cyclus 2007-10-10

Aandachtspunten 2007-10-10

Aandachtspunten uit de overlegvergadering van de Universiteitsraad van

10 oktober 2007


Naar aanleiding van het verslag van de vorige vergadering

Het college zal de instroomcijfers in de 3TU masters alsnog aan de UR overleggen.


Herziene nota onderzoeksbeleid 2007 - 2010

De Universiteitsraad,

gezien

de herziene Nota Onderzoeksbeleid en de aanbiedingsbrief (UR 07 - 269),

de nota Beleidsrijker maken van de Planning en Control cyclus (ABZ/380.252/al)

gehoord

de discussies in het overleg van 12 juni, 26 juni en 12 september 2007 en

de adviezen van de FR-en en IR-en gegeven tijdens bijeenkomsten op 5 juni en 4 september 2007,

overwegende dat

de nota op zichzelf een consistent verhaal met een globaal karakter is,

het research profiel, relevante externe ontwikkelingen en de keuzen van de onderzoeksthema’s (zoals deze al enige jaren zijn ondergebracht in instituten) in sterke mate beschrijvend zijn,

onderzoeksinhoudelijke keuzes, zoals de wetenschapsgebieden waarop wel of juist niet “focus en massa” gerealiseerd zouden moeten worden, overgelaten worden aan WD-en en decanen, al dan niet afgestemd in het “Strategisch Beraad” van de universiteit,

de gekozen bestuurlijke matrixstructuur de integrale aansturing van het primaire proces ernstig kan bemoeilijken en potentieel conflictueus is,

met name de koppeling tussen onderwijs en onderzoek weliswaar als doelstelling zijn opgenomen, maar dat op geen enkele wijze wordt aangegeven hoe deze koppeling zal worden gewaarborgd,

de aangekondigde aanscherping van het “Kantelingbesluit” van 2002 niet in deze nota is vervat en

aan een beleidsnota t.a.v. het primaire proces geen hoofdstuk mag ontbreken waarin de uitvoering van het beleid geconcretiseerd wordt in een prioritering, het identificeren van relevante prestatie-indicatoren, het financiële kader en de wijze waarop de bestuurlijke en financiële aansturing plaatsvindt.

besluit niet in te stemmen met de herziene Nota Onderzoeksbeleid, tenzij
een acceptabel hoofdstuk wordt toegevoegd waarin de uitvoering van het beleid geconcretiseerd wordt in een prioritering, het identificeren van relevante prestatie-indicatoren, het financiële kader voor dat beleid wordt aangegeven, alsmede de wijze waarop de bestuurlijke en financiële sturing zal plaatsvinden,

de nieuwe bestuursstructuur begin 2009 wordt geëvalueerd en

de samenstelling en bevoegdheden van de Instituutsraden nader vastgesteld worden door een wijziging van het Universiteitsraadreglement, voor de komende jaarwisseling.


BBR

(besluit genomen in de interne vergadering van 7 november 2007)

De Universiteitsraad,

gezien:

De brief met het verzoek om in te stemmen met het BBR 2007 (km 379.919 d.d. 27 augustus 2007)

Het bijgevoegde Bestuurs- en Beheersreglement Universiteit Twente, versie oktober 2007;

overwegende dat:

Het reglement op correcte wijze de geldende afspraken weergeeft

Het reglement is aangepast qua structuur en vormgeving aan de huidige situatie binnen de UT

Het college en de raad een afspraak hebben gemaakt over het frequent aanpassen van het BBR bij organisatieveranderingen binnen de UT

gehoord:

De beraadslagingen

besluit:

In te stemmen met het voorliggende BBR oktober 2007.


Overeenkomst SU - UT

Het presidium van de Universiteitsraad, daartoe gemandateerd door de UR in zijn vergadering van 10 oktober 2007

gezien

De overeenkomst Student Union en de Universiteit Twente 2008-2011 (UR 07-307)

De gewijzigde versie van de overeenkomst Student Union – Universiteit Twente d.d. 24 oktober 2007 (UR 07 - 358)

gehoord

De discussie in de commissievergadering van 26 september 2007

gehoord de toezegging van het college dat

In artikel 2.1, 2.2 en 2.3 de aanduiding van de SU als “ vertegenwoordiger van de gehele studentengemeenschap” vervalt of wordt vervangen door een zinssnede waar de SU niet als vertegenwoordiger wordt aangeduid en blijk wordt gegeven van een bredere doelgroep dan enkel studenten (namelijk ook medewerkers en de groepen die door het sluiten van contractuele overeenkomsten door de UT ook behoren tot de doelgroep en beleidsverantwoordelijkheid van de SU)

In artikel 3.4 na de eerste zin wordt toegevoegd “het college legt deze stukken voor aan de UR als medezeggenschapsorgaan alvorens een besluit te nemen”

