agendapunten

9. Catering managementsamenvatting (201a)

Bestuurlijke notitie UT-catering – VERTROUWELIJK


1. Achtergrondschets catering op de UT

Voorliggende bestuurlijke notitie heeft als doel om een overzicht te geven van de stand van zaken in zake catering op de UT en om de bestuurlijke besluitvorming op dit terrein voor te bereiden.


In de afgelopen tijd zijn er veel rapporten en studies uitgebracht over de catering op de UT. Daarom is hieronder een kort overzicht opgenomen van de gebeurtenissen van de afgelopen 3 jaren:

-2003 werd het exploitatiejaar afgesloten met een verlies van K€ 517 (deels door een vermindering van de jaarlijkse centrale subsidie met K€ 343)

-Mei 2004 is een plan opgesteld met als titel “Planvorming UT-catering 2004”

-Juni 2004 verscheen een bijgestelde strategienota UT-catering op persoonlijke titel van het hoofd UT-catering

-Juli 2004 verscheen de “Kwaliteitsanalyse UT-Catering” waarin UT-C de zwakke punten in haar bedrijfsvoering aangaf.

-juli 2005 heeft het bedrijf Hospitality Consultants de catering op de UT in opdracht van het CvB vervroegd geëvalueerd. Daarbij is gekeken naar financiële resultaten, kwaliteit van de dienstverlening, bedrijfsvoering en organisatie (bijlage 1).


Naar aanleiding van laatstgenoemde evaluatie heeft het College van Bestuur (CvB) aangegeven op korte termijn te willen komen tot een aantal verbeteringen. Daartoe is een interim-manager voor de UT-catering aangesteld met als doel de bedrijfsvoering te moderniseren en het financieel resultaat te verbeteren. Daarnaast zijn onder leiding van een stuurgroep met dhr. K. van Ast als voorzitter een tweetal lijnen uitgezet om te kijken naar meer structurele maatregelen voor de catering op de langere termijn. Eén projectgroep is bezig geweest met het in kaart brengen van mogelijke beheervormen, de andere met het schetsen van een nieuw cateringconcept.


2. Beheervormen UT catering: integrale uitbesteding

Hospitality consultants is gevraagd om de beheervormen “eigen beheer” en “uitbesteden” te definiëren en te evalueren met als doel een advies aan het CvB over de meest wenselijke beheervorm. Het advies over de beheervorm treft u bijgaand aan (bijlage 2).


De hoofdconclusie is dat integrale uitbesteding van UT-Catering de meest wenselijke beheervorm is. Op lange termijn biedt dat financiële voordelen, met name door verlaging van de personeelslasten. Minstens zo doorslaggevend is dat zo eenvoudiger de vereiste flexibiliteit, beheersbaarheid en continuïteit te bereiken zijn.


Zeker het afgelopen jaar heeft UT-C, onder leiding van een interim-manager, grote stappen voorwaarts gemaakt in de structurering en de financiële bewaking van de bedrijfsvoering. Momenteel is het personeelsbestand niet te groot, ofwel volgens de benchmarks marktconform. Maar ook met een geoptimaliseerde bedrijfsvoering biedt het grote voordelen de relatief kleine UT-C-organisatie te koppelen aan een grotere, externe cateringorganisatie. Het gaat om voordelen die in eigen beheer niet of moeilijker te bereiken zijn: gunstiger personeelstarieven, meer flexibiliteit bij wijzigingen in taakstelling, gemakkelijker toegang tot gespecialiseerde kennis en innovaties op het vakgebied.


Een belangrijke voorwaarde voor het uitbesteden van de catering is dat de regiefunctie adequaat wordt ingevuld waarbij gedacht moet worden aan het inrichten van een contractmanagement-systematiek met de daarbij behorende kennis en kunde om deze toe te kunnen passen.


Het uitbesteden van de catering kan worden opgesplitst in een aantal kavels. Voor de verschillende kavels kan rekening worden gehouden met verschillen in CAO's, zoals Catering- en Horeca-CAO. Gezien de mogelijke consequenties voor het personeel vereist een dergelijke aanpak een zorgvuldig traject.






Besluitpunt:

Het College van Bestuur kan zich vinden in de gedegen analyse en in de conclusies van het HC-advies en neemt het advies integraal over. De uitbesteding van de UT-catering zal worden opgesplitst in een aantal kavels. Het College is voornemens een traject te starten om met de vereiste zorgvuldigheid, zeker ook jegens de huidige medewerkers van UT-C, tot uitbesteding te komen.


