft merkt Zijm op dat die in Delft weliswaar geldt voor de studenten die nu een bachelor volgen, maar pas toegepast wordt als zij er aan toe zijn – en dat is pas in 2010.


Vanuit het college zijn er geen mededelingen over het 3TU-proces.


8.Rondvraag

Possel refereert aan het feit dat de rector op 23 januari jl. de landelijke BKO-erkenning (BasisKwaliteit Onderwijs) heeft ondertekend. Het is een heel goede zaak dat docenten nu een onderwijscarrière kunnen opbouwen. Heeft het college de intentie om in het kader van deze erkenning ook meer aandacht te besteden aan dit soort docentprofessionaliseringstrajecten bij de UT?

Flierman verwijst naar de op komst zijnde P-nota, waarin de kwaliteit van docenten een belangrijk item is (en overigens ook in de Onderwijsnota). Zijm merkt op dat de UT een van de zes universiteiten is die samen het voortouw hebben genomen. Daarnaast is er in 3TU-verband een BKO-notitie waarin een nadere invulling wordt gegeven in termen van definiëren van criteria e.d. In 3TU-verband is er dus een nog scherpere regeling. Wellicht zou die ook eens met de UR besproken kunnen worden.


9.Sluiting

Om 11.20 uur sluit de voorzitter de vergadering.


*****