In artikel 4.3 een zinssnede wordt toegevoegd met de strekking dat de SU ernaar streeft om, in overleg met de studentenorganisaties, het belang van het vergroten van de verdiencapaciteit in goed evenwicht te brengen met de benodigde voorzieningen en belangen van studentenorganisaties.

overwegende dat

De huidige overeenkomst Student Union en de Universiteit Twente op korte termijn afloopt

De Student Union een belangrijke bijdrage levert aan het studentenleven in den brede en de academische vorming van studenten in het bijzonder

De Student Union een belangrijke bijdrage levert aan de positieve uitstraling van de universiteit

De Student Union in de eerste plaats een beleidsbepalende functie heeft en ten tweede een belangenbehartigende functie voor al haar gebruikers

Er meerdere organisaties op de universiteit beleid voor ondernemerschap ontwikkelen

Met de voorliggende overeenkomst de Student Union wederom mandaat krijgt van het College van Bestuur om het beleid voor de komende jaren te bepalen op de beleidsterreinen van sportvoorzieningen, cultuurvoorzieningen, voorzieningen in de leefomgeving van internationale studenten en op het gebied van de Uniongebouwen.

De Universiteitsraad het recht blijft houden om het beleid op deze terreinen te controleren bij afwezigheid van een medezeggenschapsorgaan dat aan de Student Union is verbonden

De Student Union de bedoeling heeft om haar eigen verdiencapaciteit zoveel mogelijk te vergroten in goede afstemming met de studentenorganisaties opdat een evenwichtige uitkomst voor alle partijen is gegarandeerd

besluit in te stemmen met de overeenkomst Student Union en de Universiteit Twente 2008-2011


Het college zegt voorts desgevraagd toe aandacht te zullen besteden aan de klachtenprocedure t.a.v. het handelen van de Student Union of organisaties die direct onder de SU vallen.

Naar aanleiding van de discussie over de mate van vrijheid van inkoop van goederen en diensten door de SU zegt het CvB toe bij de overgang naar een externe cateraar de taakafbakening van de activiteiten op dit punt van de Student Union opnieuw te bespreken.


Reorganisatieplan SOSC

De personeelsgeleding van de Universiteitsraad,

gezien:

De instemmingsvraag over hoofdstuk 5.3 van het Reorganisatieplan Efficiënte Moderne Bedrijfsvoering (km ABZ/380.153, d.d. 20 september 2007)

Het besluit UR Reorganisatieplan Efficiënte Moderne Bedrijfsvoering d.d. 15 mei 2007 (UR 07-165)

De notitie Smit/ van Egmond (UR 07-330)

gehoord:

De reacties van direct betrokkenen op het voorstel van het college en op het voorlopig standpunt van de URaad.

De discussie in de commissievergadering FVA d.d. 1 oktober 2007

overwegende dat:

Het zo snel mogelijk inrichten van het Student & Onderwijs Service Centrum wenselijk is

Er geen voldoende duidelijkheid is ten aanzien van met name de taakafbakening en de rol van de accountgroep van het onderdeel student- en onderwijsadministratie

Deze duidelijkheid op dit moment niet kan worden gegeven

gehoord de toezegging van het college dat

1.Het client charter met hierin de positie en taak van het onderdeel student- en onderwijsadministratie en de relatie met faculteiten, in het bijzonder de positie van accountgroep na overleg met de UR door het CvB wordt vastgesteld.

2.Het client charter en (het zicht op de inzet van) het nieuwe ICT systeem leiden tot het definitieve formatieplan van de medewerkers binnen het onderdeel student- en onderwijsadministratie. De benodigde functies in de nieuwe organisatie en de procedure voor indeling van het personeel in de nieuwe functies (typen en aantallen) worden ter instemming voorgelegd aan de dan in functie zijnde dienstraad van het SOSC.

3.Prestatie-indicatoren voor het SOSC worden ontwikkeld en zo snel mogelijk geïmplementeerd. Het hoofd student- en onderwijsadministratie zorgt voor een snelle opzet van een klachtensysteem zodat een eventueel door klanten gevoelde verslechterende dienstverlening kan worden gesignaleerd en worden gebruikt voor een optimalisatie van processen.

besluit:

in te stemmen met hoofdstuk 5.3 van het Reorganisatieplan Efficiënte Moderne Bedrijfsvoering.

 

De studentgeleding van de Universiteitsraad,

gezien:

De instemmingsvraag over hoofdstuk 5.3 van het Reorganisatieplan Efficiënte Moderne Bedrijfsvoering (km ABZ/380.153, d.d. 20 september 2007)

Het besluit UR Reorganisatieplan Efficiënte Moderne Bedrijfsvoering dd 15 mei 2007 

gehoord:

De discussie in de commissievergadering FVA d.d. 1 oktober 2007

De discussie in de interne vergadering d.d. 3 oktober 2007 

overwegende dat:

Het wenselijk is om het Student en Onderwijs Service Centrum zo snel mogelijk in te richten.