3. Cateringconcepten

Onder voorzitterschap van Harm van Egmond heeft een projectgroep een rapport Cateringconcept opgesteld, met een antwoord op de vraag welke catering- en horecafuncties op lange termijn nodig zijn en waar op de campus. Het advies over het cateringconcept treft u bijgaand aan (bijlage 3). De projectgroep consulteerde voor de opzet van het cateringconcept de belangrijkste stakeholders van de catering: studenten, faculteiten, diensten en “externen” (BTC, Kennispark en Drienerburght). Bij de opstelling van het concept is bovendien de expertise benut van het adviesbureau Hospitality Consultants.


Kort samengevat bevat het rapport Van Egmond de volgende aanbevelingen voor het cateringconcept na realisatie van het Vastgoedplan in 2009.


A. Elkaar aanvullend cateringaanbod op 3 hoofdlocaties:

1. Studenten en personeelsrestaurant:

Het in de Waaier inrichten van één O&O restaurant voor de gehele UT met een ruim voorzieningenaanbod van ’s ochtends tot ’s avonds;

2. Grandcafe:

Informele ontmoeting en ontspanning in het W&L centrum, het inrichten van een café- en eetconcept in het huidige Theatercafé, dat voorziet in een café en beperkte lunchvoorzieningen gedurende werktijden en een eetgelegenheid voor na werktijd. De afzonderlijke concepten van het Theatercafé, de Stek en de Union Bar worden daar samengebracht.

3. Gastenrestaurant:

Het gastenrestaurant (de Boerderij) op de Campus biedt de mogelijkheid met gasten in een representatieve omgeving te dineren;

B. Een schil van “ondersteunende” locaties:

Daarnaast zullende volgende locaties ondersteunend moeten zijn aan het centrale studenten en personeelsrestaurant:

-het in de Horst en één nog nader te bepalen locatie inrichten van een bemande ondersteunende outlet met beperkte (lunch-)voorzieningen;

-het in de Spiegel en de Cubicus inrichten van een automatenlocatie met beperkte lunchvoorzieningen;

-het zorgvuldig inrichten van een netwerk van warme en koude dranken- automatenvoorzieningen in en rond studievoorzieningen/werkplekken (Educafés) en werkplekken van medewerkers (sociocorners).


C. Overig:

De volgende cateringonderdelen zullen moeten worden aangepast of opgeheven:

-de mensa moet op den duur dicht (het concept is achterhaald)

-De Hogekamp, Langezijds en het Capitool zullen voor 2009 als onderwijs- en onderzoeklocaties worden afgestoten

-De Promotie- en oratiebijeenkomsten worden verplaatst naar het nieuwe O&O centrum, de collegezalenvleugel van de Spiegel niet meer representatief genoeg.

-De Faculty Club kan binnen het kader van de universiteit en de Campus niet kostendekkend worden geëxploiteerd.

-De formule van “De Stek” biedt een goede aanvulling, maar de huidige locatie in de Bastille mist de zichtbaarheid en aantrekkingskracht van de oude locatie onderin de Bastille.

-Evenementen op de Campus; de diverse banquetingvoorzieningen bieden veel mogelijkheden voor het organiseren van zeer uiteenlopende evenementen variërend van catering op locatie tot grote evenementen zoals de Batavierenrace.




Besluitpunt:

Het College van Bestuur kan zich vinden in de grote lijnen en richting zoals beschreven in het rapport Cateringconcept.


Inhoudelijke alternatieven m.b.t. cateringconcept:

Voor de besluitvorming over het concept is het echter niet alleen nodig te oordelen over de aanbevolen gewenste functies op de gewenste plaats in de eindsituatie. Er is ook samenhang met een aantal belangrijke (financiële) keuzes die in het advies nog niet (konden) worden belicht. Deze keuzes betreffen:

-HC schat in dat doorvoering van het nieuwe cateringconcept kan leiden tot een uiteindelijke kostenreductie in de exploitatie met K€ 115 per jaar. Dat is echter exclusief de afschrijving op de daartoe benodigde investeringen vooraf in aanpassing van gebouwen, inrichting, e.d. Ook die afschrijvingen vormen mee te wegen kosten voor de UT. Het moet duidelijk zijn of deze op den duur terugverdiend kunnen worden. Ook de transitiekosten spelen hierbij een rol.

-Mogelijke desinvesteringen op al bestaande locaties; een nieuwe of aangepaste locatie kan voor UT-C misschien efficiënter te exploiteren zijn, maar als er voor de bestaande locatie geen geschikte alternatieve bestemming is, kan het voor de UT toch goedkoper zijn de bestaande locatie te blijven gebruiken.


Daarnaast zijn er enkele praktische aandachtspunten die nog verder moeten worden uitgewerkt:

-De rolverdeling met studie- en studentenverenigingen bij catering (van evenementen) op de campus (zie bijlage 4).

-De positie van de Unionbar en de gevolgen van een eventuele leegstand van de Bastille.