Het welslagen van de reorganisatie van het Student en Onderwijs Service Centrum in het algemeen en de Student- en Onderwijsadministratie in het bijzonder sterk afhankelijk is van een nieuwe, efficiëntere werkwijze.

Deze nieuwe, efficiëntere werkwijze op haar beurt sterk afhankelijk is van uniforme, gestandaardiseerde ICT-systemen, een digitale studentenbalie en een gecentraliseerde fysieke locatie in het onderwijs en onderzoek centrum.

Er op dit moment nog steeds onduidelijkheid heerst over de uiteindelijke situering van onderdelen van het nieuwe Student en Onderwijs Servicecentrum

Er op dit moment nog steeds onduidelijkheid heerst over welke ICT systemen gebruikt zullen worden en op welke termijn deze ICT systemen beschikbaar en bruikbaar zullen zijn.   

gehoord de toezeggingen van het college dat:

1.Het client charter met hierin de positie en taak van het onderdeel student- en onderwijsadministratie en de relatie met faculteiten, in het bijzonder de positie van accountgroep na overleg met de UR door het CvB wordt vastgesteld.

2.Prestatie-indicatoren voor het SOSC worden ontwikkeld en zo snel mogelijk geïmplementeerd. Het hoofd student- en onderwijsadministratie zorgt voor een snelle opzet van een klachtensysteem dat in staat is door klanten gevoelde verslechterende dienstverlening te signaleren en kan worden gebruikt voor een optimalisatie van processen.

3.De kwaliteit van de serviceverlening op termijn niet zal verslechteren door het ontbreken van een goed functionerend ICT-systeem, het ontbreken of slecht functioneren van een digitale balie voor studenten of door de voortzetting van de situatie van versnipperde diensten over het universiteitsterrein die samengebracht zouden moeten worden in het Student en Onderwijs Service Centrum.

4.Prioriteit wordt gegeven aan het spoedig kiezen en implementeren van werkende en goeduitgedachte ICT-systemen

5.Prioriteit wordt gegeven aan het oprichten van een digitale balie waar studenten terecht kunnen met vragen, problemen en klachten.

6.Prioriteit wordt gegeven aan het vinden van gezamenlijke huisvesting voor die onderdelen van het servicecentrum die gezamenlijk moeten gaan opereren.

7.De fysieke studentenbalie, wanneer deze eenmaal gerealiseerd is, zal beschikken over ruime openingstijden. 

besluit:

positief te adviseren over hoofdstuk 5.3 van het Reorganisatieplan Efficiënte Moderne Bedrijfsvoering.


Het college meldt dat er een overzicht zal komen van de financiële stand van zaken ten gevolge van de reorganisatie.


Voortgang 3 TU proces – Code of Conduct

De Universiteitsraad,

gezien:

De brief met het verzoek om advies over de Code of Conduct 3TU. Federatie (km ABZ/380.029/al, d.d. 6 september 2007)

De bijgevoegde Code of Conduct 3TU. Federatie;

Het pre-advies van 3TU.M van 28 augustus 2007;

overwegende dat:

Het goed is als alle deelnemers binnen 3TU. Federatie zich houden aan de afspraken zoals vastgelegd in deze Code of Conduct

3TU.M ons verzoekt om postief te adviseren ten aanzien van deze Code of Conduct 3TU. Federatie.

besluit:

positief te adviseren over de Code of Conduct 3TU. Federatie.


Voorstel UR t.a.v. UT Arbo- en Milieuverslaglegging

Het college zal bekijken of het initiatiefvoorstel van de UR om in de Arbo jaarverslagen tevens registratie van ziekteverzuim van studenten op te nemen, haalbaar is. Zowel het CvB als de UR zullen zich bezinnen op de vraag op welke wijze de hiervoor relevante gegevens verzameld kunnen worden.


Planning & Control cyclus

Het college zal de decanen erop wijzen de inhoudelijke elementen van hun begrotingen tijdig met de faculteitsraden te bespreken.


Schriftelijke rondvraagpunten

Onderzoek onderwijszaalbehoefte

In reactie op de schriftelijke rondvraag van de UR dienaangaande meldt het CvB dat in de volgende overlegvergadering de stand van zaken met betrekking tot de onderwijszaalbehoefte aan de orde komt in het kader van de 3e tranche Vastgoedinvesteringen.


Rondvraag

Het college zal schriftelijk reageren op de vraag naar de stand van zaken rond de SUAC kaart voor personeelsleden.