-De toekomst van de centrale productiekeuken.

-De fasering van de voornemens in de periode tot 2009.


Gezien deze aanvullend te maken keuzen zal het College zich met name beraden over de volgende alternatieven:


Bemande outlets ipv automaten

Het rapport Van Egmond adviseert in het O&O-centrum een centraal bedrijfsrestaurant te creëren met in een of twee andere onderwijsgebouwen een satelliet daarvan met beperkter assortiment. In de overige gebouwen is dan hooguit sprake van een onbemande uitgifte via automaten. Een vraag is of studenten en medewerkers werkelijk bereid zijn tussen de middag 10 tot 15 minuten te lopen voor het halen van hun lunchvoorzieningen. Daarnaast kan dit in de gebouwen waar slechts automaten aanwezig zijn, leiden tot een verlaging van het serviceniveau voor de bewoners zelf, voor het ontvangen van gasten, voor koffie bij vergaderingen en een verslechtering van de uitstraling.


Alternatief 1; luxe outlets ipv kantines

Het College zal nader afwegen in hoeverre er in de eindsituatie behalve in de Horst ook in andere gebouwen bemande outlets zijn voor het verstrekken van luxe broodjes en cappuccino. Deze beperkte maar relatief luxe outlets ondervangen de behoefte van personeel met weinig tijd tijdens de lunch, maar ook de behoefte aan afwisseling gedurende de werktijd. Bij dergelijke outlets zijn de winstmarges veel hoger dan in een groot centraal restaurant. Dit kan eventuele (aanloop) verliezen in het grote restaurant compenseren. Andere voordelen zijn; meer flexibiliteit voor de cateraar, afname van ruimte gebruik ten opzichte van huidige situatie en op pijl houden van het serviceniveau en aantrekkelijkheid van gebouwen.


Besluitpunt:

Het College van Bestuur neemt nog geen besluit over de keuze van beperkte outlets/kantines dan wel automaten. Zij wenst hierover eerst met de mogelijke externe cateraar en de UT gemeenschap van gedachten wisselen.


Positie grand café in W&L centrum

In het cateringconcept staat beschreven dat het grand café in de Vrijhof moet komen. Het CvB stemt in met de gedachten uit het rapport Van Egmond dat in het W&L-centrum een eetcafé-functie wenselijk is. Kijkend naar de huidige situatie zal het opzetten van een Grand café gevolgen hebben voor de Mensa, Stek en Grand café. Het college wenst hier een integrale afweging in te maken.


De bundeling van de Stek en het theatercafé in een Grand café in de Vrijhof klinkt aantrekkelijk, zowel door de situering met een terras als door het efficiënt kunnen combineren van de functies café, eetcafé, terras, gebruik voor congressen, recepties en culturele evenementen. Aspecten die hierbij echter ook afgewogen moeten worden:

Welke bouwkundige investeringen zijn nodig zijn om deze combinatie van functies permanent in het Theatercafé onder te brengen?

Naast het feit dat dit investeringen uit het verleden te niet doet, moet er een alternatief komen voor de leegloop van de Bastille.

Een grand café zal een directe concurrent worden van de Union Bar. Een mogelijke externe cateraar zal die concurrentie niet accepteren.

Een grand café in de Vrijhof heeft gevolgen voor de positie van de cultuurkoepel Apollo. Zij zijn voor een deel van de inkomsten afhankelijk van de pachtopbrengsten van het Theatercafé. Hier dient een oplossing voor te worden gevonden.


Alternatief 1: Grand café in de Bastille

Situering van het Grand café in het huidige Studentenrestaurant. Hoewel dit forse bouwkundige ingrepen zou vergen, kan ook de Bastille een geschikte ambiance vormen voor een grand café met een buitenterras en (naar het Atrium toe) een binnenterras. Daarin zouden de Stek en de Union Bar (met een eventuele rol voor de SU) kunnen worden geïntegreerd. In de overgangssituatie kan de Stek worden geïntegreerd in de mensa. Hierdoor wordt de leegloop van de Bastille tegengegaan. Het Theatercafé kan eventueel, zoals nu ook het geval is, open blijven in de avonduren zodat Apollo haar inkomsten kan behalen Dit alternatief behelst feitelijk een opwaardering van het Studentenrestaurant tot volwaardig lunch- en eetcafé.


Besluitpunt:

Het College van Bestuur onderschrijft de conclusie van Van Egmond dat er in ieder geval één horecavoorziening in het W&L centrum zal moeten blijven bestaan. Het College van Bestuur wil eerst meer duidelijkheid omtrent de gevolgen voor de huidige situatie alvorens zij een keuze maakt over de locatie van een grand café in het W&L centrum.


Positie Studentenrestaurant in overgangssituatie

Het rapport van Van Egmond adviseert de uitgifte van warme (kant-en-klaar) maaltijden in de toekomst te verrichten in het O&O-centrum. Het bedrijfsrestaurant behoeft daarvoor slechts een beperkte aanvulling op de voorzieningen. Vanaf dat moment zou de mensafunctie in het huidige Studentenrestaurant kunnen vervallen.


Het College stelt zich op het standpunt om tot het gereedkomen van het bedrijfsrestaurant in het O&O-centrum in 2009 de mensafunctie in de Bastille te handhaven Het is er zich van bewust dat dit besluit is gekoppeld aan (investerings)beslissingen over de eetcafé-functie in het W&L-centrum en de uitrusting van het Bedrijfsrestaurant.


Besluitpunt:

Het College van Bestuur neemt momenteel geen beslissing over de positie van het Studentenrestaurant.


4. Besluitvormingsproces

De voorgenomen besluiten:

1. Het College van Bestuur kan zich vinden in de gedegen analyse en in de conclusies van het HC-advies en neemt het advies integraal over. De uitbesteding van de UT-Catering zal worden opgesplitst in een aantal kavels. Het College is voornemens een traject te starten om met de vereiste zorgvuldigheid, zeker ook jegens de huidige medewerkers van UT-C, tot uitbesteding te komen.


2. Het College van Bestuur kan zich vinden in de grote lijnen en richting zoals beschreven in het rapport Cateringconcept.


3. Het College van Bestuur neemt nog geen besluit over de keuze van beperkte outlets/kantines dan wel automaten. Zij wenst hierover eerst met de mogelijke externe cateraar en de UT gemeenschap van gedachten wisselen.


4. Het College van Bestuur onderschrijft de conclusie van Van Egmond dat er in ieder geval één horecavoorziening in het W&L centrum zal moeten blijven bestaan. Het College van Bestuur wil eerst meer duidelijkheid omtrent de gevolgen voor de huidige situatie alvorens zij een keuze maakt over de locatie van een grand café in het W&L centrum.


5. Het College van Bestuur neemt momenteel geen beslissing over de positie van het studentenrestaurant.


Resterende vragen:

De beschreven beheervorm en het cateringconcept laten een aantal praktische vragen onbeantwoord, die van belang zijn voor het uitbesteden. Het College wil eind september antwoord hebben op onderstaande punten en vraagt de UR hierover mee te denken:


Beheervorm:

-Hoe moet er worden omgegaan met de exploitatie van de Faculty Club? Die kan worden meegenomen in het externe uitbestedingstraject, maar zou wellicht ook gecombineerd kunnen worden met de exploiatie van de Drienerburght. Die optie kan te meer interessant zijn, als men denkt aan integratie van de Faculty Club met een eventueel nieuw te bouwen hotelvoorziening.

-In hoeverre interfereren mogelijke horecaplannen voor een toekomstig Business Centre in de Langezijds met de beschreven beheerconcepten?

-Wat is een acceptabele en heldere taakafbakening tussen de cateringactiviteiten van UT-C en de toegenomen activiteiten van studentenorganisaties op cateringgebied. Dit vraagstuk “catering op de campus” is al veel bediscussieerd en vergt op korte termijn een besluit. Bijlage 4 bevat een praktische concretisering van het advies dat Hospitality Consultants daarover uitbracht aan het CvB.


Cateringconcept:

-Keuze voor onbemande of bemande outlets

-Keuze voor locatie grand café waarbij expliciet aandacht voor de vragen:

oIs er een bestemming voor het huidige studentenrestaurant, als de mensafunctie daar zou wegvallen? Hoe wegen de kosten van een eventuele desinvestering hier mee in het oordeel?

oWat zijn de consequenties voor de exploitatie van de Union Bar en het Atrium?

oWat zijn de consequenties voor de steeds nagestreefde levendigheid in de Bastille als studentengebouw?

-Hernieuwde keuze voor (tijdelijke) positie van de Stek.

-De tijdelijke situatie van het studentenrestaurant.



5. Vervolgstappen implementatie beheervorm


Fase 1 Besluitvorming

Fase 2 Voorbereiding Outsourcing

Marktoriëntatie

Uitwerken Sociaal plan

Uitwerken consequenties FB

Fase 3 Aanbesteding

Voorbereiding

Ontwikkeling programma van eisen

Voorselectie

Opstellen uitbestedingsroute- en procedure

Aanvraag en beoordeling

Contracteren

Fase 4 Implementatie



6. Bijlagen


Bijlage 1 Evaluatie UT-C door Hospitality Consultants

Bijlage 2 Beheervormen door Hospitality Consultants

Bijlage 3 Cateringconcept Harm van Egmond

Bijlage 4 Taakafbakening catering op de campus